ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Maestría en Sistemas de Información Evaluación de Proyectos.
MAESTRÍA
Sistemas de Información
MATERIA:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
INSTRUCTOR
Ing. Cesar Macias
PROYECTO:
Implementación de un sistema de Control de Inventarios en la
empresa:
Maderas y Materiales Gran Visión, S.A. de C.V.
Equipo:
Rodrigo Baca Hernández 42648
Antonio Sandoval 212157
13 DE ABRIL DEL 2009
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Tabla de Contenidos
1. Proceso de iniciación.......................................................................................................................................3
1.1 Marco conceptual..........................................................................................................................3
1.2 Acta de constitución......................................................................................................................3
1.2.1 Definición del trabajo del proyecto............................................................................................3
1.3 Definición preliminar del alcance del proyecto............................................................................4
1.4 Definición del problema a ser solucionado...................................................................................4
1.5 Misión y Objetivos del proyecto...................................................................................................4
1.6 Alcances del proyecto...................................................................................................................4
1.6.1 Modelo de solución....................................................................................................................5
Control de entradas, salidas y existencias en el patio.....................................................................6
Control de ventas, facturación y cobranza......................................................................................6
Control de producción de tarimas...................................................................................................6
Reducción de tiempos en procesos y traslado de controles a las áreas. ....................................6
1.6.2 Desglose de los trabajos a realizar (WBS).................................................................................7
2.0 Plan de administración del proyecto..............................................................................................................8
2.1 Administración del alcance del proyecto......................................................................................8
2.2 Organización del proyecto (organigrama)....................................................................................8
2.3 Plan de administración del tiempo (cronograma).........................................................................9
2.4 Plan de administración de costos..................................................................................................9
2.5 Plan de administración de cambios.............................................................................................11
2.6 Plan de administración de personal.............................................................................................12
2.7 Plan de administración de comunicaciones.................................................................................12
2.8 Plan de administración de adquisiciones.....................................................................................12
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1. Proceso de iniciación
1.1 Marco conceptual.
En Abril del 2008 se presento a socios y directivos de la empresa Maderas y Materiales Gran Visión
S.A. de C.V., una evaluación global de desempeño de la empresa al 31 de diciembre del 2007 que
sirvió para detectar áreas de oportunidad que existían en algunos de sus procesos administrativos,
para las cuales se hicieron propuestas de solución en dos sentidos básicamente: Corregir errores e
incrementar los beneficios financieros en los procesos donde se detectaron las áreas de oportunidad,
mediante implementación de soluciones tecnológicas y mejoras en sus procedimientos.
La empresa después de revisar la evaluación presentada, dio su aprobación para implementar la
solución recomendada la cual fue:
“Implementación del sistema de control de Inventarios Admincontrol PLUS SQL”
El cual además de solucionar las deficiencias de procedimientos, resulto con una viabilidad financiera
aceptable:
CONCLUSION
Inversión Inicial => $ 85,399.00
Utilidad Proyectada => $ 57,062.12
Tasa de interés (TREMA) => 22%
Vida => 8 meses.
A= 57,062.12 - 85,399.00 (A/p,2.75,8) = $ 45,013.00
A ES POSITIVA, EL PROYECTO ES VIABLE
1.2 Acta de constitución.
El Ing. Manuel Somoza, director general de la empresa Maderas y Materiales Gran Visión y como
patrocinador financiero del proyecto, da formalidad para el lanzamiento del mismo por medio de un
acta de constitución del mismo en la cual se autoriza la implementación de la solución propuesta de
acuerdo al estudio de evaluación presentado a la empresa en el cual se plantean tres alternativas,
siendo la alternativa seleccionada:
“Implementación del sistema de control de Inventarios Admincontrol
PLUS SQL”
1.2.1 Definición del trabajo del proyecto.
Que con un costo presupuestado de $85,399 pesos 00/100 MN el proyecto deberá de cubrir las
necesidades de la empresa respecto a: tener un buen control de inventarios en sus almacenes mediante
la implementación de una solución tecnológica, con la cual el cliente tendrá información de primera
mano de sus entradas y salidas de los almacenes que le permita además del control financiero y
administrativo, una buena toma de decisiones para la mejor conducción del negocio.
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El implementar un sistema integral de administración redundara en una recuperación del 3% del
costo de los inventarios de la empresa ya que este permitirá una importante reducción de pérdidas por
robo, desperdicio y errores de control.
En esta acta se confiera a Antonio Sandoval y Rodrigo Baca, la autoridad para aplicar los recursos de
la organización a las actividades del proyecto, y la toma de decisiones para asegurar que la ejecución
del mismo sea acuerdo a el plan que se definirá en este documento y para dar soluciones o definir
alternativas en los problemas que surjan.
El proyecto tendrá una duración de 8 meses, en los cuales e implementara el sistema, se harán las
configuraciones técnicas y administrativas del sistema y se capacitara al personal de la empresa.,
hasta lograra que se use en forma regular por el equipo d e operaciones que designara la empresa.
Personal de las áreas de operación, ventas y administración se integraran al proyecto para la
definición de formas de control y procedimientos. La integración de este equipo de trabajo se hará en
coordinación con el director general y jefes de cada área.
1.3 Definición preliminar del alcance del proyecto.
El alcance de este proyecto se militara a la implementación del sistema Admincontrol PLUS SQL
tanto en el área administrativa de la empresa como en los almacenes y patios, para un control
estructurado de inventarios. El sistema será capaz de mantener un control ordenado de las entradas y
salidas de almacenes para poder tener un inventario actualizado, así como los reportes necesarios
para apoyar a la dirección en la toma de decisiones. Del mismo modo el sistema será el medio para
generar órdenes de compras y emitir remisiones del producto, esto es, será la base para el control de
ventas y de compras.
Al finalizar el proyecto el personal de la empresa asignado para el uso del sistema será capaz de
manejarlo con eficiencia dominando los módulos que le fueron asignados lo mismo que los nuevos
procedimientos que serán definidos.
1.4 Definición del problema a ser solucionado.
De las situaciones encontradas en la evaluación que se hizo ala empresa, se pudo observar que el
área de oportunidad más apremiante es lo relativo a la falta de control de entradas y salidas del patio.
Este problema es lo que mas perdidas esta generando por robo hormiga, desperdicios, pérdida de
oportunidades de negocio y mala toma de decisiones.
1.5 Misión y Objetivos del proyecto.
El objetivo de este proyecto es implementar en la empresa maderas y Materiales Gran Visión, una
solución tecnológica que permita tener un control eficiente de las entradas y salidas de almacén. Este
sistema, Admincontrol SQL, permitirá mantener un control estricto en los inventarios de almacenes y
patios que permita tomar decisiones tanto de ventas como de compras, sobre información confiable,
además de una mejora substancial en los registros de entradas y salidas.
1.6 Alcances del proyecto
El proyecto se desarrollara en un periodo de 8 meses, empezando el 1º de Abril del 2009.
Este producto será usado por la dirección de la empresa en la toma de decisiones para asegurar
disponibilidad de productos y desarrollar estrategias del negocio. En segunda lo usara el área
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administrativa para el control de compras, remisiones verificación de existencias en línea o
verificaciones de auditoria y en tercera instancia permitirá al responsable de patio llevar su control
de inventarios.
Actualmente el cliente no tiene un control formal de sus inventarios, lo cual hace suponer tenga
perdidas por decisiones estratégicas tomadas sin información confiable, aparte de las perdidas por
robo hormiga y desperdicio de materiales. El producto le remitirá llevar un buen control de
inventarios y monitorear el flujo de los productos.
Actualmente el cliente no con una estrategia adecuada y eficiente para el control de inventarios. El
desarrollo de este proyecto será para implementar un sistema de control de inventarios electrónico en
una red donde las distintas áreas lo puedan accesar para el desarrollo de sus tareas y que satisfaga sus
necesidades.
El cliente no cuenta con un área de sistemas formal y su personal no esta capacitado para el uso de
computadoras y/o uso de sistemas de control. Se espera un rechazo a la implementación del sistema
sobre todo por el personal de patio.
1.6.1 Modelo de solución.
Ordenes de compra a proveedores.
Es importante llevar un control estricto de las órdenes de compra generadas, que permita
planificar las ventas y hacer compromisos en el corto plazo. El llevar registro de estas, permitirá
hacer evaluaciones de los proveedores referente a servicio y precios, permitiendo seleccionar
con estadísticas reales a los mejores. El contar con registros de las ordenes de compra, permitirá
programar las entradas a patio y verificar que los embarques llegan de acuerdo con lo solicitado.
Con un buen control de ordenes de compras a proveedores se llevara un buen control de cuentas
por pagar, permitirá cumplir los compromisos a tiempo y de forma ordenada, programar los
pagos y evitar pagos equivocados o duplicados, mejorando el control administrativo.
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Control
De
Inventarios
Control
De
Inventarios
Producción de tarimasProducción de tarimas
Salidas de material del
patio
Salidas de material del
patio
Entradas de material a
el patio
Entradas de material a
el patio
Órdenes de compra a
proveedores
Órdenes de compra a
proveedores
Control de ventas,
facturación y cobranza
Control de ventas,
facturación y cobranza
Órdenes de compra
Clientes
Órdenes de compra
Clientes

Control de entradas, salidas y existencias en el patio.
Dado que la empresa no cuenta con un sistema de inventarios, con la implementación de un
sistema electrónico que nos permita llevar este control en forma sistemática y ordenada
podremos tener grandes ahorros en el control de las materias primas evitando, perdidas por
malos conteos, reducción de desperdicios. El control de inventarios permitirá valoraciones
oportunas de las existencias para apoyar la toma de decisiones y el control administrativo. Los
puntos de re-orden serán automatizados permitiendo reabastecimientos oportunos que nos
aseguren el poder atender la demanda de los clientes en tiempo y forma.
Control de ventas, facturación y cobranza.
Dado que las órdenes de compra y remisiones también son controladas manualmente, en este
proceso tenemos importantes áreas de oportunidad para mejorar los procesos y sobre todo evitar
perdidas por manejos no estructurados. Un sistema electrónico apoyaría bastante los procesos
de recepción y control de órdenes de compra, generación de remisiones y surtido de pedidos a
los clientes. Un buen control de contra recibos mejorara el proceso de cobranza, permitiendo
recuperar en tiempos y eficientemente las cunetas por cobrar.
La integración de estos procesos permitirá reducir considerablemente los tiempos de cada
proceso ya que por tener una base de datos común evitara manejo de datos manuales y asegurar
la calidad de los datos al pasar de un proceso al otro. Se reducirán considerablemente errores
humanos que redundaran en beneficios económicos. Esta integración deberá considerar también
la entrega de datos electrónicos la bufete de contadores para evitar doble captura y errores,
mejorando con esto la calidad de los datos.
Al integrar la facturación al proceso de remisiones y salidas del almacén se logrará un mejor
control administrativo y se contara con soportes mas reales y sustentados para la toma de
decisiones.
Control de producción de tarimas.
Este proceso presenta importantes oportunidades de mejora, ya que actualmente no se lleva un
control estricto de los materiales entregados para producción, ni de su salida del patio. Se
requerirá integrar este proceso al de inventarios de patio, como una salida de materia prima y
una entrada de producto terminado, pero sobretodo en la entrega de tarimas al cliente es
importante tener el control de los volúmenes pendientes de entregar de las ordenes de compra.
Del mismo modo se requiere llevar un control estricto de las existencias de inventario acordadas
con los clientes para poder asegurar el abastecimiento.
Reducción de tiempos en procesos y traslado de controles a las áreas.
Se detecta una importante oportunidad de mejora al poder definir áreas de control y asignar
facultades y responsabilidades a jefes de área, de tal suerte que la dirección pueda destinar sus
esfuerzos a incrementar la capacidad de ventas en lugar de dedicarse a la inspección física y
visual de los procesos.
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1.6.2 Desglose de los trabajos a realizar (WBS).
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Inicio del Proyecto
Configuración Técnica Capacitación Técnica
Config. Y pruebas del
Manejador BD
Config. Permisos
Recopilación y carga de
Datos
Configurar Módulos
Pruebas Funcionalidad
Puesta a Punto de BD
Presentación del proyecto
Revisión de Catálogos en
Sitio
Puesta en Marcha
Fin de la implementación Aceptación
Inicio de Operaciones
Inicio de Etapa de Soporte
Adquisición
de equipos

2.0 Plan de administración del proyecto.
2.1 Administración del alcance del proyecto.
En la sección 1.6 se definen con toda precisión los alcances del proyecto y la conformación que
tendrá el modelo de la solución. El equipo de implementación se asegurara el cubrir los
alcances planteados y cualquier sugerencia p necesidad de cambios a estos, se deberá de poner
en la mesa del comité del proyecto para autorizarlo, de acuerdo al procedimiento de cambios
que se describe mas adelante. El director del proyecto será el responsable directo de asegurar
que los alcances se mantengan y se cubran. Para poder tener un control serio de los avances, y
asegurar el cumplimiento, se realizara una junta de evaluación semanal con los líderes de grupo
del proyecto.
2.2 Organización del proyecto (organigrama).
El siguiente diagrama muestra la organización que tendrá el proyecto y los recursos humanos
que se involucraran en el para su implementación.
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Líder
De
Operación
Patios Ensamble
Líder
De
Administración
Compras Contabilidad Ventas
Operación
Líder
Del
Proyecto
Director de
la Empresa
Patrocinador Financiero
Liderazgo y estrategia

2.3 Plan de administración del tiempo (cronograma).
Para el control de tiempos, se usara el paquete Microsoft Project, con el cual se llevara el
registro de los avances de acuerdo al diagrama de Gantt que a continuación se detalla.
Con la finalidad de asegurar que las actividades se vayan desarrollando en tiempo y con la
calidad requerida se deberá hacer una evaluación de tiempos en la junta semanal de evaluación
para realizar los ajustes requeridos. Cualquier ajuste a los tiempos planteados en este
documento se tendrá que poner a consideración del comité, en la reunión semanal de evaluación
del proyecto y ejecutar la documentación del cambio siguiendo el proceso planteado en este
documento.
Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
ACTIVIDAD 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Adquisición de
Equipo
Implementación de
la red
Adquisición del SW
Contratación del
responsable
Implementación-
Configuración
Técnica
Configuración y
pruebas del
manejador de
BD
Configuración de
permisos
Recopilación y
carga de datos
Configuración de
módulos
Pruebas de
Funcionalidad
Puesta a punto
de la BD
Capacitación
Presentación del
proyecto
Revisión de
catálogos en sitio
Puesta en marcha
Fin de la
implementación
Firmas de
aceptación
Inicio de
operaciones
Inicio de la etapa de
soporte
2.4 Plan de administración de costos.
El líder del proyecto tendrá el poder de decidir la forma de ejercer y usar los recursos asignados
del proyecto pero se desarrolla un plan el cual se deberá de cumplir de acuerdo a las actividades
planeadas.
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El control de gastos se hará de acuerdo a el siguiente calendario.
Concepto M e s
Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov TOTAL
Gastos $ 20,149.00 $ 11,250.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 85,399.00
Ingresos $ - $ - $ 7,123.06 $ 14,246.11 $ 21,369.17 $28,492.22 $ 35,615.28 $ 35,615.28 $ 142,461.12
Flujo de
Efectivo $(20,149.00) $(11,250.00) $ (1,876.94) $ 5,246.11 $ 12,369.17 $19,492.22 $ 26,615.28 $ 26,615.28
Acumulado $(20,149.00) $(31,399.00) $ (33,275.94) $ (8,029.83) $ (15,660.66) $ 3,831.56 $ 30,446.84 $ 57,062.12
Costo de alternativa a implementar: Admincontrol PLUS SQL
Requisito Presupuestado
Licencia para 3 usuarios $4,000.00
Microsoft SQL Server 2005 Express Edition Descarga Gratuita
Soporte inicial, 10 horas a un costo de $240 (después de
acabarse estas horas de soporte, se revisa si es necesario
comprar otras 10 o una cantidad más pequeña) $2,400.00
Equipos necesarios para el funcionamiento del sistema 3
(Depreciación de 6 meses) $7,999.00
Capacitación en el uso del equipo y el nuevo sistema. $5,000/00
Costo de Implementación $10,000.00
Costo de Operación (9,000.00 Mensual * 6 meses) $54,000.00
Instalación de red para el almacén $2,000.00
Costo Total $85,399.00
Semana Costo Costo BCWP sin retrasos BCWS BCWP ACWP
1 $3,924.88 $2,668.72 $2,668.72 $0.00 $2,668.72
2 $3,924.88 $2,668.72 $5,337.44 $2,668.72 $5,337.44
3 $3,924.88 $2,668.72 $8,006.16 $5,337.44 $8,006.16
4 $3,924.88 $2,668.72 $10,674.88 $8,006.16 $10,674.88
5 $3,924.88 $2,668.72 $13,343.60 $10,674.88 $13,343.60
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6 $3,924.88 $2,668.72 $16,012.32 $13,343.60 $16,012.32
7 $3,924.88 $2,668.72 $18,681.04 $16,012.32 $18,681.04
8 $3,924.84 $2,668.72 $21,349.76 $18,681.04 $21,349.76
9 $2,250.00 $2,668.72 $24,018.48 $21,349.76 $24,018.48
10 $2,250.00 $2,668.72 $26,687.20 $24,018.48 $26,687.20
11 $2,250.00 $2,668.72 $29,355.92 $26,687.20 $29,355.92
12 $2,250.00 $2,668.72 $32,024.64 $29,355.92 $32,024.64
13 $2,250.00 $2,668.72 $34,693.36 $32,024.64 $34,693.36
14 $2,250.00 $2,668.72 $37,362.08 $34,693.36 $37,362.08
15 $2,250.00 $2,668.72 $40,030.80 $37,362.08 $40,030.80
16 $2,250.00 $2,668.72 $42,699.52 $40,030.80 $42,699.52
17 $2,250.00 $2,668.72 $45,368.24 $42,699.52 $45,368.24
18 $2,250.00 $2,668.72 $48,036.96 $45,368.24 $48,036.96
19 $2,250.00 $2,668.72 $50,705.68 $48,036.96 $50,705.68
20 $2,250.00 $2,668.72 $53,374.40 $50,705.68 $53,374.40
21 $2,250.00 $2,668.72 $56,043.12 $53,374.40 $56,043.12
22 $2,250.00 $2,668.72 $58,711.84 $56,043.12 $58,711.84
23 $2,250.00 $2,668.72 $61,380.56 $58,711.84 $61,380.56
24 $2,250.00 $2,668.72 $64,049.28 $61,380.56 $64,049.28
25 $2,250.00 $2,668.72 $66,718.00 $64,049.28 $66,718.00
26 $2,250.00 $2,668.72 $69,386.72 $66,718.00 $69,386.72
27 $2,250.00 $2,668.72 $72,055.44 $69,386.72 $72,055.44
28 $2,250.00 $2,668.72 $74,724.16 $72,055.44 $74,724.16
29 $2,250.00 $2,668.72 $77,392.88 $74,724.16 $77,392.88
30 $2,250.00 $2,668.72 $80,061.60 $77,392.88 $80,061.60
31 $2,250.00 $2,668.72 $82,730.32 $80,061.60 $82,730.32
31 $2,250.00 $2,668.68 $85,399.00 $82,730.32 $85,399.00
2.5 Plan de administración de cambios.
Cualquier cambio a este proyecto o a sus avances se deberá de evaluar con el comité del
proyecto. Para que la evaluación proceda, se debe generar un documento de requerimiento de
cambios donde se deberán detallar los cambios (que se quita y que se agrega), justificar el
cambio y las ventajas técnicas y financieras de llevarlos a cabo.
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2.6 Plan de administración de personal.
La empresa deberá continuar su marcha, por lo tanto el personal asignado al proyecto tendrá
que seguir desempeñando sus actividades cotidianas y en tiempos que se acordarán entre el líder
del proyecto y los lideres de grupo, se asignaran tiempos para trabajar en la implementación del
proyecto. Para las actividades relativas al proyecto, el personal asignado al mismo deberá de
reportar al líder de proyecto.
Se requerirá de personal experto que pueda aportar al proyecto su conocimiento operativo y
poder plasmarlo en el proyecto de sistematización. Los lideres de administración y de
operaciones tendrán que colaborar en le proyecto ya que ellos son quienes mas conocen los
procesos y las necesidades de la empresa.
Se contratara a una persona que fungirá como el responsable de la integración del sistema a las
actividades de la empresa y finalmente será el administrador del sistema integrando todos sus
módulos.
2.7 Plan de administración de comunicaciones.
Cualquier comunicado referente al proyecto tendrá que ser dado por el líder del proyecto.
Cualquier comunicado de cambios o estrategias del proyecto hacia el equipo, tiene que ser dado
de igual forma por el líder del proyecto.
Se deberán dar juntas semanales de evaluación de avances del proyecto en las que se levantara
una minuta y los acuerdos de cambios a acciones correctivas que se tomen en dicha reunión se
deberán de respetar y acatar. Cualquier persona invitad a dicha junta tendrá derecho a dar su
opinión, puntos de vista y/o sugerencias.
2.8 Plan de administración de adquisiciones.
El proyecto tiene un presupuesto asignado y esta perfectamente definido en que se va a invertir
y/o gastar. El líder del proyecto tiene la libertad de realizar las adquisiciones de acuerdo a su
criterio. No obstante, se realizara un junta quincenal con el director de la empresa para
evaluación de avances tecnicos y financieros del proyecto.
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