Elementos del control interno

Elementos del control interno

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  Elementos de controlinterno
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  CONTROL INTERNO DEFINICION: Controlinterno se denomina al conjunto de normas mediante las cuales se lleva a cabo la administración dentro de una organización, y también a cualquiera de los numerosos recursos para supervisar y dirigir una operación determinada, o las operaciones en general. El control interno es, en una forma u otra, un factor básico de operación para la dirección de cualquier organización
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  3.1.1 Elementos deControl Interno Los elementos que contribuyen al control interno son principalmente los siguientes: 1. El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización. 2. Una clara definición de funciones y responsabilidades de los departamentos y actividades de la organización, sin lagunas o aéreas de responsabilidad indefinidas 3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados de las operaciones, así como de las responsabilidades y grados de cada función y de la organización en conjunto
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  4. Un sistemade informes para la administración superior y niveles de operación, basados en datos de los registros y documentos contables, y diseñados para presentar un cuadro informativo de las operaciones , así como para exponer a la administración los factores favorables o adversos 5. El mecanismo dirigido en la estructura de operación, conocido como interna, con el fin de proveer un funciona- miento efectivo y la máxima protección contra fraudes 6. Una planificación anticipada de los diversos elementos funcionales de la organización, mediante un sistema presupuestario, que provee un mecanismo de control de las operaciones futuras
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  7. El mantenimientode la organización de la actividad de evaluación independiente representada por la auditoria interna, a cargo de la responsabilidad de revisar políticas, reglamentos, etc., como un servicio constructivo y de protección ala administración.
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  1.3.1.2 CONTROL ADMINISTRATIVO YFINANCIERO • CONTROL ADMINISTRATIVO: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de re información, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas. • Tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas si es necesario.
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  ESTE CONTROL SEDIVIDE EN 4 PASOS: • Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas. • Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos
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  • Tomar medidascorrectivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas • Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administra- tivo al correr del tiempo.
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  CONTROL FINANCIERO El controlfinanciero permite a los directivos especialistas o no en el área de controlar las finanzas De una organización ya que brinda las herramientas necesarias a través del sistema contable para estudiar las estructuras claves para un buen desarrollo del control financiero y así cerciorarse que las actividades se desarrollen según lo pautado aunado alas políticas financieras
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  TIPOS DE CONTROLFINANCIERO Existen varios tipos de control financiero, dentro de los mas comunes son los siguientes: • CONTROL FINANCIERO INMEDIATO O DIRECCIONAL • CONTROL FINANCIERO SELECTIVO • CONTROL FINANCIERO POSTERIOR
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  • CONTROL FINANCIEROINMEDIATO: Es aquel que se conoce casi con certeza segura lo que va ocurrir en un periodo determinado, por lo que su acción correctiva es fácil de hacer, inclusive antes de que se concluya el tiempo establecido • CONTROL FINANCIERO SELECTIVO: Es aquel que se determina con anterioridad, de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o buscan alternativas.
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  • CONTROL FINACIEROPOSTERIOR: Es aquel que se realiza cuando se miden los resultados una vez concluidas las operaciones, es decir se compara lo realizado en lo planeado.
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  1.3.1.3 Métodos deevaluación al control interno. El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración. Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de ejecución del trabajo que requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría".
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  El control internose divide en: Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso administrativo. Control Financiero - Contable, orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de una entidad. A la conjunción de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de Control Interno. La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su boletín 5030, muestra la metodología para el Estudio y evaluación del control Interno, donde recomienda que ese proceso se efectúe por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las empresas. Los ciclos básicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras, producción, nóminas y tesorería.
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  Formas de hacerel estudio y evaluación del control interno. Métodos: a) Método Descriptivo o de memorándum. b) Método Gráfico. c) Método de Cuestionario.
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  • Método Descriptivo: Consisteen la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
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  • Ventajas: • Elestudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia.
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  • Método Gráfico. Señalapor medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujo gramas y habilidad para hacerlos
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  Existen dos tiposde gráficas de organización: • Cartas Maestras. Cartas suplementarias. Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada. Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.
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  Ventajas: • Proporciona unarápida visualización de la estructura del negocio. Desventajas: • Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público. • Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
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  Método de Cuestionarios. Consisteen el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
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  Ventajas: • Representa unahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó. Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno. Desventajas: • El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas. Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
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  1.4 Técnica decontrol de auditoria administrativa • Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. Naturaleza de los procedimientos de auditoría. • Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.
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  • Procedimientos deauditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos. TECNICAS DE INVESTIGACION • 1. Investigación documental (de hechos y registros) • 2. Observación directa