INICIO Observar conatención el siguiente video :
https://www.youtube.com/watch?v=S9ki3X6Qmng
1.-Cuales son los dos principios archivísticos
2.- Que es el principio de Procedencia
3.-Como se aplica el principio de Procedencia
4.-Que es el principio de orden natural o de orden original
5.- Como se aplica el principio de Orden Natural.
4.
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Es unade las fases técnicas contempladas en el
sistema organización/gestión documental, la cual se
encarga de analizar, identificar y registrar en una base
de datos las características, así como el contenido de
un documento, con el fin de facilitar su identificación,
acceso y uso por parte de los usuarios.
Elementos de la descripción documental
Los elementos de descripción documental se utilizan para crear registros como catálogos, inventarios,
índices, bases de datos, entre otros, que permiten a los usuarios encontrar y acceder a los documentos de
manera más eficiente, los cuales pueden variar según el estándar o la norma que se esté utilizando. Entre
los más comunes destacan:
Identificación : Son una serie de componentes que permiten reconocer el documento y dispone de
información básica como el título, la fecha (de creación o de recopilación), el autor o creador (responsable
de la información contenida), el lugar de origen, el idioma, entre otros.
Contexto :Es un mecanismo que aporta información adicional, con la finalidad de permitir la comprensión
de los documentos en su conjunto; el cual relata la forma en que fueron creados, su relación con otros
documentos, la institución o personas responsables que los generaron, y cómo se relacionan con el
5.
PROCESO
Estructura :Se refierea la descripción detallada de las
características físicas del documento, tales como el
formato, el número de páginas, las medidas, la presencia
de soportes como imágenes, ilustraciones o mapas, y
otros elementos visuales.
Resumen del contenido: Es una breve descripción que
permite conocer el contenido del documento en cuestión,
lo que incluye el tema, sus características literarias, entre
otras. En este se suelen emplear palabras o frases claves,
que sirven para realizar búsquedas y recuperar el
documento con mayor eficacia.
Ubicación y acceso: Hace referencia a la ubicación física o
digital del archivo y da a conocer las condiciones
necesarias para el acceso a los documentos, tales como
las restricciones, los derechos de autor, y las formas de
acceder al mismo.
Identificador único: Se trata de un número o codificación,
que identifica de manera unívoca el documento y/o
registro.
6.
"El objeto dela labor descriptiva es el hacer accesibles
eficazmente los fondos documentales." "La descripción de los
documentos constituye la parte culminante del trabajo
archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con
la de la propia documentación: informar."
7.
Inventarios documentales :Los Inventarios documentales son os instrumentos de consulta que
describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización
inventario general, para las transferencias inventario de transferencia o para la baja documental
inventario de baja documental
Los inventarios se encuentran en constante actualización por parte de los Responsables de los
Archivos de Trámite y las personas designadas para la organización, integración, foliación y
descripción de los expedientes generados por las Unidades y áreas administrativas
8.
IDENTIFICACIÓN DE CARPETASY OTRAS UNIDADES –ROTULACIÓN Para este proceso debe Identificar y nombrar cada uno
de los expedientes, con el rotulo prediseñado al frente de la carpeta y estandarizado por el Sistema de Gestión de Calidad:
9.
CODIGO: Compuesto porxxxxx elementos numéricos: código de dependencia, punto (.) Código de serie, punto (.) y
código de subserie, si la hay.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la dependencia a la cual está adscrita a la unidad productora. Ejemplo:
Presidencia, están adscritas a esta: Área Económica, Área Jurídica.
UNIDAD PRODUCTORA: Nombre exacto y completo Ejemplo: Área Económica, área que genera y/o produce los
documentos.
SERIE: Nombre establecidos en la Tabla de Retención Documental para los expedientes que su oficina produce.
Ejemplo: Informes.
SUBSERIE: Nombre establecidos en la Tabla de Retención Documental para él conjunto de documentos agrupados
dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. Ejemplo: Informes a la
presidencia de Conalgodón, Informes costos de producción.
DETALLE: Nombre y apellido de la Serie o Subserie documental, datos que me permitirán recuperar la carpeta y que
me la identifican como única. Ejemplo: Contrato de prestación de servicios No 010 – Pablo Pérez – Cédula xxxx
FECHAS EXTREMAS: En inicial escriba el año, mes y día del documento principal más antiguo que contenga la carpeta.
En final escriba el año, mes y día del documento principal más reciente que contenga la carpeta.
No. FOLIOS: Número total de hojas (folios) que contiene la carpeta.
TOMO: Si el expediente es de más de doscientos folios separarlo en tomos de hasta 200 folios y escribir que tomo
está contenido en la carpeta, Ejemplo: 3/7. (Tomo 3 de 7) El espacio que se encuentra en la parte inferior del rotulo
es de uso exclusivo del Archivo Central.
12.
Humedad Temperatura Luminosidad
33– 55% 18 – 21° C 25 – 30 lux
Ventilación Natural Ventilación artificial Uso de cortinas y sitios aislados
Deshumificadores Disminuir la
humedad
Higrómetro Termómetro Luminómetro
13.
CIERRE
Como conservar misdocumentos en el Archivo
No se consume
alimentos en el
área de archivos.
No se acumulan
los documentos
debajo del
escritorio o cerca
del suelo o piso.
Evitar la
manipulación
continua del
documento
No colocar los
documentos don
distintas
dimensiones uno
encima del otro.
Usar los
documentos con
las manos sucias.
No Colocar los
documentos en
sobres de
plástico, micas.
Evitar el uso de
grapas oxidadas o
que puedan
oxidarse.
14.
Espacio de almacenamiento
Unade las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta al almacenar documentos es el
espacio disponible. Es importante optimizar el espacio de almacenamiento para evitar ocupar más
espacio del necesario y permitir el crecimiento futuro de nuestra colección de documentos.
Para optimizar el espacio de almacenamiento, podemos utilizar técnicas como la compresión de
archivos, que reduce el tamaño de los documentos sin perder calidad. Además, es importante eliminar
duplicados para evitar el desperdicio de espacio. Estas prácticas nos permitirán maximizar el uso de
nuestro espacio de almacenamiento.
Organización y etiquetado
Una buena organización de nuestros documentos es fundamental para mantenerlos en orden y acceder
a ellos de manera eficiente. Es recomendable clasificar nuestros archivos en categorías o carpetas que
reflejen la estructura de la información que manejamos. Además, es importante asignar etiquetas a
nuestros documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.
Una organización adecuada nos permitirá ahorrar tiempo al encontrar rápidamente los
documentos que necesitamos y evitará la frustración y el estrés de no poder localizarlos.
15.
Seguridad de lainformación
La seguridad de la información es un aspecto fundamental en el almacenamiento de documentos. Es
necesario proteger nuestra información confidencial y asegurarnos de que solo las personas
autorizadas puedan acceder a ella.
Existen diversas medidas que podemos implementar para garantizar la seguridad de nuestros
documentos. La encriptación de los archivos, por ejemplo, permite proteger su contenido de
accesos no autorizados. Además, debemos establecer un control de acceso basado en permisos para
que solo las personas autorizadas puedan visualizar o modificar los documentos. Es importante
capacitar a nuestro personal sobre las mejores prácticas de seguridad y establecer políticas claras que
promuevan la conciencia en la protección de la información confidencial.
Digitalización de documentos
La digitalización de documentos es un proceso clave en la era digital. La digitalización nos permite
reducir la dependencia de formatos físicos, ahorrar espacio y mejorar la accesibilidad y la colaboración.
Para llevar a cabo la digitalización de documentos de manera efectiva y segura, es recomendable seguir
algunas pautas. Debemos asegurarnos de utilizar escáneres de calidad y establecer una resolución
adecuada para garantizar la legibilidad de los documentos
![Tratamiento de los documentos electronicosGT1G3.p[1]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/tratamientodelosdocumentoselectronicos-p1-110326181259-phpapp02-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
![diaposit organizacion archivos de gestion [Autosaved].ppt](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/diapositorganizacionarchivosdegestionautosaved-230218141727-ff7ec722-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
