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Diseño de entrada, salida, y archivos en un sistema de información
- 1. DISEÑO DE ENTRADA, SALIDA, Y ARCHIVOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN OLIB PRESENTADO POR: KAREN DE LA HOZ SAIDA GUERRA DIAZ PRESENTADO A: LUZ STELLA GIRALDO INGENIERA DE SISTEMAS 6 SEMESTRE GURPO 3 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO, FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES, PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA, CARTAGENA DE INDIAS, D.T.Y C. 23 DE NOVIEMBRE DE 2013
- 2. BIBLIOTECA FRAY ANTONIO DE MARCHENA, UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA – SECCIONAL CARTAGENA
- 3. INTRODUCCION La salida es la capacidad de un Sistema de Información para generar la información procesada hacia el exterior, bien sean datos de entrada o resultados. Los Archivos son la esencia de cada uno de los datos que un sistema de información debe contener y a su vez deben estar disponibles para cuando el usuario los requiera, con exactitud y precisión , permitiendo el almacenamiento y manejo adecuado de identificaciones teniendo como propósito la buena administración. El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Bajo la apreciación de estos conceptos basaremos este trabajo, observando la importancia que es para nuestras instituciones sean privadas o públicas, el mantener ordenada nuestra información, ya que son los recursos que tanto usuarios internos como externos deseamos recibir a la hora de requerirlo y no tener ninguna clase de inconvenientes. Las nuevas herramientas tecnológicas son de mucha ayuda es por eso que la Universidad de San Buenaventura Cartagena, ha buscado implementarlas ya que su deseo es que los usuarios se sientan satisfechos con sus productos. Para esto cuenta con una gama de herramientas tecnológicas que disponen de diseños de entradas, salidas y del sistema, siempre vigilantes a que cumplan con los requerimientos y necesidades de información. Con el desarrollo de este trabajo conoceremos los sistemas que la universidad posee y sus elementos, para que los usuarios gocen de su utilidad.
- 4. JUSTIFICACION Este trabajo se realiza con el fin de destacar las herramientas informáticas que se adquieren en nuestros centros de información, en este caso la biblioteca de la Universidad de San Buenaventura Cartagena, para suplir o llenar las expectativas de información de nuestros usuarios internos y externos. Se hace necesario tener sistemas de información bien conformados de tal manera que suplan los requerimientos del personal directivo que lo contrata para el buen funcionamiento de la institución, y sean estos sistemas útiles a la hora de tomar decisiones, de dar respuestas prontamente y de ser diligentes, veraces y agiles al hora de prestar un buen servicio a nuestros usuarios.
- 5. OBJETIVO GENERAL Mostrar los modelos de diseños de salida, entra y sistema que posee la Universidad de San Buenaventura en su biblioteca, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Identificar los medios de salida del sistema que utiliza la biblioteca de la Universidad. Presentar las bases de datos que la biblioteca utiliza y que información controla a través de ellas. Conocer los controles que se realizan para la adquisición y consulta del material bibliográfico.
- 6. BIBLIOTECA CENTRAL FRAY ANTONIO DE MARCHENA, UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL-CARTAGENA SISTEMA DE INFORMACIÓN OLIB 9.0 La biblioteca de la universidad de san buenaventura seccional Cartagena, cuenta con los siguientes servicios: consulta en sala, préstamo externo, renovación del material bibliográfico, acceso a Wi-fi, sala de internet, consulta a bases de datos, revistas electrónicas, y otros recursos electrónicos, préstamo interbibliotecario, información y orientación al usuario, devolución y reserva del material bibliográfico. Cuenta con el sistema de información OLIB. Durante más de 18 años, OLIB se ha mantenido a la vanguardia de la administración de bibliotecas, optimizando las operaciones internas y abriéndose a nuevas maneras de entregar información bibliotecaria a los usuarios finales. Ofrece una exclusiva combinación de eficiencia bibliotecaria, facilidad de uso y capacidades multimedia avanzadas. Además, actúa como guía para las bibliotecas cuya visión es hacer más con su servicio. OPAC WebView Interfaz intuitiva del usuario final que obtiene resultados mediante la búsqueda basada en lenguaje natural. Es absolutamente configurable y ofrece una gran cantidad de funciones de autoservicio para autorenovación, SDI, solicitud de recomendaciones de adquisición y publicación de consultas en línea. Incluye además soluciones flexibles de exportación y funciones de mejora (sobrecubiertas de libros). Catalogación Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad de tipos de medios tradicionales y no tradicionales desde sitios Web hasta 'conocimiento.' Incluye además control total de autoridades, importación y exportación de MARC y un tesauro.
- 7. Circulación y usuarios Incluye una gama completa de funcionalidades de circulación, además de Importación de usuario y software fuera de línea. Manejo de reservas de sitios múltiples y mensajería electrónica. Adquisiciones y cuentas Brinda asistencia para el proceso de pedido completo de todos los tipos de materiales, incluso pedidos pendientes, publicaciones de hojas sueltas y funcionalidades ‘en aprobación’. Control de publicaciones seriadas Una solución altamente flexible, capaz de manejar publicaciones regulares, habitualmente irregulares e irregulares. Incluye también las funcionalidades del Servicio de consolidación para aquellos cuyos proveedores ofrecen también un servicio de devolución. MÓDULOS MEJORADOS Administración de consultas Un completo módulo de administración de consultas para registrar solicitudes, realizar el seguimiento de las mismas y responderlas. Calcula el tiempo dedicado y crea una base de datos de preguntas más frecuentes, con las respuestas. Préstamos interbibliotecarios En el caso de los sitios que desean administrar (ILL) Préstamos Interbibliotecarios con mayor eficiencia, el módulo ILL se encarga tanto del suministro como de la solicitud de ILL mediante el uso de varias funciones automáticas de control que permiten reducir las tareas que demandan demasiado tiempo. Administrador de Diseño Un elemento de la interfaz WorldView del personal que se emplea para personalizar las pantallas y adaptarlas a las prácticas y los requisitos de trabajo
- 8. locales. También se puede utilizar para generar diseños de impresión y pantallas nuevas para catalogar tipos de medios no tradicionales. DISEÑO DE SALIDA Diseño de salida: salida es un término algo confuso. Lo emplea el personal informático cuando se refiere a la transferencia de datos desde un procesador central a un medio magnético tal como cinta, disco, etc. Se utiliza también para describir lo que sale de un sistema informático hacia el usuario para que este actué. El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está bien diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de emplear Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces el sistema puede parecer para los usuarios tan poco necesario que evitaran usarlo, tal vez esto se convierta en causa de fracaso. Objetivos de la salida La salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos 1. Expresar información relacionada con la actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro 2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias 3. Iniciar una acción 4. Confirmar una acción
- 9. MÉTODOS DE INFORMACIÓN DE SALIDA Existen 4 métodos principales de información de salida según los cuales actúan las personas 1. Impresión, bien sea mediante impresora de impacto (martillos que golpean la cinta de la impresora de papel) o impresora de no-impacto (tinta, electrostática, etc.) 2. Visualización en una pantalla 3. Microfilm 4. Síntesis de voz El método uno se puede clasificar a su vez en: impresora de cadena, en los métodos uno y tres el analista deberá definir la estructura de la información según estándares formales, en parte para facilitar la programación de los requisitos. No obstante, debe considerarse la facilidad o no de la programación, salvo muy buenas razones, como puede ser un sustancial ahorro de coste que pueda impedir dentro de los requisitos del usuario, obtener la información de salida que más pueda ayudarle. PAPEL DEL USARIO El diseño de salida es una faceta del trabajo en la que el usuario debe desempeñar un importante papel aunque necesita de la ayuda profesional del analista de sistema que debe describir las características operacionales de los diversos dispositivos que proporcionan la salida y para asegurar que sus requisitos son viables dentro de las limitaciones de coste y de no interferencia con otros requisitos del sistema TIPOS DE SALIDA Sin importar si la salida es un reporte o un listado del contenido de un archivo, éste siempre es resultado de un proceso por computadora: la salida de un sistema puede ser: Un reporte Un documento
- 10. Un mensaje De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en una pantalla. El contenido de la salida tiene su contenido en las siguientes fuentes: 1. Recuperación de un dispositivo de almacenamiento 2. Trasmisión desde un proceso o actividad del sistema 3. Directamente desde una fuente de entrada El término de usuarios es ambiguo para un fabricante de ordenadores, una organización que los utilice es un usuario, para el departamento de informática de una organización, cualquier otro departamento externo que recibe las salidas es un usuario. Si existen diferentes tipos de usuario, los conceptuales más alejados del sistema se denominan a veces usuarios finales o clientes-finales. Por consiguiente las salidas se pueden catalogar en: Salidas externas Salidas internas Salidas de operaciones del ordenador Diseño de entrada El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está orientado hacia lotes en línea. Pero sin considerar el sistema. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE ENTRADA El diseño de entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos de una transacción en una forma utilizable para su procedimiento, así como la entrada de los datos. La entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea el documento escrito o impreso, o por personas que los escriben directamente en el sistema.
- 11. Los 5 objetivos que sirven de guía para el diseño de la entrada son: Control de la calidad de entrada Evitar retrasos Evitar los errores en los datos Evitar los pasos adicionales Mantener la sencillez del proceso MÉTODOS DE CAPTURA DE DATOS El método utilizado para capturar los datos de las transacciones afecta en forma marcada la capacidad de análisis para cumplir con los objetivos que hasta el momento se han mencionado. Existen 4 métodos diferentes a considerar y cada uno emplea equipo y preparación de datos específicos: captura de documentos fuente por medio de perforadoras, dispositivo teclado-almacenamiento, reconocimiento óptico de caracteres y entrada directa a través de terminales inteligentes. VALIDACIÓN DE LA ENTRADA Los diseños de entrada tienen como finalidad reducir las posibilidades de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, el analista siempre debe suponer que se presentaran errores, esto debe detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos, es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes que hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utiliza un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez. VERIFICACIÓN DE LA TRANSACCIÓN Lo primero y más importante es identificar todas las transacciones que no son validad, esto es: inaceptable. Las transacciones pueden crear en esta categoría porque están incompletas, no autorizada e incluso fuera de lugar. Controles de lotes, validación de transacciones, prueba de secuencia,
- 12. VERIFICACIÓN DE DATOS DE LA TRANSACCIONES Aunque las transacciones validas pueden contener datos que no lo son. por los consiguiente, el analista debe asegurarse de especificar métodos para validar los datos cuando desarrollan procedimientos de entrada. Existen cuatro métodos para validar los datos pruebas de existencia prueba de límites y rangos prueba de combinación procesamiento duplicado DISEÑO DE ARCHIVOS El diseño de archivos es la forma en que se crean los archivos de una manera sistematizada para darle un cierto orden al acomodo de los datos que se encuentran en cada uno de ellos. La forma en que se van creando los datos para los que en algún momento los vamos a utilizar es necesario tiene en cuenta la forma en que tendremos los archivos de nuestro sistema de información o en nuestro uso de usuario de informática. El analista de sistemas es el responsable de diseñar archivos, determinar su contenido y elegir un método para organizar los datos. Al mismo tiempo si las aplicaciones propuestas utilizan los recursos de la base de datos.
- 13. MÓDULO DE PRÉSTAMO Incluye una gama completa de funcionalidades de circulación, además de Importación de usuario y software fuera de línea. Manejo de reservas de sitios múltiples y mensajería electrónica. MÓDULO DE CATALOGACIÓN Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad de tipos de medios tradicionales y no tradicionales desde sitios Web hasta 'conocimiento.' Incluye además control total de autoridades, importación y exportación de MARC y un tesauro. Acción Lectura del código de barras Autorizado Préstamo de libro 1 No autorizado Préstamo Ingreso manual código de Actor barras Generan log/estadísti cas de préstamo Entrega de devolución de libros
- 14. Acción: Todo lo que ejecuta un sistema Actor: todo los que ejecuta una persona
- 20. DISEÑO DE ARCHIVOS Usuario: nombres, apellidos, dirección, telefono, correo eletrónico, programa al que pertenece, categoria Libro: título, autor,edición,editorial,si gnatura tpografica, No. de paginas, idioma, publicador, ubicación, año de publicación Emplado: nombres, apellidos, dirección, telefono, correo eletrónico, programa al que pertenece, categoria Préstamo: número de préstamo,codido de barras del libro, No. de identificacion del usuario, fecha de devolución Estadísticas. de préstamo, consulta en sala, catalogación, ingreso de libros al sistema, libros mas consultados, etc.
- 21. BIBLIOGRAFIA Análisis y diseño de sistemas, Kenneth E, Kendall, México: Prentice-Hall Hispanoamericana, 1997 Análisis y diseño de sistemas de información, James A, Senn, México: McGraw-Hill, 1992 Análisis y diseño de sistemas de información, Jeffrey L, Bogotá: McGraw-Hill, 1996