Fundamentos de comunicación escrita en las organizaciones
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El documento presenta los fundamentos de la comunicación escrita en las organizaciones, enfatizando la importancia de la claridad, la concisión y la adecuación al lector. Destaca aspectos que favorecen y perjudican el discurso escrito, así como principios de estructuración y revisión esencial para mejorar la calidad del texto. También se abordan las características y guías para la redacción de cartas comerciales y correos electrónicos, enfatizando la formalidad y el cuidado en la redacción.
Fundamentos de comunicación escrita en las organizaciones
- 1. Fundamentos de comunicación escrita en las organizaciones Dra. Patricia Nigro [email protected]
- 2. La competencia comunicativa • Lograr antes que nada la claridad. • Lograr la calidad lingüística que un profesional debe tener: • Todo texto es mejorable. • Los grandes escritores también se equivocan y corrigen. • Utilizar la lengua escolarizada escrita estándar. • Si se puede hacer una mejor versión del texto, ha de hacerse.
- 3. ¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito? • Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario. • Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los recursos gráficos disponibles. • Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.
- 4. ¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito? • Adelantar el tema que se abordará: decir algo importante en el primer párrafo. • Poner conectores entre párrafos, de modo que las ideas se articulen con naturalidad. • Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y la forma, en que se hace llegar el escrito. • Revisar.
- 5. ¿Qué elementos perjudican el discurso escrito? • Proceder sin un trabajo previo sobre las ideas y su ordenación. • Presentar un escrito desaliñado tanto en la tipografía como en el espacio. • Equivocar el trato con el destinatario.
- 6. ¿Qué elementos perjudican el discurso escrito? • Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias. • Dejar supuestos sin explicación. • Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.
- 7. Lenguaje organizacional: Habla coloquial de nivel culto • Concisión: brevedad. • Claridad: frase corta y directa. • Captación del interés del lector: - Organización de los datos. - Lenguaje claro y atractivo. • Sencillez de la sintaxis: orden lógico. • Precisión léxica: la palabra exacta. • Corrección gramatical.
- 8. Principios de la comunicación escrita • Céntrese en el interés del lector. • Desarrolle una estructura clara: – organice las ideas y haga un borrador antes de escribir, – respete las reglas de la puntuación (cada párrafo una idea), – coloque títulos y subtítulos, si el texto es muy extenso.
- 9. Principios de la comunicación escrita • Diga algo al principio: – capte la atención del lector desde el comienzo, – fije claramente el tema y el objetivo desde el principio, – ubique las oraciones importantes al inicio de párrafo y los conceptos importantes al inicio de la oración.
- 10. Principios de la comunicación escrita • Sea económico con las palabras: – no use más palabras de las necesarias, – no use palabras largas o complejas, si no es necesario, – en caso de poder sintetizar más la idea, use varias oraciones simples.
- 11. Principios de la comunicación escrita • Sea completo en su información: – indique los antecedentes de lo que escribe, – responda a las siguientes preguntas al redactar un mensaje: ¿por qué?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿quién? • Escriba con naturalidad: – no use un estilo rebuscado, – no ostente erudición.
- 12. El proceso de la escritura • Consta de tres etapas: • La preescritura (invención). • La escritura (disposición). • La revisión (elocución). • La producción de un texto bien logrado es un proceso largo y que requiere de mucho esfuerzo (Serafini).
- 13. La revisión • Es mucho más que una técnica o una supervisión final del escrito: implica una determinada actitud de escritura y un estilo de trabajo. • Calidad profesional. • ¿ES ESTA LA MEJOR VERSIÓN DE ESTE TEXTO QUE SOY CAPAZ DE ESCRIBIR?
- 14. La revisión Mejorar la calidad del texto en los siguientes aspectos: • Adecuación del texto a su clase. • Correspondencia del texto con sus objetivos. • Organización del texto. • Legibilidad. • Tono. • Adecuación al lector.
- 15. Revisión: para tener en cuenta • Preferir las palabras simples a las perífrasis (en vez de “institución bancaria”, “”banco”). • Emplear las palabras indispensables: el sustantivo y el verbo. No abusar de los adjetivos.
- 16. Revisión: para tener en cuenta • Definir siglas y abreviaturas. • No duplicar los calificativos (“lisa y llanamente”; “claro y profundo”): seleccionar el término más justo.
- 17. Revisión: para tener en cuenta • Huir de los verbos generales o «baúl» (hacer, ser, tener, estar); y de las palabras fáciles (cosa, tema, asunto). No añaden información y son imprecisos. • No abusar de los adverbios, y evitar aquellos terminados en “-mente” (“Oportunamente, daremos la información pedida”). Variar su ubicación dentro de la frase. • Seguir el orden lógico: sujeto + verbo + complementos.
- 18. Revisión: para tener en cuenta • Evitar los términos rebuscados, creyendo que “enriquecen” el texto: – Es mejor hombre o persona que “individuo”. – Tomar que “agarrar”. – Concretar que “concretizar”. – Recibir que “receptar” o “recepcionar”. – Ver que “visualizar” o “visionar”.
- 19. Revisión: para tener en cuenta • Preferir la voz activa antes que la pasiva (“El equipo realizó el informe”, y no “El informe fue realizado por el equipo”). • Colocar punto antes de haber llegado a las tres líneas (25 palabras). • Cambiar de párrafo cuando inserte una perspectiva o idea diferente. • Utilizar conectores para enlazar ideas o párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por otro lado.
- 20. Revisión: para tener en cuenta • Acercar los modificadores a sus núcleos: – Así podremos recordar, en un momento posterior, nuestros objetivos. • Eliminar expresiones superfluas: – Se caracterizó a las jóvenes en términos de su inserción laboral y de su situación al interior de los hogares.
- 21. Componentes de la carta comercial • Membrete. • Lugar y fecha. • Destinatario y dirección. • Referencia. • Saludo inicial. • Introducción. • Texto. • Saludo final.
- 22. Componentes de la carta comercial • Firma, aclaración y cargo. • Adjuntos o anexos. • Dirección del firmante (si no aparece en el membrete). • Iniciales del firmante y del escribiente. • Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del nombre de la persona a la que se envía la copia.
- 23. Guía de corrección de cartas organizacionales • Mantener una misma persona gramatical: primera o tercera. • Mantener el número: singular o plural. • Evitar frases hechas y circunloquios. • Usar un final sobrio evitando ser repetitivo. • La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra consideración”. • El destinatario es una sola persona.
- 24. Guía de corrección de cartas institucionales • Usar una diagramación apropiada. • Usar una puntuación correcta (incluidas las mayúsculas). • Evitar ambigüedades o faltas de precisión. • Usar oraciones completas. • Usar apropiadamente las preposiciones y las abreviaturas. • Mantener el nivel de lengua adecuado a la situación.
- 25. El correo electrónico • El correo electrónico no es un tipo de texto sino un canal de comunicación. En verdad, se trata de un “mensaje electrónico o carta electrónica”. • Texto híbrido: inmediatez de la comunicación oral pero permanencia de la comunicación escrita. Punto medio entre el teléfono y la carta.
- 26. El correo electrónico • Otras características: espontaneidad, facilidad de reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la privacidad, desacierto en el tono. • Importancia de la formalidad en los mensajes electrónicos de una empresa. Tiene validez en los tribunales. • Como canal de transmisión: envío de boletines informativos, mensajes individuales, breves cartas, copias de documentos, comunicados de prensa...
- 27. El correo electrónico • Cuidado en la redacción del mensaje: gramática, propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al destinatario real, a la situación comunicativa, claridad, brevedad, precisión y concisión, tipografía, uso de mayúsculas. • Formato: destinatario y copias a la vista y ocultas; asunto; encabezamiento; texto, saludo final y firma.
- 28. El correo electrónico • Los siete grandes errores: – pasarlo por alto, – basarse en supuestos, – demasiadas palabras, – desprolijidad, – falta de tacto, – fingir no haberlo recibido.
- 29. El correo electrónico: consejos • El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título informativo. • Elegir un saludo adecuado. • Tener en cuenta el punto de vista del receptor. • Ir al grano. • Elaborar un guión con la información que se incluirá.
- 30. El correo electrónico: consejos • Revisar el contenido y la forma del texto: no precipitarse. • Leer atentamente el mensaje pensando sobre todo en el receptor. • Preguntarse por su relevancia y por su urgencia. • No abusar de él ni hacerse “adicto”. • Responder con historial.
- 31. El correo electrónico: consejos • No realizar envíos indiscriminados o colectivos ni incluir direcciones ajenas a cualquiera. • No incluir “emoticonos” ni abreviaturas “caseras”. • En las firmas automáticas, sólo incluir los datos esenciales. No pasarse de las cinco líneas.
- 32. El correo electrónico: consejos • No reenviar “cadenas”. • Revisar siempre la dirección o las direcciones a las que se escribe. • Revisar que estén los textos adjuntos que se anuncian. • Preguntarse: “¿hace falta decirlo?, ¿se puede llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?” • Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).
- 33. El correo electrónico: consejos • Revisar el tamaño de los adjuntos. • Tener un buen antivirus. • Solo responder cuando sea necesario. • Organizar los mensajes en carpetas, por fechas, por destinadores... • Pedir confirmación automática de recepción.