Apuntes clases administración General unidad N° 4
- 1. ADMINISTRACION GENERAL Lic. Juan P Romero Moreno DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 252 / ADMINISTRACIÓN GENERAL DRA. PATRICIA BONATTI / PROF. TITULAR REGULAR
- 2. UNIDAD IV. LAS FUNCIONES 4.1. Planeamiento, Gestión y Control 4.2. Definición de objetivos, metas. Clasificación. 4.3. Técnicas. Límites., Estrategias. Proyectos. 4.4. Gestión. Concepto. Elementos. 4.5. Los criterios: eficacia, eficiencia, efectividad y relación con el medio social. 4.6. La gerencia. Funciones básicas de la gerencia. La administración y los procesos de cambio. 4.7. Control. Interno y Externo. Técnicas.
- 3. Planificación: Proceso que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros Puente Dónde estamos Dónde Queremos ir
- 4. Planificación Porqué? •Marca dirección •Reduce la incertidumbre promovido básicamente por el constante cambio del mercado y el ritmo desenfrenado del cambio tecnológico •Reduce los desechos y las redundancias •Establece criterios para controlar
- 5. Planificación 4 Puntos de vista •Naturaleza genérica de la Planificacion Toda Planificación se proyecta al futuro. Consiste en razonar el modo en que el Negocio arribará a puerto deseado. Implica la evaluación de oportunidades y amenazas •Su Proceso Implica plantear objetivos, definir estrategias, políticas y planes detallados acordes con las metas propuestas, para luego establecer una organización que aplique las decisiones adoptadas. Es también un proceso continuo •Su filosofía Es una actitud basada en contemplar constantemente el futuro, controlando los resultados de los planes y mejorando continuamente •Su Estructura •Una planificación exitosa requiere de una estructura de elementos perfectamente definidos
- 6. Elementos de la Planificación global Visión, Misión y valores Objetivos y metas Estrategia y Táctica Políticas y procedimientos Presupuestos
- 7. Estrategia Estrategia: La Estrategia Empresarial se define como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. El proceso de formulación de estrategias es un proceso profundamente intelectual, abstracto y con un alto grado de complejidad. En la formulación de una estrategia hay que tener en cuenta dos factores externos y dos factores internos, a saber: A) Factores externos: § El entorno, con todas sus variables § Las fuerzas competitivas de un sector B) Factores internos: § Objetivos que pretende lograr la estrategia § Recursos que dispone para alcanzarlos
- 8. Estrategia: Una estrategia exitosa generalmente cumple con las siguientes características: § Consistencia con el entorno y los recursos § Consistencia con el riesgo § Permanencia § Flexibilidad § Ayuda a descubrir oportunidades § Complejidad § Unidad § Practicidad Competitividad Existen tres niveles esenciales en cualquier proceso estratégico, a saber: 1) Estrategia corporativa: Decisiones de amplio alcance a toda la Organización 2) Estrategia de negocios: Es la que compete a cada unidad de negocios Estrategias funcionales. Es la que compete a cada área de soporte Estrategia
- 9. ESTRATEGIA TACTICA QUÉ CAMINO TOMO? Largo plazo Apunta a la mission y objetivos CÓMO LO ECORRO? Corto plazo Apunta a la ejecución
- 10. Planificacion Estrategica: Analisis FODA Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas Negativo Positivo Ambiente Interno Ambiente externo Estrategia
- 11. Establecimiento de Estrategias: •Penetración en el mercado •Desarrollo del mercado •Desarrollo del producto •Diversificación Estrategias de crecimiento Ansoff •Bajo costo •Calidad •Integración Estrategias competitivas Porter
- 12. Planificacion Estrategica: Fuente: P Kotler Ambiente Tecnológico físico Ambiente Demográfico económico Ambiente sociocultural Ambiente Político-legal Proveedores Competidores Público Intermmediarios Cliente Plaza Promoción Precio Producto
- 14. Objetivos Empresariales •Evolución del propósito de las Organizaciones Beneficio Economico Perdurar en el tiempo Funciones sociales Se agrega Se agrega Finalidades múltiples
- 15. Objetivos Empresariales •Conceptos preliminares •Un objetivo se refiere al resultado deseado que hay que conseguir dentro de un plazo determinado. Esto significa que será el estado futuro deseado de la empresa •Posiblemente sean varios los objetivos expresados para cada elemento de la empresa, siempre que sea lo suficientemente importante como para ser sujeto de unos planes
- 16. Objetivos Empresariales •Estructura jerárquica de los objetivos Propósitos socioeconomicos Misión, visión y valores Objetivos de Largo Plazo Objetivos divisionales y de corto plazo Objetivos individuales
- 17. Objetivos Empresariales •Características •Pueden expresarse en forma cuantitativa o cualitativa, pero por lo general es mejor expresarlos cuantitativamente para que luego puedan ser verificables •De ser posible en ellos se debe explicitar que hacer y cuando, indicar la calidad deseada y los costos proyectados del cumplimiento de los objetivos •Deben representar un reto, indicar prioridades y promover el crecimiento y desarrollo personal y profesional •Un sistema de objetivos es sumamente riguroso. Los maximos objetivos, los subobjetivos y los infrasubobjetivos pueden y deben hallarse estrechamente relacionados
- 18. Objetivos Empresariales Objetivos no verificables Objetivos verificables •Obtener ganancias razonables Obtener un ROI del 12% •Elevar la productividad Incrementar el índice de productividad a un 97 % •Mejorar la Calidad Disminuir el porcentaje de productos rechazados a 1 % •Incrementar el market share Elevar el market share a 40 % •No contaminar el ambiente Eliminar la emisión de gases tóxicos
- 19. Objetivos Empresariales •Tarea de la Dirección: •Identificar y especificar los objetivos de la empresa. Esto supone una de las primeras y principales etapas en la Planificación •Acompasar su finalidad corporativa con su responsabilidad socio económica •Asegurarse que todos los empleados entiendan tales propósitos y estén dispuestos a comprometerse con ellos •Procurar que los componentes de la empresa lleven a termino tales propósitos
- 20. Objetivos Empresariales •Tesis de Fowler McMormick 1953 •Las grandes empresas deben funcionar en interés tanto de los accionistas como de los empleados y los clientes •Es responsabilidad de la dirección maximizar los beneficios de las tres partes citadas en forma equitativa •El negocio tiene que ser regido y manejado eficientemente •Los principales objetivos deben consistir en aumentar a largo plazo el bienestar de la empresa y cumplir las expectativas de quienes están relacionados
- 21. Objetivos Empresariales •Beneficios de una correcta definición de objetivos: •Una clara declaración de la misión ayuda a dirigir correctamente los esfuerzos •Una fuerte orientación hacia los objetivos unida al entusiasmo de los directivos y a unas amplias recompensas ejerce un efecto beneficioso y motivador, creando compromiso en todo el personal •Aportan una base para medir el desempeño de la Organización •Mejoran la comunicación entre subordinados y superiores. Precisión de los roles y estructuras organizativas promoviendo la delegación de autoridad •Desarrollo de controles eficaces
- 22. Objetivos Empresariales •Principales inconvenientes o riesgos en la definición de objetivos: •La comunicación a todos los empleados es muy difícil y muchas veces no se llega a lograr la comprensión de los mismos en todos los niveles de la Organización •Los valores en muchas empresas no son adoptados o creídos por los empleados •No se puede actuar correctamente si los objetivos son vagos, imprecisos o contradictorios. Esto produce desmotivación, perdida de interés y mala gestión •Se puede caer en abusos de metas cuantitativas pretendiendo emplear métricas en áreas en las que no son aplicables •También se puede caer en inflexibilidad
- 23. Caracteristicas que debe cumplir un Proceso de Planificacion •Flexible •Dinámico •Realista pero ambicioso a la vez •Las distintas etapas y elementos son desarrollados por diferentes niveles jerárquicos de una organización •Es un proceso continuo •Planificar no debe confundirse con predecir •No puede ser entendido desde una sola disciplina, sino que se requiere de muchas áreas del conocimiento humano •El factor tiempo es fundamental, pudiéndose clasificar a las Planificaciones en corto, mediano y largo Plazo •Si bien la distinción entre Planificación y control es tajante, ambas son inseparables
- 24. Críticas a la Planeación •Puede generar rigidez •No es posible desarrollarla en entornos muy cambiantes •Los Planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad •La Planeación enfoca la atención de los Gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro •Solo planear no es suficiente
- 25. Tipos de Planes Tipos (alcance) Tiempo Especifi- cidad Frecuencia de uso Estrategico Largo Plazo Direccional Uso único Operacional Corto plazo Concreto Permanente
- 26. Ejemplos de Planes Presupuestos (Budget) Presupuesto económico - financiero Presupuesto de ventas Proyectos Proyecto de implementación de un sistema (IT) Proyecto de construcción de una Planta Programas Programa de producción Programa de compras
- 27. Objetivos Empresariales •Tipos de Objetivos 1. Rentabilidad 2. Ventas y Mercado 3. Productos 4. Financieros 5. Estabilidad 6. Personal 7. Organización 8. Flexibilidad 9. Investigación y desarrollo 10. Calidad y productividad 1. Mercado 2. Beneficios 3. Ventas
- 28. Planeamiento y control: base de la mejora continua
- 29. Control Proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral Enlace Planeación – Control: Planeación: Metas Objetivos Estrategia Planes Organización: Estructura Administración de recursos Dirección: Motivación Liderazgo Comunicación Control: Estandares Medidas Acciones Aquello que no se mide no mejora !
- 30. Control No hay buena dirección si no hay control !! Porqué es importante el control? •Asegura que lo planeado se cumpla o bien se conocen los motivos de las variaciones entre lo planificado y lo real •Otorga facultades de decisión a los empleados •Protege a la Organización y sus recursos
- 31. Control No hay buena dirección si no hay control !! EL PROCESO DE CONTROL: Medición del desempeño real Comparación del desempeño vs el std o el presupuesto Acciones: Corregir desempeño real o modificar el std Objetivos y metas
- 32. Control De mercado Utiliza mecanismos externos (ej, liquidez de UEN vs la industria, exigencia de 6 sigmas de terminales automotrices a sus proveedores) Burocrático Se basa en mecanismos administrativos y jerárquicos, como normas, estandarizaciones, etc. (ej, autorización de pagos, control presupuestario, control de ausentismo) De Clan Regula el comportamiento de los empleados en base a valores, tradiciones, creencias, etc (ej, que este mal visto quedarse después de hora) Enfoques de control
- 33. Control Cuatro fuentes de medición del desempeño real: a) Observación b) Informes estadísticos c) Informes orales d) Informes escritos La selección de criterios erróneos de medición puede ocasionar graves consecuencias
- 34. Administración por objetivos: Planificación y Control •Mide la actuación de la Organización desde cuatro perspectivas equilibradas: Las finanzas Los clientes Los procesos internos La formación y el crecimiento TABLERO DE MANDO INTEGRAL
- 35. Tablero de mando integral Visión y Estrategia FINANZAS Objetivos Indicadores PROCESOS Objetivos Indicadores CLIENTES Objetivos Indicadores FORMACION Objetivos Indicadores Fuente: Cuadro de Mando Integral R Kaplan
- 36. Tablero de mando integral FINANZAS Objetivos Indicadores PROCESOS Objetivos Indicadores CLIENTES Objetivos Indicadores FORMACION Objetivos Indicadores Fuente: Cuadro de Mando Integral R Kaplan •Rentabilidad •Liquidez •Endeudamiento •Market share •Retención •Satisfacción •Productividad •Tiempo de ciclo •Tasa de reprocesos •Satisfacción •Efectividad •Productividad Desempeño organizacional
- 37. Funciones de la Gerencia Roles gerenciales (Minstzberg): Interpersonales: Representante Líder Enlace Informativos: Monitor Difusor Portavoz Decisorios: Emprendedor Manejador de problemas Asignador de recursos Negociador
- 38. Cambio organizacional: cualquier modificación de personal, estructura o tecnología (Robbins) Agente de cambio: Alguien que actúa como catalizador y asume la responsabilidad de manejar el proceso de cambio Tipos de cambio: De estructura De tecnología De personal (actitudes, percepciones, comportamientos) Gestion del cambio
- 39. Educación y comunicación Participación Facilitación y apoyo Manipulación Ingreso de nuevo personal Coerción Técnicas para reducer la Resistencia al cambio
- 40. CREATIVIDAD & INNOVACION Creatividad: desarrollo de nuevas ideas Innovación: utilización de las nuevas ideas Koontz Proceso creativo: Escaneo inconsciente Intuición (conecta el inconsciente con el consciente) Percepción Formulación lógica
- 42. Se puede aprender a ser creativo?: SI !!! Frases de Henry Ford: El que cree que puede y el que cree que no puede, ambos tienen razón.
- 43. Se puede aprender a ser creativo?: SI !!! Frases de Steve Jobs: