CURSO TALLER GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA DE ARCHIVOS p Nora.pdf

CURSO TALLER GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA DE ARCHIVOS p Nora.pdf

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  2023 CPCIB CURSO TALLER GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMADE ARCHIVOS Lic. Ricarda Villafuerte Velásquez
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  1. INTRODUCCION: Todas lasinstituciones publicas o privadas en nuestro País, están obligados a modernizar su sistema documental, dando cumplimiento al Art.237 de la CPE y otras normas legales donde señala varias acciones y procedimientos a cumplir. GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA DE ARCHIVOS
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  La presente tienepor objetivo compartir y reforzar conocimientos y experiencias a funcionarios y profesionales que se encuentran desarrollando actividades en el manejo de documentos en sistemas de archivo. 2. OBJETIVO DEL TALLER GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA DE ARCHIVOS
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  GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMADE ARCHIVOS Las entidades que no cuentan con un sistema de Gestión Documental y un Sistema de Archivos se encuentran con una PROBLEMATICA DOCUMENTAL, por falta de conciencia, de recursos económicos, humanos y el desconocimiento del Valor documental
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  3. CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA ARCHIVISTICA: Esla ciencia que se ocupa de la teoría, la metodología, la práctica relativa a los archivos y sus funciones.
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  OBJETO DE LAARCHIVISTICA ❖Lainformación como OBJETO INTELECTUAL ❖El Archivo, el Documento, la Institución Archivistica como OBJETO FISICO OBJETIVO: Permitir la accesibilidad a la información contenido en los documentos 3. CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA
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  4. CARACTERISTICAS YATRIBUTOS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO DE ARCHIVO El documento de archivo es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
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  1.- AUTENTICIDAD: esla acreditación de un documento sin alteraciones o corrupción son únicos y originales. 2.- FIABILIDAD: establece el grado en que un documento puede establecer, declarar o sostener o hecho al que esta relacionado. 4.CARACTERISTICAS Y ATRIBUTOS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
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  CARACTERISTICAS Y ATRIBUTOSDEL DOCUMENTO DE ARCHIVO 3.- INTEGRIDAD: debe encontrarse completo e inalterado y su contenido debe ser suficiente como para proporcionar una visión coherente. 4.- UTILIDAD: debe ser un instrumento útil que nos permita tener acceso a la información en el transcurrir del tiempo.
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  La valoración documentalnos permite identificar la sección de documentos que serán dados de baja y los que serán transferidos a los archivos donde corresponda, VALORES PRIMARIOS (fase activa y semiactiva) Son aquellas que tiene vigencia hasta que prescriban sus valores específicos de la fase activa. (valor administrativo, valor fiscal y valor legal 5. VALORES DOCUMENTALES
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  5, VALORES DOCUMENTALES ValorAdministrativo. Es el respaldo documental del acto administrativo de los funcionarios de una institución. Valor Fiscal. Respaldo Documental de la Gestión Presupuestaria de una institución Valor Legal: Los Documentos que contienen derechos y obligaciones legales de la administración y de las personas
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  5. VALORES DOCUMENTALES VALORES SECUNDARIOS ( Fase Inactiva) Los documentos inactivos pierden su valor administrativo vigente, estos documentos adquieren valores específicos (Informativos e Históricos)  Valor Informativo. Expresa carácter potencial informativo para la investigación (A. Central e Intermedio  Valor Histórico. Documentos que fueron valorados tomando en cuenta sus tiempos de conservación en sus diferentes fases archivísticas dándole conservación permanente y un valor científico. A.H.
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  SINTESIS CONCEPTUAL DELVALOR DOCUMENTAL VALORES GENERICOS VALORES DOCUMENTALES PRESCRIPCION LEGAL FASESDEL CICLOVITAL TIPODEARCHIVO PRESCRIPCION ARCHIVISTICA Primarios Administrativo 2 Activa ArchivodeGestión 2 Contable 5 Activa ArchivodeGestión 5 Legal 10 Inactiva ArchivaCentral 10 Secundarios Informativo Inactiva ArchivoIntermedio 35 Historico Permanente ArchivoHistórico Permanente
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  6. CICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS CONCEPTO El Ciclo Vital de los documentos es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas por las que pasa EL DOCUMENTO desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.
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  6. CICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS N° TIPO ARCHIVO CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS TIEMPO PERMANENCIA 1 Archivo de Gestión Documentos activos (Uso actual) De 2 a 5 años después del último proveído 2 Archivo Central Documentos inactivos (Receso) 10 a 15 años 3 Archivo Intermedio Documentación Inactiva (Receso) 35 años 4 Archivo Historico Documentación de Valor Permanente (inv. Científica) Mas de 35 años
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  6. FUNCIONES DELAS FASES DELARCHIVO Son los tareas que se dan en las diferentes fases del archivo N° ARCHIVO TECNICAS 1 Archivo de Gestión Formación de Expedientes, Registros, Clases Documentales, Transferencias 2 Archivo Central Organiza Fondos, Secciones, subsecciones, Series, Subseries, Guías, Índices, Transferencias 3 Archivo Intermedio Evaluación Documental, Depuración de Series para Transferencias 4 Archivo Histórico Conservación, Restauración, Accesibilización
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  FUNCIONES DE LASFASES DELARCHIVO Instituciones AG AG AG Archivo Central Archivo Histórico Archivo Intermedio AG AG RCP Ley 2341 D.S.23934 D.S.23318-A D.S.22144 LEY 1178 LEY 004 D.S. 28168 D.S.05758 D.S.22146 D.S.25046 D.S.23934 D.S.22145 D.S.28168 LEY 2341 LEY 1178 D.S.28168 LEY 1883 C.P.E.:Arts.237;21.6; 24; 99 D.S.23934
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  SINTESIS ARCHIVISTICA CICLO VITAL ARCHIVOTECNICAS LEGISLACION GENERAL LEGISLACION ESPECIFICA Activa De Gestion Registro Gestion Expediente Clase Orden Original Transferencias Codigos Ley 1455 Ley 2341 Ley 1178 D.S. 22145 LEY 1178 D.S. 23934 Inactiva Central Intermedio Fondos Secciones Subsecciones Series C.P.E. Codigos Ley 1455 Ley 2341 D.S. 22145 Ley Not. D.S. 22396 D.S. 22146 Permanente Historico Accesibilidad Concervacion Restauracion C.P.E. Codigos Ley 1883- 18/10/1883 Ley 5/2/1986 Ley 1670 D.S. 5758
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  8. TIPOS DOCUMENTALES DOCUMENTO Es todo registro de información independientemente de su soporte físico (papel, fotografías sonoros, pinturas, etc) Tipos Documentales: Se refiere a las características tanto en su contenido como la estructura física del documento:
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  8. TIPOS DOCUMENTALES Notas Internas  Informes  Memorándums  Comunicados  Circulares  Instructivos  Actas  Contratos  Facturas  Notas Externas :
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  EL EXPEDIENTE  Grupode documentos que resulta del tratamiento de un mismo asunto o actividad, desde el documento que ha dado origen al trámite hasta su resolución final, tiene carácter indivisible y estructura básica de la serie documental conocida también como UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA Ej. Exp personal, clínico, de pago, contrato, etc.
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   DOCUMENTO PUBLICO Todadocumentación que se genera y reposa en las oficinas públicas DOCUMENTO DIGITAL Documento físico, que, mediante diferentes procesos especialmente escaneo es llevado a una forma digital en CD o en pendrive
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  9. NORMAS RELACIONADASCCON LOS ARCHIVOS La Constitución Política del Estado Plurinacional. Leyes Decretos Supremos Disposiciones Internas Institucionales BASADOS EN NORMAS DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO
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  CONSTITUCION POLITICA DELESTADO
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  LEYES N° Disposición Legal Contenido 2 Leyes 1178Ley de Administración y control gubernamental Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, art. 5 Transparencia Ley 2341 Ley del Procedimiento Administrativo Arts. 16; 18; 22;23; 24; 25 Ley 004 Ley lucha contra la corrupción enriquecimiento ilícito e investigación de fortunas Ley 164 Ley de telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación, regula la firma y documentos digitales Ley 530 Patrimonio Cultural Boliviano Ley 974 Transparencia y Lucha contra la Corrupción
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  DECRETOS SUPREMOS N° Disposición Legal Contenido 3 D.S.22144 Declara de máxima utilidad y necesidad nacional todas las documentación públicas (A. de Gestión) D.S. 22145 Declara la preservación de los documentos públicos (A. de G., y A. C=) D.S. 23934 Aprueba el Reglamento Común de Procedimiento Administrativo de los Ministerios (RCP) D.S. 25046 Crea Archivo Intermedio del Poder Ejecutivo con el nombre de Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo, bajo tuición del Ministerio de la Presidencia (RIPE) D.S. 26832 Establecer los archivos presidenciales para el resguardo de la documentación producida y recepcionada por cada PRESIDENTE D.S. 28168 Garantiza el acceso a la información, como derecho fundamental de toda persona y la transparencia en la gestión del Poder Ejecutivo D.S. 23318-a Reglamento la Responsabilidad por la función Pública
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  OTRAS NORMAS N° Disposición Legal Contenido RCPReglamento Común de Procedimiento en los Ministerios CODIGO PENAL 1997 Art. 223 Destrucción, deterioro, substracción o exportación de bienes del Estado incurrirá en privación de libertad de 6 años Codigo de Comercio Art.51 Archivo ce Correspondencia) Art. 52 (Conservación de libros y papeles de COMERCIO, su conservación de los documentos por lo menos cin años Reglamento Interno del Personal Toda institución cuenta con un Reglamento Interno del personal en la que debe considerarse la responsabilidad del manejo documental de todo funcionario
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  10. PRINCIPIO BASICOSARCHIVISTICOS  Se trata de dos términos utilizados en la ARCHIVISTICA 1. ORDEN DE PROCEDENCIA Se refiere a que los documentos de un fondo documental producidos por una institución no deben mezclarse con los de otro fondo. Este principio básico sirve como base para el respeto a la estructura orgánica institucional.
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  10. PRINCIPIO BASICOSARCHIVISTICOS 2. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL La disposición de los documentos debe respetarse la secuencia de los trámites que los produjo, desde su creación su conclusión y su archivo. CARACTERISTICAS 1. Principio de Procedencia garantiza la integridad administrativa de un fondo
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  10. PRINCIPIO BASICOSARCHIVISTICOS 2. La clasificación archivística se inspira directamente en la aplicación del principio de procedencia de los fondos. 3. Favorece la recuperación de la información ya que permite el conocimiento del organismos, competencias funciones, actividades. El principio de procedencia se estructura en dos niveles; ➢ 1° Nivel respeto a la procedencia u origen de los fondos ➢ 2° Nivel Respeto al Orden Original o estructura interna de los fondos.
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  CUADRO SINTESIS DELOS PRINCIPIO Y SU ALCANCE Principio Concepto Alcance Característica Procedencia Los fondos documentales de la Institución productora, no deben mezclarse con otros de otras instituciones Aplicables al Archivo Central, Intermedio e Histórico .Garantiza el valor probatorio.. .Preserva la Memoria .Institucional. .Facilita la clasificación de los documentos .Facilita la descripción Orden Original Los documentos de Archivo deben mantenerse el orden impuesto durante su vida activa, dado en llos archivos de Gestión Se verifica en los archivos de gestión, aplicables a las unidades documentales compuestas )expedientes, aplicable a las Series subseries documentales .Permite mantener el orden original .Permite comprender el desarrollo de las actividades .Se aplica a los manuscritos si reflejan actividad orgánica
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  CONCLUSIONES  Es importantemencionar que el mundo administrativo se encuentra en un proceso de modernización tecnológica, el manejo de la documentación es una de las grandes falencias estructurales.  Es importante conocer los términos técnicos de la archivística para entenderlo con claridad, y llevar a la práctica técnicas archivísticas, además de hacer conocer a las autoridades del valor documental y la organización de los archivos
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  MUCHAS GRACIAS