Cna reportes ad-hoc_y_herramientas_analisis_y_planeacion
- 1. Sistemas de BI y reportes Ad-Hoc Análisis y Planeación Financiera
- 2. Datos, información, conocimiento Los conceptos que se muestran se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999) y Kaplan y Norton. Datos Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes Conocimiento El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción.
- 3. ¿Qué es Business Intelligence? Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios. Podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. Las principales técnicas de Business Intelligence que existen hoy en día son: Cuadros de Mando Integrales (CMI) (BALANCED SOCRECARD) – KAPLAN Y NORTON- Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)
- 4. Cuadro de Mando Integral El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o unidades. El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, en que está más orientados al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información.
- 5. Un dashboard (tablero de instrumentos) de BI es una sola página, que utiliza visualizaciones para contar una historia. Porque se limita a una sola página, un dashboard bien diseñado contiene sólo los elementos más importantes de la historia. Las visualizaciones que se ven en el tablero de mandos se denominan azulejos y cubren al tablero de informes. Las visualizaciones en un tablero de mandos provienen de reportes y cada reporte se basa en un conjunto de datos. De hecho, una forma de ver un dashboard es como una entrada a los informes y bases de datos subyacentes. Al seleccionar una visualización te lleva al reporte (y el conjunto de datos) que se utilizó para crearlo.
- 6. Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización. En principio, puede parecer que el análisis de datos es un proceso sencillo, y fácil de conseguir mediante una aplicación hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es así: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la información de manera estática, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas,etc. Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutivaes una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito. La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.
- 7. Departamento de ventas El BI facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así como responder a las nuevas oportunidades del mercado. También son posibles análisis de patrones de compra para aprovechar coyunturas de ventas con productos asociados. Departamento económico-financiero El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando así ciertas operaciones, que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestión, tesorería, balances y cuentas de resultados. Departamento de atención al cliente Aplicado a este ámbito, el BI permite evaluar con exactitud el valor de los segmentos del mercado y de los clientes individuales, además de ayudar a retener a los clientes más rentables. Departamento de recursos humanos Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los parámetros que más pueden afectar al departamento: satisfacción de los empleados, absentismo laboral, beneficio-hora/hombre,etc. Departamento de marketing El BI permite identificar de forma más precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir análisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las promociones en cada segmento. Departamento de compras El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculándolos con la información básica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar la información de cada factoría o cadena de producción, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras. Departamento de producción El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administración de inventarios hasta la planificación y la historización de la producción. El BI en los diferentes departamentos de la empresa En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su producción, sobre la efectividad de las campañas de marketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que pueden proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la información disponible en la organización:
- 8. En definitiva, una solución BI completa permite: Comprender ¿por qué ocurre? Predecir ¿qué ocurriría? Colaborar ¿qué debería hacer el equipo? Decidir ¿qué camino se debe seguir? Observar ¿qué está ocurriendo?
- 9. Arquitectura de una solución de Business Intelligence
- 10. Beneficios de un sistema de BI Nos olvidamos de las especulaciones Si el funcionamiento de tu negocio está fundamentado en las conjeturas, es porque te faltan datos para construir una estructura fiable que te permita tomar decisiones bien informadas. Nos da respuestas más rápidas Otro gran incentivo para implementar una herramienta de BI es que puedes conseguir respuestas inmediatas a las preguntas de tu negocio. Puedes tomar decisiones sin tener que revisar un montón de páginas de informes y perder el tiempo. Puedes conseguir importantes métricas sobre tu negocio Los KPIs son métricas que nos ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia. Estas unidades de medida nos indican nuestro nivel de desempeño.
- 11. Conseguir información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes Uno de los mayores beneficios de tener una plataforma BI en tu organización es tener la posibilidad de investigar lo que el mercado está adquiriendo. Identificar las oportunidades de cross-selling y up-selling Las plataformas BI te permiten utilizar los datos de clientes para mejorar tus modelos de venta tradicionales, así como para ayudar a tu personal de ventas a implementar técnicas de cross- selling y up-selling en los puntos de venta más adecuados. Beneficios de un sistema de BI Permite optimizar las operaciones Cuando se implementa un sistema de BI, podemos empezar a conseguir insights detallados sobre el rendimiento de nuestras operaciones. Esto nos permite conocer las áreas en las que necesitamos mejorar o modificar algo a fin de optimizar y racionalizar nuestras operaciones.
- 12. Desarrollar la eficiencia Hay muchas organizaciones que pierden una gran cantidad de tiempo buscando información desde sus diferentes fuentes de datos en los momentos en los que necesitan obtener una comprensión más profunda de su empresa. Encuentra cuáles son tus costes de producción reales Los programas BI pueden darte unas estadísticas más elaboradas sobre los costes de producción de tu compañía, así como de tu habilidad de hacer cambios en esa producción para conseguir una rentabilidad mayor. Crear un mejor inventario Tus clientes pueden recibir lo que necesitan en el momento en el que ellos quieren y tu empresa no tiene la carga adicional de tener que almacenar el exceso de inventario. Entender mejor el pasado, presente y futuro de tu empresa Uno de los puntos fuertes de los sistemas de Inteligencia de Negocio es darte la oportunidad de conocer el estado de tu negocio en un período concreto de tiempo Beneficios de un sistema de BI
- 13. Servicios que ofrecemos: Establecimiento • Establecimiento del sistema de BI en uno de los tres principales sistemas que existen en el mercado (Qlikview, Power BI o Tableau) • Amplio catálogo de reportes y herramientas, (utilizados por empresas multinacionales reconocidas por su manejo del negocio). • Análisis del negocio para tropicalizar las herramientas de análisis. • Minería de datos y sanity test para la confiabilidad de los reportes. Especificación • Determinación de KPI’s • Requerimientos especiales del reporte para hacerlo lo más específico posible • Enfocar la preparación del reporte para un usuario o nivel de usuarios específico • Adecuaciones de formatos Publicar • Periodo de prueba • Establecer método de publicación • Periodicidad del reporte • Capacitación y documentación
- 14. Proceso para el desarrollo de herramientas y reportes • Análisis de información a mostrar • Se determina el nivel de consolidación o granularidad de los datos • Se determinan las fuentes de información primarias y secundarias (internas y externas) • Mapeo de tablas (en consultas directas a bases de datos) • Recolección de información • Verificación de consistencia y congruencia de la información • Depuración de datos • Agrupación de información • Definición de KPI’s Definición de objetivo y alcance
- 15. Controlesy manejo de datos • Diseño de puntos de control • Determinación de los niveles de agrupación (cubo de datos) • Diseño de la estructura de los datos (modelado de datos) • Definición de método estadístico inferencial (para modelos de planeación) • Diseño de vistas del reporte • Se determina la periodicidad ideal para el reporte • Se analiza y escoge la herramienta ideal para desarrollar el reporte • Se escoge el performance más adecuado para el desarrollo (optimización de rendimiento) • Reglas para datos significativos (decimales, negativos, límites de semaforización
- 16. Validación, revisión y corrección • Realizar plan de validación, (en base a puntos de control y reglas para consulta) • Verificación de funcionamiento, (en caso de ser dinámico) • Muestreo de resultados para asegurar veracidad de información contenida • Revisión con el usuario solicitante • Correcciones y adecuaciones a solicitud del usuario • Determinación de periodo Beta • Documentación (manuales e instructivos) y capacitación • Liberación a la operación
- 17. Davenport, T. y Prusak, L. (1998): “Working Knowledge”. Harvard Business Scholl Press. Boston. Kaplan, R. y Norton, D. (1997): “Cuadro de mando integral (The Balanced Scorecard)”. Gestión 2000. Barcelona.