ExcelTablasDinamicas01nivelintermedio.pptx

EXPOSITOR:
DANIEL FERNANDO LOZA SANTA CRUZ
CORREOS:
dlozas2016@gmail.com
dlozas2011@hotmail.com
dlozas@hotmail.com

EXPERIENCIA EN DOCENCIA
 OFIMATICA BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO
 PROGRAMACION CON MACROS EN EXCEL
 FUNDAMENTOS DE PROGRAMACIÓN
 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
 DISEÑO DE BASE DE DATOS
 BASE DE DATOS CON SQL SERVER Y ORACLE
 PROGRAMACIÓN WEB CON BASE DE DATOS
 APLICACIONES MOVILES CON ANDROID
 APLICACIONES JAVA Y JAVA WEB

TEMAS
 QUE ES UNA TABLA DINAMICA
 VENTAJA DE UN INFORME DE UNA TABLA DINAMICA
 FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS
 PARTES DE UNA TABLA DINAMICA
 FORMATO A UNA TABLA DINAMICA
 CASOS CON TABLAS DINAMICAS
 SEGMENTACION DE DATOS
 FORMATO A LOS PANELES DE SEGMENTACION
 IMPRIMIR A UN ARCHIVO PDF LOS DATOS FILTRADOS POR MEDIO DE LA
SEGMENTACION
 AGREGANDO UNA COLUMNA DE FECHA
 TABLAS DINAMICAS CON SEGMENTACION DE DATOS

Las tablas dinámicas son tablas
interactivas que permiten al usuario
agrupar y resumir grandes cantidades
de datos en un formato conciso y
tabular, para analizar e informar los
contenidos más fácilmente.

Pueden clasificar, contar y resumir los
datos, y están disponibles en muchos
programas de hojas de cálculos.

 VENTAJA DE UN INFORME DE UNA TABLA DINAMICA
 Cuando se desea comparar totales relacionados, sobre
todo si tienes una lista larga de números para resumir
y deseas realizar comparaciones distintas con cada
número.
 Puesto que los informes de tabla dinámica son
interactivos, puede cambiar la presentación de los
datos para ver más detalles o calcular diferentes
resúmenes, como recuentos o promedios.

FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS
 Las tablas dinámicas en Excel, permiten agrupar datos en
una gran cantidad de maneras diferentes para poder
obtener la información que se necesita.
 Un caso esquemático que se tiene una tabla de datos y
contiene mucha información sobre las ventas de la
compañía entre las cuales se encuentra una columna con
los productos de la empresa, también la ciudad donde se
vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

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 Se necesita un reporte con el total de ventas por
ciudad y el total de ventas por producto.
 Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas
para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto
para obtener el reporte.
 En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una
tabla dinámica para obtener el resultado deseado.
 Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla.

La tabla dinámica será de la siguiente manera:

 El primer procedimiento que se debe que realizar, es especificar los
campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar.
 Se elige las ciudades como las filas de la tabla dinámica:

 Excel tomará todos los valores de ciudades de la
tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica,
es decir colocará los valores únicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones

 El segundo procedimiento es especificar las columnas
de la tabla dinámica.

 El tercer procedimiento es elegir una columna de
valores numéricos que serán calculados y resumidos en
la tabla dinámica:

 Así se obtiene un reporte que compara las ciudades y los productos y
para cada combinación se muestra el total de ventas.

Partes de una tabla dinámica
 Cuando se ha creado una tabla dinámica, se muestra en la
parte derecha de la hoja, la lista de campos disponibles y por
debajo las áreas donde se arrastra dichos campos.
Estas áreas
muestran cada
una de las
partes de una
tabla dinámica

 Filtro de informe: Los campos que se colocan en
dicha área, crearán filtros para la tabla dinámica a
través de los cuales se restringir la información que
se muestra en pantalla. Los filtros son adicionales a
los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
 Etiquetas de columna: Dicha área contiene los
campos que se mostrarán como columnas de la
tabla dinámica.
 Etiquetas de fila: Contiene los campos que
determinan las filas de la tabla dinámica.
 Valores: Son los campos que se colocarán como
las “celdas” de la tabla dinámica y que serán
totalizados para cada columna y fila.

 Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, se obtiene
una tabla dinámica.
 Se puede tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores.
 Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre
los datos de la tabla dinámica.

Formato a una tabla dinámica
 Cuando se ha creado una tabla dinámica, Excel permite aplicar formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos.
 La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una
tabla dinámica.
 La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la
tabla dinámica para que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.
Diseño: Dicho grupo permite agregar subtotales y totales generales a la
tabla dinámica, así como modificar aspectos básicos de diseño.

OPCIONES DE ESTILO DE TABLA DINÁMICA
Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se
muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si se
selecciona la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha
los estilos que tienen filas con bandas.

ESTILOS DE TABLA DINÁMICA
 Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla
dinámica.
 Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la
tabla.

Al hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla
dinámica para ver todos los estilos disponibles.
Con tan sólo elegir
alguno de los estilos se
aplicará
inmediatamente a la
tabla dinámica

EJERCICIO 1
En la hoja EMPLEADOS, generar una tabla
dinámica: Mostrar la suma de Sueldo,
agrupando los datos por Sección y
Departamento.

 Abrir archivo de Excel con el nombre:
SesionExcelInter05

Clic en la ficha: Insertar
Clic en el icono: Tabla
Dinámica

Se muestra una nueva hoja: Hoja 1
En la parte izquierda, se muestra la tabla
dinámica
En la parte derecha se muestra el panel de la
tabla dinámica: Campos de tabla dinámica.

 Se arrastra el campo: Departamento en el área de las
filas.

 Se muestran los datos en las
filas
 Clic en la celda A3, renombrar: Etiquetas de filas por
Departamento

 Se arrastra el campo: Sección, en el
área de las columnas

 Clic en la celda B3, renombrar: Etiquetas de columna por
Sección

 Se arrastra el campo: Sueldo, en el área de valores

 Seleccionar el rango B5:E11
 Clic en la ficha Inicio
 Clic en la flecha abajo
 Clic en la opción: Mas formatos de
número

1.- Clic en la opción:
Contabilidad
S/ Español Perú
3.- Clic en el botón:
Aceptar

 Tabla dinámica, con formato a los números
 Clic en la flecha abajo de Departamento

 Clic en las opciones:
Administración y Diseño

 Suma de sueldo del departamento
 Clic en la flecha abajo de Sección

 Suma de sueldo del
departamento, diseño y la
sección copiadoras
 Para mostrar todos los registros

 Clic en el icono de filtro, del campo Departamento

EJERCICIO 2
 En la hoja EMPLEADOS, generar una tabla dinámica:
Mostrar la cantidad de empleados existentes agrupando
los datos por Departamento.
 Filtrar la cantidad de empleados de los departamentos
de contabilidad e ingeniería

 Clic en la celda A1
 Clic en la ficha: Insertar
Clic en el icono: Tabla
Dinámica

 Renombrar la Hoja 1 por TablaEmpleado02
 Se arrastra el campo: Departamento, en el área de las filas
 Renombrar el texto: Etiquetas de fila por:
Departamentos

 Se arrastra el campo: Empleado, en el área de Valores  Renombrar el texto: Cuenta
de Empleado por: Total

 Filtrar la cantidad de empleados de los
departamentos de contabilidad e
ingeniería.
 Clic en la flecha abajo de:
Departamentos.
 Clic en las opciones:
Contabilidad e
Ingeniería
 Clic en el botón:
Aceptar

EJERCICIO 3
 En la hoja EMPLEADOS, generar una tabla
dinámica: Mostrar la cantidad de empleados
existentes agrupando los datos por Cargo y
Sección.
 Renombrar la nueva hoja por: TablaEmpleado03

 Clic en la celda A1
 Clic en la ficha: Insertar
 Clic en el icono: Tabla Dinámica

 Se arrastra el campo: Cargo, en el área de Filas
 Se arrastra el campo: Sección, en el área de Columnas

 Se arrastra el campo: Empleado, en el área de Valores

 Renombrar el texto: Etiquetas de Filas por: CARGOS
 Renombrar el texto: Etiquetas de Columna por:
SECCION
 Renombrar el texto: Cuenta de Empleado por: TOTALES DE
EMPLEADOS

EJERCICIO 4
 En la hoja EMPLEADOS, generar una tabla dinámica:
Filtrar por Departamento agrupando los datos por
Cargo y Sección y la suma de los sueldos.
 Mostrar aquellos registros, cuyo departamento es:
Administración
 Renombrar la nueva hoja por: TablaEmpleado04.

 Se arrastra el campo: Departamento, en el área de Filtros
 Se arrastra el campo: Cargo, en el área de Filas

 Renombrar el texto: Etiquetas de Fila por: CARGOS
 Se arrastra el campo: Sección, en el área de Columnas

 Renombrar el texto: Etiquetas de Columna por:
SECCIÓN
 Se arrastra el campo: Sueldo, en el área de Valores

 Seleccionar el rango B5:E25

 Clic en la opción: Contabilidad

 Mostrar aquellos registros, cuyo departamento es:
Administración

SEGMENTACION DE DATOS
 La segmentación de datos en
tablas dinámicas es una nueva
característica de Excel 2016,
que permite hacer un filtrado
de los datos dentro de una
tabla dinámica.
 De esta manera se filtra
fácilmente la información por
más de una columna.

EJERCICIO 5
Crear una segmentación de datos
por: Mes, Categoría y Presentación

 En la hoja: Ventas
 Para realizar la segmentación de datos se realiza el
siguiente proceso:
 Clic en cualquier celda de la tabla (A1)
 Clic en la ficha Insertar / Clic en el icono: Tabla
 Se muestra el siguiente cuadro de dialogo / Clic en el
botón: Aceptar
 El rango de datos seleccionado se encuentra
en formato de una tabla

 Para eliminar los botones del autofiltro:
 Clic en cualquier celda / Clic en la ficha: Datos
 Clic en el icono: Filtro

 Para realizar la segmentación de datos
 Clic en cualquier celda / Clic en la ficha: Diseño
 Clic en el icono: Insertar Segmentación de datos
 Se muestra un panel de : Insertar segmentación de
datos
 Seleccionar los campos:
 Descripción
 Presentación
 Unidades
 Monto
 Categoría
 Clic en el botón: Aceptar

 Distribuir los paneles
 Se muestra los paneles de segmentación de datos

FORMATO A LOS PANELES DE SEGMENTACION
1.- Clic en el panel Categoría
2.- Clic en la ficha: Opciones
3.- Seleccionar el estilo de segmentación

Aplicando un estilo a los demás paneles

Mostrar Categoría Embutidos
Clic en: Embutidos
Filtro por Embutidos

Mostrar Descripción: Hot Dog
La Segoviana

Mostrar Descripción: Jamonada Laive

Seleccionar varias opciones
Clic en el icono:
Selección Múltiple
Seleccionar:
 HOT DOG AMERICANO OTTO KUNZ
 HOT DOG LA SEGOVIANA
 JAMONADA LAIVE

Clic en el icono: Selección Múltiple
Mostrar Unidades
15 y 20
Seleccionar:
15
20

IMPRIMIR A UN ARCHIVO PDF LOS DATOS FILTRADOS POR MEDIO DE LA SEGMENTACION
Mostrar Categoría: Lácteos
Clic en: Lácteos
Mostrar Descripción:
Margarina Astra
Seleccionar el rango de celdas
Clic en: Margarina Astra

Clic en la ficha: Datos
Clic en el icono: Ordenar
Clic en: Fecha
Clic en el botón: Aceptar

Seleccionar la impresora
Microsoft Print to PDF
Seleccionar: Imprimir Selección
Seleccionar: Ajustar hoja en una pagina

Seleccionar: Estrecho
1.- Numero de Copias
2.- Clic en el botón: Imprimir

AGREGANDO UNA COLUMNA DE FECHA
Desactivar los Filtros
Clic derecho en la columna B
Clic en la opción Insertar
Digitar Mes
Columna Agregada

En la celda b2, digitar la siguiente formula:
=MES([@Fecha])
Clic en la ficha: Inicio
Clic en la columna B

1.-Clic en la opción: General
2.- Clic en el icono Centrar

Clic en la ficha: Diseño
Clic en la opción:
Insertar segmentación de datos
Clic en: Mes
Clic en: Aceptar

Mostrar Mes 7
Clic en: 7
Mostrar Categoría Golosinas
Clic en: Golosinas
Mostrar Presentación: Paquete 454 GR
Clic en: Paquete 454 GR

IMPRIMIR LA INFORMACION EN UN ARCHIVO PDF
Clic en la opción:
Microsoft Print to PDF

Seleccionar: Ajustar hoja en una pagina
Clic en la opción:
Imprimir Selección
Clic en el botón: Imprimir

Clic en : Escritorio / Una carpeta de Trabajo
Nombre del Archivo: ReporteGolosinas
Clic en el botón: Guardar

TABLAS DINAMICAS CON SEGMENTACION DE DATOS
Hoja 3: Cervezas
Mostrar la suma de Ventas
agrupando los datos por Marca de
cerveza y por Vendedor.

 Clic la celda A1
 Clic en la ficha: Insertar
 Clic en el icono: Tabla
Clic en: Aceptar
Clic en la ficha: Insertar
Clic en el icono: Tabla Dinámica
Clic en: Aceptar
Renombrar la tabla
por Productos

Insertar el campo producto
hacia el área Columnas
Insertar el campo Vendedor
hacia el área Filas

Insertar el campo ventas
hacia el área Valores

En la celda A4 digitar: Vendedor
En la celda B3 digitar: Productos

Clic en la ficha: Analizar
Clic en la opción:
Insertar Segmentación
de datos
Seleccionar:
 Producto
 Vendedor
Clic en el botón: Aceptar
Paneles de Segmentación

2.- Columnas: 4
3.- Seleccionar un estilo

2.- Columnas: 2
3.- Seleccionar un estilo

Mostrar Producto: Cristal, Maltina y Sanson
Mostrar Vendedores: Juan José, Pedro, Roberto Carlos

Eliminar los filtros
Seleccionar los datos numéricos

1.- Clic en la ficha: Inicio 2.- Clic en el cuadro de lista
3.- Clic en la opción: Mas Formatos de numero
4.- Clic en la opción: Contabilidad
5- Clic en la opción: S/. Español( Perú )
6- Clic en el botón: Aceptar

1.- Clic en la ficha: Diseño
2.- Clic en el icono: Diseño de Informe
Mostrar en formato de esquema

Crear una segmentación de datos por: Departamento, Clase, Tipo, Marca, canal y una escala de tiempo por
fechas

 Clic en la celda A1
 Clic en la ficha: Insertar
 Clic en el icono: Tabla
Dinámica  Rango
Seleccionado
 Clic en el botón:
Aceptar

Renombrar la hoja1 por
TDAlmacen
Insertar la columna:
Clase hacia el área de
filas

Descripción, hacia el
área de filas

Mes, hacia el área de
columnas

Qty, hacia el área de
valores

 En la tabla dinámica, clic
derecho
 Clic en la opción:
Opciones de Tabla Dinámica

 En la opción:
Para celdas vacías, mostrar
 Se le agrega el valor de 0
 Significa que las celdas que
están vacías, se mostrara el
valor de 0
 Clic en la opción:
Aceptar

1.- Clic en la ficha:
Analizar
2.- Clic en el icono:
Insertar Segmentación de
datos
Panel de
segmentación de
datos

Seleccionar las siguientes
columnas:
 Departamento
 Clase
 Tipo
 Marca
 Canal
Clic en el
botón: Aceptar
Distribuir los paneles de
segmentación

 Clic en la ficha: Analizar
 Clic en el icono: Insertar Escala de
tiempo

 Clic en Fecha
 Clic en el botón:
Aceptar

1.- Clic en la escala de
tiempo
2.- Clic en la Ficha de
Opciones
3.- Seleccionar un formato

 Clic en el año 2014
Se muestra la información del año 2014

Seleccionar las opciones de los paneles
de segmentación

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