Archivo y control de documentos 468

DESARROLLO DE LOS RECURSOS EDUCATIVOS EN
LA EDUCACION INDUSTRIAL
EDVI 468
RAFAEL RIVERA ORTIZ

JONATHAN GONZALEZ MEJIAS

Introducción
En la actualidad al igual que en casi todas partes se
tiene una idea totalmente distorsionada de lo que
son en la realidad los archivos, ya que por lo general
nos dan la impresión de constituir un cúmulo de
papeles desorganizados, donde los documentos se
van juntando sin ningún criterio y donde cada quien
conserva o elimina lo que le parece oportuno para
desocupar o hacer espacio en la oficina.
Todo esto lo hemos revertir con el objetivo que nos
hemos trazado como reto para transformar esa
imagen en un conjunto de documentos importantes
que se deben conservar, clasificando y ordenando de
manera técnica y metódica.

?Que es un documento?
Un documento es cualquier información que se conserva en forma oral,
escrita o visual y que es producida o conservada por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es
por tanto un testimonio de la actividad humana.

La importancia de los documentos
Los documentos son esenciales para los individuos y el funcionamiento
de cualquier organización ya que contienen información necesaria
para las operaciones diarias de las instituciones.

La información que contiene un documento nos sirve de
 Base para tomar decisiones y planificar el futuro.

 Como evidencia.
 Para propósitos de impuestos.

 Fundamentos o base en procedimientos legales y cumplir con la ley.

 Base histórica.

Tipos de Documentos
 Cartas  Libros
 Memorandos  Revistas
 Informes  Catálogos
 Estados financieros  Mapas
 Facturas  Documentos legales
 Cheques  Fotografías
 Licencias  Trabajos de arte
 Solicitudes  Cotizaciones
 Manuales  Y otros
 Actas de reuniones
 Planos
 Presupuestos

Medios para conservar los documentos
 Papeles  Rollos de micropelícula.
 Tarjetas  Tarjetas de memoria para
 Cintas magnéticas agendas electrónicas.
 Fotos  Y otros.
 Videocintas
 Audiocintas
 Discos flexibles
 Discos duros de
computadora
 Disco óptico
 Discos compactos
 Microimágenes

Documentos que sirven como evidencia
 Recibos de compras.
 Cheques cancelados.
 Contratos.
 Cedulas.
 Tarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o de
licenciamiento militar.
 Licencias para ejercer una profesión u oficio.
 Pasaportes y evaluaciones.
 Amonestaciones escritas firmadas por el empleado.
 Normas de una empresa firmadas por el empleado.

?Que son archivos?
Los archivos también se conocen como ficheros o
(files)

El archivo es el arte de conservar en orden,
debidamente agrupados y protegidos, los
documentos pertenecientes a un individuo, firma,
asunto o zona geográfica.

El propósito principal de archivar es facilitar la
localización de los documentos y el uso de la
información cuando se necesita.

Métodos para conservar la información

 Gancho de espigón.
 Nido de paloma.
 Carpeta acordeón.
 Archivo horizontal.
 Electrónico.
 Archivo caja.
 Tabla channón.
 Archivo vertical.
 Archivo lateral.

Métodos para conservar información

Archivo
Archivo caja Archivo Lateral Archivo electrónico
horizontal

Archivo de carpeta de
Archivo vertical Archivo tabla shannon
cartón

Sistemas para la clasificación de documentos
 Sistema alfabético
Se rotulan con los nombres de los individuos o las
instituciones.
 Sistema numérico

El rotulo corresponden al numero asignado al individuo,
organización o asunto.
 Sistema por asunto

Los rótulos corresponden a los nombres de los temas.
 Sistema geográfico

El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.

Sistema de archivo manual
Este se emplea en combinación con el sistema de archivos
electrónico en la mayoría de las oficinas y se emplean de la
misma forma.
En el sistema manual los expedientes se mantienen en carpetas
que se colocan en gabinetes de archivo.
El expediente es el conjunto de todos los documentos
correspondiente a un individuo, asunto o negocio.
 Cartas

 Memorandos

 Formularios

 Ordenes de compra

 Facturas

Sistema de archivo electrónico y sus componentes

El sistema electrónico es el que procesa, maneja, conserva y
comunica la información de forma lógica mediante
computadoras.
 Computadora es la maquina que opera mediante

instrucciones.
 Sistema operativo este es el componente mas importante de

una computadora, y contiene las instrucciones que coordina
todas las funciones de los dispositivos y los programas. Ej.
(microsoft windows)
 Programas de aplicaciones estos se componen de una serie

de instituciones que le indican a la computadora lo que debe
hacer para realizar una tarea específica y guardar la
información.

Programas de aplicaciones mas utilizados

 Procesamiento de palabras.

 Administración de base de datos.

 Hoja de cálculo electrónicas.

 Presentaciones y aplicaciones graficas.

 Organizador personal.

Medios electrónicos donde se guarda información

 Iomega mini USB Drive.
 Disco duro.
 Discos flexibles.
 Tarjetas para computadoras personales de bolsillo.
 Cintas magnéticas.
 Discos compactos.
 Discos flexibles Iomega ZIP.

Archivo y control de documentos 468

Características del personal de la oficina

 Honestos.
 Confiables.
 Discretos.
 Responsables.
 Imparcial.
 Respetuosos.
 Puntual.
 Organizado.
 Laborioso.

Características de un sistema eficaz para la administración
de documentos
Un sistema eficaz es el que provee la información necesaria a
la persona indicada en el momento indicado al menor costo
posible.
 El personal que maneje los documento debe estar bien

preparado y motivado.
 Establecer sistemas adecuados y seguir procedimientos

factibles para el archivo, localización, préstamo,
transferencia, conservación y disposición de documentos.
 Es necesario fijar medidas de control para asegurar el logro

de metas y protección de la información.
 Es importante hacer buen uso del espacio .

 El equipo y los materiales deben ser compatibles entre si

con el tipo de documentos y el espacio disponible.

Aspectos éticos que rigen el manejo de información
Mucha de la información manejada en las oficinas es
confidencial o de naturaleza sensitiva. Esto incluye
 Planes y proyecciones de negocios.

 Las finanzas.

 Los diseños.

 La información de los empleados.

 Las nominas.

Guías que deben dirigir la conducta ética del profesional
en el manejo de la información
 Proteger la información de naturaleza confidencial que
afecte la imagen, ganancias o el bien de la institución.

 No alterar información.

 Respetar y proteger la información de los individuos y no
propiciarla por a personas no autorizadas.

 No curiosear en los archivos de otros empleados o
departamentos.

 Manejar cuidadosamente y con suma discreción la
información relacionada con la propiedad intelectual.

Principios éticos que deben regir la conducta del
profesional en su ambiente de trabajo.
 Respetar los derechos de los demás y la propiedad ajena.
 No copiar o utilizar programas de computadora sin la
autorización de su autor.
 Cumplir con los horario de trabajo establecidos y con la
entrega de trabajos o de información requerida.
 Cumplir con las normas establecidas y la política de la
empresa.
 Mantener las promesas echas y cumplir las obligaciones.
 Ser fiel a sus propios principios.
 Demostrar lealtad preservando la propiedad de la empresa.
 Utilizar el tiempo productivamente cuando atiende asuntos
bajo su atención.

Disposiciones legales en la administración de documentos
Existen leyes que regulan la privacidad, el uso y el manejo de
la de la información.
 Ley de privacidad de información de 1974.

 Ley de libertad de acceso a la información personal de

1979.
 Ley de privacidad de comunicaciones electrónicas de 1986.

 Ley HIPAA de 1996, efectiva en 2003(Health) insurance

portability and accountability act.
 Ley de informes justos en materia de crédito de1971.

 Ley de propiedad intelectual. Ley numero 96 de 1988,

enmendada en 1996.
 Ley de programas de computadoras de 1980.

Leyes que regulan la conservación de documentos
 Ley de administración de documentos públicos de Puerto
Rico.

 Ley de reforma y control de inmigración de Estados Unidos.

 Ley 44. Prohibición de discriminar a personas impedidas
1985

 Ley de compensación por accidentes del trabajo de Puerto
Rico 1935

Ley de beneficios por incapacidad no ocupacional
de 1968(SINOT)

Conclusión
En el desarrollo de este trabajo nos hemos convenciendo que
el arte de archivar es una labor apasionante, pero para esto
se requiere de mucho conocimiento y paciencia para
organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el
servicio de documentos a los administrados y a nuestra
propia Institución.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro
trabajo, cuando comprobemos el resultado eficaz de esta
tarea que se traducirá en una mayor eficiencia de la
administración y también en la difusión de la información y
el conocimiento.
Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la
memoria de nuestras instituciones, por lo que somos
responsables directos de proteger de manera integral y
adecuada el patrimonio cultural archivístico de nuestra
Institución y por ende, del País.

Bibliografias
 http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php.
 http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml.
 http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-
organizacion
-archivos-manual-archivero/documento-concepto-tipos-docum
.
 Administración de documentos-sistemas, procedimientos y
tecnologia/programa de educación comercial-Carmen M.
Correa/Abigail Díaz Colon.
 http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-
http://
organizacion
-archivos-manual-archivero/manejo-archivos-documentos-
introduccion.

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