Contabilidad de costos david cuji 6º d
- 2. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE COSTOS Concepto de Contabilidad de Costos La Contabilidad de Costos es un sistema de información que clasifica, asigna, acumula y controla los costos de actividades, procesos y productos, para facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Costo: Desembolso, egreso o erogación que reportará un beneficio presente o futuro, por tanto es capitalizable, es decir, se registra como un activo; cuando se produce dicho beneficio, el costo se convierte en gasto. Gasto: Es un desembolso, egreso o erogación que se consume corrientemente, es decir en el mismo período en el cual se causa, o un costo que ha rendido su beneficio. Los gastos se confrontan con los ingresos (es decir, se presentan en el Estado de Resultados) para determinar la utilidad o la pérdida neta de un período. Ejemplos de costos: En general, todos los egresos relacionados con la función de Producción de una empresa, como son: Compra de materiales; Seguros de los equipos productivos, Vigilancia de la Planta de Producción, Salarios de los empleados del área productiva, depreciaciones de los equipos, servicios públicos de la planta de producción, egresos de mantenimiento, etc. Ejemplos de gastos: Todos los egresos relacionados con las funciones de Administración y Ventas de una organización, como son: Salarios del personal administrativo y de ventas, depreciación de los edificios donde funcionan las oficinas administrativas y de mercadeo, gastos de papelería y útiles de las oficinas de Gerencia General, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Auditoría interna, Archivo General, etc. El costo de la mercancía vendida es un costo de producción convertido en gasto. Un costo puede tener distintas características en diferentes situaciones según el producto que genere: Costo-Activo: Existe cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos va mas allá del potencial de un periodo, Ejemplo: Adquisición de un edificio, maquinaria.
- 3. Costo-Gasto: Es la proporción de activo o el desembolso de efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo de un periodo, que comparado con los ingresos que generó da por resultado la utilidad realizada en el mismo. Ejemplo: Depreciación edificio. Costo-Pérdida: Es la suma de erogaciones que se efectuó pero que no generó los ingresos esperados, por lo que no existe un ingreso con el cual se puede comparar el sacrificio realizado. Ejemplo: Cuando se incendia un equipo de reparto que no estaba asegurado. Comportamiento de los costos desde el punto de vista económico Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en forma lineal, es decir, en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción. La línea para los costos unitarios variables es constante y la línea para los costos unitarios fijos declina, más agudamente en los niveles de producción bajos, donde el efecto de las unidades agregadas sobre los costos fijos es mayor, y menos agudamente en los niveles superiores. El costo total por unidad también muestra una declinación pronunciada en los niveles inferiores debido a la influencia de los costos fijos. En economía se considera que los aumentos o disminuciones en los costos variables ocurren a un ritmo variable. Como consecuencia, en economía también cambia el costo unitario variable promedio, que es constante en contabilidad. El decremento en el costo unitario variable, que ocurre en los niveles de poca actividad, se origina debido a un aumento de la eficiencia. El aumento en el costo unitario variable ocurre en los niveles de operación muy elevados cuando se llega al punto de utilidad decreciente, en este punto ocurren embotellamientos. Los costos unitarios que resultan de los sistemas de contabilidad son costos promedio; la teoría de la economía se ocupa de los costos marginales. Un costo marginal representa el aumento en los costos totales que resulta de la producción de una unidad adicional. De acuerdo con la teoría económica, las utilidades de la empresa se maximizan en el punto en el cual el ingreso marginal, es decir, el aumento en el ingreso derivado de la venta de una unidad adicional, es igual al costo marginal. 1.1 Función de la contabilidad de costos 1. Proporcionar la información para determinar el costo de ventas y poder determinar la utilidad o pérdida del período.
- 4. 2. Determinar el Costo de los inventarios, con miras a la presentación del balance general y el estudio de la situación financiera de la empresa. 3. Suministrar información para ejercer un adecuado control administrativo y facilitar la toma de decisiones acertadas. 4. Facilitar el desarrollo e implementación de las estrategias del negocio. 1.2 Naturaleza de los costos COSTOS. Son desembolsos o sacrificios de valores que reportan beneficios futuros; son capitalizables e inventariables y hacen parte del Balance General. Los valores de los materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación y en general todo lo que tenga que ver con producción, es considerado como costos. GASTOS. Son desembolsos que prestan beneficios para un solo periodo, no son capitalizables y se muestran en el estado de Ganancias y Pérdidas. En general, todos los desembolsos que tengan que ver con administración y ventas son considerados como gastos. PÉRDIDAS. Son desembolsos que no representan ningún beneficio y descapitalizan la empresa; se muestran en el Estado de Ganancias y Pérdidas; como ejemplo de pérdidas pueden citarse los robos, destrucciones o incendios. SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS. Es un conjunto de procedimientos y normas que nos permiten: Conocer el costo de la mercancía vendida, es decir, cuánto nos cuesta producir algo. Definir los mecanismos de control administrativo. Contribuir en el proceso de toma de decisiones. ELEMENTOS FUNDAMENTALES DEL COSTO. Los elementos fundamentales del costo, es decir, aquellos que son indispensables para determinar el costo de producir un artículo, son los siguientes: Materiales Directos. Son aquellas materias primas que intervienen directamente en la elaboración de un producto y cumplen las siguientes características:
- 5. Se pueden identificar fácilmente con el producto. Su valor es significativo. Su uso es relevante dentro del producto. Mano de Obra Directa. Está constituida por los salarios, prestaciones sociales y aportes patronales que devengan los trabajadores que transforman realmente el producto. La suma de los dos primeros elementos, o sea de los materiales directos y la mano de obra directa, es conocida generalmente en los medios industriales como costo primo. Costos Indirectos de Fabricación. Son aquellos que se requieren para poder producir y están relacionados con la función producción. Los costos indirectos de fabricación (CIF) llamados también costos generales de fabricación o carga fabril pueden ser: Materiales indirectos: tales como: combustibles, lubricantes, aceites, materiales de aseo, elementos de mantenimiento y reparación; todos estos relacionados con producción. Mano de obra indirecta: comprende los sueldos, prestaciones sociales y aportes patronales del personal de producción que no transforma directamente el producto tales como supervisores, auxiliares, guardas, personal de mantenimiento. Costos generales de fabrica: comprende aquellos rubros relacionados con producción tales como: seguros, fletes, depreciación de edificios y equipo de fabrica, alquileres, impuestos de fabrica, servicios públicos, entre otros. La suma de los costos por concepto de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, es conocida con el nombre de costos de conversión, o sea, los necesarios para transformar los materiales en productos finales. 1.3 Métodos de costeo Dentro de la contabilidad de costos tradicional, todos los costos de fabricación se incluyen en el costo de un producto para propósitos de costos de inventario, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. Este método se conoce como costeo absorbente o costeo total. La característica básica del sistema de costos por absorción es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período. En el método de costeo directo o variable, los costos de fabricación variable se asignan a los productos fabricados. La principal distinción de costo bajo este sistema es la que existe entre costos fijos y variables. Los costos de fabricación variables son los únicos costos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del
- 6. hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. La cantidad y presentación de las utilidades varían bajo los dos métodos. 1.4 La contabilidad de costos como una herramienta de control Un control de costos efectivo se caracteriza por la correcta observación de los siguientes aspectos: • Delineación de centros de responsabilidad. Un "centro de costo" representa una actividad relativamente homogénea para la cual existe una clara definición de autoridad. • Delegación de autoridad. • Estándares de costos. El control de costos supone la existencia de un criterio razonable para medir la participación. El individuo cuya responsabilidad se evalúa debe participar en la elaboración de los estándares. • • Determinación de costos controlables. Sólo los costos que son controlables directamente por un individuo deben considerarse en la evaluación de su responsabilidad. • Informe de costos. Se requieren informes de costos significativos y oportunos, los cuales deben compararse con los resultados reales y los estándares. • Reducción de costos. El control de costos alcanza su máximo nivel de perfección cuando existe un plan formal para eliminar las desviaciones de las normas de costos. Es conveniente comparar los costos totales reales con: 1. Costos totales presupuestados. 2. Costos totales estándares. 3. Costos totales reales de períodos anteriores. 4. Costos unitarios reales de otros departamentos o plantas. Los costos presupuestados son estimados de lo que se considera que serán los costos. Los costos estándares son medidas de lo que se considera que deberían ser los costos. Los costos reales representan lo que fueron los costos.
- 7. 1.5 Clasificación de los costos Clasificación primaria del costo • Los desembolsos pueden gastarse o compararse con los ingresos en el período en el cual se producen (gastos que no son de fábrica: mercadotecnia, venta, distribución, gastos administrativos. • Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, gastos o cargos diferidos u otros activos, y después depreciarse, amortizarse o agotarse. Tales cargos son: 1. "Gastados" en el período incurrido si no se relacionan con la producción. 2. "Inventariados" como costo de producto si no se relacionan con la producción, o más bien, con funciones que no son de fabricación (depreciaciones). • Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de productos que, cuando sean vendidos, se convertirán en el renglón de costos de artículos vendidos en el estado de resultados. Clasificación y comportamiento de los costos De acuerdo con la función en que se incurren: • De producción: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra (que interviene directamente en la transformación del producto) y gastos de fabricación indirectos (intervienen en la transformación del producto, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa). • De distribución o venta: son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. • De administración: se originan en el área administrativa. Con relación al volumen de actividad: es decir, su variabilidad: • Variables: mantienen una relación directa con las cantidades producidas, son proporcionales al volumen de trabajo (materiales, energía). • Semivariables: en determinados tramos de la producción operan como fijos, mientras que en otros varían y, generalmente, en forma de saltos (pasar de un supervisor a dos supervisores); o que están integrados por una parte fija y una variable (servicios públicos). • Fijos: (estructurales) en períodos de corto a mediano plazo, son constantes, independientes del volumen de producción (alquiler de la fábrica, cargas sociales de operarios mensualizados). Existen dos categorías: 1. Costos fijos discrecionales: son susceptibles de ser modificados (sueldos, alquileres).
- 8. 2. Costos fijos comprometidos: no aceptan modificaciones, son los llamados costos sumergidos (depreciación de la maquinaria) Según su identificación con alguna unidad de costeo: • Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (materiales, mano de obra, consumidos por un trabajo determinado). • Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.). Un costo que es directo para una sección puede ser indirecto para otra. Los costos se convierten en asignados, puesto que deben asignarse, cargarse o aplicarse a productos, procesos, trabajos u otras secciones del negocio. La asignación de los costos indirectos implica el uso de una base o índice que refleje la manera en que se utiliza el costo indirecto en secciones distintas. Puesto que la selección de una determinada base para asignar los costos a menudo es cuestión de criterio, cuanto mayor sea la proporción de costos totales que puedan clasificarse como directos, tanto más precisos serán los costos. Los antecedentes doctrinarios coinciden en que la diferencia entre costos directos e indirectos es la posibilidad o conveniencia de su identificación con alguna unidad de costeo. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados. • Históricos: se incurrieron en un determinado período. • Predeterminados: son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar los presupuestos. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: • Del período: se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. • Del producto: se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crédito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un período determinado, quedarán como inventariados. Según el grado de control: • Controlables: las decisiones permiten su dominio o gobierno por parte de un responsable (nivel de producción, stock, número de empleados). Es decir, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. • No controlables: no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo laboral).
- 9. La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerárquico existe un mayor grado de variables bajo su control. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. Estos costos son los fundamentos para diseñar contabilidades por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo. Según su cómputo: • Costo contable: sólo asigna las erogaciones que demanda la producción de un bien: materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación. • Costo económico – técnico: computa todos los factores utilizados. Agrega otras partidas que si bien no tienen erogación, sí son insumos o esfuerzos que tienen un valor económico por su intervención en el proceso: el valor locativo del inmueble propio, la retribución del empresario y el interés del capital propio. No significan egresos periódicos, sí son ingresos medidos en términos de costo de oportunidad, que se renuncian a percibir por ser utilizados en provecho del propio titular de dichos factores. El costo es unidad de medición de esfuerzo de los factores de la producción destinados a satisfacer necesidades de la humanidad y generar ingresos para la empresa. La teoría general de los costos debe abarcar todos los procesos o etapas de la actividad, que crean riquezas y agregan valor, y es de aplicación en cualquier sistema político: capitalista, socialista, etc. De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones: • Relevantes: se modifican o cambian de acuerdo con la opción que se adopte, también se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciación del edificio permanece constante, por lo que es un elemento relevante para tomar la decisión. • Irrelevantes: son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido. De acuerdo con el tipo de costo incurrido: • Desembolsables: implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la contabilidad. • De oportunidad: se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción. El costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de contabilidad. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad:
- 10. • Diferenciales: son aquellos aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en la operación de la empresa: 1. Costos decrementales: cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación. 2. Costos incrementales: cuando las variaciones en los costos son ocasionados por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa • Sumergidos: independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados. De acuerdo con su relación a una disminución de actividades: • Evitables: son aquellos plenamente identificables con un producto o departamento, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, estos costos se suprimen. • Inevitables: son los que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa. Características de los costos fijos. 1. Controlabilidad. Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. 2. Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada. 3. Están relacionados con un nivel relevante. Permanecen constantes en un amplio intervalo. 4. Regulados por la administración. 5. Están relacionados con el factor tiempo. 6. Son variables por unidad y fijos en su totalidad. Características de los costos variables. 1. Controlabilidad. Son controlables a corto plazo. 2. Son proporcionales a una actividad. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad. 3. Están relacionados con un nivel relevante, fuera de ese nivel puede cambiar el costo unitario. 4. Son regulados por la administración. 5. En total son variables, por unidades son fijos.
- 11. 1.6 Métodos para segmentar los costos semivariables Método de estimación directa. Estos métodos se aplican en ciertos casos específicos, concretos y generalmente no son adaptables a partidas ordinarias. a) Basados en estudio de tiempo y movimiento: Se aplican cuando no se tiene un buen registro de costos históricos o cuando se trata de una situación nueva en la organización. b) Basados en el análisis de la administración de los datos históricos. c) Aplicación de estos métodos. 2. Método punto alto-punto bajo. Este enfoque se basa en la estimación de la parte fija y variable en dos diferentes niveles de la actividad las cuales son calculadas a través de una interpolación aritmética entre los dos diferentes niveles bajo el supuesto de un comportamiento lineal. Su metodología de aplicación consiste en seleccionar la actividad que servirá como denominador, que puede ser horas maquinas, horas de mano de obra. etc. Contabilidad y control de los elementos de costos 2.1 Flujo de costos y cuentas de costos de producción El flujo de los costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. En un sentido amplio, el ciclo de producción puede dividirse en tres fases principales: 1. Almacenamiento de materias primas. 2. Proceso de fabricación de las materias primas en artículos terminados. 3. Almacenamiento de artículos terminados, aunque en muchas empresas el control de los artículos terminados está bajo la jurisdicción del departamento de ventas, y por lo tanto técnicamente no debe considerárselos como parte del ciclo de producción. En la contabilidad de costos se emplean tres tipos generales de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados. Los cargos a la cuenta trabajo en proceso consisten en los tres elementos de costos de fabricación: materias primas empleadas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Los costos de las materias primas empleadas y la mano de obra directa, que se producen normalmente, se cargan directamente a la cuenta Trabajo en proceso.