Ensayo Comunicaciones en las Organizaciones
- 1. La Comunicación en las Organizaciones La comunicación es tan antigua como la existencia del más primitivo de los hombres, desde que comenzó a vivir en grupos, tribus o sociedades; para sobrevivir, necesitó emplear medios visuales o audibles para comunicarse entre sí, de alguna forma empleaban señas, ruidos o gestos como medios de transmisión de información, de modo que pudiesen informarse cuando acechaba un peligro inminente o cuando requerían el abastecimiento de los alimentos del reino animal que cazaban en grupo. Se podría afirmar entonces que gracias a las comunicaciones el ser humano como especie ha podido sobrevivir y evolucionar en todos los aspectos de convivencia familiar y social, como lo ha hecho hasta nuestros días. Con el desarrollo de los medios de comunicación, se ha permitido transmitir y perpetuar los conocimientos adquiridos, que se convirtieron en fuentes fundamentales para los avances tecnológicos y globales que hoy en día el hombre disfruta. Si se quiere ahondar más en el tema, se podría decir que las comunicaciones existen a nivel animal, estudios científicos, experimentos y la semiótica1 , afirman categóricamente que existen diferentes especies y animales que se comunican entre sí, ya sea para aparearse, alimentarse, transmitirse cualquier información a través de códigos que son entendidos y descifrados entre ellos mismos. Las comunicaciones datan desde la época de la pre-historia2 , en su forma más elemental, de manera sencilla sin mucho esfuerzo, técnica o procedimiento; no existía el idioma, no existía escritura que pudiera representar un mensaje como los que hoy en día se transmiten, pero de alguna forma ya se podía definir la comunicación como un emisor, un mensaje y un receptor, código y medio, pasando por un proceso de evolución para concluir hoy en día, en las comunicaciones efectivas. 1 Carles Riba, (1990). La Comunicación Animal un Enfoque Zoosemiótico, España: Editorial Anthropos; P.J.B. Slater, (2000). El Comportamiento Animal, España: Madrid, Cambridge University Press. 2 Jorge Juan Eiroa, 2000, Nociones de Prehistoria General. (3ra Edición) España Barcelona Editorial Ariel.
- 2. 2 Para hablar de la comunicación en las organizaciones es necesario comenzar por definir comunicación y para ello el siguiente texto conceptúa claramente lo que se entiende: ¿Qué es la Comunicación? El término ha sido definido por diversos científicos, psicólogos y sociólogos, entre otros, de acuerdo a su perspectiva y filosofía. No existe una definición única del concepto…, en su sentido más amplio, se refiere al hecho fundamental de que los seres vivientes se hallan en unión con el mundo y en relación entre ellos; de que pueden transmitirse experiencias y de que son capaces de expresar un proceso personal exponiendo situaciones interiores y dando a conocer a las otras criaturas sus circunstancias; o también animarlas a un comportamiento específico. La comunicación es el encuentro de un organismo viviente con su medio ambiente o entorno, cuando se entiende por dicho encuentro a la recepción de información sobre el mundo circundante y una reacción a la información recibida…, también se dice que en cada proceso de comunicación existe una fuente que transmite un mensaje a un receptor, con la intención consciente de afectar su conducta posterior. Y no hay que olvidarse de que los dos extremos en el proceso de comunicación – emisor y perceptor – pueden convertirse uno en otro alternativamente, dándole al fenómeno el dinamismo y la reciprocidad que lo identifica. Durante muchos siglos los hombres de comunicaban a través de medios sencillos y directos. Funcionaba la comunicación interpersonal “cara a cara” en micro grupos y macro grupos. Fue en el primer siglo de la era cristiana cuando se utilizó por primera vez el papel como medio de comunicación. Quince siglos más tarde nació la imprenta y en el siglo diecisiete el periódico. El resto de los grandes medios de información corresponden a este siglo. En nuestra época ha habido un desarrollo acelerado de nuevos recursos y técnicas de comunicación, particularmente en lo que se refiere a la transmisión y recepción de las
- 3. 3 señales y mensajes…, en los últimos diez años la fabricación de máquinas para la transmisión electrónica constituyen la base de una nueva era. La Era Informática. Indudablemente la comunicación ha pasado a ser una necesidad vital para los organismos colectivos y para las comunidades. (Jeremiah O´Sullivan Ryan, 1996). Asimismo, la Comunicación es el proceso mediante el cual se crea y se comparte significados en una conversación informal, en la interacción grupal o en los discursos en público. Para entender cómo funciona este proceso empezamos por describir los elementos esenciales; los participantes (quiénes), son los individuos que asumen el papel de emisor y receptores durante la interacción, los mensajes (qué), expresiones verbales y comportamientos no verbales a los que se les atribuye significado durante la comunicación, el contexto (dónde) es el lugar donde ocurre un encuentro comunicativo, incluyendo lo que procede y sigue a lo que se dice, los canales (cómo), ruta que sigue el mensaje así como sus medios de transporte, la presencia o ausencia de ruido (distracciones) son las barreras del tipo físico, psicológico, semántico, y la retroalimentación (reacción) respuesta a los mensajes. (Rudolph F. Verderber 2009). Para hablar de la importancia fundamental de las comunicaciones en las organizaciones es conveniente tomar en consideración lo que a continuación el autor expresa: La comunicación desempeña un papel fundamental en las empresas, pero también en las instituciones públicas y en las organizaciones sin ánimo de lucro. Y es que para adaptarse de manera continuada al dinámico y cambiante entorno en el que actúan, todas ellas requieren establecer un diálogo continuo con muchos y muy variados públicos, algunos pertenecientes a la propia organización (como los empleados, por ejemplo) y otros muchos externos a ella (como clientes, proveedores, distribuidores, administraciones públicas, etc.). De una manera adecuada comunicación se derivan
- 4. 4 activos, como una buena imagen y reputación, que, aunque intangibles, tiene un enorme valor estratégico. De hecho, la comunicación ayuda a las empresas y organizaciones a mostrar lo que son y lo que pretenden, y contribuye a construir tanto la imagen de la marca corporativa como la de los productos de la firma. Con ello se facilita su aceptación y se favorece la adopción de actitudes y comportamientos favorables hacia la empresa y sus productos. En práctica, las empresas realizan actividades de comunicación muy diversas, que no siempre están orientadas al establecimiento de relaciones comerciales con los clientes, los distribuidores o consumidores y a la consecución de objetivos de marketing que tienen que ver con la adopción de determinados productos. Los responsables de la organización, por su parte emprenden actividades de comunicación, conocidas bajo la denominación de comunicación de dirección en su intención por conseguir que todas las personas que forman parte de la organización compartan su misión, visión, valores y objetivos, de contribuir al reconocimiento del liderazgo de la dirección, y de promover la cooperación y motivación de los miembros de la organización en la consecución de las metas corporativas. Además existen formas de comunicación organizativa que recurren fundamentalmente a instrumentos de relaciones públicas para establecer un diálogo con públicos externos (como administraciones públicas, prensa financiera, potenciales inversores, asociaciones empresariales, etc.) que son relevantes para la organización pese a que sus ámbitos de influencia no sean estrictamente laborales o comerciales. En cualquier caso, todas estas formas de comunicación permiten cultivar la relación con los diversos públicos de interés para la firma y promover entre ellos una imagen corporativa positiva y reputada de la organización, de sus productos y sus marcas. (Inma Rodríguez Ardura, 2007).
- 5. 5 Otro autor que se pronuncia al respecto y que profundiza en el tema organizacional es el siguiente: Se entiende a la comunicación organizacional como un proceso o actividad dinámica que ocurre entre los miembros de una organización o comunidad social. Se refiere a los mensajes que se intercambian en el ámbito de una organización y entre la organización y su ambiente exterior con el fin de mejorar e incrementar la efectividad de la comunicación interna y externa de las organizaciones. Una buena comunicación en una organización habla de una eficiencia dentro de ésta. Al hablar de comunicación entendemos que se trata de un flujo continuo de emisiones de información procedente de una fuente a través de un medio y recepción por parte de un receptor, de un intercambio de mensajes entre personas o grupos. La comunicación en las organizaciones implica interacción, intercambio y relación, y, por lo tanto, puede ser formal o informal, ascendente o descendente u horizontal, interna y/o externa, de tipo rumor, comercial, de imagen, publicidad, interpersonal, etc., el ciclo comunicacional sólo se da cuando se produce una retroalimentación: el emisor recibe una respuesta del receptor y posteriormente se invierten los papeles pasando a ser el receptor ahora el emisor del mensaje. Cuando se transmite un mensaje, el significado es lo que el receptor interpreta de aquel, es decir, la interpretación es el vínculo entre el mensaje y el significado, y un grave problema en el proceso de comunicación es que los significados dependen de muchos factores para que sean compartidos por la fuente y por el receptor. La comunicación es un elemento fundamental y factor de cambio en una organización. Incluso podríamos afirmar que es el objeto de la comunicación, dentro de las organizaciones, y siempre tiende a mejorar las relaciones personales y laborales para lograr una mejor productividad y calidad en la organización. (Javier Esteinou Madrid, 1998).
- 6. 6 Hoy en día se habla de comunicaciones efectivas, que consiste en mejorar nuestras habilidades comunicativas, es decir cuando alcanza sus metas, y es apropiada cuando va de acuerdo con lo que se espera en una situación. Generamos la percepción de que somos comunicadores competentes a través de los mensajes verbales que enviamos y los comportamientos no verbales que los acompañan. La competencia o aptitud es una impresión o un juicio que la gente se hace respecto a los demás. Debido a que la comunicación se encuentra en el centro de cómo nos relacionamos unos con los otros, una de las metas es aprender estrategias para aumentar la posibilidad de que los demás consideren una persona competente. (Rudolph F. Verderber 2009 p.19). Analizando los conceptos mencionados anteriormente, se afirmaría que la comunicación es una característica fundamental de todo ser viviente, por cuanto no solo es una cualidad desarrollada por el ser humano, habiéndose comprobado científicamente que gran parte de los animales estudiados desarrollan esta virtud entre ellos mismos y el hecho que no se haya detectado esta cualidad en todos los animales en su totalidad, no implica que no lo hagan. En el ser humano a través del tiempo los primeros indicios de comunicación demuestran que han sido un elemento esencial para su existencia y supervivencia; posteriormente con el pasar de los años, la creación del lenguaje, la escritura y medios para almacenar información, han hecho que el ser humano se desarrolle mucho más rápido que sin ella. Sin la comunicación no existiría organizaciones de ningún tipo, ni comunidades, sociedades grupos humanos viviendo en sociedad, no existiría la vida misma, no habría interrelación, y de existir vida en otros planetas se tendría la seguridad que también existiría un tipo de comunicación entre ellos, sobre todo si existen seres más desarrollados que nosotros.
- 7. 7 Por otro lado, los libros de la prehistoria, mencionan que las libros de la paleontología, son las yacimientos geográficos que guardan la existencia de los fósiles antiguos que son leídos y decodificados por los estudiosos de manera que puedan descifrar los mensajes que narran la vivencia de los antepasados3 , esto quiere decir, que la historia misma es un tipo de comunicación, una fuente emisora invisible, un mensaje los hallazgos, un receptor, los paleontólogos, un medio, un código, lo que se intenta descifrar e interpretar, ¿Podrá ser una forma de comunicación las teorías de la creación del universo, el big bang?4 En la actualidad con el desarrollo intelectual, modernización y adelantos científicos, creación de organizaciones locales, regionales, internacionales e intercontinentales, la comunicación en si misma va evolucionando para agudizar sus conceptos básicos para agregarse más detalles, contextos y perfeccionándola de manera que sea más útil y provechosa esmerando los resultados de éxito en las organizaciones. De manera que para concluir, se afirma que, así como la humanidad como especie va evolucionando, las comunicaciones en las organizaciones están sufriendo este mismo proceso de cambios en provecho de los mismos. Incluso hoy en día se habla de comunicólogos, personas con técnicas y cualidades para comunicar o descifrar mensajes de todo tipo. Especialistas en la materia. ¿A futuro será un Arte o una Ciencia? 3 Jorge Juan Eiroa, 2000, Nociones de Prehistoria General, España Barcelona Editorial Ariel 3ra edición 2009 4 Charles Darwin, 1966, El Origen del Hombre.
- 8. 8 Referencias Carles Riba, (1990). La Comunicación Animal un Enfoque Zoosemiótico, España: Editorial Anthropos. Inma Rodríguez Ardura, J. Enrique Bigné Alcañiz, Inés Küster Boluda, Ignacio A. Rodríguez del Bosque, Josep Alet Vilaginés, Salvador del Barrio García, M. del Mar García de los Salmones, Joaquina Rodríguez-Bobada Rey, Manuel Jesús Sánchez Franco, Ana Suarez Vázquez. Estrategias y técnicas de comunicación: Una visión integrada en el marketing. España: Barcelona Editorial UOC. Javier Esteinou Madrid, (1998). Espacios de Comunicación. México: Universidad Iberoamericana. Jeremiah O´Sullivan Ryan, (1996). La comunicación humana, (3ra edición), Venezuela: Caracas Universidad Católica Andrés Bello. Jorge Juan Eiroa, (2009). Nociones de Prehistoria General. (3ra Edición) España: Barcelona Editorial Ariel. P.J.B. Slater, (2000). El Comportamiento Animal. España: Madrid, Cambridge University Press. Rudolph F. Verderber, Kathleen S. Verderber, (2008). Comunícate (12° Edición), México