Administración del tiempo una herramienta efectiva

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
L.A.E. Esperanza Prieto Solís

Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
 Un puerto al cual desea llegar.
 Una ruta perfectamente trazada para llegar.
 Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje.

OBJETIVOS GENERALES
Desarrollar competencias para planear,
administrar y controlar el tiempo, con la
conciencia de que se trata de un recurso NO
RENOVABLE y el factor más importante para la
PRODUCTIVIDAD en todas los aspectos de la
vida.

Conocer la importancia del tiempo y de su
administración y planeación con la finalidad de
implementar estrategias para aprovecharlo y
ser más eficiente y eficaz en el ámbito laboral y
personal.
OBJETIVOS GENERALES

DINÁMICA DE PRESENTACIÓN
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
Diagnóstico ……

El objetivo de la administración
del tiempo es la Paz Interna….
Paz interna es tener serenidad, balance y
armonía, logrado a través del control
apropiado de los eventos en el trabajo y
nuestras relaciones.
Reflexión…..

Introducción:
Tiempo; Recurso muy apreciado. No se
puede ahorrar, pasa, transcurre, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si
se malgasta, se derrocha, es algo muy
valioso.

Para aprovechar el tiempo
•Ser objetivos, realistas.
•Apertura a recibir opiniones y comentarios.
•Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del cómo no.
•Construir en lugar de destruir. Si no estoy de acuerdo, qué
propongo.
•Ir al grano, ser concretos.
•Deseo de comprometerse con el equipo de participantes.
•Ambiente de respeto.
•Creatividad en las soluciones.
•Poner los intereses del equipo por encima de los individuales.
•Tomar el toro por los cuernos. No evadir los problemas.
•No buscar pretextos y pasar la pelota.
•Ser sinceros, honestos, auténticos.

10
Buen jugador, debes jugar tu vida
como la más inteligente partida de
ajedrez,
porque no importa tanto si pierdes
o ganas la partida, lo que importa
es que sólo puedes jugarla una
vez.

Tiempo, definición:
El tiempo es la magnitud física que mide la
duración o separación de acontecimientos
sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a
observación, esto es, el período que transcurre
entre el estado del sistema actual y el
instante en que tiene una variación.
Estableciendo un pasado, un presente y un
futuro.

No existe un “objeto” denominado
tiempo que pueda estudiarse por sí
mismo.
“Se puede estudiar y observar lo que el
ser humano hace con el tiempo”.

La administración del tiempo
se debe conceptualizar como
una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se
puede considerar al tiempo
como uno de los
recursos más
importantes y críticos
de los administradores.

Algunas características
del tiempo son:
Es lo más valioso que tienen los individuos,
por lo que hay que utilizarlo con el máximo
grado de efectividad.
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si
logramos organizarnos.
Puede ser un recurso escaso si no se controla
en función de las prioridades que se le asignen
a las actividades diarias de los directivos.

No se puede comprar.
No se puede atrapar.
Puede ser un amigo o un enemigo en el
logro de los objetivos y metas que se
planteen.
¿?

Ejercicio:
Escribe las principales Actividades personales
que realizas durante la semana: Comer, dormir,
transporte, ejercicio, Trabajo, Tiempo libre,
Familia, Recreación, Desarrollo personal, etc.
(escribe el tiempo aproximado que inviertes en
cada una de las actividades)
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

RECUERDE: URGENCIA VS, PRIORIDAD
A
Valor alto ABSOLUTO (TENGO)
B
Valor importante BUENO
(DEBERÍA) C
Valor bajo CUANDO PUEDA
(ME GUSTARÍA)

18
PLAN DE TRABAJO DIARIO :
Objetivo Acción a realizar
II. Agenda del día:
1.
2.
3.
4.
5.
III. Pendientes con compañeros de trabajo o
clientes internos:
1.
2.
3.
4.
5.
IV. Pendientes con el Jefe:
1.
2.
3.
4.
5.
V. Pendientes con colaboradores, clientes:
1.
2.
3.
4.
5.

LADRONES DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS,
INTERNOS Y EXTERNOS
¿Quién puede asegurar que saca el máximo
partido a su tiempo?, ¿Que lo emplea del mejor
modo posible para su plena realización y para el
logro de los más valiosos Objetivos?, ¿Quién se
sirve de él para construir la felicidad propia y de
los seres queridos?
Existen “ladrones del tiempo” bastante
numerosos y tanto más temibles cuanto más
ocultos y disimulados. El camino para acabar con
ellos empieza con su identificación.

“Enemigo o desperdiciador del tiempo” es
cualquier circunstancia que se opone a la
consecución de nuestros objetivos, o
simplemente, que nos aparte de nuestras
labores”.
Algunos son obvios y fáciles de identificar.
Controlables y no controlables

LADRONES DEL TIEMPO
Mala planificación
Reuniones ineficaces
No escuchar
Falta de autoridad
Metas poco claras
Esperar respuestas
Socialización
Interrupciones
Falta de autodisciplina
Prioridades intercambiables
Cálculos de tiempo poco realistas
Mala comunicación
Peticiones de compañeros
No estar dispuesto a decir que no
Indecisión

LADRONES DE TIEMPO
Papeleo
Postergación de tareas pendientes
Prioridades conflictivas
Lugar de trabajo desordenado
Fallas técnicas
Falta de motivación
Falta de procedimientos
Actitud negativa
Falta de delegación
Errores de otros
Demasiada preocupación por los detalles

Las repeticiones inútiles como estilo de
comunicación.
El lenguaje confuso y ambiguo.
El desorden.
Aplazar tomar decisiones, puede convertirse
en un mal hábito que desperdicia el Tiempo y
aumenta la presión de fechas límite
planeadas.

La manía de pasar mucho tiempo hablando y
muy poco pensando.
El hábito de pasar demasiado tiempo realizando
cosas sin aclarar intenciones, propósitos y
objetivos.
La costumbre de adoptar rituales que son meros
formulismos, muertos y vacíos.

AUTO ANÁLISIS
¿Qué tareas pospongo?
_______________________________________
_____________________________________
¿Por qué pospongo las tareas pendientes?

26
LA DETERMINACIÓN DEL PARETO DE
FACTORES DE MAYOR CONTRIBUCIÓN A
RESULTADOS
No. ACTIVIDAD CONTRIBUCION A
RESULTADOS
%
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

27
CAUSAS MAS FRECUENTES DE
LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Falta de asertividad (incapacidad para decir no). Esperando decisiones del nivel superior.
Hábito de aplazar las cosas dificultosas. Falta de políticas claras para tomar decisiones.
No elaborar planes de trabajo. Falta de sistema para evitar interrupciones.
No determinar prioridades y respetarlas. Manejo inadecuado de puerta abierta.
Sobreestimar las propias capacidades. Demasiado perfeccionismo.
Subestimar las capacidades de los demás. Inconstancia. Hábito de no terminar las cosas.
Falta de motivación o depresión. Tensión o preocupaciones (stress).
Falta de capacitación propia. Hacer primero lo que nos gusta o lo fácil.
Falta de capacitación en los subordinados. Falta de sistema para dar seguimiento a las cosas.
Manejo inadecuado de trabajo en grupo (juntitis) Comprometerse a varias cosas al mismo tiempo por
sobrevaloración personal o desorganización.
Frecuencia: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

28
LOS PRINCIPIOS BÁSICOS PARA
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1. Concentrarse en actividades de previsión. 12. Establecer un sistema de comunicación con el jefe.
2. El tiempo empleado en planear se ahorra en ejecutar. 13.Definir claramente nuestras funciones y responsabilidades y
comunicarlas.
3. No empezar un día sin un plan de trabajo. 14.Estimar realistamente nuestro tiempo, recursos y posibilidades.
4. Llevar una agenda diaria de trabajo y cumplirla. 15. Si no se sabe hacer algo, en vez de diferirlo, pedir consejo.
5. Dar prioridad a las actividades que rinden más. 16. Utilizar todos los recursos de la tecnología a nuestro alcance
6. Eficiente delegación con supervisión adecuada. 17. Si se tiene que hacer algo, investigar si ya alguien lo ha hecho
antes, conseguirlo y aprovecharlo
7. Capacitar continuamente al subordinado. 18. Socializar en el tiempo adecuado y el tiempo adecuado.
8. Buscar más la efectividad que la laboriosidad. 19.Mejora de habilidades para el análisis y toma de decisiones.
9. Dar prioridad a lo importante urgente. 20. Mejora de habilidades para el análisis y manejo del stress.
10. Empezar por lo difícil o desagradable, lo fácil es fácil. 21. Tener un archivo actualizado y ordenado.
11. Aclarar políticas de decisión con el jefe. 22. Mantener limpieza y orden en nuestro lugar de trabajo.
Frecuencia de uso: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

CONFUNDIR LO URGENTE CON LO
IMPORTANTE
Con facilidad caemos en la ilusión de que
los enemigos de nuestro tiempo son
externos, pero la realidad es que muchos
de los más temibles se encuentran en
nosotros mismos.

LADRONES EXTERNOS
Interrupciones por visitas
inesperadas.
Interrupciones de teléfono.
Urgencias.
Mobiliario incómodo.
Incapacidad de los subordinados.
Falta de información adecuada.

Exceso de reuniones.
Liderazgo deficiente.
Trámites excesivos. (Burocracia)
Ruidos y distracciones visuales.
Sistemas de comunicación deficientes.
Corregir las equivocaciones de los
compañeros.

32
LAS LLAMADAS QUE SE RECIBEN
1. Reserve tiempo para recibir y devolver llamadas.
2. Si dispone de un contestador o buzón de voz, deje un mensaje informando cuándo estará en
su despacho o la hora en que se podrá llamarlo.
3. Tenga un teléfono que indique el número de la persona que llama.
4. Identifíquese al contestar y asegúrese de que tiene registrado el número de quien llama.
5. Diga francamente cuándo no es un momento propicio para llamarle y pida un número de
teléfono para devolver la llamada.
6. Capacite a su secretaria para filtrar sus llamadas.
7. Tenga un reloj visible que le ayude a controlar el tiempo.
8. Pregunte cuánto puede tardar la conversación y con base en ello, decida si debe pedir que le
vuelvan a llamar en otra hora.
9. Utilice frases para abreviar las llamadas: ¿hay algo más que debamos hablar ahora?
¿tengo otra llamada, podemos ..?
10. Escuche antes de hablar.

LADRONES INTERNOS
No saber decir “NO”.
Acaparar actividades por no saber
delegarlas.
Sobrestimar las propias capacidades.
Aplazar, dejar las cosas para después.
Indisciplina en el cumplimiento de
planes.

Confusión y desorden en la propia oficina.
Falta de motivación; indiferencia.
Tensión por lo trivial, EXCESO de
meticulosidad.
Inconstancia, hábito de dejar tareas
inconclusas.
• ¿?

PRÁCTICA:
Identifica tus propios “enemigos del tiempo”. Destacando
los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. Coméntalo con un compañero.
EXTERNOS INTERNOS
1.
2.
3.
4.
5.

Escribe las posibles soluciones para cada
uno de los “enemigos” señalados.
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

REFLEXIÓN PERSONAL……
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________

EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO
DE LA PERSONALIDAD
• Toda administración implica la personalidad
del administrador, con más razón cuando se
trata del tiempo, que no es algo externo a la
persona.
• Recuérdese: administrar el tiempo es
administrar la vida: malgastar el tiempo es
malgastar la vida.

“Dime cómo gastas tu tiempo y te
diré quién eres”.
Nos encontramos, no ante un problema de
técnicas, sino de actitudes básicas; no de
aprendizaje conceptual, sino de compromisos
vitales; no de recetas, sino de reeducación; no
de simples estrategias, sino de madurez
humana.

6 PASOS PARA MEJORAR LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
La esencia de la administración del tiempo es
utilizar su tiempo eficazmente. Esto requiere
realizar, las actividades que conducirán al
cumplimiento de los objetivos y la importancia
y urgencia de cada actividad.

1. Utilice los últimos 20 minutos de labores,
para planear el día siguiente. La
administración del tiempo se debe cumplir
como se planea. Respetar actividades y
compromisos establecidos.

2. Formule una lista con sus objetivos.
¿Cuáles son los objetivos específicos
que estableció para sí mismo y para la
unidad que administra?. Si está
utilizando A.P.O (Administrador por
objetivos) estos objetivos ya están
establecidos.

3. Clasifique los objetivos conforme a su
importancia. No todos tienen la misma
importancia. Debido a las limitaciones de
tiempo, usted quiere asegurarse de que está
dando la mayor prioridad a los objetivos más
importantes.
4. Enumere las actividades necesarias para
alcanzar sus objetivos. ¿Qué medidas
específicas necesita tomar para alcanzar sus
objetivos? Una vez más, si está utilizando APO,
estos planes de acción ya están establecidos

5. Para cada objetivo asigne
prioridades para las diversas
actividades que se requieren a fin
de alcanzar dicho objetivo. Este
paso impone un segundo grupo de
prioridades.
Enfatizar tanto la importancia como
la urgencia.

46
LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
Área que ocupan las crisis, los
problemas apremiantes, las
tareas que se vencen.
Espacio para la prevención, la
planificación, para reconocer y
aprovechar nuevas oportunidades,
construir relaciones constructivas.
Campo de las interrupciones, de
las reuniones improductivas y no
esenciales. Cosas de poco
impacto, no atendidas que se
vuelven impostergables.
Campo de las trivialidades y de la
pérdida de tiempo. Distracciones
no controladas. Socialización
intrascendente.
Generalmente, si usted no se ha ocupado de lo IMPORTANTE NO URGENTE, ahora estará lleno
de apremios IMPORTANTES URGENTES ó NO IMPORTANTES URGENTES.

47
EVALUACION PERSONAL EN LA MATRIZ DE COVEY
URGENTE NO URGENTE
Distribuya 100 % entre los cuatro cuadrantes, según sus actividades diarias promedio caigan en
cada uno de los cuadrantes.
%
%
%
%

Ejercicio
3 actividades “urgentes” 3 actividades “importantes”
_____________________ _________________________
_____________________ _________________________
_____________________ _________________________

6. Programe sus actividades de acuerdo
con las prioridades que ha establecido. El
paso final es preparar un plan cotidiano.
Cada mañana, o al final del día del trabajo
anterior, formule una lista de las seis o
más cosas importantes que quiere hacer
ese día.

Si la lista crece a más de 10 actividades se
convierte en difícil de manejar e ineficaz.
Por la tanto, establezca prioridades para
las actividades enumeradas, basadas en
su importancia y urgencia.
Principio básico en administración
eficiente del tiempo

Ejercicio, ordene dando prioridad a
las actividades “importantes”:
1.
2.
3.

El tiempo a utilizar para solucionar
problemas, debe ser realista y
limitado a necesidades de cada
caso en particular, ignorando los
problemas que se resuelven
solos.

Actividades de rutina de bajo valor
para lograr objetivos generales,
delegarse o eliminarse en lo posible.
Actividades similares, agruparse para
no repetir acciones y minimizar
interrupciones, como contestar el
correo electrónico o hacer llamadas
telefónicas.
Mantener a la vista “Agenda del Día”
facilitará administrar con eficiencia
el tiempo.

El registro de cómo utilizar el tiempo cada día,
cada semana o mes, debe detallarse, para no
omitir cosas importantes de objetivos a
lograr.
El registro del tiempo, no debe confiarse a la
memoria

55
10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
ADMINISTRACION
delegación
OPERACIÓN
Hacer las
cosas
DIRECTIVO
EJECUTIVO
ALTO
EJECUTIVO
MEDIO
SUPERVISOR
PROPORCIÓN DE TRABAJO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
EN DISTINTOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

ENTRE LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES QUE
TIENEN LA MAYORÍA DE LOS DIRECTIVOS PARA
ADMINISTRAR EL TIEMPO, ESTÁN:
1. La escasez del tiempo generalmente resulta
de la mala administración o de una carga de
trabajo mal planeada y/o mal distribuida.
2. Algunos ejecutivos no saben decir “no” a las
distracciones externas.
3. Se establecen metas diarias muy por encima
de la capacidad de cumplirlas.

Se dejan las anotaciones del registro
de cómo se va a utilizar el tiempo
para el final del día o cuando haya un
momento oportuno, lo cuál no es
funcional ni realista, ya que la
memoria puede fallar.
No se registran los compromisos y
actividades, lo que impide
administrar eficientemente el
tiempo.
Generalmente llegan tarde a las
reuniones.

Esta comprobado que una hora empleada
en planear eficazmente, ahorra de tres a
cuatro horas de ejecución de las actividades
y produce mejores resultados.
La administración del tiempo en las
empresas es esencialmente un esfuerzo de
grupo, que requiere la coordinación de
actividades, el ayudarse unos a otros y la
sincronización conjunta de esfuerzos, para
asegurar los resultados esperados.

59
CAUSAS DE LA DELEGACIÓN INVERTIDA
( DEL SUBORDINADO AL JEFE )
1. El subordinado desea evitar riesgos y responsabilidades.
2. El subordinado teme a las críticas del jefe.
3. El subordinado carece de confianza en sus conocimientos y
habilidades.
4. El subordinado carece de la información, recursos o poder de
decisión.
5. El jefe desea que lo necesiten. Le gusta sentirse indispensable.
6. El jefe es incapaz de negar su ayuda y el subordinado lo aprovecha.
Frecuencia de uso: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

Para poder administrar el tiempo de manera
adecuada es imprescindible:
Identificar metas, objetivos y
prioridades.
 Conocer y dominar, las prácticas
habituales del trabajo en la empresa,
para planificar el tiempo.
Seleccionar las estrategias idóneas
para alcanzar las metas, objetivos y
fijar las prioridades.

Identificando los momentos de más
productividad, para optimar el
trabajo planteado, con ejercicios y
dinámicas que nos hagan reflexionar
de manera concreta y precisa,
permitiéndonos visualizar la
deficiencia entre los diferentes
espacios de nuestra vida.
¿CUÁNDO SOY MÁS PRODUCTIVO?

CARACTERÍSTICAS DE UN ADMINISTRADOR QUE
ADMINISTRA EFICIENTEMENTE EL TIEMPO.
El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los
manejan en forma inmediata, los eliminan si no
tienen ninguna utilidad, los delegan si es el caso,
y los toman bajo su control si lo consideran
necesario.
Delegan con claridad y precisión para asegurarse
de que se ha comprendido lo asignado.
Llevan un control de lo delegado, mediante
informes sobre lo realizado, para asegurarse que
están logrando los resultados planeados.

Dan seguimiento diario a la lista
de pendientes importantes.
Recopilan información sobre el
tema a tratar y trabajan en
equipo
Marcan objetivos de decisiones
tomadas.
Establecen cursos de acción, que
permitan alcanzar objetivos a
corto tiempo.

Definen alternativas de acción y prevén
posibles consecuencias positivas y
negativas.
Analizan y eligen la que parece mejor
opción en cada caso.
Administrar el tiempo eficazmente, es
un “Don”, que se puede desarrollar
por la mayoría de las personas que
se lo propongan.

65
CALIFIQUESE USTED MISMO COMO DELEGADOR
1. Llevo trabajo a casa regularmente:
2. Trabajo más horas que la mayoría de mis subordinados:
3. Invierte tiempo en hacer cosas que otros deberían hacer:
4. Cuando vuelve a la oficina después de una ausencia encuentra su charola de entrada
demasiado repleta.
5. Sigue usted manejando situaciones, problemas o actividades que correspondían a su
puesto anterior:
6. Se ve interrumpido por frecuentes consultas o preguntas sobre proyectos en marcha:
7. Invierte tiempo en detalles rutinarios que podría hacer otra persona:
8. Tiene necesidad de “ estar en todo “, si no padece stress.
9. Si no hace “ cosas “ , siente que no hace nada.
10. Cuando los plazos o cuotas no se cumplen, usted se mete a salvar al equipo.

66
COMO DEBE DELEGARSE
1. Capacitar, adiestrar y motivar al subordinado.
2. Delegar paulatinamente (enseñar a venir con decisiones y no por decisiones).
3. Comunicar exactamente qué se quiere, por qué y para qué se quiere.
4. Proveer al delegado de los recursos e información necesarios.
5. Adquirir tolerancia a los errores.
6. Compartir la responsabilidad.
7. Tomar conciencia de que administrar no es hacer cosas.
8. Dedicarse a prioridades como jefe.
9. Diseñar controles y seguirlos para no incurrir en supervisión detallada.
10. Crear en el subordinado la conciencia de que hacer cosas de mayor significado es
crecer, no la oportunidad de pedir mayor salario cada vez.

2 CONCEPTOS IMPORTANTES PARA
AÑADIR EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1. Eficiencia: “Hacer más en menos tiempo".
“Cantidad" y “Velocidad". Diferencia vital
entre eficiencia y eficacia.
Si antes no hemos verificado que vamos en
el camino correcto y llegas más rápido,
puede ser “eficiente", pero sin “eficacia".

2.Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y
metas programadas con los recursos disponibles
en un tiempo predeterminado. Capacidad para
cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad
las metas y objetivos establecidos.

CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN
Una buena junta debe: Ejercicio en parejas
1. .
2. .
3. .
4. .

1. Durar menos de una hora.
2. Tener un objetivo específico.
3. Concluir con decisiones adecuadas y planes
concretos.

Preparar y distribuir una agenda antes
de la reunión.
Asigne tiempos a cada punto de la
agenda.
Establecer parámetros específicos de
tiempo para la reunión, cuándo
empezará y cuándo terminará
Mantener un análisis enfocado durante
la reunión.

Motivar y apoyar la participación de todos los
miembros.
Motive el enriquecimiento de ideas.
Evite el choque de personalidades.
Termine la reunión con el resumen de los
acuerdos y la asignación de actividades y
responsabilidades.
Seguimiento!!

Ejercicio en parejas…
1. 10 mandamientos para la
administración del tiempo.
2. Un enunciado de la misión personal.

74
RESUMEN GENERAL DEL CURSO
Regresando a las páginas del material del taller, anote las diez ideas
más importantes que usted adquirió para mejorar su habilidad para
administrar eficientemente su tiempo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

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