Descripción y análisis de puestos
- 1. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS La descripción de puestos muestra una relación de las tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto, mientras que las especializaciones de puestos proporcionan los requisitos necesarios que debe tener el ocupante del puesto. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS. La descripción de puestos es una práctica que consiste en poner en papel por escrito las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos. La misión y el objetivo que persiguen de acuerdo a nuestra estrategia de empresa. Es básicamente una enumeración por escrito de los principales aspectos significativos del puesto y de las obligaciones y responsabilidades adquiridas. ANÁLISIS DE PUESTOS El análisis de puesto ayuda a determinar los deberes y las responsabilidades que deben asumir. Identificar las tareas que cada miembro de una organización debe ejecutar es un proceso clave para su correcto funcionamiento. Una vez identificado el contenido aspectos intrínsecos, se analiza el puesto en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, en relación con los requisitos que el puesto impone a su ocupante. El análisis pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño. LA ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS El análisis de puestos es la revisión comparativa de las exigencias requisitos que esas tareas o responsabilidades le imponen. Es decir, cuáles son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe ser desempeñado. Requisitos intelectuales Comprenden las exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos intelectuales que debe tener el ocupante para poder desempeñar adecuadamente el puesto. a) Escolaridad indispensable. b) Experiencia indispensable. c) Adaptabilidad al puesto. d) Iniciativa requerida. e) Aptitudes requeridas.
- 2. 2 Requisitos físicos Comprenden la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan. a) Esfuerzo físico requerido. b) Concentración visual. c) Destrezas o habilidades. d) Complexión física requerida. Responsabilidades adquiridas Consideran las responsabilidades que, además del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación con la supervisión directa de sus subordinados. a) Supervisión del personal. b) Material, herramientas o equipo. c) Dinero, títulos o documentos. d) Relaciones internas o externas. e) Información confidencial. Condiciones de trabajo Comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo, lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos, exige del ocupante una dura adaptación, a fi n de conservar la productividad y el rendimiento en sus funciones MÉTODOS PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DE PUESTOS La responsabilidad de proporcionar la información sobre el puesto es únicamente de línea, mientras que la prestación de los servicios para la recolección y organización de la información es responsabilidad de la función de staff, representado por el analista de puestos. Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos suelen ser los siguientes: 1)MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones. CARACTERÍSTICAS DEL MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA • La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante la observación visual de las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista especializado. • Mientras la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa, la participación del ocupante es pasiva. VENTAJAS DEL MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA • Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen el analista de puestos y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo. • No requiere la paralización del ocupante del puesto. • Método ideal para puestos sencillos y repetitivos. • Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de puestos (¿qué hace?, ¿cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?). DESVENTAJAS DEL MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA
- 3. 3 • Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el análisis de puestos. • La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importantes para el análisis. • Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos. 2)MÉTODO DEL CUESTIONARIO El análisis se efectúa al solicitar al personal generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o supervisores que conteste un cuestionario para el análisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto. Características del cuestionario • La obtención de datos sobre un puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de puesto. • Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa. Ventajas del cuestionario • El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características, además de contar con la participación de varios niveles. • Es el método más económico para el análisis de puestos. Desventajas del cuestionario El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. 3)MÉTODO DE LA ENTREVISTA El método más flexible y productivo es la entrevista que el analista de puestos le hace al ocupante del puesto se puede desarrollar en relación con las habilidades que se requieren para el puesto. Características de la entrevista directa • La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto. • La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtención de los datos. Ventajas de la entrevista directa • Obtención de los datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen. • Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas. • No tiene contraindicación: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel. Desventajas de la entrevista directa • Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos. • Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos. • Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
- 4. 4 4)MÉTODOS MIXTOS Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los métodos mixtos más utilizados son: • Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia. • Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos. • c) Cuestionario y entrevista, ambos con el superior. d) Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior. ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio. • Determinar los puestos a describir. • Elaborar el organigrama de los puestos. • Elaborar el cronograma de trabajo. • Elegir el o los métodos de análisis a emplear. • Seleccionar los factores de análisis. • Dimensionar los factores de análisis. • Graduar los factores de análisis. Etapa de preparación Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales de trabajo. 1. Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que conformarán el equipo de trabajo. 2. Preparación del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etcétera). 3. Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personal involucrado en el programa de análisis de puestos). 4. Obtención de datos previos nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos. Etapa de realización Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a analizar. 1. Obtención de los datos sobre los puestos mediante los métodos de análisis elegido con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato. 2. Selección de los datos obtenidos. 3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos. 3. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique. 4. Redacción definitiva del análisis del puesto. 5. Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto, para la aprobación ante el comité de puestos y remuneraciones.
- 5. 5 OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS Los usos que se le dan a los resultados del análisis de puestos son muchos: reclutamiento y selección de personal, identificación de las necesidades de capacitación, definición de programas de capacitación, planeación de la fuerza de trabajo, etc. • Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, dónde se debe reclutar, etc. • Determinar el perfil del ocupante del puesto, con lo cual se aplicará la batería adecuada de exámenes. • Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación. • Determinar, mediante la valuación de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de la organización y del nivel de los salarios en el mercado. • Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y del mérito funcional. • Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados. • Proporcionar información para la higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la insalubridad y el peligro en determinados puestos.