Guia didactica 3 de contabilidad basica

GUÍA DIDÁCTICA N°3
M2-DV31-GU01
MÓDULO 3:
CONTABILIDAD BÁSICA
© FUNDACION SOCIAL VITER, 2020 Bogotá, Colombia
Proceso: Gestión Académica
Realización del texto: Jorge Alejandro García, Docente
Revisión del texto: Beatriz Gallo, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico
Editado por el FUNDACION SOCIAL VITER
| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO

Índice
Tabla de Ilustraciones................................................................5
Presentación ............................................................................6
Competencia específica ..............................................................7
Contenidos temáticos ................................................................8
Tema 1....................................................................................9
Clasificación, registro y análisis de las transacciones .......................9
Plan de cuentas y clasificación de las cuentas...........................9
Cuentas de balance. ...........................................................10
Activos.............................................................................10
Pasivo..............................................................................10
Cuentas del patrimonio. ......................................................10
Cuentas de resultado. .........................................................11
Cuentas de ingreso.............................................................11
Clasificación de los Ingresos.................................................11
Cuentas de gastos..............................................................12
Cuentas de costos. .............................................................12
Naturaleza de una cuenta. ...................................................13
Cuentas de naturaleza débito. ..............................................13
Cuentas de naturaleza crédito.................................................14
Ecuación fundamental. ........................................................15
WWW.FUNDACIONVITER.COM.CO

Transacción comercial. ........................................................16
Tema 2..................................................................................18
Preparación estados contables...................................................18
Material complementario ..........................................................25
Aspectos clave........................................................................26
Referencias bibliográficas .........................................................27

Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica. ..........................8
Ilustración 2. Cuentas T. Débitos. ..............................................13
Ilustración 3. Cuentas T. Créditos. .............................................14
Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC). ...............................15
Ilustración 5. Esquema libro diario. ............................................18
Ilustración 6. Libro mayor. ........................................................19
Ilustración 7. Estado de resultado. .............................................21
Ilustración 8. Esquema situación financiera..................................23

Presentación
El ciclo contable comienza con la clasificación y organización de las
transacciones comerciales que realiza la empresa en cuentas, para el caso
de Colombia se puede utilizar el PUC (Plan Único de Cuentas) hasta que la
Contaduría General de la Nación reglamente la clasificación de cuentas
según las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), las
cuales mencionan que, las cuentas se deben clasificar de acuerdo a las
necesidades puntuales de las empresas.
Cuando se realiza la clasificación de las cuentas y se soporta
adecuadamente con los comprobantes de contabilidad se comienza a
elaborar los libros contables y los estados financieros, a continuación: Libro
diario, estado de resultados y balance general; en la presente guía se
ilustrará de la siguiente forma: Cuentas T, libro diario, libro mayor, estado
de resultado y balance general, (aclarando que con la implementación de las
Normas NIIF desaparece cuentas T y libro mayor).

Competencia específica
Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N° 3 del
Módulo 3: Ciclo contable, el estudiante logre la siguiente competencia
específica:
Clasificar las cuentas y los estados financieros de
acuerdo con las obligaciones legales y las normas NIIF.
Resultados de aprendizaje:
 Registra las transacciones comerciales de las empresas
de acuerdo a los requerimientos legales.


 Prepara los estados contables para mostrar la
información financiera.

Contenidos temáticos
Clasificación, registro y
análisis de
las transacciones.
Preparación de los estados
contables.
Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.
Fuente: Autor

Tema 1
Clasificación, registro y análisis de las transacciones
Los estados financieros1
son generados, elaborados, verificables en los
libros de contabilidad y se deben presentar a las autoridades competentes,
para el caso colombiano a la DIAN, Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.
La información contable y financiera es identificada de acuerdo con al
análisis de cifras en términos económicos, recopilada de diferentes fuentes y
catalogada de acuerdo al Plan Único de Cuentas (PUC) para lograr la
correcta sistematización de cuentas en el software contable.
Cuenta.
Nombre general donde se agrupan conceptos con características
comunes y se utiliza en la contabilidad para registrar las operaciones o
transacciones comerciales. Son cuentas por ejemplo:
Plan de cuentas y clasificación de las cuentas.
Las cuentas del Plan de Cuentas se pueden clasificar así:
 Cuentas de Balance

 Cuentas de Resultado

 Cuentas de Orden
1
Estado de situación financiera, estado de resultado, estado de cambios en el patrimonio,
estado de flujo de efectivo.

Cuentas de balance.
Son aquellas cuentas que son de la Clase del Activo, Pasivo o
Patrimonio.
Activos.
Recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados,
del que se espera obtener beneficio económicos futuros.
Para que exista un activo no es necesario:
Que sea tangible, pues existen algunos intangibles. Tener derecho a
propiedad, arrendamiento
También podemos decir que Activos son los bienes y derechos que le
pertenecen a la organización
Pasivo.
Obligación (Deudas) presente, originada por sucesos pasados, y para
cancelarla, la entidad espera deprenderse de recursos.
La obligación puede ser legal o implícita.
Pagar en efectivo Transferir activos Prestar servicios
Sustituir ese pasivo con otro Capitalizar el pasivo
Cuentas del patrimonio.
Es la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos
sus pasivos. Al evaluar si una entidad cumple la definición de activo, pasivo
o patrimonio, debe prestarse atención a las condiciones esenciales y a la
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realidad económica que subyacen en la misma, y no meramente a su forma
legal. Es la diferencia entre los activos, deducidos todos sus pasivos.
Cuentas de resultado.
Son las cuentas que en contabilidad sirve para saber si la empresa
obtuvo ganancia o por el contrario obtuvo una pérdida. Ocurre que si su
ingreso es mayor a sus gastos mensuales, va a tener como resultado una
utilidad, porque le va a quedar dinero libre. Algo diferente sería si se
presenta el caso contrario (Analizarlo). Las cuentas de resultado se clasifican
en:
Cuentas de ingreso.
Rendimiento: es el desempeño de la gerencia del uso de los recursos
entregados por los dueños, se mide a través de la rentabilidad generada.
El rendimiento financiero (resultado integral) se mide:
Como resultado neto entre todos los ingresos y gastos del periodo.
Ingresos: son los aumentos en los beneficios económicos a lo largo del
periodo.
Clasificación de los Ingresos.
De actividades Ordinarias: se originan por la ejecución del objeto social
de la empresa. Ventas, comisiones, dividendos, regalías, intereses y
alquileres.

Ganancias: son otras partidas que cumplen con la definición de
ingresos pero no son originados por las actividades ordinarias.
Cuentas de gastos.
Son disminuciones en los beneficios económicos de un periodo
Clasificación de los gastos:
De las actividades ordinarias: Se originan generalmente por los pagos
realizados por la ejecución del objeto social de la empresa. Salarios,
depreciación, alquiler etc.
Pérdidas: otros gastos que se originan en el curso de las actividades
ordinarias, pero no por el desarrollo del objeto social.
Cuentas de costos.
Los costos son valores que se pagan por una mercancía para luego ser
vendida (costo de Venta).
Además, son costos los valores en que se incurre para elaborar un
producto (costo de producción).

Cuentas “T”.
Cuando se realizan las transacciones y la codificación en la empresa, el
primer paso para su sistematización es representar en un esquema de una
“T” que dos partes: Debe (débitos) y haber (créditos), donde en las cuentas
de activo son positivas en los débitos y negativas en los créditos, en cambio
las cuentas de pasivo son negativas en los débitos y positivas en los
créditos.
Naturaleza de una cuenta.
Es el lado donde aumenta o disminuye, se clasifican así:
Cuentas de naturaleza débito.
Son las que aumentan en el lado izquierdo de la cuenta T, y
disminuyen por ende en el lado derecho (lado crédito).
Debitar es: aumentar una cuenta del activo o disminuir una cuenta del
pasivo o patrimonio. Son cuentas de naturaleza débito:
DÉBITO CRÉDITO
Los activos, los gastos costos.
Ilustración 2. Cuentas T. Débitos.
Elaboración: Autor.

Cuentas de naturaleza crédito.
Son las que aumentan en el lado derecho de la cuenta T, y disminuyen
por ende en el lado izquierdo (lado débito).
Acreditar es: aumentar una cuenta del pasivo o patrimonio disminuir
una cuenta del activo. Son cuentas de naturaleza crédito:
DÉBITO CRÉDITO
Los Pasivos, el patrimonio, los ingresos.
Ilustración 3. Cuentas T. Créditos.
Plan Único de Cuentas (PUC).
El PUC busca la organización en el registro de las transacciones
realizadas por las empresas para lograr el adecuado manejo de la
información y la realización de los estados contables; la sistematización de
las cuentas está estructurada sobre los varios niveles, donde se debe tener
en cuenta que, las clases uno (1), dos (2) y tres (3) comprenden las cuentas
que conforman el balance general, las clases cuatro (4), cinco (5), seis (6) y

siete (7) corresponden a las cuentas del estado de resultados y las clases
ocho (8) y nueve (9) detallan las cuentas de orden. (htpp//puc.com.co).
A continuación clasificación de las cuentas de acuerdo al PUC:
Clase El primer dígito.
Grupo Los dos primeros dígitos.
Cuenta Los cuatro primeros
dígitos.
Subcuenta Los seis primeros
dígitos.
Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC).
Usted al terminar de leer y analizar este documento, comprenderá la
codificación de subcuentas y auxiliares,
Cada clase está compuesta de un conjunto de grupos.
Cada grupo está compuesto de un conjunto de cuentas.
Cada cuenta está compuesta por un conjunto de subcuentas.
Cada subcuenta está compuesta por un conjunto de auxiliares.
El primer nivel del grupo (dos dígitos).
El segundo nivel es la cuenta (cuatro dígitos).
El tercer nivel es la subcuenta (seis dígitos).
El cuarto nivel es el auxiliar (más de siete dígitos).
Ecuación fundamental.
Es la diferencia que resulta al restar los pasivos de los activos; esta
expresión es lo que se denomina ecuación fundamental de la contabilidad.

ACTIVOS – PASIVOS = PATRIMONIO
Cuando el negocio comienza sus operaciones, el patrimonio es igual al
capital inicial aportado; si el negocio se encuentra en marcha, el patrimonio
es igual al capital inicial más las utilidades, o también puede ser capital
inicial menos las pérdidas obtenidas.
Hay que tener en cuenta que en todo momento debe existir esa
igualdad:
ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO
PASIVO + PATRIMONIO = ACTIVO
ACTIVO – PATRIMONIO = PASIVO
Transacción comercial.
Son el conjunto de operaciones que realiza una empresa. Ejemplo:
compra de mercancía, venta de un vehículo, prestar un servicio a crédito,
recibir un servicio, pagar la nómina, etc. (dar 10 ejemplos más).
LA PARTIDA DOBLE es el registro de una transacción comercial
mínimo en dos cuentas, una al débito y otra al crédito. Además se tiene que
cumplir que la suma de Débitos es igual a la suma de los Créditos.

Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas
necesarias en esta competencia, es importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.
Entonces, si quieres ampliar la información que
hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo
denominado: Manejo y Utilización del PUC para
COLOMBIA.
Te recomendamos
Si quieres conocer más sobre el Plan Unico de Cuentas,
te sugerimos la lectura del documento de apoyo #1 que se
encuentra en la URL: https://puc.com.co/ Disponible en el
Campus Virtual.
Ejercicio
Ahora que has revisado algunos conceptos del Plan
Unico de Cuentas y que cdonoces cuál es el alcance de
éste, te invitamos a responder la prueba de
conocimiento, a partir de los conceptos facilitados en
esta guía y que son fortalecidos con los recursos
disponibles para el aprendizaje. El uso de mapas
conceptuales te pueden ayudar a conocer la relación entre
los elementos que conforman unconcepto. ¡Inténtalo! 

Tema 2
Preparación estados contables
Libro diario.
En este libro se registran en orden cronológico las transacciones
elaboradas por la empresa, durante un período determinado; donde a cada
cuenta se le colocan dos columnas que reciben los nombres de débito y
crédito, y a su vez otras dos columnas donde aparezca codificación de la
cuenta de acuerdo al PUC, adicionalmente se debe contener: La fecha (día,
mes, año del comprobante que se está registrando) y el detalle o descripción
(se anota el nombre y número del comprobante) (POAI, 2004, p.3).
A continuación esquema del libro diario:
Fecha Detalle Código Débito Crédito
PUC
Ilustración 5. Esquema libro diario.

Libro Mayor.
Este libro de acuerdo a las Normas NIIF tiende a desaparecer pero en
la práctica contable todavía se aplica en la gran mayoría de las PYMES
colombianas, su función fundamental es ofrecer un resumen de los totales y
saldos de cada cuenta; y consta de varias columnas para anotar saldos y
movimientos. La información que debe contener es: Fecha de elaboración,
nombre de la cuenta, detalle y respaldo (soporte), débitos, créditos y saldos
(POAI, 2004, PP. 9).
A continuación esquema del libro mayor:
Fecha Cuenta Saldo Movimientos Saldo
anterior del XX al XX
de XX
Ilustración 6. Libro mayor.
Fuente: (POAI, 2004,PP. 9)

Estado de resultado.
Este informe contable anteriormente llamado: Informe de Ganancias y
Pérdidas (P y G), esta muestra al final del periodo contable de los resultados
obtenidos por la empresa, a través de la comparación de los ingresos y
gastos, donde cuando los ingresos son mayores se presenta ganancias pero
cuando son mayores los gastos, se presentan pérdidas.
El estado de resultado tiene diversidad de esquemas, depende del
sector económico que lo utilice (Agropecuario, industrial, comercial y
servicios); (POAI, 2004, p.4).
A continuación esquema del estado de resultados de una empresa
comercial:

EMPRESA XYZ E.U.
ESTADO DE RESULTADO
DICIEMBRE 30 DEL 2017
Ventas brutas
XXXX
- Devoluciones en ventas XXXX
- Descuentos en ventas XXXX
Ventas netas
XXXX
- Costo de la mercancía vendida XXXX
Utilidad bruta en ventas XXXX
- Gastos operacionales de admón. XXXX
- Salarios administrativos XXXX
- Arrendamientos XXXX
- Depreciación XXXX
XXXX
Gastos operacionales de mercadeo:
- Comisiones por ventas XXXX
- Publicidad XXXX
- Otras comisiones XXXX
- Arrendamientos XXXX
- Depreciación XXXX
Ingresos operacionales XXXX
+ Ingresos No operacionales:
+ Utilidades en venta de activos XXXX
+ Arrendamientos XXXX
+ Rentas financieras XXXX
XXXX
Gastos no operacionales.
- Pérdida en venta de activos XXXX
- Intereses financieros XXXX
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS XXXX
Ilustración 7. Estado de resultado.

Estado de situación financiera.
Es un informe contable que en una fecha determinada describe en
forma detallada la situación real de la empresa. Esta información tiene los
bienes y valores que se pueden convertir en dinero, deudas y propiedades,
es decir: Activos, pasivos y patrimonio.
En el balance general se debe cumplir la ecuación contable, que dice:
Activos igual a pasivos más patrimonio (Activo = Pasivo + Patrimonio).
(POAI, 2004, p.5).
A continuación el esquema del estado de situación financiera:

EMPRESA XYZ
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
DICIEMBRE 30 DE 2017
ACTIVOS
Caja
XXXXX
Bancos
XXXXX
Cuentas por cobrar XXXXX
Inventarios
XXXXX
Edificios
XXXXX
Depreciación XXXXX
Terreno
XXXXX
Muebles y enseres
Depreciación
XXXXX
XXXXX
Total Activos
XXXXX
PASIVOS
Proveedores
Obligaciones financieras
Impuestos
XXXXX
Total Pasivos
XXXXX
XXXXX
XXXXX
PATRIMONIO
Capital o aporte social
XXXXX
Utilidad del período XXXXX
Total Patrimonio XXXXX
Ilustración 8. Esquema situación financiera.

Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas
necesarias en cada competencia, es muy importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.
Entonces, si quieres ampliar la información que
hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo:
denominado: Estados Financieros Básicos.
Te recomendamos
Si quieres saber más sobre los Estados Financieros
Básicos, te sugerimos la lectura del documento de apoyo #2
denominado: Estados Financieros Básicos. Disponible en
el Campus Virtual.
Ejercicio
Ahora que has revisado algunos conceptos de
Preparación de los estados contables y financieros, te
invitamos a responder la prueba de conocimiento, a
partir de los conceptos facilitados en esta guía y que son
fortalecidos con los recursos disponibles para el
aprendizaje. El uso de mapas conceptuales te pueden
ayudar a conocer la relación entre los elementos que
conforman unconcepto. ¡Inténtalo!


Material complementario
Wordpress.com. (2011). ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS.
17/08/2018, de Wordpress.com Sitio web:
https://contabilidadesca.wordpress.com/

Aspectos clave
Los Estados contables y financieros ayuda a las empresas para conocer
la situación financiera de la misma, para que los directivos, accionistas y los
entes regulatorios tomen decisiones respecto al funcionamiento; estos son:
Balance general o Balance de situación financiera.
Estado de resultados.

Referencias bibliográficas
Equipo de Instructores Proyectos POAI. (2004). Principios Administrativos y
Contables. Medellín - Colombia: Instituto Tecnológico Metropolitano
ITM.
Fermín Pérez Aguilera. (2017). Manual. Gestión contable, fiscal y laboral en
pequeños negocios o microempresas. Madrid (España): Editorial CEP
S.L.
Puc.com.co. (2018). Plan Único de Cuentas para comerciantes. 18/07/2018,
de PUC.com.co Sitio web: https://puc.com.co/plan-unico-de-cuentas-
para-comerciantes

Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Contabilidad Básica del FUNDACION SOCIAL VITER, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los
usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que
aquí se presenta.
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