El Valor de la Dirección de Proyectos Profesional

El Valor de la Dirección de
Proyectos Profesional
Ing.
Mauricio
E.
Garay,
MSc,
PMP

Ing. Mauricio E. Garay, PMP
•  Project Management Professional (PMI, USA).
•  Master of Science in Project Management, Swiss Business School.
•  Ingeniero de Petróleos (Universidad Nacional de Cuyo, Argentina).
•  Especialización en Ingeniería de Combustión, Cranfield University, Inglaterra.
•  Especialización en Automatización y Control, ABB, Turgi, Suiza.
•  Fundador y Presidente de Creative PMO Intl SA (www.creativepmo.com)
•  Profesor Internacional de Project Management de ADEN Alta Dirección Business School.
•  Profesor de Direccion de Proyectos en el Diplomado de la Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza.
•  Fundador del Board del Project Management Institute, Nuevo Cuyo Chapter, 2006.
•  Miembro del directorio del Project Management Institute, Nuevo Cuyo Chapter hasta 2009.
•  Miembro del comité de validación de traducción Ingles a Español del PMBOK 2008, Cuarta Edición, PMI.
•  Co-autor de libro “Dirección Profesional de Proyectos. Guía Examen PMP®” editado por Pearson en
setiembre 2009.
•  Ex-Professional Services Manager, Authenware Corporation (www.authenware.com).
•  Ex – Director de Proyecto Técnico de Proyecto Hidroeléctrico Tocoma en Venezuela (10 turbinas Kaplan de
223MW), IMPSA Hydro, Argentina.
•  Ex - Jefe y creador de la Oficina de Dirección de Proyectos de Ingeniería, IMPSA Hydro, Argentina.
•  Ex-Líder de Proyectos, Ing. Desarrollo Automatización y Control, Power Turbo Systems, Turbinas de Gas,
ALSTOM POWER (Ltd), Suiza.
•  Autor de patentes varias en temas de combustión y control automático, registradas en: Estados Unidos,
Comunidad Europea, Australia, Qatar, Suiza. Autor de publicaciones varias en temas de Ingeniería (ASME,
SPE, Canadian SPE).
•  Graduado con honores de la carrera de Ingeniería de Petróleos, Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza,
Argentina. Premio de la Academia Nacional de Ingeniería, Argentina
•  Ha dictado cursos en dirección de Proyectos en Guatemala, Panamá, Ecuador, Honduras, El Salvador y
Argentina. Ha dictado cursos In Company en: Guatemala, Panamá, Ecuador y Argentina, .

Agenda

¿Qué
es
un
Proyecto?

¿Qué
es
la
Dirección
de
Proyectos?

La
Dirección
de
Proyectos
Como
Profesión

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

PMI
en
Mendoza
y
Nuevo
Cuyo

Estándares
PMI

Preguntas
y
Respuestas

¿Qué es un proyecto?
•  Orientado hacia objetivos
•  Tienen un principio y un fin
•  Son únicos
•  Requieren elaboración
progresiva
•  Tienen limitaciones de recursos,
tiempos y presupuesto
Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.

•  Se define proyecto como un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único*.
•  Temporal.
•  Producto, servicio o resultado único.
•  Elaboración gradual.

•  Las organizaciones realizan Operaciones y Proyectos
•  Ambos:
–  Son realizados por personas
–  Utilizan recursos limitados
–  Se planifican, ejecutan y controlan
•  Difieren:
–  Las operaciones llevan adelante el negocio en sí (repetitivas)
–  Los proyectos implementan los cambios (son únicos):
•  Nuevo producto o servicio
•  Re-estructuración organizacional
•  Mejoras de calidad…
Operaciones vs Proyecto

Proyectos de Todos los Tiempos
•  Las pirámides
•  La gran muralla china
•  Los acueductos romanos...

•  Institución sin fines de lucro
•  Fundada en 1969 en EEUU
•  Por y para Directores de Proyectos
•  Fomenta el profesionalismo y la Calidad
•  Define estándares: PMBOK® Guide
•  Certificaciones profesionales: PMP, CAPM, PgMP,
RMP, …
•  Cuenta con más de 500.000 miembros y certificados
•  Tiene más de 260 “Capítulos” en 185 países
–  www.pmi.org
La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Capítulos de PMI - Global
Todos los datos son de diciembre 2013 e incluyen los capítulos potenciales.

¿Qué es la Dirección de Proyectos?
“La aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades de proyecto para
terminar el proyecto con éxito”
Mediante la ejecución de los 47 procesos
agrupados lógicamente en los 5 grupos
de proceso: Iniciación, Planificación,
Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre

Ciclo de Vida del Proyectos
Fuente: PMBOK Guide 4th Edition
¿Qué es Dirección de Proyectos?

Grupos de Procesos
Procesos
de Inicio
Procesos de
Seguimiento
y Control
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos
de Cierre Desde
Aquí
Hasta
Aquí
?
Procesos
de Inicio
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Seguimiento
y Control
Procesos
de Cierre Hasta
Aquí

10 Áreas de Conocimiento
13
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración
Interesados

Los Procesos del PMBOK
Grupos
Areas
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre
Integración
1. Desarrollar Acta de
Inicio del Proyecto
2. Desarrollar el Plan de
Administración del Proyecto
3. Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
4. Supervisar y controlar el
Trabajo del Proyecto
5. Ejecutar el Control
Integrado de Cambios
6. Cerrar el
Proyecto o Fase
Alcance
1. Recolectar Requerimientos
2. Definir el Alcance
3. Crear la WBS
4. Verificar el Alcance
5. Controlar el Alcance
Tiempos
1. Definir Actividades
2. Secuenciar Actividades
3. Estimar Recursos de las
Actividades
4. Estimar Duración de las
Actividades
5. Desarrollar el Cronograma
6. Controlar el Cronograma
Costos
1. Estimar Costos
2. Determinar el Presupuesto
3. Controlar Costos
Calidad 1. Planificar la Calidad
2. Ejecutar Aseguramiento de
la Calidad
3. Ejecutar Control de Calidad
Recursos
Humanos
1. Desarrollar el Plan de
Recursos Humanos
2. Adquirir el Equipo del
Proyecto
3. Desarrollar el Equipo del
Proyecto
4. Manejar el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
1. Identificar
Stakeholders
2. Planificar las
Comunicaciones
3. Distribuir la Información
4. Manejar las Expectativas de
los Stakeholders
5. Reportar Performance
Riesgos
1. Planificar la Administración
de Riesgos
2. Identificar Riesgos
3. Ejecutar Análisis Cualitativo
de Riesgos
4. Ejecutar Análisis Cuantitativo
de Riesgos
5. Planificar la Respuesta a
Riesgos
6. Supervisar y Controlar
Riesgos
Adquisiciones 1. Planificar Adquisiciones 2. Conducir las Adquisiciones 3. Administrar Adquisiciones
4. Cerrar
Adquisiciones

La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

•  Con Directores de Proyectos “accidentales”
¿Cómo se gestionaban?

¿Cuándo
es
exitoso
el
proyecto?

•  Cumple
con
los
ObjeNvos.

•  En
los
plazos
establecidos.

•  Dentro
del
presupuesto.

•  Según
las
especiﬁcaciones
(Calidad).

•  Y
con
la
saNsfacción
del
Cliente?

La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Solución Objetivos
¿PROYECTO EXITOSO?
Producto /
Servicio
Especificaciones
Expectativas
Alcance
Costo
Plazo
Calidad
Riesgos
Entonces……¿por qué los proyectos son más caros, tardan
más, demandan más trabajo?
La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Estudios
realizados
sobre
proyectos
ﬁnanciados
por
el
Banco

Mundial
(Thompson
&
Perry)

•  sobre
una
muestra
de
1778
proyectos,
el
63%
presentó
un
costo

mayor
de
lo
previsto

•  sobre
una
muestra
de
1627
proyectos,
el
88%
presentó
atrasos

en
el
plazo
respecto
a
lo
previsto.

•  sobre
una
muestra
de
43
proyectos,
el
70%
presentó
una
TIR

menor
de
la
prevista

Desvíos en los proyectos.
Antecedentes
La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Antecedentes en el desempeño de proyectos
De
acuerdo
al
estudio
efectuado
sobre
370
proyectos
de
inversión

privada
que
requirieron
financiamiento:

•  aproximadamente
el
82%
llegaron
a
concretar
el
financiamiento

solicitado

•  de
los
proyectos
efecNvamente
financiados,
casi
el
76%
excedieron
el

plazo
de
finalización
proyectado
(>
plazo)

•  de
los
proyectos
efecNvamente
financiados,
aproximadamente
el
68%

demandaron
mayores
inversiones
a
las
previstas
(>
costo)

Fuente: Investigación local sobre proyectos auditados para el Fondo para la Transformación y
Crecimiento de Mendoza
La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Principales causas de fallas en el desempeño de los
proyectos
•  Requerimientos
incompletos
o
poco
claros.

•  Cambios
frecuentes

•  Deficiencias
u
errores
en
el
diseño

•  Falta
coordinación
de
acNvidades

•  Restricciones
no
previstas

•  Deficiencias
en
especificaciones

•  Dificultades
propias
de
la
industria

•  Idoneidad
y
capacidad
de
los
involucrados
(profesionales,
contraNstas,

subcontraNstas,
etc.)

•  Dificultades
asociadas
a
los
proveedores

•  Otras
causas.

La
Dirección
de
Proyectos
como
Profesión

Plazo es plazo !
Ges>onar
los
plazos

• AcNvidades

• Plan

• Recursos

• Programa

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Seguimiento del Proyecto
5 10 15 20 25 30 35 40 45
5 10 15 20 25 30 35 40 45
$20K
15K
10K
5K
Determinación de Necesidades
Requisitos
Diseño
Desarrollo
Prueba
5 10 15 20 25 30 35 40 45
$20K
15K
10K
5K
Planificado
Real
Real
Planificado
Curva
Acumulada
de
Costos
Cantidad
de
Personal
Cronograma

Seguimiento del Proyecto
Valor Ganado
Presupuesto
Costo Real
Hoy Tiempo
Costo
Acumulativo
AC
PV
EV
Valor Planeado
CV
SV
Técnica del Análisis del Valor Ganado

Ges>onar
el
Presupuesto

• EsNmar
Costos

• EsNmar
Presupuesto

• EsNmar
Flujo
de
fondos

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Se termina en presupuesto?
Ø Estimación muy optimista
Ø Bajo presupuesto
Ø No se entendieron las especificaciones
Ø Cambios no gestionados

-  Saber a quién necesitamos y en qué rol
-  Transmitir visión compartida
-  Desarrollar al equipo de trabajo
-  Desarrollar competencias individuales.
Gestionar al RRHH
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Herramientas “Blandas”
Los proyectos se hacen por personas!!!

• ObjeNvos

• Desarrollo

• Ejecución

• Desempeño

• Métricas
de
Calidad

• COSTO
DE
LA
NO
CALIDAD

• Demoras

• Re-‐trabajo

• Desperdicio

Ges>onar
la
calidad

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

La calidad del Proyecto
Hacer las cosas correctas …
correctamente!
Asegurar que el proyecto satisfaga las
necesidades por las que fue emprendido
•  Satisfacción del Cliente
•  La prevención antes que la inspección
•  La mejora continua
•  La responsabilidad de la Dirección

Gestionar las comunicaciones
Necesidades de información
Modalidades de comunicación
(interesados del proyecto)
•  qué información se necesita,
•  quién la necesita
•  cuándo la necesitará,
•  cómo será suministrada (canales de distribución)
•  por quién debe ser suministrada.
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

§  Decisiones
de
hacer
o
comprar

§  Comprar
a
Nempo
lo
correcto

§  GesNonar
la
llegada
a
Nempo
de
los

productos.

§  Comprar
al
precio
más
adecuado
teniendo

en
cuenta
el
presupuesto

Gestionar las adquisiciones
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

§  Entender
los
riesgos
del
proyecto

§  Hacer
visible
los
riesgos
del
proyecto

para
todo
el
equipo.

§  Implementar
un
plan
de
respuesta.

§  Incorporar
la
gesNón
de
riesgos
en
la

gesNón
de
Nempos
y
costos.

§  Seguimiento
y
control.

Ges>onar
los
riesgos

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Gestionar la integración
Director de proyecto
Control integrado de cambios
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

VISIÓN COMPARTIDA

Seleccionar los procesos adecuados y balancear demandas que
compiten:
– Variables relevantes
– Partes involucradas (necesidades, expectativas e intereses).
– Requerimientos identificados y no-identificados
visión de procesos
procesos propios de la
Dirección de Proyectos
procesos orientados al
producto del proyecto
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

•  Problemas/
Métricas

§ ¿Cuál
es
la
causa
raíz
del
problema?
¿Estamos
viendo
los

síntomas
o
la
causa
real
del
problema/desaio?
El
problema
se

origina
en
el
trabajo,
los
procesos,
o
los
recursos?

§ ¿Cómo
cumpliremos
el
objeNvo?
¿Qué
recursos
necesitamos?

§ ¿Es
un
desvío
o
un
cambio/adicional?
¿Cómo
afecta
a
la

restricción
triple?

•  Toma
de
decisiones

§ 
En
los
proyectos
surgen
varios
inconvenientes
/
desaios.

Debemos
priorizar.
¿Cómo
priorizamos?

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Medir es la base de la toma de decisiones Oportuna y de la
mejora continua

Aprender y Mejorar
•  La Persona Inteligente Aprende de sus Errores
•  pero…
•  La Verdadera Inteligencia es Aprender de los Errores
Ajenos!
•  Documentar y Compartir las Lecciones Aprendidas
–  Los problemas, los desvíos, las acciones correctivas, lo que
haríamos en forma diferente, etc...
–  Y toda la documentación del proyecto
•  Información Histórica
El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

Beneficios
para
la
Organización

•  Respuesta
rápida
a
demandas
cambiantes

•  Adaptación
al
cambio

•  Mejor
IdenNficación
del
Alcance
-‐
EsNmación

•  Disminuyen
los
cambios
en
el
proyecto

•  IdenNficación
temprana
de
Riesgos

•  Mejor
Comunicación

•  MoNvación
y
Desarrollo
del
Equipo

•  Resultados
RepeNbles

•  Obtención
de
métricas

El
Valor
de
la
Dirección
de
Proyectos
para
la
Industria

¿Qué es PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter?
http://www.pminuevocuyo.org/
ü  Organización sin fines de lucro fundada en 2010
ü  2º Capítulo en Argentina
ü  Misión: promover la profesión de dirección de proyectos en la región
ü  Beneficios:
networking,
bolsa de trabajo,
PMBok (CD)
publicaciones, presentaciones de eventos del Capítulo
desarrollo profesional,
reuniones de miembros,
descuentos en todos los eventos del capítulo
comunidades virtuales
congresos, webinars,
oportunidades de voluntariado,
etc.

www.pminuevocuyo.org
PMINC
en la web

PMBOK®…. El estándar de PMI
“A Guide to the Project Management Body of Knowledge”.
q  Ediciones: 1996, 2000, 2004, 2008, 2012. Próxima ed. 2016
q  Procesos y herramientas de la Dirección de Proyectos.
q  Traducido al español

Estándares PMI
q  Programas, Gobierno, Construcción, Cronograma, Riesgos, etc., etc.

Certificaciones de PMI (PMP, CAPM, etc.)
o  Conocimiento.
o  Habilidades.
o  Experiencia comprobada.
o  Apertura a oportunidades
o  Reconocimiento internacional.
q  Estandarizar terminología y conceptos.
q  Profesionales más disciplinados y metódicos.
q  Confianza en servicios.
q  Proyectos predecibles.

¿Qué es el Examen PMP®?
Project Management Professional
•  200 preguntas de opción múltiple en 4 horas
•  Hay que contestar correctamente aproximadamente el 75%
•  Aplicar lo que dice en el PMBOK en proyectos reales
•  Se puede rendir en español
•  Capacitación en Dirección de proyectos
•  Acreditar experiencia en Dirección de proyectos (3 años)
•  Costo a miembros PMI = USD 405
•  Costo a no miembros = USD 555
Requisitos y costos del examen PMP®

PMI Tour Cono Sur 2015 (6 y 7/11/2015)
Ver video en https://
www.youtube.com/watch?
v=UIYRB9W_5-M
http://pmitourmendoza.com/

Muchas Gracias!
Ing. Mauricio E. Garay, MSc, PMP
mauricio.e.garay@gmail.com
http://www.pminuevocuyo.org/
Preguntas y Respuestas

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