Curso de Administración de Empresas
- 1. CURSO ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS1 Lección 1. La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio; esto indica una función de autoridad y de inferioridad; es decir, es aquel que realiza una función bajo el mando de otro. Según Brook Adams.es la capacidad de coordinar muchas energías para que se puedan operar en una sola unidad. Koontz & O'Donnell Es la dirección de un organismo social, con el fin de alcanzar sus objetivos. George Terry. Es lograr un objetivo mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol. Prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Wilburg Jiménez Castro. "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos". La importancia de la administración se ve reflejada en la productividad y eficiencia; y esto se demuestra, ya que donde hay un organismo social hay administración, y el éxito de esta se observa en la buena administración, y la administración se aplica a las grandes empresas ya que se necesita una administración científica, en las pequeñas porque ellas crecen gracias a la forma de administrar Las características de la administración son: Universalidad; donde haya un organismo social hay administración Su especificidad: Es especifica así este acompañada de varios elementos Su unidad temporal: Es único y se está dando en todo momento, en mayor o menor proporción Su unidad jerárquica: Todos los poseen carácter de jefes en un organismo social. Lección 2. Existen términos que se utilizan con frecuencia en la administración y son los siguientes Eficacia: Alcanzar las metas Eficiencia: Logro de las metas con la menor cantidad de recursos Productividad: Relación producto-insumo en un período con un control de calidad; hay que tener en cuenta la productividad de los materiales y las maquinas 1 Lina Mora Estudiante de Contaduría Pública Universidad Libre
- 2. Lección 3. Entorno de las empresa Se encuentran varios elementos que inciden en la empresa y estos están dentro del Macro ambiente y Microambiente. En el macro ambiente se encuentran están todas las condiciones externas de una organización, es decir que la organización no tiene control sobre ellas, dentro de estas se encuentran condiciones de tipo económico, socio-culturales, político-legales, tecnológicas, ecológicas. En el microambiente se encuentra integrado por aquellos factores que la empresa puede controlar, entre ellos se encuentran los clientes, proveedores, la competencia y los reguladores. Lección 4. Conducta ética y responsabilidad social en Administración. La ética estudia la conducta humana relacionada con la sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o "no debe" hacerse en una sociedad determinada. Según Harlod Koontz establece las siguientes distinciones de la ética Ética personal: Son las reglas con las que una persona conduce su vida personal Ética contable: Hace referencia al código que rige a los contadores Ética empresarial: Tiene que ver con la verdad y la justicia y tiene que ver con las expectativas de la sociedad. La conducta ética es aquella en la que la sociedad acepta como correcta o buena y la responsabilidad social es aquella en la que la empresa realiza sus acciones que le sirvan a esta y a la sociedad. Lección 5. Globalización y Administración La globalización, se entiende como la mundialización, y es un reto de las empresas de pertenecer a esta, ya que es la conquista de los mercados, sin embargo la contrapartida es la fuerte competencia que hay, para algunas empresas esto no es problema, sin embargo ese es reto de las empresas de hoy. Lección 6. Administración Científica (Taylor). A finales del siglo XIX e inicios del siglo XX, se observa una preocupación por la producción a gran escala; en esta época aparece el Ingeniero estadounidense Frederick Winslow Taylor (1856-1915), considerado como el padre de la teoría científica. El empezó a analizar la forma en la que trabajaban los obreros y determino varias conclusiones, como que no tenían un incentivo económico, no había un sistema efectivo de trabajo, no se tenían en cuenta sus habilidades.
- 3. En 1911 publico su libro "Principios de la Administración Científica" y se basa en los siguientes principios. 1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos. 2. Obtención de armonía, en lugar de discordia. 3. Cooperación en lugar del individualismo. 4. Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores. Lección 7. Teoría Clásica de la Organización (Fayol) Henry Fayol (1841-1925) considerado como el padre del proceso administrativo, ya que decidió el trabajo en áreas funcionales, su teoría se basa en las siguientes reglas. Planeación Dirección Coordinación Control3 Fayol creía que la administración se podía enseñas y por esta razón planteo 14 principios, aclara que no son rígidos ya que existen diferentes situaciones, se pueden aplicar con universalidad. Dentro de los cuales se destacan los siguientes Autoridad Jerarquización Equidad Lección 8. El enfoque de Sistemas en Administración. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. El origen de estos se remontan a la teoría aristotélica de Causa y efecto. Ludwing Von Bertalanffy, indicó que no existe elemento físico o químico independiente, todos se conectan entre sí. Los sistemas se pueden clasificar en: El grado de interacción con otros sistemas Su composición material y objetiva Su capacidad de respuesta Su movilidad interna Su grado de dependencia
- 4. Y se encuentran 4 elementos básicos para su funcionamiento. 1. Entradas o insumos 2. Procesamiento 3. Salidas o producto 4. Retroalimentación Los sistemas se componen de subsistemas y los sistemas siempre se encuentran dentro de un macro sistema. Lección 9. Otras teorías de Administración Escuela Matemática de la Administración. En la administración, esta ha realizado bastantes aportes; esta ha aportado en los campos de relación con personas, relación maquinas-personas, relación a movimientos. La matemática aplicada a problemas de administración se conoce como investigación de operaciones y tiene un enfoque hacia la toma de decisiones. Enfoque de contingencias. Se basa en que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular. Modelo de las 7-S de McKinsey. Ha sido comprobado en varias empresas, la teoría y la práctica se apoyan entre sí, parte de 7 premisas que la empresa debe tener claras: 1. HABILIDAD (SKILLS) 2. ESTRUCTURA (STRUCTURE) 3. SISTEMAS (SYSTEMS) 4. ESTILO (STYLE) 5. PERSONAL (STAFF) 6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED VALUES) 7. ESTRATEGIA (STRATEGY) Calidad Total. Es el comportamiento para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control aumentando la calidad y disminuyendo los costos. Consta de 4 pasos para implementar la calidad total a) Conocimiento de los cambios a efectuar. b) Aplicación de los conocimientos. c) Cambios en las conductas personales. d) Cambio en el comportamiento grupal. e) Hacer bien las cosas desde la primera vez. También costa de 4 etapas para alcanzar la calidad total. Etapa 1: Producir bienes y/o servicios que se entreguen tal y como se generan. Etapa 2: Entregar productos y proporcionar servicios sin defectos, repitiendo los que no cumplen con las especificaciones Etapa 3: Producir con "cero defectos"
- 5. Etapa 4: Producir con "cero defectos" bienes y/o servicios incorporando las necesidades del cliente al diseño y elaboración de los mismos. Lección 10. La Empresa. Generalidades La empresa es una entidad económica de carácter pública o privada dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas. El mercado es un conjunto de consumidores potenciales y proveedores la empresa debe orientarse hacia la necesidad. La finalidad de una empresa es · Satisfacer a los clientes · Obtener la máxima rentabilidad · Obtener resultados a corto plazo · Beneficiar a la comunidad · Dar servicio a los clientes · Beneficiar a los empleados · Dar imagen personal Sin embargo esto no es tan rígido por así decirlo ya que ha llevado a la quiebra a varias empresas; esto se basa básicamente en satisfacer al cliente o beneficiar a otros. Los recursos básicos de una empresa son materiales, financieros, humanos, técnicos- administrativos. Dentro de las funciones se encuentran las siguientes que toda empresa debe tener, Recursos Humanos, Producción, Mercadotecnia, Finanzas, Administración. Hay varias formas de clasificar las empresas, se encuentran las siguientes: Por su tamaño: · Pequeña: Activos menores a $100,000.00 dólares, con menos de 20 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional. · Mediana: Activos menores a $250,000.00 dólares, con menos de 100 empleados laborando y su producto solamente llega al ámbito nacional. · Grande: Activos mayores a $250,000.00 dólares, tiene más de 100 empleados, y su producto abarca el mercado internacional. Por su actividad económica: · Extractivas · Industriales o fabriles · Comerciales · Financieras · Empresas de Servicio Por su constitución patrimonial.
- 6. · Públicas · Privadas Lección 11. El Proceso Administrativo La vida de todo organismo social se desarrolla en dos etapas La primera etapa: se basa en la estructuración o construcción del organismo La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el organismo, desarrolla las funciones en toda plenitud. Sin embargo, los siguientes autores exponen su teoría acerca del proceso administrativo. Henry Fayol. Previsión, organización, comando, coordinación y control. Koontz & O'Donnell. Planeación, organización, integración, dirección y control. G. R. Terry. Planeación, organización, ejecución y control. Agustín Reyes Ponce. Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control. Burt K. Scanlan. Planeación, organización, dirección y control. De acuerdo con estas teorías, podemos determinar dos fases, la estática y la dinámica. Fase estática, compuesta por la previsión, planificación y la organización. Fase dinámica cuya implantación dentro de la organización, permite ver con mayor claridad lo que al momento se está haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones. Lección 12. La previsión La previsión es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir", en este momento, con los constantes cambios no es suficiente solo con ser visionario, hay que ser previsor y estar preparados para cualquier acontecimiento. Principios de la Previsión. · Principio de consistencia de dirección: ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. · Principio de la Primacía: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).
- 7. · Principio de la transitividad: que la previsión está inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas. · Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto realizar, se debe llevar a cabo en los tiempos programados, evitando demoras. Lección 13. Planificación La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, es importante la planificación, ya que propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos, maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Existen diferentes tipos de planes, en los que se encuentran, Misión, Visión, Objetivos, Metas, Políticas, Reglas, Estrategias, Programas, Presupuestos, Procedimientos. Lección 14. El proceso de la Planificación Planificación Estratégica. La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo, tiene como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Las etapas formales de la planificación estratégica son: a) Identificación de las estrategias actuales. b) Identificación de las metas estratégicas potenciales. c) Selección de metas estratégicas. d) Evaluación y ejecución de las estrategias. Planificación táctica Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa Lección 15. El Gráfico de Gantt Señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
- 8. Lección 16. Otras Técnicas de Planificación Diagrama de análisis de proceso. representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto. Diagrama de flujo. refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad Los pronósticos. Son conjeturas sobre una situación futura Lección 17. La Organización. Generalidades. Creación de una estructura, la cual determine las jerarquías. Es indispensable la cooperación en una organización, ya que de ella depende su correcto funcionamiento, aparte de esto los trabajadores realizan sus funciones con una mayor precisión ya que ellos tienen claras sus actividades a realizar por esta razón la organización debe estar perfectamente organizada. Para ellos es importante tener dos elementos claros. División del trabajo, para esto es importante tener en cuenta la jerarquización, la departamentalización. Coordinación, referida a la sincronización de los recursos. Lección 18. Organigrama Los organigramas establecen la estructura organiza de la empresa, 1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación; 2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales; 3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros. Para preparar un organigrama se deben seguir criterios, como la precisión, la sencillez, la uniformidad, la presentación, y la vigencia. Lección 19. Manual administrativo Los manuales administrativos sirven como medio de comunicación que permiten transmitir la información de la organización y tienen la siguiente clasificación. Por su contenido se clasifican en: de organización, de procedimientos, de políticas, de Bienvenida. Por su ámbito en generales los cuales contienen información de la totalidad de la organización. Y Específicos que consignan información de un área. Lección 20. Cultura organizacional Como el patrón de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los miembros de una comunidad; la cultura es algo estable, ya que no
- 9. se modifica con facilidad, lleva bastantes años construirla ya que tiene valores y símbolos que identifican una cultura de otra. Lección 21. La integración. Generalidades Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración; La integración de personal que comprende la planeación del recurso humano, la contratación, inducción, etc. Integración de Recursos Materiales, esta es referente a las compras y al buen manejo de estas. Integración de Recursos Financieros. Son de gran importancia, estos pueden ser propios o externos. Lección 23. La Motivación. Los motivadores son aquellos que realizan cosas que inducen a la persona a hacer determinadas cosas con un alto desempeño; la motivación se diferencia de la satisfacción, en que la primera es el impulso de hacer algo y la segunda es el gusto alcanzado por haber logrado algo. Dentro de las teorías se encuentran, Teoría de la Jerarquía de las Necesidades, la cual se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por Abraham Maslow y están clasificadas jerárquicamente de la siguiente manera, Necesidades fisiológicas, Necesidades de Seguridad, Necesidades de pertenencia, Necesidad de estima, Necesidad de autorrealización. Teoría X y Y de la motivación, Creada por McGregor ; La teoría X postula que los seres humanos sienten desgano y apatía por el trabajo, lo realizan de forma obligada, la teoría Y sostiene que el trabajo es algo tan natural para el ser humano como dormir o jugar. Lección 24. El liderazgo Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales, hay varios estilos. El estilo autoritario es de dominación El democrático es participativo, involucrador. El estilo liberal es de libertad, responsabilidad individual y grupal, y deja a la persona tomar sus propias decisiones. Lección 25. La Gerencia. Generalidades Gerencia estamos hablando de las funciones básicas de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona debe realizar
- 10. Peter Drucker en un documento señala los siguientes principios esenciales del Management, El management es una ciencia aplicable a los seres humanos, El management está inmerso en la cultura, No buscar resultados dentro de la empresa. Según Lorenzo Giordano, el gerente del siglo XXI debe Poseer los conocimientos para cumplir proyectos, Tener habilidades en la conducción del equipo, Ser una persona positiva, tener carácter y autoridad, Maximizar los valores éticos y morales. Lección 26. La toma de decisiones. En todo momento se deben tomar decisiones, la administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones. Las decisiones estructuradas se utilizan para abordar problemas recurrentes, sean de gran complejidad o simples. Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales. Lección 27. La Comunicación. La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados. Para una buena comunicación es indipensable contar de los siguientes elementos, el emisor, el receptor, el mensaje, los canales, la retroalimentación y la percepción. En el siguiente diagrama se identifica el proceso. Lección 28. El control Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente".
- 11. El control tiene mucha importancia ya que: · Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos. · Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado. · Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. · Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación. Lección 29. El proceso de control Para ejercer el proceso de control es necesario realizar tres pasos básicos 1. Establecimiento de normas, Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. 2. Medición del desempeño. la medición del desempeño basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. 3. Ejecución de las acciones correctivas si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una intervención. Lección 31. Técnicas de Control Los administradores, cuentan con un conjunto de técnicas para controlar los recursos de una empresa, esos son los siguientes. Las técnicas presupuestales. Los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles, Las técnicas no presupuestales. En estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes Técnicas modernas de control. Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas El Punto de Equilibrio. Es el momento en que las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situación en la cual, la empresa no gana ni pierde.
- 12. Bibliografía de Referencia. A continuación se detallan algunos libros que se considera son una fuente imprescindible de consulta para todas aquellas personas que deseen conocer y adentrarse un poco más del maravilloso mundo de la Administración y Dirección de Empresas. · Koontz, Harold, "Administración", 12ª Edición, Mc Graw Hill, México, 2003. · Hernández y Rodríguez, Sergio, "Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc Graw Hill, México, 2002. · Chiavenato, Idalberto, "Administración en los nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002. · Koontz, Harold, "Elementos de Administración", 6ª Edición, Mc Graw Hill, México, 2001. · Schemerhorn, John R., "Administración", Limusa Wiley, México, 2001. · Hellriegel, Don - Slocum, John W., "Administración", 7a Edición, International Thomson Editores, México 19