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BALANCE GENERAL

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y
de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su
negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero
en el momento o en un futuro próximo
1.1 Qué partes conforman el balance general :

· · Activos
· · Pasivos
· · Patrimonio

ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacén
Las máquinas y equipos
Los vehículos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes
categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

ACTIVOS CORRIENTES

Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante
el período normal de operaciones del negocio.

Estos activos son:
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los
cheques al día no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de
cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o
letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o
porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas,
productos en proceso y productos terminados de una empresa.

En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías,
droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso.

Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.
Existen varios tipos de Inventarios:

a. Inventarios de Materias Primas

Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance,
valoradas al costo.

b. Inventario de Producción en Proceso

Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el
costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias
primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance.
Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al
contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida,
tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.

Inventario de Producción Terminada

Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de
producción
Activos Fijos

Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven
para desarrollar sus actividades.

- – Maquinaria y Equipo
- – Vehículos
- – Muebles y Enseres
- – Construcciones
- – Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta
aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el
balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de
compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de
“depreciación”

OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos
fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.

PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en
orden de exigibilidad en las siguientes categorías.
Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
1. 1. Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
a. a. Sobregiros:
Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.

b. b. Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades
financieras.
c. c. Cuentas por pagar a proveedores
Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.

d. d. Anticipos
Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
e. e. Cuentas por pagar
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los
préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de
entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
f. f. Prestaciones y cesantías consolidadas
Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus
trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas
obligaciones en el momento
g. g. Impuestos por pagar
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.
2. 2. Pasivo a largo plazo
Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año,
tales como obligaciones bancarias, etc.
3. 3. Otros pasivos
Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes
y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.

a. a. Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance.
Este se clasifica en:
· · Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
· · Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
· · Utilidades del Período Anterior
Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente
anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último
estado de pérdidas y ganancias.

· · Reserva legal.

Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.

El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:
El Activo es igual a PASIVOS más PATRIMONIO.

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADOS DE RESULTADOS DE PASOS MÚLTIPLES

Un estado de resultado de pasos múltiples obtiene su nombre de una serie de pasos
cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de
los bienes vendidos es deducido de las ventas netas parra determinar el subtotal de
utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un
subtotal llamado “utilidad operacional” (o utilidad de operaciones). Como paso final, se
considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales” para
llegar a la utilidad neta.

Observe que el estado de resultados está dividido en cuatro grandes secciones:
1. Ingresos
2. Costo de los bienes vendidos
3. Gastos de operación
4. Reglones no operacionales

Los estados de resultados de pasos múltiples se destacan por sus numerosas
secciones y por el desarrollo de subtotales significativos.

La SECCIÓN DE INGRESOS: En una compañía comercializadora, sección de
ingresos del estado de resultados generalmente sólo contiene una línea, denominada
ventas. (Otros tipos de ingresos, de existir, aparecen en la sección final de los estados).
Los inversionistas y los gerentes están muy interesados en la tendencia de las ventas
netas. Un medio para evaluar esta tendencia es, con frecuencia, calcular el cambio
porcentual de las ventas netas de un año al siguiente. Un cambio porcentual es el valor
del cambio en una medición financiera, expresado como un porcentaje; se calcula
dividiendo el valor del incremento o de la disminución por el valor de la medida antes
de que ocurriera el cambio. (Los cambios no se pueden expresar como porcentajes si el
valor de los estados de los estados financieros en el periodo anterior es cero o ha
cambiado de una suma negativa a una positiva).
SECCIÓN DE COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: La segunda sección del
estado de resultados de una empresa comercializadora muestra el costo de los bienes
vendidos durante el periodo. El costo de los bienes vendidos generalmente aparece
como un solo valor, el cual incluye renglones incidentales tales como fletes y perdidas
por disminuciones normales.
UTILIDAD BRUTA: UN SUBTOTAL CLAVE. En un estado de resultado de
múltiples pasos, la utilidad bruta aparece como un subtotal. Esto facilita que los
usuarios de los estados de resultados el cálculo del margen de utilidad bruta de la
empresa (taza de utilidad bruta).
La taza de utilidad bruta es la utilidad bruta expresada como un porcentaje d e las ventas
netas.
Al evaluar el margen de utilidad bruta de una empresa en particular, el análisis debe
considerar las tazas obtenidas en periodos anteriores y también las tazas obtenidas por
otras empresas de la misma industria. Para la mayoría de las empresas
comercializadoras, las tazas de utilidad bruta generalmente se encuentran entre el 20% y
el 50%, dependiendo del tipo de producto vendido. Las tazas generalmente resultan en
mercancías de alta rotación, como son los comestibles, y las tazas altas se encuentran en
productos de marca y novedosos.
Bajo condiciones normales, el margen de utilidad bruta de una empresa tiende a
permanecer razonablemente estable de un periodo al siguiente. Los cambios
significativos en esta taza pueden proporcionar a los inversionistas una indicación
temprana de una demanda cambiante del consumidor por los producto de la empresa.

SECCION DE GASTOS DE OPERACIÓN: se incurre en gastos de operación con el
fin de producir ingresos. Frecuentemente, los gastos se subdividen en las clasificaciones
de gastos de venta y gastos de generales y administrativos. La subdivisión de los gastos
de operación en clasificaciones funcionales ayuda a la gerencia y a otros usuarios de los
estados financieros a evaluar separadamente aspectos diferentes de las operaciones de la
empresa. Por ejemplo, los gastos de venta aumentan con frecuencia y se reducen en
forma directa con los cambios en las ventas netas. Por otra parte los gastos
administrativos, generalmente permanecen constantes de un periodo al siguiente.

UTILIDAD OPERACIONAL: OTRO SUBTOTAL CLAVE: Parte de los ingresos y
gastos de un negocio provienen de actividades diferentes de las operaciones de negocios
básicos de la empresa. Como ejemplos comunes está el interés obtenido sobre lasa
inversiones y el gasto por impuesto a la renta.
La utilidad operacional (o utilidad proveniente de las operaciones) muestra las
relaciones entre los ingresos obtenidos de clientes y los gastos en los cuales se incurre
para producir estos ingresos. En efecto, la utilidad operacional mide la rentabilidad de
las operaciones de negocios básicos de una empresa y “deja por fuera” otros tipos de
ingresos y gastos.

RENGLONES NO OPERACIONALES: El ingreso y los gastos que no están
relacionados directamente con las actividades principales de los negocios de la
compañía, se enumeran en una sección final de los estados de resultado después de
determinar la utilidad operacional.
Dos “renglones no operacionales” significativos son el gasto de intereses proviene de la
manera en la cual los activos son financiados, no de la manera en la cual son utilizados
estos activos en las operaciones del negocio. El gasto de impuesto a la renta no esta
incluido en los gastos de operación porque el pago de estos impuestos no ayuda a
producir ingresos. Los ingresos no operacionales, tales como el interés y los dividendos
obtenidos en inversiones, también se relacionan en esta sección final de estado de
resultados.

UTILIDAD NETA: La mayoría de los inversionistas patrimoniales consideran la
utilidad neta (o la perdida neta) como las cifras mas importantes en el estado de
resultados. El valor representa un incremento global (o reducción) en el patrimonio de
los propietarios, resultante de las actividades del negocio durante el periodo.
Con frecuencia, los analistas financieros calculan la utilidad neta como un porcentaje de
las ventas netas (la utilidad neta dividida por las ventas netas). Esta medida proporciona
un indicador de la capacidad de la gerencia para controlar gastos y de retener una
porción razonable de su ingreso como utilidad.
La razón “normal” de utilidad neta varia bastante según la industria. En alguna
industrias, se puede tener éxito si se obtiene una utilidad igual al 2% o al 3% de las
ventas netas. En otras industrias, la utilidad neta puede ascender a cerca del 20% o 25%
de la utilidad neta de ventas.
UTILIDAD POR ACCION: La evidencia de la propiedad de una sociedad esta
constituida por acciones de capital. ¿Qué significa la utilidad neta de una sociedad para
alguien que posee, por ejemplo, 100 acciones del capital de una sociedad? Para ayudar a
los accionistas individuales a relacionar la utilidad neta de la sociedad con la propiedad
de sus acciones, las grandes sociedades calculan las utilidades por acción y muestra
estos valores al final de sus editados de resultados.
En términos más simple, la utilidad por acción es la utilidad neta, expresadas en

términos de acción.
ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS(anexo 3)
El termino utilidades retenidas se refiere a la porción del patrimonio de accionistas
derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la
obtención de utilidades netas y se reducen al incurrir en perdidas netas y mediante la
declaración de dividendos.
Adicional al balance general, al estado de resultado y al estado de flujos de efectivo, un
juego completo de estados financieros incluye un “estado de utilidades retenidas”.
AJUSTE DE PERIODO ANTERIOR: Ocasionalmente una empresa puede descubrir
que un error material fue cometido el le medición de la utilidad neta en un año anterior.
Puesto que la utilidad neta se cierra en la cuenta utilidades retenidas, un error en la
utilidad neta reportada ocasionará un error en el valor de las utilidades retenidas que
aparece en todos los balances generales siguientes. Cuando tales errores salen a la luz,
ellos deben ser corregidos. La corrección, denominada “ajuste de periodo anterior”, se
muestra en el estado de utilidades retenidas como un ajuste al saldo de las utilidades
retenidas a principios del año actual. El valor del ajuste se muestra neto de cualquier
afecto de impuesto sobre la renta.
Los ajustes del periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de las
grandes sociedades anónimas abiertas. Los estados financieros de estas empresas son
auditados anualmente por auditores y n o es probable que contengan errores materiales
que posteriormente pueden requerir corrección por ajustes por periodos previos. Es
mucho más probable que tales ajustes aparezcan en los estados financieros de aquellas
empresas no obligadas a ser auditados.

ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)
VENTAS
(-) Devoluciones y descuentos
INGRESOS OPERACIONALES
(-) Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
(-) Gastosoperacionales de ventas
(-) GastosOperacionales de administración
UTILIDAD OPERACIONAL
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS
(-) Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD LÍQUIDA
(-) Reservas
UTILIDAD DEL EJERCICIO

ESTADOS DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO

Estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros básicos
contemplados por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.

El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que
sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo
determinado.

Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca
explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la
estructura financiera de la empresa.

Para la empresa es primordial conocer el por qué del comportamiento de su patrimonio
en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad de situaciones
negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o
para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del
patrimonio.

La elaboración del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto
que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar un simple
variación.

Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de
resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con
corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de
dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y
final del mismo periodo].

Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el patrimonio, ha
dicho el artículo 118 del decreto 2649 de 1993:

Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a
los cambios en el patrimonio se debe revelar:

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período,
indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades
apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

Ejemplo estado de cambios en el patrimonio

Para ilustración, a continuación se presenta un estado de cambios en el patrimonio en su
forma más elemental, pero que brinda la orientación necesaria para replicarlo según la
información financiera de cada empresa:

EMPRESA XY.LTDA

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

2008
Concepto Saldo 01/01/08 Incremento Disminución Saldo 31/12/08
Capital social 10.000.000 2.000.000 12.000.000
Superávit capital 2.000.000 0 0 2.000.000
Reservas 6.500.000 500.000 6.000.000
Utilidades del 0.00 1.500.000 1.500.000
ejercicio

Aquí se observa que durante el 2008 ha se presentó un incremento del capital en
$2.000.000, que bien pudo ser por nuevos aportes de socios antiguos o por ingreso de
nuevos socios. Este hecho se expondrá con detalle en las respectivas notas.

Vemos también que el superávit de capital permaneció invariable.

Las reservas sufrieron una diminución del $500.000 hasta ajustarse al 50% del capital
social.

Se observa claramente que durante el 2008 la utilidad fue de $1.500.000.

En el ejemplo se han expuestos algunos conceptos de forma general, pero lo adecuado
es desglosar cada subpartida que compone el patrimonio, y a cada una realizarle una
nota explicando la variación sufrida, de modo que la persona que consulte el estado de
cambios en el patrimonio pueda comprenderlo con facilidad.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que
exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo
desarrollar.

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un
estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades
de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en
las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo”.

El objetivo del flujo de efectivo es básicamente determinar la capacidad de la empresa
para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus
proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer
un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación de
efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseño de políticas y estrategias

encaminadas a realizar una utilización de los recursos de la empresa de forma más
eficiente.

Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar efectivo,
de cómo genera ese efectivo, para así mismo poderse proyectar y tomar decisiones
acordes con su verdadera capacidad de liquidez.

Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo 11 del
plan de cuentas comercial, esto es caja, bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro y
fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben coincidir con el resultado arrojado
por el estado de flujos de efectivo.

Estructura del estado de flujo de efectivo

De la definición que el Consejo Técnico de la Contaduría, advertimos tres elementos
muy importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operación,
Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende cada
una de esas actividades.

Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia básicamente
a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a
la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de servicios.

Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los pagos
de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de
inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nómina y
los impuestos.

Actividades de inversión. Lasactividades de inversión hacen referencia a las
inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas,
títulos valores, etc.

Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a
gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la
empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta
y equipo, intangibles y las de inversiones.

Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen referencia a la
adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros [pasivos] o de
sus socios [patrimonio].

En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las
actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc.
Básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos.

Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante nuevos
aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante la venta de
acciones.

Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo

Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos
últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para
determinar las variaciones de las cuentas de balance [Balance comparativo].

Es esencial contar también no las notas a los estados financieros en donde conste
ciertas operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas
que no tienen efecto alguno en el efectivo.

Desarrollo del estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos métodos: El método directo
y el Método indirecto. [Seguir cada uno de los enlaces para consultar como realizarlos]

CIERRE CONTABLE

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados
y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para
determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una
pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de
venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la
respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el
patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se
incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos,
y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los
ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos
fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los
ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de
depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá
realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo,
principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta
que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones
es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe
reclasificar como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal
como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los
impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de
conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las
políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar
los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el
procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los
activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se
declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa,
además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir
sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en
especial de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba
hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas
medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y
durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el
periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada
improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de
incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de
prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la
empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda
importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte
económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y
pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

El artículo 114 del decreto 2649 de 1993, contempla que los estados financieros deben
estar acompañados de sus respectivas notas.

El objetivo de las notas a los estados financieros, brindar los elementos necesarios para
que aquellos usuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedan obtener
la mayor utilidad de ellos.

De poco sirve tener a la vista un estado financiero sin tener los documentos o la
información mínima necesaria para lograr entender cómo se realizaron esos estados
financieros, cuáles fueron las políticas contables que se utilizaron, etc.

En efecto, dice el artículo 114 del decreto 2649:

Notas a los estados financieros. Las notas, como presentación de las prácticas
contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los
estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción
a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente
titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros
respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en
el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y
prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea
posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados
financieros.

Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado
financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente
los estados financieros como son las políticas de cartera, los métodos de provisión, la
razón de su aplicación, los sistemas de inventarios utilizados, los métodos de valuación.

Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con la
depreciación de los activos fijos, la valorización que hayan sufrido, los criterios para el
manejo de los activos diferidos, por ejemplo.

Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el
tratamiento de ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de
ingresos para terceros u obligaciones laborales.

Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas,
de tal forma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre
ellos con el fin que estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir
de base para la toma de decisiones, y un estado financiero que no tenga notas
aclaratorias y complementarios, no tendrá mayor utilidad.

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