Analisis y descripción de cargos

DESCRIPCION Y ANALISIS DE
CARGOS

RELACIÓN ENTRE LA DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE CAGOS Y
EL MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones es un documento
en donde se registra o concreta la
Descripción y Análisis de los cargos
existente en una empresa. Es en este
documento en donde se identifica el
nombre del cargo, su ubicación jerárquica,
la codificación del cargo, el número de
cargos existentes, las funciones/actividades
desarrolladas en el cargo (DESCRIPCIÓN) y
los requisitos o especificaciones para
desempeñar el cargo tales como: Los
Requisitos Intelectuales, Físicos, de
Responsabilidades y Condiciones del
trabajo (ANÁLISIS).

 La descripción de cargos se refiere
a las tareas, los deberes y las
responsabilidades del cargo.
 En tanto que el análisis del cargo
se ocupa de los requisitos que el
aspirante necesita cumplir
IDEAS GENERALES

 La descripción del cargo presenta el
contenido de este de manera
impersonal
 Las especificaciones suministran la
percepción que tiene la organización
respecto de las características
humana que se requieren para ejecutar
el trabajo; expresadas en términos de
educación, experiencia etc.
Es necesario que se analicen y se describan los
cargos, para conocer su contenido y sus
especificaciones, con el fin de poder administrar
los recursos humanos empleados en ellos
IDEAS GENERALES

1. TAREA: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el
ocupante del cargo; Hace referencia a cargos simples y
rutinarios, como los que ejercen los que trabajan por horas o los
obreros
2. ATRIBUCION: Es el conjunto de actividades individuales que
ejecuta la persona que ocupa el cargo.
Se refiere a cargos que incluyen
actividades mas diferenciadas,
como las que desempeñan los
que trabajan por meses o funcionarios
3. Función: Es un conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante
del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo
que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera
transitoria o definitiva.
IDEAS GENERALES

«Es la descripción de todas las actividades desempeñadas
por una persona (ocupante) englobadas en todo un
significado el cual ocupa cierta posición formal en el
organigrama de la empresa » (Chiavenato ; gestión del
talento humano)
«Es el conjunto de tareas y responsabilidades con un
propósito definido que exige el servicio de tiempo
completo de un trabajador» (Agustín Reyes Ponce; Análisis
de puestos)
«Es un conjunto de funciones con posición definida dentro
de la estructura organizacional, es decir, en el
organigrama.» (Chiavenato; Administración de recursos
humanos»
IDEAS GENERALES
CARGO

Todo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personas
designadas para ejercer las funciones especificas del cargo,
así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la
posición que el cargo ocupa en el organigrama
NIVELES JERARQUICOS
IDEAS GENERALES
1
2
3
a
d
c
b
CARGO
1
2
3
a
d
c
b
CARGO

AUTORIZACIÓN
ALTA GERENCIA
SELECCIÓN DEL
EQUIPO
CONOCIMIENTO
DE LA EMPRESA
PREPARACIÓN
DE PAPELES Y
SENSIBILIZACIÓ
N DE TRABAJO
LEVANTAMIENTO
DE LA
INFORMACIÓN
SOCIALIZACIÓN
DE LA
INFORMACIÓN
RECOLECTADA
(CRUCE)
INFORME FINAL
PASOS EN LA DESCRIPCIÓN YANALISIS DE CARGOS

EQUIPO DE TRABAJO:
La importancia del equipo de trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir
las tareas. Nadie puede tener la capacidad en una empresa de hacerlo todo, por
eso se requiere un equipo de trabajo con diversas habilidades para hacer frente a
las responsabilidades adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas
habilidades permitirán resolver inconvenientes encontrados en un momento
dado.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO INTERNO:
Consiste en conformar el equipo del proceso de descripción y análisis de
cargos con personas que laboran para la organización. Este se conforma
cuando la entidad cuenta con el personas capacitado para desarrollar este
proceso.
a. Es menos costoso para la empresa, por cuando no requiere de consultores
externos.
b. Los miembros del equipo conocen el manejo interno de la empresa y el
ambiente laboral en que se desarrolla el trabajo
c. Existe una mayor confianza en el equipo, por el trato existente entre sus
integrantes.
d. Existe una mayor confiabilidad en la información interna suministrada, por
cuanto es entregada de primera mano por parte de quien la maneja
e. Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
VENTAJAS:

DESVENTAJAS:
a. Puede generar apatía en aquellos profesionales que se consideran con
potencial de desarrollo, al no ser escogidos dentro del equipo de trabajo del
proceso de descripción y análisis de cargos.
b. Puede suceder que los profesionales al interior de la empresa, no tenga un
manejo global y externo del negocio.
EQUIPO DE TRABAJO EXTERNO:
Cuando la empresa no cuenta con el personal capacitado capaz de llevar a
cabo el proceso de descripción y análisis de cargos, acude a consultores
externos que desarrollaran el trabajo, en este caso se debe asegurar que la
firma de consultores tenga conocimiento y experiencia en el manejo de
proceso de descripción y análisis de cargos.

VENTAJAS:
a. Quienes desarrollan el proceso de descripción y análisis de cargos lo conocen
perfectamente.
b. Existe un mejor manejo del tiempo y la empresa tendrá menores trastornos en
el desarrollo de sus actividades misionales.
c. Los consultores pueden aportar nuevos conocimientos del ambiente externo
en que se desenvuelve la empresa.
DESVENTAJAS:
a. Resulta mas costoso para la empresa, por cuando a los consultores externos,
deben servir de coach (entrenador), de los miembros de la organización que
deben poner en marcha los planes institucionales.
b. La información interna que se recibe puede ser decodificada erróneamente
por el equipo externo.
c. Si existen falencias en la escogencia del equipo de asesores externos, la
información recibida de la empresa puede llegar a manos de la competencia

EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:
Consiste en llevar a cabo el proceso de descripción y análisis de puestos, con
equipo de trabajo conformado por personal interno y externo, en este caso se
trata de aprovechar las ventajas de los mismos. En este caso si el personal
interno no cuenta con el tiempo suficiente para tomar la capacitación por su
propio medio y cuenta como se hace un proceso de descripción y análisis
puestos, se recomendaría contratar a un equipo o asesor externo para que
este socialice en la empresa como se debe desarrollar el proceso , para que
el interno lleve a cabo el proceso de planeación.

HISTORIA
CLASIFICACIÓN
NORMAS
REGLAMENTOS
MANUALES
ESTATUTOS, ETC
ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE CADA AREA
FUNCIONAL
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

PREPARACIÓN DE PAPELES Y SENSIBILIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o
atribuciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los demás cargos que existen en la
empresa
Relacionar que hace el ocupante, como lo hace, en
que condiciones lo hace y porque lo hace, es un
retrato simplificado del contenido y de las principales
responsabilidades del cargo
Es una herramienta que permite reunir en un solo
documento relevante, las atribuciones, funciones y
tareas de un cargo, desplegadas en relación a su
periodicidad en el ejercicio
Chiavenato; Administración de recursos humanos
segunda edición 1994

CAMPO DE LA DESCRIPCION Y DEL ANALISIS DE CARGOS
Descripción
del cargo
Aspectos
intrínsecos
1. Nombre del cargo
2. Posición del cargo
en el organigrama
3. Contenido
del cargo
a. Nivel del cargo
b. Subordinación
c. Supervisión
d. Comunicaciones
colaterales
Tareas
O
Atribuciones
Diarias
Semanales
Mensuales
Anuales
Esporádicas

ANALISIS DE CARGOS
Significa detallar que exige el cargo del ocupante en términos
de conocimientos como habilidades y capacidades para
desempeñarlo de manera adecuada «Chiavenato; Gestión del
talento humano»
Procedimiento para determinar las responsabilidades y
requisitos de un trabajo y el tipo de persona que debe
contratarse para desempeñarlo «Gary Dessler; Administración
del personal»
Proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades
en relación con otros puestos, los conocimientos y
habilidades necesarios y las actividades que se realizan. se
reúnen se analizan y registran los datos del puestos como es
realmente. «

ESPECIFICACIÓN DE CARGOS
Es un documento que contiene las capacidades mínimas aceptables
que debe tener una persona a fin de desempeñar eficientemente un
puesto especifico
Aspectos que deben incluirse
 Requerimientos educacionales
 Rasgos de la personalidad
 Habilidades físicas
 Experiencia
Este tipo de información es importante para el proceso de
reclutamiento y selección.

Análisis
del cargo
Aspectos
Extrínsecos
Factores
De
Especi-
ficaciones
1 Requisitos
Intelectuales
2. Requisitos
Físicos
3.
Responsabili-
dades
Incluidas
4.
Condiciones
Del trabajo
a. Instrucción básica
necesaria
b. Experiencia anterior
necesaria
c. Aptitudes e iniciativa
a. Esfuerzo Físico
necesario
b. Concentración
necesaria
c. Complexión física
a. Por supervisión de
personal
b. Por materiales y
equipos
c. Por métodos y
procesos
d. Por seguridad de
terceros, dinero ,
títulos etc.
a. Ambiente de trabajo
b. Riesgos inherentes

METODOS PARA ANALISIS DE PUESTOS
1.- OBSERVACION DIRECTA
2.- CUESTIONARIO
3.- ENTREVISTA DIRECTA
4.- METODO MIXTO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 METODO DE OBSERVACION DIRECTA
VENTAJAS:
 Veracidad de los datos obtenidos,
 Ideal para cargos simples y repetitivos,
 Correspondencia adecuada entre lo que se hace, el porque y como lo
hace.
DESVENTAJAS:
 Costos elevados,
 La simple observación no permite obtener datos importantes en el
análisis,
 No se recomienda en cargos que no sean simples y repetitivos.

 METODO DE CUESTIONARIO
VENTAJAS:
 Los ocupantes del cargo y sus jefes pueden llenar el cuestionario
secuencialmente,
 Es el más económico,
 Es el que más abarca,
 Ideal para analizar cargos de alto nivel - Tiempo -
DESVENTAJAS:
 No se recomienda en cargos de bajo nivel,
 Exige que se planee y elabore con cuidado,
 Tiende a ser superficial y distorsionado por la calidad de las respuestas.

 METODO DE CUESTIONARIO

 METODO DE ENTREVISTA
VENTAJAS :
 Los datos del cargo se obtienen de quien lo conoce mejor,
 Hay posibilidades de dialogar y aclarar todas las dudas,
 Proporciona mayor rendimiento en el análisis,
 Puede aplicarse en cualquier cargos.
DESVENTAJAS :
 Puede ocasionar reacciones negativas,
 Puede generar contradicciones entre opiniones y hechos,
 Puede generar perdida de tiempo,
 Tiene unos costos operativos elevados.

 METODOS MIXTOS:
 CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL OCUPANTE DEL CARGO.
 CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.
 CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL SUPERIOR.
 OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.
 CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA, AMBOS CON EL OCUPANTE.
 CUESTIONARIO CON EL SUPERIOR Y OBSERVACIÓN DIRECTA CON EL OCUPANTE,
ETC.

SOCIALIZACIÓN Y CRUCE DE LA INFORMACIÓN

INFORME FINAL
PORTADA
INTRODUCCIÓN
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVOS GENERAL
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3. JUSTIFICACION
4. METODOLOGIA
5. MARCO TEORICO
6. MANUAL DE FUNCIONES
6.1. ESTRUCTURA DE CARGOS
6.2. CARGO XXXXXX
6.3. CARGO XXXXXXX
6.4. CARGO XXXXXXX
6.5. CARGO XXXXXXX
6.6. CARGO XXXXXXX
6.7. CARGO XXXXXXX
6.8. CARGO XXXXXXX
BIBLIOGRAFIA

UTILIDAD QUE SE LE PUEDE DAR A LA
DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
USOS
Estudio
de Carga
Laboral
Diseño de
Manuales
Reclutamien
to y
Selección
CapacitaciónEvaluación
Remuneraci
ón
Seguridad e
Higiene

MANUAL DE FUNCIONES
Es un documento que contiene la descripción y el análisis de
cargos, en otras palabras contiene las tareas o funciones del
cargo, la jerarquía del mismo y los requisitos para
desempeñarlo.
El manual de funciones lo conforman: LA FORMA y EL TEXTO

FORMAS PARA EL MANUAL DE FUNCIONES

VERBO OBJETO CONDICION
La acción fundamental del
empleo en función de los
procesos en que participa y
del área de desempeño
especifico
Los aporte sobre los que
recae su acción dentro de su
área de desempeño
Los requerimientos de
calidad que se espera
obtener en los resultados de
su función esencial
EJEMPLO:
VERBO OBJETO CONDICION
Atender Peticiones, quejas y reclamos
y recursos de ley
De acuerdo con las
atribuciones de las entidades
y términos establecidos por
la ley
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1. Atender, peticiones, quejas y reclamos y recursos de ley de acuerdo con las atribuciones
de las entidades y términos establecidos por la ley.
AREA: Atención al ciudadano CARGO: Secretaria general
TEXTO DEL MANUAL DE FUNCIONES

ERRORES COMUNES EN EL ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS:
a. No Definir previamente la aplicación que se le dará al manual de descripción
de cargos como un instrumento útil, por lo tanto no será destinado a
archivarse como un producto inservible o como un formalismo que debe
cumplirse porque otras empresas lo han hecho
b. Realizar el proceso desde la división de personal o por parte de un especialista
externo sin la participación activa de los ocupantes de los cargos
c. Utilización de frases confusas para identificar las funciones, se debe hacer con
un lenguaje especifico que destaque la acción y los resultados que se deben
obtener.
d. Distribución equivocada de las funciones por la frecuencia con que se realiza n
lugar de hacerlo en términos de su importancia, priorizando las funciones por
su aporte o el logro del objetivo del cargo.
e. Recargar la descripción con detalles innecesarios que solo sirve para ocultar lo
importante del cargo
f. Permitir que el manual se vuelva obsoleto por no actualizar las funciones de
los cargos que han sido modificadas.

• En el desarrollo de este paso, es fundamental
tener en cuenta para los empleos públicos de los
organismos y entidades del orden nacional el
Decreto Ley 770 de 2005 y el Decreto 1785 de
2014, que establecen las funciones y requisitos
generales.
• Para el caso de una institución de orden territorial
se debe tener en cuenta el Decreto Ley 785 de
2005 y 2539 de 2005.
NORMAS A CONSULTAR PARA EL TALLER DE UN ANALISIS Y
DESCRIPCIÓN DE CARGOS EN EL ESTADO COLOMBIANO

nominación del Empleo. Identifique el nombre o
denominación del empleo, según se encuentra
previsto en el acto administrativo de ajuste de la
planta de personal, el cual deberá estar de acuerdo
con la nomenclatura de empleos del Decreto 785
de 2005, para las instituciones de orden territorial y
en relación con las instituciones del orden nacional
han de observarse las denominaciones de empleo
previstas en los Decretos 2502 de 1998, 2487 de
1999 y 1573 de 2003.
NORMAS A CONSULTAR PARA EL TALLER DE UN ANALISIS Y
DESCRIPCIÓN DE CARGOS EN EL ESTADO COLOMBIANO

1. ¿CUAL ES LA RELACIÓN ENTRE ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE
CARGOS Y EL MANUAL DE FUNCIONES?
2. ¿Cuáles SON LOS ASPECTOS INTRINSECOS QUE INTEGRAN
LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y QUE ASPECTOS
EXTRINSECOS INTEGRAN EL ANALISIS DE CARGOS?
3. ¿CUALES SON LOS PASOS PARA HACER UNA DESCRIPCIÓN Y
ANALISIS DE CARGOS?
4. ¿Cuáles SON LOS METODOS A UTILIZAR PARA RECOGER LA
INFORMACIÓN EN UN ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE
CARGOS?.
5. QUE UTILIDAD TIENE EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE
CARGOS?
TALLER

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