Definiciones de cuentas contables
- 1. DEFINICIÓN DE ALGUNAS CUENTAS PATRIMONIALES O DE BALANCE GENERAL CUENTAS DE ACTIVO Caja: Esta cuenta comprende el dinero en efectivo, incluso los cheques que recibe la empresa en pago de algo o por otro motivo que se guarda en las cajas registradoras y cajas fuerte (de seguridad). Banco “X”: Generalmente esta cuenta representa el dinero que se encuentra depositado a nombre de la empresa en cualquier banco del sistema financiero nacional, en cuentas de depósitos monetarios (retirable mediante cheques) y de ahorro. Mercaderías: Pertenecen a esta cuenta todos aquellos artículos u objetos que han sido adquiridos con ánimo de lucrar con ellos, esto es, perseguir una ganancia en su venta. En otras palabras son todos los artículos puestos para la venta. IVA. por Cobrar (Crédito): Esta cuenta representa el (12%) del Impuesto al Valor Agregado, que se paga cuando se compran o adquieren bienes y servicios que sirvan para mantener la fuente productora o negocio. Dicho en otras palabras representa el crédito fiscal. Documentos a Cobrar: Esta cuenta comprende todos aquellos documentos de crédito (Letras, Pagarés, etc.) que otras personas han suscrito a favor de la empresa, para que ésta los cobre en la fecha especificada en los mismos documentos. (Podemos incluir aquí los vouchers de las tarjetas de crédito, pero también podemos abrir una cuenta específica que se puede llamar "Cuentas por Cobrar Tarjetas de Crédito"). Clientes: Comprende a aquellas personas o empresas que nos deben el valor de la mercadería facturada y vendida al riguroso crédito, es decir, que no firmaron ningún documento de crédito a nuestro favor. Deudores: Comprende a aquellas personas que nos deben dinero por cualquier motivo que no sea la venta de mercadería y siempre que no hayan suscrito ningún documento de crédito a nuestro favor. Inmuebles: Pertenecen a esta cuenta las fincas urbanas (casas y sitios), así como las fincas rústicas propiedad de la empresa. El inmueble se divide en Edificios, que es la construcción que se levanta sobre algún terreno; y el Terreno, que es el sitio o finca, donde se levantan los edificios. Cuando por alguna circunstancia no se determine el valor del edificio, se calcula que este equivale al 70% del valor total del inmueble. Mobiliario y Equipo: Corresponden a esta cuenta todos aquellos muebles y aparatos de oficina que estén en servicio, tales como sillas, mesas, mostradores, estanterías, escritorios, archivos. máquinas de escribir, de calcular, de sumar, de contabilidad, fotocopiadoras, computadoras, teléfonos, etc. A veces se usan dos cuentas: MOBILIARIO para los muebles corrientes y EQUIPO los aparatos y máquinas de oficina. Útiles de Escritorio: Comprende todos aquellos objetos propios del escritorio, tal como sellos de hule, reglas, compás, plumas de fuente, tintas, sobres, papel para escribir, papel pasante, cintas para máquina, etc. (Ver nota al final de la lista). Vehículos: Cualquier aparato o automóvil destinado al transporte de cosas o de personas, siempre y cuando sean uso de la empresa, tales como bicicletas, camiones, pick ups, carros, carruajes, carretas, etc. Maquinaria: Se incluyen aquí los aparatos mecánicos (máquinas) que en la empresa sirvan para fabricar un artículo cualquiera o que por lo menos coadyuven en su obtención. Marcas y Patentes: Esta cuenta representa los derechos que el comerciante ha adquirido por parte del Gobierno (Registro de la Propiedad Industrial), para explotar o comercializar con exclusividad, un diseño, un producto, nombre o símbolo creado por el propio comerciante. Crédito Mercantil: Esta cuenta representa un valor intangible, que aumenta el capital contable de una empresa. Este valor se adquiere al determinar que la empresa se encuentra en capacidad de obtener mayores ganancias, si la comparamos con otras empresas similares tomadas como “normales”. El Crédito Mercantil también es llamado en Contabilidad “Plus valía”. Definición de cuentas contables - Documento de apoyo al estudiante – Lic. William de León_Docente | 1 de 4
- 2. Derecho de Llave: Esta cuenta tiene razón de existir, solamente cuando al comprar un negocio, este goce de un crédito mercantil, que en este caso se le llamará Derecho de Llave. Dicho en otras palabras, el Derecho de Llave lo constituye la parte pagada por concepto de Crédito Mercantil, al comprar una empresa que goce de éste último. Gastos de Instalación: Comprende aquellos gastos efectuados durante el período de formación de la empresa, como por ejemplo, la instalación del mobiliario de la tienda, y oficina, el acondicionamiento de los locales, la instalación del sistema de agua potable, instalación de energía eléctrica, etc. Gastos de Organización: Comprende todos aquellos gastos que se efectúan al iniciarse la empresa, tales como: compra de libros para la contabilidad, honorarios profesionales, impuestos, papelería e impresión de la misma, etc., que son necesarios para la apertura del negocio. CUENTAS DE PASIVO Proveedores: Comprende a aquellas personas o empresas a quienes debemos el valor de las mercaderías que nos han vendido al riguroso crédito, es decir, que no firmamos a su orden documento de crédito alguno. Acreedores: Comprende a aquellas personas a quienes les debemos dinero por cualquier motivo que no sea la compra de mercadería y siempre que no hayamos suscrito ningún documento de crédito a su favor u orden. IVA. por Pagar (Débito): Esta cuenta representa el cobro del (12%) del impuesto al valor agregado, generado en el momento de vender mercadería o al emitir factura por esta. Es llamado por pagar, por el hecho de que el dinero que recibimos por este concepto, no nos pertenece, sino que lo debemos de pagar al fisco. Cuotas Laborales por Pagar: Cuando a los trabajadores se les paga su salario, por ley, se les debe descontar el 4.83% sobre su sueldo base. El dinero recaudado por éste concepto, la empresa lo debe remitir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social en un período de tiempo corto. Es por ello que se convierte en una obligación a corto plazo (pasivo corriente). Documentos por Pagar: Conocida también por Obligaciones por Pagar es la cuenta representativa de toda obligación contraída por la empresa a favor de otras personas, obligación que consta en documentos de crédito que quedaron en poder de dichas personas (Letras o pagarés) Hipotecas: Esta cuenta representa los préstamos recibidos por parte de un ente bancario o persona particular, préstamos en los que como garantía de pago se ha pignorado un inmueble. Capital: Es la cuenta fundamental, puesto que representa al empresario o dueño de la negociación. Queremos decir que en lugar de usar el nombre del propietario para registrar lo que está en su favor o en contra, lo sustituiremos por dicha cuenta. Reservas: Cuenta representativa de las partes que se separan del patrimonio y que se destinan a un fin especial, fin que puede ser de diversa índole. DEFINICIÓN DE ALGUNAS CUENTAS DE RESULTADOS CUENTAS DE PÉRDIDA Comisiones Pagadas: Representa el porcentaje de dinero que se paga por determinados servicios. Intereses Pagados: Comprende el rédito o beneficio que produce el alquiler del dinero que se recibe en préstamos. Rebajas sobre Venta: Representa la rebaja de dinero que se le hace a la mercadería vendida. Publicidad: Comprende todo gasto efectuado en anuncios por la prensa o cualquier clase de propaganda. Estos gastos podrán quedar incluidos dentro de la cuenta Gastos de Venta, según sea la naturaleza de los mismos. Alquileres Pagados: Esta cuenta registra el valor que se paga por el arrendamiento de local, bodega o terrenos donde se encuentra situado el negocio. Definición de cuentas contables - Documento de apoyo al estudiante – Lic. William de León_Docente | 2 de 4
- 3. Donaciones: Es la cuenta que representa una donación o regalo efectuado hacia una institución tales como: hospitales, instituciones religiosas o de servicio social. Sueldos: Esta cuenta registra lo que se les paga mensualmente a los empleados de las oficinas de la empresa (contadores, secretarias, etc.) por sus servicios prestados (por su trabajo). Los sueldos se pueden dividir en dos: Sueldos de Oficina, cuando se refiera a los ya mencionados; y Sueldos Sala de Ventas, cuando se refiera a los dependientes de mostrador o empleados de la tienda. Cuotas Patronales: Esta cuenta registra el porcentaje que por ley se debe calcular y pagar al I.G.S.S. (10.67%) al I.R.T.R.A. (1%), y al INTECAP (1%) del valor total de los sueldos pagados mensualmente a los empleados. Se divide en Cuotas patronales de Oficina, y Cuotas Patronales de Ventas si es que se calcula sobre los sueldos de los empleados de oficina o los sueldos de los vendedores respectivamente. Bonificaciones Incentivo: Registra el dinero que se les paga mensualmente por LEY a los empleados, aparte de su sueldo, con el objeto de estimular y aumentar su productividad y eficiencia. Se les puede dividir en Bonificaciones de oficina y Bonificaciones Sala de Venta según se les pague a los empleados de oficina o a los vendedores respectivamente. Las bonificaciones no son sujetas del cálculo las cuotas laborales ni de las patronales. Gastos de Ventas: Comprende todo gasto relacionado directamente con el despacho de la mercadería vendida, tales como fletes que se pagan para transportar mercancía vendida. Depreciaciones: Es la cuenta que se usa para registrar la disminución de valor que sufre un objeto material. En otras palabras, esta cuenta representa el desgaste material que sufren ciertos activos fijos tangibles. Compras: En esta cuenta figura el valor de la mercadería adquirida en el curso del período contable, si es que se quiere separarla de la mercadería que ya se tenía al empezar tal período. Gastos de Compra: Esta cuenta comprende todos los gastos concernientes con la adquisición de las mercaderías, pero que no entran bajo la cuenta “Compras”; tales como el pago para transportar la mercadería comprada. Gastos Particulares: También conocida por Gastos Personales, comprende toda cantidad que retire el propietario para atender sus gastos privados. Gastos de Administración o Administrativos: Comprende a los sueldos del gerente, sub-gerente, administrador, agente, contador y auditor de la empresa, así como gastos de representación y viáticos de los mismos. CUENTAS DE GANANCIA Intereses Cobrados: Comprende el porcentaje de dinero recibido por el servicio de haber dado dinero en calidad de préstamo. Cabe aquí también el porcentaje cobrado a los clientes por atrasos en sus pagos mensuales. Comisiones Recibidas: Representa el porcentaje de dinero que se cobra por haber prestado algún servicio. Ventas: En esta cuenta figura el valor de la mercadería vendida durante el período contable. NOTA: La palabra “gastos” implica la idea de un desembolso para cubrir el valor de un servicio que se le presta a la empresa. No hay, compensación de entradas de un bien material. Ahora bien, queremos que usted fije su atención en lo siguiente: Cuando se adquieran para uso de la empresa artículos en cantidad apreciable o que se calcule que prestarán más de seis meses de servicio, entonces se les aplicará la cuenta de Activo que les corresponda; en caso contrario, si valen poco por ser de poca duración, entonces es mejor considerar su valor como un Gasto General o pérdida. Ejemplo: La compra de dos gruesas (24 docenas) de lápices dará lugar a que se abra la cuenta Útiles de Escritorio; en cambio si solamente compramos una docena de lápices consideramos ello como un simple Gasto General. Cosa parecida sucede con otros muchos artículos. Definición de cuentas contables - Documento de apoyo al estudiante – Lic. William de León_Docente | 3 de 4
- 4. Bibliografía • Editorial y Centro de Capacitación “Almmar, S. A.” Diccionario de Términos Contables, 8va. Edición, 2015, Guatemala, Guatemala. • Molina, José Ernesto, Contabilidad General No. 3. Primera Edición 2015, Guatemala, Guatemala. Definición de cuentas contables - Documento de apoyo al estudiante – Lic. William de León_Docente | 4 de 4