El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas. Javier Perera i Jose Miguel Tudela
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El documento detalla el modelo de gestión del conocimiento de Enagás, enfatizando su importancia en un entorno empresarial marcado por la globalización y el cambio constante. Se describen las iniciativas previas, la estructura del modelo y la necesidad de una coordinación global en la gestión del conocimiento para generar valor y asegurar la innovación. Además, se explican aspectos específicos como la identificación de puestos críticos y los planes de formación y transferencia de conocimiento implementados.
El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas. Javier Perera i Jose Miguel Tudela
- 1. I Jornada CEJFE / EDO (UAB) Organitzacions líders pel coneixement i l’aprenentatge El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas Javier Perera - Director de Organización y RSC Jose Miguel Tudela - Responsable Proyectos Excelencia y Sostenibilidad Barcelona 12 de maig de 2011 1
- 2. Índice 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento 3. Claves del Modelo para la Creación de Valor 2
- 3. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? ... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la INCERTIDUMBRE. • Evolución acelerada de TECNOLOGÍAS emergentes. • Aparición de NUEVOS COMPETIDORES y NUEVOS CANALES de distribución • SOFISTICACIÓN de los nuevos productos y servicios. • Dramática reducción de sus CICLOS DE VIDA. • Presión constante sobre los MÁRGENES. • Cliente más y mejor informado, más exigente e INFIEL. • Transformación de los HÁBITOS DE COMPRA. La clave está en… La capacidad de adaptación al cambio de las empresas y su habilidad para mejorar de forma continua, depende en gran medida de su CAPACIDAD DE GESTIONAR EL CONOCIMIENTO INTERNO. 3
- 4. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? ... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la INCERTIDUMBRE. El 79% de los CEOs prevén que la complejidad del entorno empresarial será mucho mayor en el futuro y más de la mitad dudan de la capacidad para gestionarla. (*) El entorno de trabajo es cada vez más volátil, incierto y complejo, con niveles sin precedentes de interconexión e interdependencias, soportado por sistemas globales. Las empresas con mejor rendimiento gestionan esta complejidad a favor de sus organizaciones, clientes y socios (Grupos de Interés). (*) Conclusiones del Global CEO Study bianual de Institute for Business Value e IBM Strategy & Change realizado en las 1500 empresas más relevantes de 60 países 4
- 5. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? MARCO DE ACTUACIÓN • La actividad principal de Enagas se concentra en tres bloques de actividad: CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURAS MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE LA RED DE GAS GESTIÓN GLOBAL DEL SISTEMA 5
- 6. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? MARCO DE ACTUACIÓN • Desde el punto de vista de Instalaciones y Centros de Trabajo Enagas presenta una importante dispersión geográfica. • 44 Centros de Transporte • 3 Plantas de Regasificación • 15 Estaciones de Compresión • 2 Almacenamientos Subterráneos • 14 Gasoductos 6
- 7. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? ANTECEDENTES • Durante los últimos años, en Enagas se han realizado varias iniciativas relacionadas con el ámbito de gestión del conocimiento: Registro de lecciones aprendidas en proyectos de construcción Mejora de la Gestión Documental y de Proyectos a través de KM. Representación conjunta del Mapa de Procesos e Indicadores. Implantación y Mejora de la Intranet Corporativa, etc. • Si bien este conjunto de iniciativas ha servido para ir adoptando progresivamente una “Cultura de Gestión del Conocimiento”, todas ellas se han abordado de forma local en algunas de las Direcciones de la Compañía sin que existiese un enfoque conjunto y coordinado. PROYECTO GLOBAL DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 7
- 8. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas? FACTORES CLAVE PARA LA IMPLANTACIÓN DEL MODELO • Existen dos Factores que han sido fundamentales de cara a favorecer la correcta implantación de un modelo global de Gestión de Conocimiento: Durante la última autoevaluación IMPULSADO POR LA respecto al modelo EFQM se DIRECCIÓN M.C.D identificó la necesidad de abordar un proyecto global de gestión de Directores conocimiento en toda la compañía: J. Unidad Este proyecto ha tenido el respaldo • Equipo Evaluador: 34 personas de de la Dirección incluyéndose en el distintas áreas de la organización. T.A.E. Plan Director de Calidad, Excelencia y Sostenibilidad: • Uno de sus objetivos estratégicos Técnicos es “el establecimiento de los mecanismos necesarios para DEMANDADO POR LAS conservar el conocimiento crítico de ÁREAS la organización y transmitirlo y (Administrativos) (Operarios) (Auxiliares) difundirlo eficazmente para su aplicación”. 8
- 9. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento • El Modelo de Gestión del Conocimiento de Enagás persigue el aseguramiento de la mejora y la innovación a través de la identificación, almacenamiento, transferencia y generación del conocimiento asegurando la correcta interrelación de los procesos en los que se estructura, las personas que lo poseen y los sistemas de información en los que se gestiona: Mapa del Gestionar el Mapa del conocimiento conocimiento conocimiento Plan de transferencia Identificar y de conocimiento mantener el y sucesiones conocimiento Formación Formación PROCESOS PERSONAS Ptos.Críticos Asegurar la mejora e innovación SISTEMAS Compartir el Innovación Compartir el conocimiento conocimiento Generar el Entornos conocimiento colaborativos 9
- 10. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Mapa del conocimiento Identificar y mantener el conocimiento Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama de la Compañía Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y Subdisciplinas de Conocimiento 10
- 11. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama de Mapa del conocimiento la Compañía Identificar y mantener el conocimiento Nivel 1 y 2: A partir del mapa de procesos o bien del organigrama (unidad Nivel 1 organizativa), identificar las disciplinas asociadas. Dirección 1 Unidad 1 Dirección 1 Unidad 2 Dirección 1 Unidad 2 PN - 04 PN – 04 - 1 PN - 04 PN – 04 - 2 Disciplina 1 Disciplina 1 Disciplina 2 Disciplina 1 Disciplina 4 Disciplina 1 Nivel 2 Disciplina 2 Disciplina 2 Disciplina 3 Disciplina 2 Disciplina 5 Disciplina 2 Disciplina 3 Disciplina 3 Disciplina 6 Disciplina 3 Disciplina 1 Nivel 3: A partir del mapa PROCESOS PERSONAS SISTEMAS Indicador nivel conocimiento de disciplinas ir a: Conocimiento Conocimiento Conocimiento PN - 04 PN – 04 - 1 Nombre Puesto generado almacenado compartido Nivel 3 Indicador nivel riesgo Manuales ARIS Red Procesos PN - 04 Nombre Puesto Planos SLM PN – 04 - 1 Personas Nombre Puesto PN - 04 PN – 04 - 1 Sistemas Nombre Puesto 11
- 12. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y Mapa del conocimiento Subdisciplinas de Conocimiento Identificar y mantener el conocimiento Diseño y Diseño, Medición de Gestión de Legislación y Gestión Gestión operación del construcción energía y Gestión social activos regulación ambiental económica sistema gasista infraestructuras calidad de gas Ingeniería Tecnologías/si Criterios de Tipologías de Gestión Contabilidad Prevención de (conceptual, stemas de planificación mantenimient Retribución ambiental de financiera y riesgos básica y de medición y del sistema o Proyectos analítica laborales detalle) calidad Sistemas predictivos de Obra Civil y Verificación y Operación y Legislación Cambio Igualdad y Facturación demanda y de Trazados calibración mantenimient europea Climático conciliación simulación o de equipos e Operaciones Equipos y Determinació instalaciones Legislación Eficiencia Presupuestaci Gestión del normales y materiales n parámetros del sistema nacional energética ón talento especiales (I+D, físico- funcionamient químicos o, inspección (odorización, Buques y Análisis y Relaciones y activación, cromatógrafo sistemas de control de laborales adquisición...) s, ...) amarre Aspectos costes Operación ambientales comercial Electricidad y relevantes ( Balance y Fiscalidad y Entorno social Protección facturación tesorería local catódica Instrumentaci Biodiversidad Financiación ón y control Telecomunica ciones y telemática Tanques GNL 12
- 13. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Gestionar el conocimiento Plan transferencia conocimiento y sucesiones Formación y Puestos Críticos Identificación y Gestión de Puestos Críticos Escuela de Formación Planes de Transferencia de Conocimiento y Planes de sucesiones. 13
- 14. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Identificación y Gestión de Puestos Críticos Gestionar el conocimiento Plan transferencia conocimiento y sucesiones Formación Enagas ha realizado en el y Puestos Críticos año 2009 un proyecto específico en el cual se ha abordado el análisis e identificación de puestos críticos. Este proceso se ha abordado de forma conjunta y coordinada con una iniciativa de Evaluación de potenciales de cara a realizar en base a los dos ejercicios un Plan de Sucesiones y un Plan de Desarrollo individual y colectivo. 14
- 15. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Identificación y Gestión de Puestos Críticos Gestionar el conocimiento Plan transferencia conocimiento y sucesiones Criterios Formación y Puestos A. Aplicación de criterios Críticos 1. Impacto estratégico 1.1 - Proceso estratégico - negocio: Interviene en el proceso de definición de la estrategia a seguir 1.2 - Impacto en resultados a medio/largo plazo: Sus decisiones impactan a medio/largo plazo en los resultados de Enagás 1.3 - Misión, valores y Plan estratégico/sostenibilidad: Importante para cumplir con la misión, afianzar los valores y garantizar los hitos estratégicos a futuro 2. Impacto operacional 2.1 - Impacto en Resultados a corto (eficiencia, costes) 2.2 - Impacto Medio Ambiental 39 Puestos Críticos 2.3 - Impacto en la seguridad de las operaciones 2.4 - Impacto en la garantía de sumistro 2.5 - Gestión recursos (financieros, técnicos, humanos) • 21 asociados a Procesos de Negocio. 3. Coste de reposición 3.1 Conocimiento propio del negocio 3.2 Dificultad de adquisición en el mercado laboral • 9 asociados a Procesos Estratégicos 3.3 Curva de aprendizaje Puestos Claves • 9 asociados a Procesos de Soporte Total Puestos Evaluados: 94 Puestos Potenciales Total Puestos:135 Plantilla:1067 Matriz: Puestos Potenciales Vs Puestos Claves 15
- 16. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Escuela de Formación Gestionar el conocimiento Plan transferencia conocimiento y sucesiones En 2009 Enagás puso en marcha su Escuela de Formación, habiendo obtenido resultados Formación muy positivos en sus dos años de existencia: y Puestos Críticos El Número de Formadores internos también se ha incrementado en un 19% llegando a 43 formadores, lo que demuestra el elevado grado de involucración interna con la iniciativa. Se han incrementado sustancialmente tanto el número de cursos realizados como el número de horas de formación. Escuela de Formación 2010 2009 (3 meses) 2010 EF Enagás Enagá Total EF 10/09 (San Fernando) Enagás Enagá Nº de cursos realizados 21 81 +286% Nº de horas de formación 2.493 11.164 +114% Nº Formadores Internos 36 43 +19% 16
- 17. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Planes de Transferencia de Conocimiento Gestionar el conocimiento Plan transferencia conocimiento y sucesiones 1 Formación A.1 Analizar si algunas actividades y Puestos Electricidad relativas a obra civil se pueden descentralizar de Sede Críticos A.2 Identificar un back-up de Gregorio Parra a nivel técnico en 8 sede A3. Identificar potenciales back up Protección catódica Definir un plan de formación dentro o fuera de Transporte sobre protección catódica A1. Analizar la idoneidad de que la Transferir el 5 gestión de este conocimiento se 1 Obra civil conocimiento desarrolle fuera del ámbito de sede crítico a otras personas dentro de A2. Elaborar un plan de formación la Dirección de para el técnico de este ámbito Transporte. A3. Identificar posibles backup dentro 2 o fuera de la Dir. de Transporte. y calidad Gasoducto Integridad Instrument. Medición Potenciar el soporte técnico en las zonas 3 Reforzar el soporte técnico desde sede central o zonal a las zonas en el ámbito de submarino gasoducto y control instrumentación y control, en la actualidad estas actividades se desarrollan desde la zona. Definir tareas y asignar recurso a esta disciplina 2 A1. Analizar la adecuación del técnico E.Horta a las necesidades requeridas en el puesto 4 A2. Establecer un plan de formación Necesidad de integrar y consolidar todas las áreas de conocimiento del sobre el técnico actual para mejorar gasoducto bajo una visión global dentro de la unidad sur el nivel técnico de conocimiento sobre los equipos de medición y 5 calidad de gas (condicionado al Reforzar el conocimiento en el área de gasoducto submarino: Analizar la idoneidad resultado de la E.1) A3. Necesidad de establecer un de que la gestión de este conocimiento se desarrolle fuera del ámbito de sede backup dentro de los técnicos de Sede con conocimiento en el ámbito de medición y calidad A4. Elaborar un plan de transferencia de conocimiento para que el técnico 6 Definir posibles funciones que tendría 6 responsable de medición y calidad de este soporte. Analizar la necesidad de definir un soporte a los técnicos de sede dentro del gas, disponga de conocimientos de Analizar si este soporte debe estar ámbito de gasoducto . instrumentación y control. ubicado en sede o a nivel zonal. 7 A5. Mejorar la coordinación en sede Analizar si dentro de las funciones de entre el técnico de Transporte y los este soporte se pueden integrar Fomentar la polivalencia y el back-up entre los técnicos de la unidad sur técnicos de la Unidad de Medición y determinadas funciones de los jefes de zona. (*) Acceso a Red. 17
- 18. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Funcionalidades Comunidad de Conocimiento Biblioteca de Colecciones de archivos compartidos, con sistema documentos de búsqueda de contenidos Listado de mejores Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca prácticas y lecciones de documentos o al documento que explique la aprendidas solución Consultas al grupo, propuestas y mantener Foro de discusión conversaciones sobre la materia objeto de interés Se ha definido una estructura común a Propuesta de ideas (proceso gestionado por un Gestor de ideas todas las Comunidades de práctica. Coordinador) Cursos Formación Plan de Formación Noticias Artículos de interés Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés Conferencias Piloto: Comunidad de Medición Calendarios de eventos Seminarios Listado de proyectos en curso Área de reuniones: acceso de los participantes del proyecto a la agenda de la reunión, lista de asistentes, documentos de consulta, acta de la reunión... Calendario con los eventos programados dentro Listado de proyectos del proyecto Lista de tareas a realizar dentro del proyecto Área de documentos: posibilidad de que los integrantes del proyecto puedan trabajar de forma conjunta con las últimas versiones (herramienta workflow) Notificaciones por correo electrónico sobre Alertas modificaciones en el contenido de la Comunidad Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS: Personas: Contactos (expertos), coordinador grupos de mejora Mapa del conocimiento Procesos: Documentación de Procesos asociados Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas, aplicaciones relacionadas Compartir el Miembros de la Directorio de personas que están trabajando en la disciplina de conocimiento (grupos de correo conocimiento comunidad electrónico predefinidos...) Entornos colaborativos Comunidades de Práctica (Entornos Colaborativos) 18
- 19. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Proceso de recepción y evaluación de ideas innovadoras definido Formulario para la propuesta de ideas disponible en la intranet Buzón Corporativo y BdD de análisis Innovación Generar el conocimient o Generación de Ideas Innovadoras 19
- 20. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento Diseño y Dise ño, con stru cció n y M ed ición de Mapa de conocimiento o pera ció n del p uesta e n ene rgía y Gestión de Legislaci ón y Gesti ón Gest ión Gestión social sistema servicio d e cali dad d e a ctivo s reg ulació n am bie nt al económ i ca Ahorro y eficiencia Disciplina ga sista inf raestructur gas as energética y económica de Criterio s de Ing enie r ía (co ncep Te cno lo gí as/sist T ipolo gí Gest ión a mbi ent C ont abili da d Prev enci ón de infraestructuras em as de as d e R etrib uc pla nifica tu al, al d e f inan cier riesgos m edició m ante ni ión ció n d el básica y n y m ien to P roye cto a y labo rale sistem a de s a nalí tica s calida d det alle) Sistem a Procesos PN – 04 Gestión de s C am bio Infraestructuras pre dict iv o s de Obra Ci vil y Ve rifica ci ón y Le gisla ci C limá tic o F actu rac Igua ldad y y del ATR ón ió n de man d Tra zado ca libra ci ( Emision conciliaci a y de s ón eu rop ea es de ón sim ula ci Opera ció GE I) ón n y m ante ni m ien to de e quip os e in stala ci on es d el sistem a PN - 03 Op eraci o nes E ficie nci Desarrollo de Le gisla ci Gestión no rmal e s y ón a e nerg éti P resupu e sta ción d el Infraestructuras especia l Equ ipos na cion al ca tale nto es y De term i ma teria l n ació n es pa rám et (I+D, ros fun ciona f ísico - mie nto , qu ímicos insp ecci (o dori za ón y ción , act ivaci croma tó Personas ó n, g rafo s, adq uisici ...) Buqu es Op eraci ón ...) Anál isis Rela cion y ón Aspectos y con trol es si stem as de labo rale co merci al (C ontra t de a marre a mbi ent ale s relev ant costes s Experto a ción , es pro gram ( consum a ción , o de rep arto s agu a y , m ate rias Puesto: Tco. ba lance s, a uxili are s, rui do, Nombre m erca d os Ele ctrici v ertid os, d erra me Especializado secund a Ba lance s y rios, da d y resid uos F isca lida Ento rno y factura ci Pro tecci ) d y so cial fa ctura ci ón) ón t esorería lo cal ón cató dica Riesgo alto Instrum ent ació n Biodi ver F ina ncia y sida d ció n Sistemas co ntrol Almacenado y compartido en red I:01_Infraestructuras03_Manuales Comunidad de prácticas de Eficiencia Comunidad de Energética en Intranet conocimiento https://www.intranet.enagas.eng/irj/intranet Gestionar el Mapa del conocimiento conocimiento Funcionalidades Comunidad de Conocimiento Biblioteca de Colecciones de archivos compartidos, con sistema documentos de búsqueda de contenidos Datos identificativos Plan de Listado de mejores prácticas y lecciones Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca de documentos o al documento que explique la Correo Nombre y Apellidos Nº Empleado electrónico Identificar y transferencia aprendidas solución Dirección Puesto Teléfono mantener el de conocimiento Foro de discusión Consultas al grupo, propuestas y mantener conversaciones sobre la materia objeto de interés Plan de Datos de la Idea conocimiento Gestor de ideas Propuesta de ideas (proceso gestionado por un Coordinador) sucesiones Temática PROCESOS PERSONAS Cursos Descripción de la idea (Número máximo de caracteres: X) Formación Formación Plan de Formación Noticias Artículos de interés Asegurar la Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés Documentación adicional Ad juntar Archivo mejora e Calendarios de eventos Conferencias Seminarios Impacto organizativo de la idea (Señale el número aproximado de personas afectadas) innovación Listado de proyectos en curso Área de reuniones: acceso de los participantes del proyecto a la agenda de la reunión, lista de de 0 a 10 de 100 a 500 Toda la Organización asistentes, documentos de consulta, acta de la de 10 a 100 más de 500 reunión... Calendario con los eventos programados dentro Recursos necesarios para la implantación de la idea (económicos, humanos, materiales...). Especifique. (Número máximo de caracteres: X) Innovación SISTEMAS Compartir el Listado de proyectos del proyecto Lista de tareas a realizar dentro del proyecto conocimiento Área de documentos: posibilidad de que los integrantes del proyecto puedan trabajar de forma Beneficios esperados (en términos económicos o de eficiencia) conjunta con las últimas versiones (herramienta (Número máximo de caracteres: X) workflow) Notificaciones por correo electrónico sobre Alertas modificaciones en el contenido de la Comunidad Generar el Entornos Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS: conocimiento colaborativos Personas: Contactos (expertos), coordinador grupos de mejora Mapa del conocimiento Procesos: Documentación de Procesos asociados Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas, aplicaciones relacionadas Directorio de personas que están trabajando en la Miembros de la disciplina de conocimiento (grupos de correo comunidad electrónico predefinidos...) 20
- 21. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento BENEFICIOS ESPERADOS Visión global de las fuentes de conocimiento críticas de la Asegurar la adecuada dotación de recursos Compañía Identificación de expertos y grupos de trabajo en Evitar riesgos de paralización de actividades por los distintos ámbitos de conocimiento críticos falta de recursos específicos y contingencias Mejora de la comunicación interna y de la Gestionar el formación Mapa del conocimiento conocimiento Transferencia eficaz de conocimientos críticos Optimización y selección de Identificar y Plan de transferencia de herramientas y sistemas de información mantener el conocimiento Incrementar el capital intelectual Plan de conocimiento sucesiones PROCESOS PERSONAS Formación Asegurar la mejora e innovación Innovación SISTEMAS Compartir el Facilitar el acceso a información conocimiento segmentada Incremento de la eficiencia Generar el Entornos Facilitar la comunicación, adquisición e conocimiento colaborativos intercambio de conocimientos en temas Identificación de ahorros determinados Inicio de nuevas líneas de negocio Resolución rápida de problemas operativos Transferencia de las mejores prácticas: generación de nuevas y Incremento de la motivación y satisfacción de empleados mejores formas de ejecutar procesos confiriendo ventajas competitivas Potenciación de la Innovación y la Mejora 21
- 22. 3. Claves del Modelo para la Creación de Valor • Para que el modelo se traduzca en una creación de valor real para la compañía, es necesario adicionalmente considerar las distintas dimensiones del Factor Humano: Gestionar el Mapa del conocimiento conocimiento Plan transferencia Identificar y conocimiento mantener el y sucesiones conocimiento Formación y Gestionar el Puestos Críticos Mapa del conocimiento conocimiento Plan de Identificar y transferencia de conocimiento mantener el Plan de conocimiento sucesiones PROCESOS PERSONAS Formación Asegurar la mejora e innovación CREACIÓN DE VALOR Innovación SISTEMAS Compartir el conocimiento Generar el Entornos conocimiento colaborativos GENEROSIDAD ESFUERZO Compartir el Innovación conocimiento TRABAJO EN INVOLUCRACIÓN Generar el Entornos EQUIPO conocimiento colaborativos 22
- 23. Gracias por su Atención Javier Perera - [email protected] Jose Miguel Tudela - [email protected] 23