1. Gestión Documental:Clave para la clave
de Eficiencia Organizacional
Optimice la administración de documentos para mejorar la accesibilidad y protección en su
empresa
Danna Sharick Cordova Cruz
2. Importancia Clave de la Gestión Documental en Empresas
Normas y prácticas esenciales para asegurar acceso, protección y eficiencia en documentos
empresariales
Gestiona
documentos desde
creación hasta
archivo o
eliminación
Implementa normas
técnicas que controlan
el ciclo de vida
documental
para mantener la
integridad y trazabilidad de
la
información empresaria l.
Garantiza
disponibilidad
y protección
de
información
relevante
Optimiza la
eficiencia
operativa y
cumplimiento
normativo
Reduce tiempos de
búsqueda y errores
documentales, facilitando
auditorías y cumplimiento
con regulaciones legales
y corporativas vigentes.
Asegura que los
documentos estén
accesibles solo para
usuarios autorizados,
evitando pérdidas y
accesos no deseados
mediante controles
adecuados.
Previene pérdida
de información y
errores por
formatos
obsoletos
Evite problemas derivados
del uso de formato
desactualizados a través
de la normalización y
actua lización constante
de documentos.
Sosténfundamenta
l para
transformación
digital y mejora
continua
Facilita la digitalización
y automatización de
procesos, impulsando la
innovación y la mejora
constante en la
administración
empresarial.
3. Metodología Integral para el Controlde Formatos Documentales
Proceso sistemático para analizar, estandarizar y digitalizar formatos en la empresa
Recolección de fon natos
Identificar todos los f0tmatos utiizados en los
¡:wooesos Slternospara tenet un inventario
to y actualzado de documentos.
Revisión detallada
Evaluarla relevancia. vigencia y
efectividadde cada f0tmato paragarantizar
que contribuyan adecuadamente alos
objetivos E!fT
,.:>fesariales.
Non nalización de formatos
Definir estándares y criteriosclarosque
aseguren coherencia y unifoimidad entodoslos
fotmatos utlzados por la 0tganización.
Digitalización eficiente
Converti' k>s formatos fisicosa digitales
para fa tar elalmacenamiento, acceso
rápidoy seguridad dela W
aformaci6n
documental.
4. Diseño y Controlde Formatos para Gestión
Documental
Garantice unifornidad, trazabilidad y calidad mediante formatos estandarizados y controlados eficazmente
Diseño
estandarizado
para identidad
corporativa
clara
Asegura que todos los
documentos reflejen coherencia
visual y representen fielmente la
imagen corporativa, facilitando
reconocimiento y
profesionalismo.
Versionado
para control de
modificaciones
o
Registra cada cambio realizado
en los formatos para mantener un
historial claro, evitando
confusiones y asegurando la
trazabilidad de las
actualizaciones.
Aprobación
previa para
garantizar
calidad
Los formatos deben ser validados
por responsables o
departamentos pertinentes antes
de su uso, asegurando
pertinencia y cumplimiento de
estándares internos.
Controles
que aseguran
uniformidad y
confiabilidad
Estos mecanismos integrados
permiten mantener la integridad
documental, facilitando el acceso
ordenado y la confianza en la
información regist rada.
5. Clasificación Estratégica de Formatos Documentales
Empresariales
Identifique y controle los principales formatos según la función clave para optimizar la gestión
documental
Control de inventarios y movimientos de
productos
Verificación y evidencia de
estándares
Guia y detalle de operaciones productiva Instrucciones, ordenes de trabajo
Control de inventarios y movientos de
´productos
Registros entradas / salidas de stock
Verificacion y evidencia de estanderes Reportes de calidades, auditorias
Gestion de despacho y transporte Guias de despacho, ordenes de transporte
Documentación comercial Facturas,notas de crédito,contratos
Registro y planificación de mantenimientos Protocolos, planillas de servicio
6. Elementos Funcionales Clave en Formatos Documentales
Tradicionales
Identifique y comprenda las partes esenciales que garantizan claridad y estructura en documentos empresariales.
7. Incorporando Metadatos para Mejorar la Gestión
Documental
Descubra cómo los metadatos optimizan búsqueda, seguridad e integración en documentos digitales
Versiones
Registra cambios y asegura trazabilidad.
Seguridad
Permite acceso solo a usuarios
autorizados.
Metadatos
Incluye autor, fecha y palabras clave.
Integración
Automatiza procesos con sistemas DMS.
Eficiencia
Reduce tiempos y minimiza errores.
1
2
3
4
5
8. Beneficios clave de una gestión documental robusta
Optimice decisiones, reduzca costos y fortalezca la seguridad organizacional
eficiencia operativa. ágiles.
Garantiza disponibilidad
y precisión de
Reducetiempos
operativos y costos
Facilita cumplimiento
normativo y auditorías
Mejora seguridad y
confidencialidad de
Promueve
transformacióndigital e
información asociados Permite una
gestión Asegura que los datos Minimiza las búsquedas y documental transparente y
criticas estén accesibles y reprocesos mediante una
ordenada, simplificando confiables para tomar organización óptima,lo que verificaciones
internas y decisiones acertadas en se traduce en ahorro
externas para estándares tiempo real, mejorando la significativo y
procesos legales y corporativos.
datos innovación
Implementa controles Impulsa la compet itividad al
robustos que protegen la
información sensible contra
integrar tecnologías digitales
que optimizan procesos y
accesos no autorizados y
fugas de datos.
fomentan la modernización
continua en la organización.
9. Capacita a tu equipo
y
adopta sistemas
digitales integrados
para1 transformar la
gestión documental
ahora.
Implementación estratégica para mejorar eficiencia, control y digitalización
en la gestión documental empresarial
