Difusion y promocion del proyecto

Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos
Serie Organización para la Ejecución de Proyectos
Difusión y promoción
del proyecto
Unidad Regional de Asistencia Técnica - RUTA
22000033
4

380.1
B142d
Difusión y promoción del proyecto / Báez, Linda y Zamora,
Eduardo. --San José, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Técnica,
2003.
39 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organización para la Ejecución de Proyectos. Fascículo 4)
ISBN: 9968-866-18-0
1. PROMOCIÓN. 2. DIFUSIÓN. 3. COMUNICACIÓN.
Agradecemos a todas las personas, técnicos de los proyectos, consultores
y personal de RUTA que colaboraron en la preparación de este documento
Autores
Eduardo Zamora. Nicaragua
Linda Báez. RUTA
Colaboraron en la revisión
Héctor Ortega. PROSOC, Honduras
Marlon Mérida. PROCUH, Guatemala
Rafael Paredes. PRODAP, El Salvador
María del Rocío Díaz. Costa Rica
Eduardo Zamora. Nicaragua
Linda Báez. RUTA
Control de edición
Carmen Eugenia Morales. RUTA
Mayela Rodríguez. RUTA
Roxana Romero. RUTA
Diseño y diagramación
Oscar Cuevas
Series de Publicaciones RUTA

i
Siglas___ ii
Presentación___ 1
Conceptos básicos___ 3
Objetivos y productos___ 5
Requisitos___ 6
Principios centrales.__ 7
Participantes y responsabilidades___ 9
Método de trabajo__ 11
Período para realizar las actividades___ 21
Anexo:.... ....25
.
Instrumentos de apoyo a la difusión y promoción . ... ..
Indice
Indice

FIDA Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola
IC Innstitución Cooperante
IEEA Informe de Evaluación Ex - Ante
ONG Organización No Gubernamental
POA Plan Operativo Anual
PS&E Planificación, Seguimiento y Evaluación
UP Unidad de Proyecto
Siglas
ii
Siglas

La organización para la ejecución de proyectos de desarrollo rural requiere
de un marco orientador en aspectos técnicos, administrativos y financieros,
que conduzca a un buen arranque y consolidación de las acciones del
proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan información sobre
conceptos básicos, principios para cada acción importante de la organi-
zación de proyectos, instrumentos útiles y experiencias relevantes de eje-
cución, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en
el área de influencia y la población objetivo.
Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Técnica (RUTA) ha prepara-
do la Serie Organización para la Ejecución de Proyectos, que consta de un
conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o
en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la eje-
cución del proyecto.
La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes
fascículos1
preparados en función del orden lógico requerido para ejecutar
un proyecto y un glosario de términos para uniformar los conceptos
empleados en la ejecución de proyectos. Los fascículos son complemen-
tarios entre sí, contienen un formato común que comprende conceptos
básicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de
acciones, período para realizar las actividades y finalmente, el método de
trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.
Propósito del fascículo
La difusión y promoción del proyecto debe seguir un proceso ordenado en
sus contenidos, tiempos y formas; así como utilizar diferentes medios de
información para asegurar que los mensajes clave sobre el proyecto
lleguen de forma gradual a los diferentes actores.
Este fascículo tiene como propósito explicitar las relaciones y diferencias
entre la difusión y promoción del proyecto. Propone un método de trabajo
para realizar la difusión y promoción, partiendo de las experiencias desa-
rrolladas por proyectos, con el involucramiento de diferentes actores
Difusión y promoción del proyecto
1
Presentación
1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organización para la
Ejecución de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.
Presentación

locales. En el fascículo se incluyen las actividades necesarias para elabo-
rar una estrategia y plan de difusión y promoción del proyecto, así como
para ejecutarlos y darles seguimiento.
2

3
La difusión y promoción del proyecto son acciones de un proceso
educativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan pro-
puestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los actores del
proyecto. La difusión y promoción debe ser realizada en forma continua,
amplia y masiva, donde los actores trabajan organizadamente en dife-
rentes momentos. Es un proceso que en su primer etapa actúa de manera
interactiva con la inducción externa y la organización local para la ejecu-
ción.
La difusión se desarrolla por etapas, de acuerdo con el avance en la eje-
cución del proyecto. Sirve para apoyar en la consecución de los objetivos
específicos del proyecto; explicar y promover de manera general la natu-
raleza, filosofía, estructura, procedimientos, mecanismos de operación,
modalidades y alcances de los servicios prestados por el proyecto.
Procura hacer llegar la información más amplia sobre los servicios ofreci-
dos. Al inicio del proyecto contribuye a la puesta en marcha del trabajo
con los grupos demandantes más organizados.
Hace uso de medios masivos de comunicación social, de fácil acceso, alta
audiencia y cobertura en zonas rurales, en especial en las zonas más ale-
jadas y con menor posibilidad de recibir información directa. Al ser masiva
no debe perder de vista el abordar elementos específicos que interesan y
orientan a los diferentes actores, en especial a los posibles usuarios (as)
con menos desarrollo organizativo (mujeres y jóvenes) y con limitaciones
de acceso a información.
La promoción es complementaria a la difusión, y puede iniciar después
o en forma paralela a esta. Dirige su esfuerzo a brindar información de
manera directa y personalizada a los actores y posibles usuarios (as) sobre
los servicios y oportunidades brindados por el proyecto; así como sobre los
mecanismos de acceso a los mismos, procurando crear un mayor interés
en dichos servicios. La promoción está dirigida a las comunidades o gru-
pos menos desarrollados, apoyándolos en la identificación y formalización
de sus demandas. Hace uso de mecanismos directos y puntuales como
son los talleres, reuniones y charlas, auxiliados con medios didácticos y
audiovisuales, seleccionados de acuerdo con las características de la
Conceptosbásicos
Conceptos básicos

4
población objetivo. La promoción está muy vinculada a la focalización de
la población objetivo .
La difusión y promoción deben provocar que los actores relacionados con
la ejecución del proyecto se familiaricen y apropien de sus conceptos. Una
vez que se completa la difusión se espera que los grupos más organizados
tengan claros los sericios ofrecidos y puedan iniciar la preparación de sus
demandas al proyecto. Con los grupos menos desarrollados u organiza-
dos será necesario involucrarlos con la focalización e identificación de
demandas.
La difusión y promoción no son actividades propagandísticas, sino
acciones organizadas, que responden a una estrategia que las armoniza
en el contenido y el tiempo, haciendo llegar complementariamente los men-
sajes desde los distintos medios masivos de comunicación, con el trabajo
que de manera directa hace la Unidad de Proyecto con los actores del
proyecto.
Algunos conceptos estrechamente relacionados con la difusión y promo-
ción son:
La inducción interna es un proceso estructurado y organizado de
análisis de los documentos del proyecto y de actualización de información
relevante para la adecuada ejecución. Como resultado de esta revisión
crítica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar sus
acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con los
usuarios (as) y actores relacionados.
La inducción externa es un proceso dinámico de análisis, reflexión y
divulgación a los diferentes actores vinculados a la ejecución, sobre la na-
turaleza, filosofía, estructura, procedimientos y alcances del proyecto. Se
realiza para que los actores interioricen y se apropien de los conceptos
señalados, como resultado de un amplio análisis y conocimiento detallado
del proyecto.
La organización local para la ejecución consiste en la identifi-
cación y creación de todas las instancias o estructuras requeridas al nivel
local y del desarrollo de las capacidades necesarias en las mismas, para
su funcionamiento en apoyo del proyecto. Comprende tanto acciones de
carácter interno a la Unidad de Proyecto (UP), como de carácter externo
con organizaciones y autoridades existentes en el medio local.

El objetivo de la difusión y promoción es dar a conocer el proyecto, para
que los usuarios (as) y actores, conozcan y se familiaricen con su con-
tenido, de manera que estén en condiciones de presentar sus demandas
y así tengan acceso a los bienes y servicios (beneficios) del proyecto.
Los principales resultados de la difusión y promoción son:
Los actores y en particular los usuarios (as) reciben información
sobre el proyecto, su contenido, objetivos, resultados esperados y
financiamiento, en forma visual y escrita.
Los actores y usuarios (as) se familiarizan con el esquema organi-
zativo, los mecanismos para la ejecución, los procedimientos
administrativos, roles de usuarios (as) y actores.
La generación y presentación de propuestas para la demanda de
servicios, de parte de los grupos usuarios (as) da inicio.
La comunicación directa y permanente del proyecto hacia los
usuarios (as) y organizaciones oferentes de servicios.
Objetivos y
productos
5
Objetivosyproductos

6
q
Para realizar la difusión y promoción del proyecto se requieren estén
dados los siguientes requisitos:
La inducción interna se ha desarrollado como antecedente inme-
diato y se está llevando a cabo la inducción externa, como parte
del proceso de organización para la ejecución. Se parte de que la
UP conoce a profundidad el proyecto, domina y aplica su con-
tenido, objetivos, esquema de ejecución, como resultado del pro-
ceso de inducción interna. Además, los actores locales, líderes
comunitarios y autoridades locales conocen el proyecto como
resultado de la inducción externa.
El Estudio de Base se ha elaborado y actualiza la información
sobre el área del proyecto, la población objetivo y las necesidades
de las organizaciones, grupos y territorios.
Los principales actores, contactos locales están identificados y su
rol en la difusión y promoción se ha definido.
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para
realizar las actividades están a disposición de la UP, en forma
oportuna y suficiente.
Requisitos
Requisitos

7
Principios centrales
Los principios centrales de la difusión y promoción son:
Principio Descripción
Estrategia clara de
comunicación
El proyecto cuenta con una estrategia de
comunicación clara y conocida por todo el
personal. Esta estrategia procurará el uso
de las tecnologías y los medios disponibles
para dar a conocer los conceptos y filosofía
de trabajo del proyecto hacia los usuarios
(as) y otros actores.
Participativo
Es importante que los usuarios (as) del
proyecto participen en las etapas de
preparación, ejecución y seguimiento a los
resultados de la difusión y promoción.
Estos participantes deberán asumir un
papel protagónico y activo, difundiendo y
promoviendo el proyecto dentro de sus
municipios, comunidades, grupos y organi-
zaciones, siendo esto fundamental para las
acciones de promoción. Es necesario
tomar en cuenta a instituciones y otros
actores que han mostrado disposición e
interés en el proyecto para desarrollar
acciones conjuntas de difusión y promo-
ción en las diferentes comunidades.
Representatividad
Debe ser considerada la representatividad
geográfica, por etnia, edad y género de
grupos y organizaciones de participantes y
otros actores, en todos los eventos locales
donde se realizarán las acciones, para ase-
gurar una adecuada distribución de la
información.
Metodología
adecuada a
participantes
El proyecto está dirigido a dar respuestas a
las demandas de un amplio grupo de
usuarios (as) con distintos tipos de intere-
ses, con acceso a información diversa y
niveles culturales y educativos desiguales,
por lo que la difusión y promoción deben
ser desarrollados considerando cada tipo
de público, usando herramientas y medios
didácticos que aseguren que los partici-
pantes manejen en forma clara el con-
tenido del proyecto. Es importante cuidar el
lenguaje y contenidos utilizados en los
eventos, mensajes, materiales didácticos y
folletos.
Principioscentrales

8
Principio Descripción
Acceso constante a la
información
Deberá asegurarse un suministro perma-
nente y actualizado de información y mate-
riales del proyecto a todos los actores y
usuarios (as).
Equidad de Género
Es necesario considerar la incorporación
equitativa de hombres y mujeres en los
diferentes momentos y acciones del proce-
so, promoviendo de manera eficiente la
igualdad de oportunidades que presenta el
proyecto en todas sus fases de ejecución.
Deberán hacerse esfuerzos especiales en
la realización de acciones particulares con
mujeres partiendo de que históricamente
ha sido el sector con menos espacios y
oportunidades.
Transparencia
Para garantizar la confianza de los usuarios (as) y
otros actores las reglas de funcionamiento del
proyecto, la UP debe estar dispuesta a suministrar
la información contenida en la documentación bási-
ca del proyecto aprobada por el gobierno y las insti-
tuciones financieras.

9
Participantesyresponsabilidades
Participantes y
responsabilidades
Participante Responsabilidades
Autoridades locales
(instituciones del
Estado y gobiernos
locales)
Son las instancias donde se definen las
políticas locales de desarrollo que inciden
en las actividades de la población del área
del proyecto. Su participación será rele-
vante en la medida en que puedan cono-
cer, integrar o complementar las acciones
del proyecto en sus estrategias de traba-
jo; así como promover y difundir las opor-
tunidades de desarrollo brindadas por el
proyecto en el municipio o comunidad.
Líderes y/o represen-
tantes de grupos,
organizaciones y
comunidades
Están relacionados de manera constante
con los usuarios (as), por lo que es nece-
sario que conozcan a plenitud el proyecto,
a fin de que puedan promoverlo e inte-
grarlo en sus proyectos y planes.
Usuarios (as)
Son los principales actores que reciben,
analizan, procesan y difunden la informa-
ción. Se convierten en los principales pro-
motores directos del proyecto.
Entidades
prestadoras de
servicios
Pueden ser entes públicos o privados,
individuales o asociados locales,
regionales o nacionales con presencia en
el área del proyecto, quienes pueden ser
contratados para promover el proyecto,
dándose a conocer a los posibles usua-
rios (as).
Otras
organizaciones
Comprende a las organizaciones gre-
miales, políticas o religiosas con presen-
cia e importancia en el área del proyecto,
que influyen y pueden desarrollar una
labor informativa entre los usuarios (as)
del proyecto.

10
Participante Responsabilidades
Unidad de
Proyecto
Es responsable de coordinar todo el pro-
ceso. Su responsabilidad esencial es dar
información, involucrar e incorporar a la
mayor cantidad de actores en cada comu-
nidad, municipio, departamento o región.
Entidad ejecutora
del gobierno
Acompaña el proceso en su conjunto y
suministra información complementaria
concerniente a la ejecución del proyecto.
Facilitar recursos y realizar gestiones
ágiles y eficientes, para la difusión y pro-
moción.
Organismos
financieros,
administradores,
institución
cooperante
Acompañan el proceso en su conjunto y
suministran información complementaria
a la ejecución del proyecto. Garantizan
que los procedimientos diseñados sean
conocidos y aplicados de acuerdo con lo
establecido.
Programas
regionales del FIDA
Analizan, orientan y enriquecen el proce-
so, facilitan propuestas, brindan orienta-
ciones técnico - administrativas para la
ejecución. Sirven de vínculo con los
organismos financieros.
Asistencia técnica
externa
Comprende a asesores especializados,
facilitadores o consultores externos que
apoyan en la definición de temas, estu-
dios, estrategias y metodologías. Para su
incorporación se requiere la preparación
de términos de referencia, que expliciten
los objetivos, actividades y alcances de la
tarea a realizar.

11
El método de trabajo propuesto está basado en experiencias relevantes e
instrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTA
como parte de las actividades de asistencia técnica a los proyectos. El
método y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir
de referencia a cualquier proyecto que esté por iniciar operaciones o que
estando en ejecución desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.
El método de trabajo propuesto consta de tres etapas, que consisten en: i)
las actividades de preparación de la estrategia y plan de difusión y promo-
ción del proyecto, ii) las acciones necesarias para llevar a cabo dicha
estrategia y plan y iii) las acciones de seguimiento y evaluación del plan.
En la Figura 1, al final de esta sección, se presenta un flujo de las etapas
y actividades del método propuesto. Además, en el Cuadro 1 se resumen
las etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instru-
mentos, participantes, responsabilidades y productos generados en cada
etapa.
Método de trabajo
Métododetrabajo
Etapa 1 Elaboración de estrategia y plan de difusión y promoción
Etapa 2 Ejecución de la estrategia y plan de difusión y promoción
Etapa 3 Seguimiento y evaluación del plan de difusión y promoción
Etapas del proceso de difusión y promoción del proyecto

12
Descripción de las etapas
y actividades
Etapa 1:
Elaboración de la estrategia y plan de
difusión y promoción
Su preparación debe permitir establecer los ejes y términos de la
dinámica de información y comunicación a desarrollar por el
proyecto con los distintos actores y usuarios (as). El proyecto debe
contar con una estrategia clara, la cual debe de responder a las
diferentes etapas, propósitos y posibilidades de recursos del
proyecto, asegurando la ejecución de actividades ordenadas, arti-
culadas y lógicas.
Las actividades a realizar incluyen:
1. Definición de los propósitos, alcance, resultados y activi-
dades para las diferentes etapas de la difusión y promoción
Se establece el qué y cómo, considerando las condiciones socio-
culturales y la idiosincrasia de la población objetivo.
2. Definición de los responsables para cada una de las activi-
dades a ser desarrolladas
En esta actividad hay que tener claro los momentos en que cada
uno de ellos actuarán y sus roles (financiador, ejecutor, asesor,
generador y receptor de información, otros).
3. Definición de los contenidos y mensajes en función de los
actores
Para responder a la naturaleza y características de los diferentes
actores se deben preparar mensajes diferenciados y ser conse-
Actividades a realizar

13
cuente con la capacidad de la población objetivo. Hay que recordar que los
proyectos nuevos y con temas innovadores tienden a ser comparados con
experiencias buenas y malas de proyectos de anterior ejecución, por lo
que hay que dejar mensajes claros y precisos de lo que el proyecto pre-
tende hacer. Sobre la base de los recursos humanos existentes y de las
estructuras locales disponibles por el proyecto, hay que promover el
empleo de organismos o grupos culturales locales con experiencia en la
comunicación con grupos campesinos.
4. Asignación de recursos humanos y monetarios y los medios técni-
cos para la realización de las actividades propuestas, quedando clara-
mente definidos y programados, para evitar contratiempos en la ejecución
del plan.
5. Establecimiento de los plazos en la ejecución de las actividades
La programación de los tiempos tiene que hacerse en forma gradual para
garantizar el mensaje adecuado en el momento oportuno. Por ello, la incor-
poración planificada de los recursos y medios serán de mucha importancia
en el desarrollo de la misma.
6. Definición clara de los mecanismos seguimiento y retroali-
mentación
Se incluirán los indicadores que se utilizarán para medir los resultados, así
como las formas de incorporar las modificaciones propuestas en cada una
de las etapas de la difusión y promoción.
7. Programa de uso de medios masivos
En este programa se establece un calendario detallado de la transmisión
de mensajes por medios de comunicación masiva y realización de las dife-
rentes actividades contempladas en el mismo. Esto permite la organización
y seguimiento ordenado de las actividades, en tiempos específicos que
permitan comprobar su ejecución de acuerdo con lo planificado.
El principal resultado de esta etapa es el Plan de Difusión y Promoción del
Proyecto.
Productos esperados

Para desarrollar las actividades de esta etapa se incluyen en el
Anexo los siguientes instrumentos:
Instrumento 1.
Documentos básicos y de referencia del proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposición de todo el
personal de la UP.
Instrumento 2.
Esquema para la elaboración del plan de difusión y promoción
y del programa de uso de medios. Incluye una guía para orga-
nizar la difusión y promoción, considerando aspectos como obje-
tivos, destinatarios, estrategia, medios publicitarios, seguimiento,
presupuesto.
Instrumento 3.
Modelo de Plan de Difusión y Promoción. Presenta ejemplos
sobre cómo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-
dos con la divulgación utilizando diferentes medios de comuni-
cación.
Instrumento 4.
Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema
de programación del uso de diferentes medios de comunicación, en
un período determinado.
Instrumento 5.
Guía para el diseño metodológico de las actividades de pro-
moción. Presenta un formato para organizar un taller de promo-
ción del proyecto
Instrumento 6.
Recomendaciones para el diseño de materiales escritos con
mensajes de interés del proyecto. Lista una serie de recomen-
daciones a seguir para la elaboración de materiales escritos.
Instrumentos
14

15
A lo largo de la ejecución del proyecto se deberán mantener acciones
de difusión y promoción dirigidas a sectores, grupos y temáticas que
hayan presentado vacíos de comprensión o territorios menos desa-
rrollados bajo el interés de cada uno de estos procesos. Para esto
será importante usar de referencia el monitoreo o seguimiento.
La ejecución del plan podría ser organizada bajo la contratación de
una entidad especializada, pero involucrando, bajo un concepto par-
ticipativo, masivo y eficaz, a organismos locales y personas que
conozcan el terreno, permitiendo lograr informar al mayor número de
la población, a menor costo. Esto permitiría descargar a la Unidad de
Proyecto de actividades operativas.
1. Ejecución del Programa de uso de medios
El Programa de uso de medios sirve para programar la difusión de los
mensajes a partir de su formato en los diferentes medios y programas.
Debe elaborarse tomando en cuenta los estudios especializados
(clasificación del alcance de cada medio y estudios locales de au-
diencia), para lograr una mayor audiencia de los actores del proyec-
to.
Es muy importante asegurar de parte de los encargados de la ejecu-
ción del Programa de Medios el envío de los materiales necesarios a
los diferentes medios de comunicación (escritos, spots televisivos,
audiovisuales, cuñas radiales, etc.) en el tiempo necesario, lo mismo
que la organización de los publireportajes suministrando el material
necesario para ello y organizando el calendario de trabajo para su
publicación.
Para asegurarse de lo establecido en el Programa de uso de medios
es importante preparar contratos que definan las responsabilidades y
Etapa 2:
Ejecución del plan de difusión y promoción en
la fase de inicio del proyecto

16
permitan controlar la ejecución con mecanismos legalmente definidos.
La UP es la responsable de la ejecución del Programa de uso de medios y
puede participar a las estructuras locales en el seguimiento del mismo; así
como solicitar la asesoría de organismos especializados para la rea-
lización de esta tarea.
2. Desarrollo de materiales escritos
Comprende el diseño, diagramación, validación, producción y distribución
de los materiales escritos.
La UP es la responsable de definir los diferentes materiales a utilizar y su
contenido. Deberá hacer las propuestas de los mensajes clave y definir
claramente al tipo de público a quien se entregará la información escrita.
Para el diseño del material es necesario contar con el apoyo de un espe-
cialista en comunicación rural que considere el tipo de destinatarios, con el
objetivo de disponer de materiales elaborados con mensajes en lenguaje
sencillo y a base de gráficos, considerando la presencia de lectores con
limitado vocabulario entre los usuarios (as).
Para asegurar la comprensión de los materiales diseñados, por parte de los
distintos destinatarios, estos deben ser validados previamente con la par-
ticipación de los mismos. La validación debe ser realizada por la UP, por
ejemplo a través de talleres de validación, con el acompañamiento de un
especialista en el tema, y con participación de representantes de diferentes
localidades.
La producción y distribución de materiales escritos en cantidades y cali-
dades suficientes, es el primer elemento para asegurar su accesibilidad por
parte de los usuarios (as), por lo que su número debe ser planificado a par-
tir de estimaciones de la población objetivo del proyecto. Para su distribu-
ción se debe considerar el tamaño y accesibilidad de los municipios, la
mayor o menor presencia de instituciones, ONG´s, organizaciones gremia-
les, programas y proyectos, los centros públicos y privados donde hay aflu-
encia de productores (as) y otros lugares que a nivel local se consideren
referentes usuarios (as) del proyecto.
3. Desarrollo de Materiales Audiovisuales (videos, espacios televi-
sivos)
Son de gran utilidad para la difusión y promoción del proyecto y también
son claves para la capacitación. Para su elaboración es importante dispo-
ner de especialistas con quienes la UP construya los guiones de los dife-

17
rentes materiales y determine el programa de trabajo de campo identifi-
cando los lugares con las experiencias más importantes. En el trabajo de
edición es importante la participación de miembros de la UP para asegurar
la inclusión de los ejes de mayor interés. Los especialistas en la produc-
ción de medios y el manejo de procesos de comunicación rural deberán
hacer uso de metodologías adecuadas a la población objetivo, por ejem-
plo, no haciendo caso de textos amplios, sobre todo considerando los nive-
les de analfabetismo existentes. Además, deberán integrar a los diferentes
actores con disposición a participar del proceso.
4. La realización de eventos
Los eventos tales como, talleres, asambleas, reuniones, charlas, sesiones
de trabajo se deben realizar promoviendo la presencia de todos los miem-
bros de la familia y comunidades, tratando de no excluir a ningún grupo. Es
importante la contratación de facilitadores externos para la conducción de
algunos eventos y la elaboración de memorias que aporten al seguimiento
y documentación ordenada cronológicamente del proceso. Para ellos
deben tomarse previsiones para presupuestar recursos, elaborar términos
de referencia y contratar estos servicios.
El diseño metodológico de las actividades de promoción permite el orde-
namiento lógico de los diferentes momentos de las mismas, organizando
los contenidos, participantes, herramientas, técnicas metodológicas, mate-
riales y responsables. La metodología deberá ser previamente discutida en
la UP en conjunto con el personal facilitador contratado para estos fines.
Es importante que todas las actividades de promoción sean documen-
tadas, ya sea con apoyo externo o por los miembros de la UP.
5. Continuidad de la Difusión y Promoción
Durante la fase inicial no se logra llegar a todos los posibles usuarios (as)
directos del proyecto, por lo que el Plan de Difusión y Promoción debe con-
tinuarse en un período posterior. Para su realización, se deberá fortalecer
su contenido, a partir del enriquecimiento con las experiencias y resultados
obtenidos por el proyecto.

18
Como productos se obtendrán: i) un conjunto de materiales publicitarios del
proyecto escritos y audiovisuales elaborados, ii) memorias de eventos
desarrollados y iii) eventos de difusión realizados con posibles recursos.
Instrumento 2.
Modelo de plan de difusión y promoción. Presenta ejemplos
cación.
Instrumento 3.
Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema
de programación del uso de diferentes medios de comunicación, en
un período determinado.
Instrumento 6.
Guía para el diseño metodológico de las actividades de pro-
moción. Presenta un formato para organizar un taller de promo-
ción del proyecto.
Instrumento 7.
Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales
hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-
minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.
Instrumento 9.
Esquemas de informes periódicos de actividades. Comprende
un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,
problemas y lecciones aprendidas. Son base para el seguimiento
de las actividades.
Instrumentos
Productos esperados

19
1. Desarrollo de Instrumentos y mecanismos de seguimiento y eva-
luación
Comprende la definición de variables a medir y la formulación de indi-
cadores, con el propósito de valorar si la difusión y promoción están
logrando los objetivos y resultados propuestos. Los indicadores deben ser
construidos por la UP sobre la base del Plan de Difusión y Promoción, los
objetivos del proyecto, los recursos humanos y financieros disponibles,
permitiendo la evaluación de eficiencia y eficacia de las actividades,
medios y materiales didácticos. Algunas variables a medir son:
La audiencia (si se está llegando a la población objetivo).
Apropiación del mensaje (efecto de los contenidos de los
mensajes, si estos son claros y entendibles).
Participación por representatividad (según género, etnia,
edades, ubicación geográfica).
Costos.
Los instrumentos deberán responder a estas variables y sus indicadores
para que permita hacer las valoraciones necesarias.
2. Aplicación de instrumentos y mecanismos para el seguimiento y
evaluación
La aplicación de los instrumentos y mecanismos para el seguimiento y
evaluación actúan de manera constante durante la ejecución del Plan de
Difusión y Promoción. Para su aplicación deben utilizarse mecanismos e
instrumentos, considerando la participación de los diferentes actores
locales y apoyarse en el conocimiento del proyecto (identificación de expe-
riencias, sistematización, análisis y apropiación).
El seguimiento es responsabilidad del área de Planificación, Seguimiento
y Evaluación del Proyecto. También puede recibirse asesoramiento con-
tratando a organismos especializados.
Etapa 3:
Seguimiento y evaluación del plan

20
El resultado de esta etapa son los informes de seguimiento de las activi-
dades realizadas y los ajustes al Plan de Difusión y Promoción producto del
seguimiento.
Productos esperados
Instrumentos
Instrumento 3.
Modelo de Plan de Difusión y Promoción. Presenta ejemplos
cación.
Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios.
Contiene un esquema de programación del uso de diferentes
medios de comunicación, en un período determinado.
Instrumento 7.
Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales
hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-
minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.
Instrumento 8.
Sondeos y encuestas para valorar eficiencia de las activi-
dades, medios y materiales didácticos. Describe brevemente en
qué consisten los sondeos y encuestas.
Instrumento 9.
Esquemas de informes periódicos de actividades. Comprende
un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,
problemas y recomendaciones. Son base para realizar el
seguimiento de las actividades y el ajuste del Plan cuando sea
requerido.

21
La difusión y promoción es de carácter permanente. Al inicio del proyecto
será intensiva y masiva, con el fin de lograr una mayor divulgación del
proyecto a la población participante. Deben asignarse recursos sufi-
cientes, tanto financieros como humanos, de manera más concentrada que
en el resto de la vida del proyecto, considerando que al inicio de la ejecu-
ción es en cuando se quiere posicionar el proyecto en la sociedad rural y
brindar la información pertinente a la población objetivo.
En la fase intermedia de ejecución del proyecto, su intensidad podrá dis-
minuir, y se ajustarán sus contenidos a la experiencia generada por el
proyecto. Su duración será determinada a partir de las necesidades exis-
tentes y de los recursos disponibles.
La difusión y promoción deberá iniciar al concluir la inducción interna. En
algunos casos, podrá ser realizado en forma paralela a la inducción exter-
na y a la organización local para la ejecución. Este período inicial intenso
y con una mayor cantidad de acciones, no debe ser mayor de seis meses.
Los tiempos precisos de las actividades podrán determinarse tomando en
cuenta las particularidades de la población objetivo.
.
Período para realizar
las actividades
Períodopararealizarlasactividades

22
Plan de Difusión y
Promoción,
incluyendo:
Programa de Uso
de Medios
Diseño
metodológico de
las actividades de
promoción
Diseño de mat.
escritos y guiones
audiovisuales
Lista de actores y
contactos locales
Definición de los propósitos,
resultados y acciones
Definición de los responsables
Definición de los contenidos y
mensajes
Asignación de recursos
humanos, monetarios y tiempos
Definición mecanismos de
seguimiento y retroalimentación
Elaboración de Programa de Uso
de Medios
Materiales publicitarios
Eventos de difusión y
promoción
Memorias de eventos
2. Ejecución del
Plan de Difusión y
Promoción
3. Seguimiento y
evaluación del Plan
Figura 1. Flujo del proceso de difusión y promoción del proyecto
Desarrollo de
instrumentos y
mecanismos de
seguimiento
Aplicación de
instrumentos y
mecanismos de
seguimiento
Informes de seguimiento
de las actividades
Ajuste al Plan con base
enel seguimiento
1. Elaboración de la
estrategia y Plan de
Difusión y Promoción
Ejecución del Programa de Uso
de Medios
Desarrollo de materiales escritos
Desarrollo de materiales
audiovisuales
Realización de actividades de
promoción
Continuidad de la difusión
y promoción

23

24

25
Instrumentos de apoyo
al proceso de difusión
y promoción del proyecto
Anexo:
Anexo

26
Indice del Anexo
IndicedelAnexo
Instrumento 1..... ....27
Documentos básicos y de referencia del proyecto..... ....25
Instrumento 2. .... ....28
Esquema para la elaboración del plan de difusión y promoción y .... ....25
del programa de uso de medios. .... ....25
Modelo de Plan de Difusión y Promoción..... ....25
Modelo de Programa de Uso de Medios.... ....25
Guía para el diseño metodológico de las actividades de promoción.... ....25
Guía para el diseño de materiales escritos .... ....25
con los mensajes de interés del proyecto..... ....25
Memorias de eventos.... ....25
Sondeos y encuestas para valorar eficiencia a de las actividades, .... ....25
medios y materiales didácticos.... ....25
Esquemas de Informes Periódicos de la actividad... ....25

27
01. Políticas del gobierno en el ámbito rural y económico.
02. Informe de evaluación ex - ante (IEEA) y Anexos.
03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Préstamo.
04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que finan-
cian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2
de diciembre de 1998.
05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo.
06. Reglamento de Crédito o de uso de los fondos del proyecto.
07. Ley de Contrataciones del Estado.
08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institución coope-
rante o administradora, y los organismos financieros.
09. Guía Práctica de Administración Financiera de proyectos financiados
por el FIDA. RUTA. 1999.
10. Estudios recientes sobre la población objetivo y la zona de proyecto
(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de
base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones
públicas de diferentes sectores.
11. Diagnósticos y planes territoriales, socioeconómicos y ambientales
existentes.
12. Documentación sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras
aledañas.
13. Mapas topográficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.
Instrumento 1
Documentos básicos y de
referencia del proyecto

28
II. Objetivos
- General
- Específicos
II. Población objetivo o destinatarios de la campaña
Público...., con énfasis en......Los generadores de opinión, per-
sonas que escuchan los noticieros y programas de radio, leen los
periódicos y ven televisión.
III. Ejes del Plan
1.-
2.-
IV. Fases del Plan
La Fase I comprendida entre ...., hará énfasis en:
La II Fase se desarrollara para los meses de ......,
hará énfasis en....
V. Estrategia del Plan
La Campaña estará soportada por la transmisión de acciones te-
lereportaje y espacios televisos, cuñas radiales, impresión gráfica
en el Diario...., la producción de gorras, calendarios, etc.
Se considera la necesidad de brindar una atención informativa
especial a los "generadores de opinión", en especial a los perio-
distas, organizando para ellos un "paquete personalizado" que
incluya....
A. Acciones de televisión
- Producción
Objetivo.
Contenido.
Características Técnicas de la Producción.
Instrumento 2
Esquema para la elaboración del plan
de difusión y promoción y del programa
de uso de medios

29
Realización Integral.
Realizaciones que tendrán como base, la información contenida
en un libreto....
Metodología de Trabajo: Trabajo de mesa, guionización, pre-pro-
ducción, producción, pre-edición, postproducción, evaluación,
equipo humano para la realización Audiovisual.
Material a entregar.
- Transmisión
Los espacios televisivos se transmitirán.... en los canales y programas con
mayor audiencia de la siguiente manera: (se habla de canal de mayor
audiencia en programa o revista).
El publireportaje será transmitido "X" veces por el Canal de mayor audien-
cia y "Y" veces por el Canal de segundo lugar en programas con perfil de
revistas, de la siguiente manera:
El Programa de uso de medios detalla el proceso de transmisión de los
espacios televisivos y el publireportaje.
B. Radio
- Producción de las cuñas radiales
Se crean un total de "X" cuñas radiales, las que tendrán el cuidado de inte-
grar el enfoque de género en la misma, con actores y voces de ambos
sexos. Las cuñas grabadas serán enviadas a las radios involucradas en su
transmisión.
- Transmisión
La campaña radial se iniciará...... y se prolongará durante ....meses con
distribución de las cuñas según el plan de medios. Los criterios para su
transmisión han sido:
Canal Programa o revista Transmisión
Canal Programa o revista Transmisión

30
En las regiones donde tiene presencia el proyecto. ....se realizará transmi-
siones de las cuñas radiales en "X" cantidad de radios.
En las regiones donde no tiene presencia el proyecto se aprovechara las
transmisiones en las radios de cobertura nacional involucradas en la cam-
paña.
Las cuñas radiales serán distribuidas en las regiones entre radios en AM y
FM a partir de las emisoras que muestran como líderes en la audiencia. En
las AM estará pautado hacia los espacios de noticias y de programas dirigi-
dos al campo. En las FM a programas de temas variados o revistas que
muestran más audiencia. Esto hará inmediatamente que las regiones que
tengan programas reciban muchas mas cuñas radiales.
En los territorios donde solamente se trabajara con una radioemisora se
preferirá sea FM o AM la que tenga mayor audiencia.
La transmisión en las radios nacionales recibirán asignaciones según lo
establecido en los términos.
C.- PUBLICACIONES EN PERIODICOS
Se publicará la página entera (21"x6) en el período entre el ......
Durante el periodo de la campaña se procurara que se elaboren y
publiquen por periodistas de los periódicos al menos "X" cantidad de repor-
tajes periodísticos (a nivel de noticia) sobre .........
D.- OTROS PRODUCTOS PUBLICITARIOS GRAFICAS
Gorras, Calendarios, etc.
Radio FM- AM Región Forma de transmisión

31
VI. Programa de uso de medios - Cronograma detallado
por medio
VII. Seguimiento
VIII. Asesorías
(Contenidos de la misma, empresas, personas y experiencias)
En TV se dispondrá de la asesoria de......
En radio y el proceso general de la Campaña dispondremos de la
asesoría de......
En los asuntos gráficos la asesoría estará de .....
IX. Presupuesto
X. Recomendaciones
XI. Anexos
Lemas o slogans del Plan de Difusión y Promoción.

32
Instrumento 3
Modelo de Plan de Promoción y Difusión

33
ActividadesMensajesMediosOferentesObservaciones
Acción:Garantizaracondicionamientoadecuadodelasoficinaslocales
Establecernormasque
definanlasnormasde
funcionamientodelas
Oficinaslocales
•Aprovecharunasesióndetrabajoconlos
funcionariosdelasoficinasparaconstruir
conjuntamentelasnormasdeatenciónyparasacar
lasnecesidadesdeapoyodelproyectoparaqueesa
atenciónseaposible.
SesióndetrabajoUP•Lasnormasdebenconsiderar,horario,
condicionesquedebetenerellocal,característicasde
laatención,tipodeinformaciónabrindar.
•Unavezelaboradas,fotocopiarse,emplasticarse
yenviarseacadaoficinaparaquelomantenganen
unlugarvisible.
Rótulosenoficinas
localesqueincorporenel
logotipodelproyecto.
•Querótulosdelasoficinasincorporenal
proyecto.
Rotuladoreslocaleso
nacionales
Rotuladoreslocaleso
nacionales
•Sesugierenrótulosde1x0.5mtdemetalcon
recuadrodemadera..
Elaboracióndebanner
plastificadocon
informaciónunificada
sobreelproyecto.
•Queeselproyecto.
•Quefinancia?.
Empresaslocaleso
nacionales
Rotuladoreslocaleso
nacionales
•Sesugierenbannerde0.80x2metrosparaser
colocadoenunadelasparedesdecadaoficinalocal
Garantizarqueenlas
oficinasexistan
condicionesymateriales
adecuadosparaatender
alosposiblesusuarios.
•Construirconjuntamentelasnormasdeatención
eidentificarnecesidadesdeapoyodelproyecto.
*Entregaracadaoficinaunlotesuficientede:
plegables,manualesexplicativos,afiches,formatos
demostrativos
SesióndetrabajoUP•Ninguna
Acción:Capacitaralpersonaldeoficinaslocales
Capacitacióndelpersonal
paramejorarsus
habilidadesdeatencióna
losusuariosdelproyecto.
•Importanciadelaescuchaylabuenaatención.
•Objetivosymecanismosdetrabajo.
•Llenadodelosformatosqueseutilizanenel
proyecto.
Unaodossesiones
decapacitación.
Especialistasen
recursoshumanos.
•Lacapacitacióndeberealizarsedemaneraque
seateóricoprácticayqueseponganenevidencia
lasquesevivenenunaoficinalocal.
AcciónQueusuarioscumplanunprocesodeaclaración
Sesionesdeaclaración
paragruposy
organizaciones
interesadasenaplicara
losrecursosdelproyecto.
•ElaborarrotafoliosaserusadosporUP.
•Presentardatosestadísticasdelproyectoenel
municipioymunicipiossimilaresparaquelos
usuariostenganunareferenciaclara.
•Exponerdiferentespotencialidadesqueexisten
enlaregiónyqueestosirvadereferenciaa
usuarios..
SesionesdetrabajoUP.•Capacitacióndeberealizarsedeformateórico
prácticayrespondiendolasinquietudesdelos
interesadosenparticipardelproyecto.
Entregadedocumentos
informativosalosgrupos
participantesdelos
talleres.
•Reproduccióndefolletossobreelproyectoen
cantidadessuficientescomoparaserentregadosa
losgruposdeusuariosinteresados.
SesionesdetrabajoUP•Losdocumentos(folletosyplegables)deben
entregarseencantidadessuficientes.
Intercambiosde
experienciascon
organizacionesygrupos.
Quelosproductoresymicroempresariospuedan
compartirconotrasorganizacionesycomunidades:
lamaneradetrabajo;resultadosquehan
conseguido;lamejormaneradetrabajarconel
proyecto;lascosasquepuedenhacerenconjunto.
Intercambiosde
experiencias
UP•Losintercambiosnonecesariamentedeben
implicarcostoselevados.Sepuedegarantizarel
transporteyusarlamodalidaddequecadaunode
losparticipantesllevenlacomidaysecomparta
despuésdelevento.
Acción:Facilitarlaevaluacióndelaatencióndelasoficinaslocalesydelosmecanismosdeaccesoalproyectodepartedeusuariosyoferentes
Establecimientodeun
registroquepermitandar
seguimientoala
evolucióndelproyectoy
losmecanismosde
acceso
•Elaborarregistrosdeseguimiento.
•Diseñoyreproducciónderegistrosde
seguimientoydehojasdeevaluaciónaserllenadas
porlosproductores.
•Distribucióndehojasdeevaluaciónenlas
oficinaslocales.
SesionesdetrabajoUP•Elregistrosdeseguimientodebeconsiderar,
entreotros,losiguiente:
*Municipioyfechadellenado.Atenciónrecibida.
Cuálessonlosprocedimientosqueleresultanmás
complicadosysugerenciasparafacilitarelproceso.
Dondeobtuvolainformaciónmásclara..¿Ha
escuchadomensajesenlaradio¿enqueradio?y¿en
queprogramas?..
Aplicaciónde
evaluacionesdepartede
laUPyorganizaciones
participantes..
•MiembrosdeUPmantienenunaposiciónabierta
yfraternalfrenteaobservacionesycomentariosde
losfamiliasdeproductoresymicroempresarios
participantes.
SesionesdetrabajoUP•Ninguna

34
Enero
Medios/Meses/Días/Semanas678910111213141516171819202122232425
SemanaSemanaSemana
Televisión
A.-Mensajes(30seg.)
Programas:
B.-Mensajes(40seg.)
Programas:
C.-Publirreportajes(90seg.)
Programas:
TotaldeTiempoenTV(minutos)
Periódicos
NombredelDiario
A.-Publirreportajes
1.-Entrescolumnas
2.-Enunapáginaentera
Radio
Mensajesenradios(45seg.)
RadiosLocales:
ZonaNorte
-
ZonaSur
-
-
Totaldemensajesradiales
MediosImpresos
Calendarios
Gorras
Instrumento 4
Modelo de Plan de Medios

35
1. OBJETIVO
2. RESULTADOS ESPERADOS
3. METODOLOGÍA
Desarrollo del taller (Guía de taller)
Desarrollo del taller (Guía de taller)
4. INSUMOS
5. DURACIÓN
6. COSTOS
Instrumento 5
Guía para el diseño metodológico de las
actividades de promoción
Temas
Descripción
metodológica
Medios y
materiales
Responsable Duración
PRIMER DÍA
A. Introducción al Taller
B. Parte Conceptual del Proyecto
Concepto Monto US$
Actividad Hora

36
Instrumento 6
Guía para el diseño de materiales escritos
con los mensajes de interés del proyecto
Recomendaciones para la elaboración de
materiales escritos
- Realizar un índice de contenido que le apoye a guiar la difusión y
promoción
- Realizar la recolección de información de campo (encuentro,
entrevistas, charlas, etc.)
- Ordenar y preparar un primer borrador
- Consultar el documento con la Unidad de Proyecto
- Editar el material, a cargo de un comité editor
- Diagramar e ilustrar el material
- Validar el material con la población meta
- Realizar la corrección final del material
- Reproducir el material

37
El documento de Memoria debe de registrar los principales hechos, com-
promisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, por
parte de los participantes y el proyecto.
CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. EXPECTATIVAS Y OBJETIVOS
3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
Se hará una descripción de los acontecimientos del
evento sobre la base del diseño metodológico y la
evolución del evento mismo
4. EVALUACIÓN
5. PRÓXIMOS PASOS A SEGUIR
6. ANEXOS
Instrumento 7
Memoria de los eventos

38
Instrumento 8
Los sondeos y encuestas para valorar la
eficiencia de las actividades, medios
y materiales didácticos
Son herramientas que permiten recoger de forma directa la
opinión o percepción de los usuarios (as) y/o actores directos e
indirectos del proyecto.
Estas se rigen por criterios estadísticos para la determinación y
validación de las muestras a encuestar, a partir del universo de
trabajo del proyecto.
Constituyen un conjunto de preguntas sencillas que pueden ser
de tipo abierto (permite la expresión de los criterios propios del
entrevistado) o de tipo cerradas (determina las opciones de
respuesta).
Para evitar sesgos en la recopilación de la información, se
recomienda la contratación de empresas u organismos especia-
lizados en el uso y aplicación de estas herramientas.

39
Son la base para realizar el seguimiento de las actividades. Permiten o-
rientar los cambios en los planes y programas del proyecto. Son prepara-
dos en forma periódica (mensuales, bimensuales, trimestrales, semes-
trales, anuales o de cierre de año), y facilitan llevar una cronología conti-
nua de las actividades desarrolladas.
Generalmente, son formulados por los encargados de los componentes
con el apoyo metodológico de la Unidad de Seguimiento y Evaluación.
Existen muchos esquemas de informes para el seguimiento de las activi-
dades. Los mismos se preparan de acuerdo con las necesidades de infor-
mación del proyecto. Un ejemplo se muestra a continuación
I N F O R M E
Período de Informe: Fecha de entrega:
Elaborado por:
Cargo:
Descripción del Propósito de las Actividades a Desarrollar
Recomendaciones:
Observaciones
Instrumento 9
Esquemas de informes
periódicos de actividades
Actividad
Programada
Actividad
Ejecutada
Resultados
alcanzados
Principales
problemas
encontrados

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