Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE
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Este documento presenta la definición de un modelo de gestión documental para la Biblioteca Nacional de España (BNE). Explica que la BNE busca definir políticas, procedimientos y prácticas para gestionar toda la información que conserva como evidencia de sus actividades, de acuerdo con la norma UNE ISO 15489. El modelo tiene como objetivos alinear los procesos de trabajo con la intranet de la BNE, preservar el conocimiento corporativo, normalizar la gestión documental y cumplir con la legislación. Para definir el modelo, la BNE anal
Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE
- 1. DEFINICIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011 BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 2. ÍNDICE La BNE hoy: situación de partida Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE Objetivos del Sistema de Gestión Documental Cómo abordamos el análisis Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental Esquema de responsabilidades Factores críticos de éxito Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 3. LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES •Art. 2a) Reunir, catalogar y conservar los fondos bibliográficos Centro depositario del •Art. 2b) Organizar y planificar la preservación y conservación digital del patrimonio bibliográfico y documental Patrimonio Bibliográfico y •Art. 2d) La alta inspección y el seguimiento del depósito legal Documental •Art. 2g) Realizar la Bibliografía Española •Art. 2i) Actuar como centro español de ISSN Prestar servicios a la •Art. 2c) Fomentar la investigación, fundamentalmente en el área de humanidades, mediante la consulta, estudio, préstamo y reproducción Investigación su fondo bibliográfico y documental. •Art. 2e) …que la Administración General del Estado le encomiende en Prestar servicios de el campo de la asesoramiento biblioteconomía, bibliografía, conservación, acrecentamiento y difusión del patrimonio bibliográfico Papel de referencia nacional e •Art. 2f) Desarrollar programas de investigación con otras bibliotecas.. Y demás entidades culturales, científicas y empresariales internacional en el ámbito •Art. 2h) Promover programas internacionales de cooperación bibliotecario interbibliotecaria Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones. Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 4. LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS 300 2 8 5 28 11.644 años de Salas de Depósitos en Millones de Nuevos carnés sedes consulta en historia Recoletos piezas Recoletos 27 1 1 6 1.985 Torres Consultas Servicios vía Sede-e en Alcalá modulares en web bibliográficas Alcalá vía web Fuente: Memoria 2010 3.384 392.639 2.424.981 353.663 861 Entradas Usuarios web Visitas Préstamos en Registro físico sala usuarios Expedientes de 1.840 2 18 1.012 contratación Salidas 551 ordenadores 1.378 TB empleados Áreas o Departamentos 256 almacanamiento correo-e 46 65 Expedientes de Ventanilla única escáneres Patrimonio, ad Servicios BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA quisiciones y
- 5. ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1761 2009 1857 1986 1986 1996 2003 2007 2008 Intranet 2011 Constitu 2002 como Oficial Automat Correo Migración ciones ización Aplicación Portal Secretario Supresión Plaza de para del Twitter de la = Secretaría del electró Archivero gestión catálogo a Question del Real Archivero General Catálogo nico ISSN Unicorn Point Emplea ¿? Biblioth do eca Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 6. MOTIVACIONES INTERNAS Compromiso y liderazgo de la Dirección Plan Estratégico 2012-2014 EXTERNAS Marco Reglamentario Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData Revolución digital: comunicaciones Oficina verde Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 7. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivo general Definir un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la BNE como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo (UNE ISO 15489) Objetivos específicos Objetivo estratégico de la BNE Alineación con Intranet y mejora procesos de trabajo Preservación del conocimiento corporativo Normalización Sostenibilidad Transparencia Cumplimiento de la legislación Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 8. CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS 1. Análisis de las 2. Evaluación de 0. Análisis de la 3. Identificación actividades de la los sistemas situación de estrategias organización existentes en GD Investigación preliminar: fortalezas y debilidades Herramienta Plan Estratégico de tecnológica Implantación Definición del Modelo de Gestión Mapa de Procesos Documental para la BNE Profundización del Formación y Gestión Análisis externo: modelo tecnológico del Cambio búsqueda de modelos y buenas prácticas Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 9. RESULTADOS DE LA SITUACIÓN ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Fortalezas Debilidades • Intranet corporativa •Aumento de la actividad y mayor complejidad administrativa • Archivo de la BNE •Cultura organizativa departamentalizada • UCI: Redefinición del proceso de •Falta de directrices sobre la documentación activa gestión de exposiciones •Inexistencia de una política de acceso a la • Inclusión en el Plan Estratégico información/documentación •No formulación de una política de conservación 2012-2014 de los documentos Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 10. DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE GD •Incluir el SGD en la •Cuadro de política estratégica de la Clasificación BNE •Desarrollar el Modelo •Política documental de Metadatos •Política de Firma •Elaborar los Electrónica procedimientos del SGD Conceptual Documental Organizativo y de Tecnológico Responsabili •Modelo de dades Responsabilidades •Comunicar el modelo •Desarrollar e estratégico a la implantar la organización herramienta de GD: •Elaboración de un Plan Alfresco de Gestión del Cambio •AF y configuración del organizativo entorno documental BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 11. ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES Liderazgo Dirección BNE Responsabilidad Jefatura de Subdirección Subdirección Gerencia Proyecto SGD / Dirección Dirección operativa transversal BNE Técnica Acción Cultural Comisión Técnica Representante Representante Representante Interdisciplinar: Núcleo Archivo Intranet UCI Operativo Responsabilidad de Responsable Responsable de Serie Departamentos/Servicios de Proceso Documental Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 12. ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO Sólida definición del Sistema y del Proyecto. Fuerte implicación de la Dirección. Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y con la eficiencia de los procesos de trabajo. Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones particulares. Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito tecnológico (equipo mixto). Gestión del cambio planificada. Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 13. Fuentes de información y créditos de imágenes First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/ Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set-72157627743869149 Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set-72157625974860397 Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set-72157626100574238 Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set-72157627743869149 Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 14. Bibliografía REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
- 15. Ana Carrillo Pozas Jefe de Servicio de Coordinación de Intranet Dirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información [email protected] Pº de Recoletos 20 -22 28071 Madrid España T +34 915 807 800 www.bne.es BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA