Descripción de cargos

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Autora: Dra. Mariella Urbano Venezuela, 2011

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4b Proceso 4a PROCESOS MEDULARES PROCESOS DIRECCIONALES PROCESOS HABILITADORES O R G A N I Z A C I O N CADENA DE VALOR

PROCESO Conjunto de actividades “interrelacionadas” dispuestas en orden secuencial donde interviene el talento más los recursos financieros, tecnológicos, materiales y equipos cuyo propósito es transformar insumos en productos y/o servicios terminados, para atender necesidades y requerimientos de clientes. Eficacia Cliente Voz del cliente Salidas Productos Servicios Agregado de Valor Entradas Insumos No Si Voz del proceso Eficiencia

PROCESOS - CLASIFICACIÓN Son todos aquellos estrechamente vinculados a la misión de la organización, ellos son generadores de productos y/o servicios de gran valor para el cliente externo, de tal forma que la óptima ejecución de ellos contribuye de manera determinante al logro de la misión de la organización. Estos procesos impactan en forma inmediata el nivel de satisfacción del cliente. Procesos Claves / Medulares

Son todos los procesos de apoyo presentes en la organización que contribuyen con la ejecución de los procesos clave o medulares. Su impacto en el nivel de satisfacción de los clientes no se visualiza de forma inmediata. Procesos de apoyo que nos permiten definir el sentido de dirección y establecer los estándares de calidad. Procesos Habilitadores Procesos Direccionales PROCESOS - CLASIFICACIÓN

Constituye la expresión, bajo forma de documento, de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes que la componen. Los Organigramas

Las unidades de categoría especial Nos muestran: Un elemento (figuras) La estructura de la organización Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y menor importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Los Organigramas

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a. Los cargos existentes en la compañía. b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c. Como la autoridad se le asigna a los mismos. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. Finalidad de los Organigramas

Unidad impersonal e indivisible de trabajo, con una misión específica y un contenido dinámico a través del tiempo, dentro de la organización. Definición Documento que registra en forma breve y concisa, el contenido actual y operante de un puesto. Descripción de Puestos

Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa. “ La descripción de cargos está orientada hacia los aspectos intrínsecos de los cargos". Es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Descripción de Cargos

Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se pasa a analizar el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Análisis de Cargos

Requisitos intelectuales Estructura del análisis de cargos Requisitos físicos Responsabilidades implícitas Condiciones de trabajo Descripción de Cargos

Identificación Título de la Posición oficial Título de la Posición Supervisoria oficial División/Gerencia/Región/área Elementos de forma Descripción de Cargos

Perfil y Requerimientos Técnicos Elementos de forma Formación Académica Años de Experiencia Áreas de Conocimiento Relacionadas Aspectos Generales Requeridos Descripción de Cargos

Elementos de forma Aprobación Posición Ejecutiva: Director o Gerente Posición Subordinada: Gerente inmediato superior Descripción de Puestos

Conocimiento y manejo por parte de cada empleado Evaluación de posiciones Administración de Salarios Planificación de Carrera Detección de Necesidades de Adiestramiento Evaluación del Desempeño Captación de Recursos Humanos Auditorias técnicas (internas/externas) Inducción al Empleado Utilidad Descripción de Puestos

Etapas Planificación Preparación Ejecución Descripción de Cargos

Métodos de descripción y análisis de cargos 1. Observación Directa 2. Cuestionario 3. Entrevista Directa 4. Métodos mixtos Descripción de Cargos

Estrategia Empresa Filosofía Política General Planificar, aprobar, controlar, dirigir, determinar, organizar, orientar, asegurar , garantizar .... Guías Verbos Política General Función Políticas Específicas Planes Específicos Normas Programar, asesorar, elaborar, organizar, coordinar, diseñar, evaluar, consolidar, proveer, recomendar, optimar, administrar.... Guías Verbos Normas Procedimientos Instrucciones Supervisar, ejecutar, realizar, cumplir, desarrollar, analizar, interpretar, operar, registrar, estudiar .... Guías Verbos Verbos acción

Planificar, aprobar, controlar, dirigir, determinar, organizar, orientar, asegurar, garantizar .... Verbos Programar, asesorar, elaborar, organizar, coordinar, diseñar, evaluar, consolidar, proveer, recomendar, optimar, administrar.... Verbos Supervisar, ejecutar, realizar, cumplir, desarrollar, analizar, interpretar, operar, registrar, estudiar .... Verbos Verbos acción

Ejemplo Cargo: Coordinador Administrativo. Responsabilidades: 01.-Planificar y controlar las actividades inherentes al proceso de contratación del Personal. 02.-Realización, Impresión y entrega de facturas de las diferentes valuaciones. 03.-Tomas de decisiones para mejorar la ejecución del trabajo. 04.-Recibir verificar y Imprimir los reportes fotográficos, hojas de mediciones, valuaciones, relaciones de obras enviadas por el supervisor general. 05.-Revisar el cuadro de avance de obra semanalmente antes de enviárselo al director-gerente 06.-Verificar y controlar el rendimiento del trabajo. 07.-Recibir, verificar y entregar formatos de ejecución de trabajo al ente contratante. 08.-Planificar y programar la realización de los trabajos. 09.-Verificar el flujo de caja de los diferentes grupos de trabajos. 10.-Verificar gastos incurridos en las obras. 11.-Pagar nomina de los supervisores. 12.-Estar atento a las solicitudes de efectivos de los diferentes cargos (esto incluye depósitos, nominas, etc. ) 13.-Tramitar procesos de pago antes diferentes contratistas.

Cargo: Supervisor General Responsabilidades: 01.-Verificar y controlar las actividades inherentes al proceso de contratación del personal. 02.-Procura y planificación, compra de materiales necesarios. 03.-Verificar que la relación de obra coincida perfectamente con la hoja de visita de la obra en mantenimiento, para su posterior aceptación por el cliente. 04.-Verificar reportes fotográficos y hojas de mediciones realizados por los otros supervisores. 05.-Verificar y coordinar la ejecución de la tabla de avance con los supervisores. 06.-Planificar y programar la realización del trabajo, verificar gastos incurridos en las obras. 07.-Manejo de presupuestos compras de materiales para la ejecución de los trabajos. 08.-Tramitar procesos de pago antes diferentes contratistas. 09.-Verificar las relaciones de gastos de los supervisores. 10.-Monitorear la reposición de caja chica de los supervisores a su cargo, fijar un monto mínimo de reposición. 11.-Coordinar las visitas a las obras para coordinar el inicio de trabajo y hacer la primera inspección.

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