Etapas en la organización de eventos
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El documento describe las cuatro etapas clave del proceso de organización de eventos: 1) planificación, que incluye establecer objetivos, analizar eventos previos y tomar decisiones iniciales; 2) organización, que implica definir la estructura, jerarquías y recursos; 3) implementación, que es la puesta en marcha del evento; y 4) control, que evalúa los resultados para mejorar eventos futuros.
Etapas en la organización de eventos
- 1. Organización de Eventos El proceso administrativo Planificar y Coordinar todos los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros) objetivos establecidos máxima eficiencia mínimo costo
- 2. Organización de Eventos El proceso administrativo ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO PLANIFICACIÓN: previsión y planeación. ORGANIZACIÓN: integración y coordinación. IMPLEMENTACIÓN: puesta en marcha y dirección. CONTROL: evaluación, resultados.
- 3. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN Previsión: ¿qué se puede hacer? Acciones a desarrollar: desarrollar f) Determinar objetivos g) Analizar eventos anteriores o parecidos h) Tomar decisiones
- 4. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN A- Previsión: Determinación de Objetivos Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. 1. Educativos 2. Informativos 3. Comerciales 4. De difusión 5. Motivacionales, etc. Objetivos particulares: 1. Objetivos del Ente que lleva lo adelante. 2. Objetivos de los participantes. 3. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
- 5. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN B - Previsión: Análisis y evaluación de eventos anteriores ¿Qué información? Cantidad y procedencia de participantes Preferencia geográfica. Nivel socio económico. Temas de mayor interés. Costos de eventos anteriores. Referentes interesantes para invitar. Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc. Relación pre-inscriptos - inscriptos totales.
- 6. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN C - Previsión: Primeras decisiones Nos permitirá desarrollar la organización del evento: Nombre del evento: Número de edición, Tipo de evento, Regionalidad, Especialidad, Entidad organizadora Tema principal Isotipos / logotipos Ciudad Fecha Sede
- 7. Organización de Eventos El proceso administrativo V Encuentro Nacional de Gestión Hotelera Organizado por UNQ - UNSL “Excelencia en la Gestión hotelera y turística. Estrategias para la adecuación, formación y empleo.”
- 8. Organización de Eventos El proceso administrativo
- 9. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN - Previsión: Tomar decisiones Fecha, lugar y sede La fecha del evento debe estar relacionada con la ciudad en que se desarrolla la reunión, asegura: la disposición de plazas hoteleras, las disponibilidad gastronómica, lugares en medios de transporte, espacios, salones para reuniones, Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios, etc.
- 10. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN - Planeación de actividades El plan general de trabajo: implica confeccionar el listado de tareas El presupuesto: nos permitirá saber anticipadamente cuales serán los costos que deberemos afrontar La calendarización: debemos otorgar a cada acción especifica en el plan de trabajo “el tiempo”
- 11. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓN Responde a: ¿cómo se va hacer? Se determina la estructura de acciones: Funciones, Asignación de Jerarquías, y Puestos de trabajo. Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.
- 12. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓN Integración y coordinación: ¿con qué – con quién? Acciones a desarrollar: desarrollar f) Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos. g) Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos) h) Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento
- 13. Organización de Eventos El proceso administrativo 3. IMPLEMENTACIÓN Es la puesta en marcha del evento. Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista. Articular la calendarización con el presupuesto.
- 14. Organización de Eventos El proceso administrativo 4. CONTROL - Evaluación: ¿cómo se hizo? Posterior a la finalización del evento Medición de resultados Definir estrategias de recolección de datos Encargados de la evaluación Aprovechar los resultados