Comunicacion Organizacional
- 1. COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Ps. Diana Dueñas Castillo Esp. En Gerencia de RRHH
- 2. DEFINICIÓN No puede haber grupos sin comunicación. Entendida como el intercambio de significados (información, ideas) entre sus miembros. Implica la transferencia y comprensión del significado. Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y los demás la comprenden. La comunicación perfecta, si hubiera tal cosa, se daría cuando un concepto o idea se transmitiera en forma tal que la imagen mental que se formara el receptor fuese exactamente la misma que concibió el emisor.
- 3. FUNCIONES Control: La comunicación formal e informal sirve para controlar el comportamiento de los empleados. Motivación: Al aclarar lo que los empleados deben hacer, lo que están haciendo bien y lo que deben mejorar. Expresión emocional: La comunicación se convierte en un escape de sentimientos satisfacción de necesidades sociales entre los miembros de un grupo. Información: Ofrece la información que individuos y grupos necesitan para la toma de decisiones al transmitir datos para identificar y evaluar opciones alternativas.
- 4. Ninguna de estas funciones ha de considerarse más importante que las otras. Para que los grupos tengan un buen desempeño, deben ejercer alguna forma de control sobre sus integrantes, deben ofrecer estímulos para trabajar, medios para la expresión de emociones y opciones de toma de decisiones. Casi todo acto de comunicación que tiene lugar en un grupo u organización realiza una o más de estas cuatro funciones. FUNCIONES
- 5. EL PROCESO DE LA COMUNICACION MENSAJ E MENSAJ E MENSAJ E MENSAJ E RETROALIMENTACIÓN
- 6. DIRECCION DE LA COMUNICACION • Descendente: La comunicación pasa de un nivel de un grupo u organización a un nivel inferior. • Ascendente: La comunicación se dirige a un nivel superior en el grupo u organización. • Horizontal: Cuando la comunicación tiene lugar entre los integrantes del mismo grupo de trabajo, entre los miembros de grupos del mismo nivel.
- 7. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL Hay tres métodos básicos para intercambiar información entre los miembros de un grupo: 1. Comunicación Oral Discursos, encuentros formales entre dos personas o discusiones en grupo y sistemas informales de rumores, son formas populares de comunicación oral. Ventajas: -La velocidad y la retroalimentación. -Si el receptor no está seguro del mensaje, el emisor lo detecta por la retroalimentación inmediata y puede corregirse pronto. La principal desventaja de la comunicación oral aflora en las organizaciones o dondequiera que el mensaje deba pasar a través de varias personas
- 8. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 2. Comunicación Escrita Memorandos, cartas, correo electrónico, transmisiones de fax, publicaciones de las organizaciones, noticias publicadas en los tableros de avisos y cualquier otro medio de transmitir por escrito palabras o símbolos. Ventajas: -Es tangible y verificable. . -Generalmente tanto el emisor como el receptor guardan un registro del intercambio. -El mensaje puede guardarse indefinidamente. -Se es más cuidadoso con la palabra escrita que con la oral, por lo que se está obligado a pensar mejor en lo que se quiere comunicar en un mensaje escrito que en uno hablado. Desventaja: -Consumen tiempo. -No cuenta con un medio incorporado de retroalimentación.
- 9. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 3. Comunicación No verbal Movimientos del cuerpo, la entonación o énfasis que damos a las palabras, las expresiones del rostro y la distancia física entre el emisor y el receptor. Todo movimiento corporal posee un significado y ningún movimiento es accidental. Actuamos de acuerdo con nuestro estado de ánimo. Los dos mensajes más importantes que comunica el lenguaje corporal son 1) el grado en el que un individuo simpatiza con otro y se interesa en sus opiniones, y 2) el estatus relativo percibido entre emisor y receptor. La posición o el movimiento del cuerpo no tiene por sí mismo un significado preciso o universal, pero cuando se enlaza al lenguaje hablado, confiere un sentido más completo al mensaje del emisor.
- 10. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Redes Formales de grupos pequeños: -Cadena: sigue rígidamente las líneas formales de mando. La comunicación fluye de arriba abajo. -Rueda: el líder actúa como conducto central de las comunicaciones del grupo. La comunicación es más restringida. -Multicanal: permite que los miembros del grupo se comuniquen activamente entre sí.
- 11. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Redes Informales: •Rumores: Aunque sean informales, no quiere decir que no sean una fuente importante de información. Tiene 3 características: -No los controla la administración. -La mayoría de los empleados les conceden más credibilidad que a los comunicados formales emitidos por la dirección. -Sirven sobre todo a los intereses personales de los involucrados. Señala a los administradores los temas confusos que los empleados consideran importantes y que les crean ansiedad. Por tanto, son a la vez un filtro y un sistema de retroalimentación en el que se recogen los asuntos relevantes para los trabajadores.
- 12. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Redes Informales: •Comunicación por computadora: -Correo electrónico -Intranet y extranet -Videoconferencia
- 13. Correo electrónico: Ha reducido notablemente el número de memorandos, cartas y llamadas telefónicas que hacían los empleados para comunicarse entre ellos y con proveedores, clientes y otros interesados externos. -Los mensajes de correo electrónico se escriben, corrigen y guardan rápidamente. -Se pueden enviar a una persona o a miles con el clic de un ratón. -Se pueden leer por completo, a conveniencia del destinatario. -El costo es una fracción de lo que costaría imprimir, reproducir y distribuir cartas o folletos Su desventaja radica en la sobrecarga de información y que adolece de contenido emocional
- 14. • Intranet y extranet: Las intranets son redes privadas de información que se han convertido rápidamente en el medio preferido de comunicación entre los empleados de una compañía. Las organizaciones crean enlaces de extranets para conectar a los empleados internos con ciertos proveedores, clientes y socios estratégicos.
- 15. • Videoconferencia: - Son una extensión de los sistemas de intranet y extranet. • Permiten a los empleados de la organización sostener juntas con personas ubicadas en otros lugares, a través de audio y video en vivo.
- 16. ELECCION DEL CANAL DE COMUNICACION Riqueza de canal: La cantidad de información que puede transmitirse en un episodio de comunicación. Las conversaciones en persona son las más ricas porque ofrecen muchas claves de información,, retroalimentación inmediata y el toque personal de “estar ahí”. Los medios escritos impersonales, como los informes formales y los boletines, son los menos ricos Depende de que el mensaje sea de rutina o no.
- 17. Riqueza de información en los canales de comunicación
- 18. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ Filtrado: Manipulación deliberada de la información por parte del emisor de tal manera que sea más favorable a los ojos del receptor. El principal determinante del filtrado es el número de niveles en la estructura de la organización. Cuantos más niveles verticales haya en la jerarquía, hay más probabilidades de que se produzcan filtrados. Percepción selectiva: Los receptores ven y escuchan selectivamente, basados en sus necesidades, motivaciones e intereses y otras características personales.
- 19. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ • Sobrecarga de información: Cuando la información con la cual debemos trabajar excede nuestras facultades. • Emociones: El estado de ánimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje influirá en la forma de interpretarlo. • Lenguaje: las palabras tienen significados distintos para diversas personas. • Ansiedad por la comunicación: Tensión y ansiedad indebidas ante la comunicación oral y escrita.
- 20. FIN