Plan de modernización en el Ayuntamiento de Los Realejos

Plan de Modernización del Ayuntamiento de Los Realejos I Jornadas de Innovación y Tecnologías en la Villa de la Orotava Villa de la Orotava – 10 al 14 de mayo de 2010

INDICE Compartir, reutilizar y colaborar… Antecedentes Plan de Modernización Fases Acciones Oportunidades de mejora/acciones pendientes

CONSIDERACIONES PREVIAS No es intención de esta ponencia el mostrar a otras Corporaciones Locales como deben poner en marcha un proceso de modernización de la Gestión Municipal ni que este sea un modelo a seguir por otras Administraciones. Tan solo pretendo exponer cual ha sido la experiencia del Ayuntamiento de los Realejos en este sentido que, en determinados aspectos, podrían llegar a ser de interés común para aprender de nuestros errores y de los aciertos de los demás.

CONSIDERACIONES PREVIAS Todo análisis de necesidades parte de ser autocríticos y detectar cuales son las principales debilidades de mi organización que repercuten negativamente en los servicios que se prestan al ciudadano.

ANTECEDENTES Desde el año 2006 el Ayuntamiento de los Realejos se ha marcado, entre sus objetivos prioritarios, el Modernizar la Gestión Municipal , contribuyendo a la difusión de las Nuevas Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones en su ámbito de actuación para integrarse, cada día más, en la denominada Sociedad de la Información (SI). Se ha pretendido adaptar su forma de interactuar con el ciudadano a las exigencias propias del Siglo XXI, todo ello motivado en una necesidad de mejorar la prestación de servicios al ciudadano en términos de Satisfacción, Calidad e Innovación, reforzando, significativamente, la Imagen, la Transparencia y la Eficacia.

ANTECEDENTES Así pues, para poder acometer este proceso de modernización administrativa el Ayuntamiento de Los Realejos puso en marcha el Plan de Modernización Administrativa para el periodo 2007/2009 cuyo objetivo principal era elaborar, en un plazo de 3 años (2007-2009) una Plataforma Multicanal de Atención al Ciudadano . El Plan de Modernización Administrativa creo un marco para una serie de actuaciones que fueron plasmadas y concretadas mediante la elaboración de proyectos-programas que han sido presentados ante distintas Administraciones Públicas con la pretensión de que sean parcialmente subvencionadas al amparo de las distintas iniciativas que han ido surgiendo.

Punto de Partida. Análisis Previo ( Estudio DAFO : D ebilidades, A menazas, F ortalezas y O portunidades ) PLAN DE MODERNIZACIÓN

Debilidades de mi Organización PLAN DE MODERNIZACIÓN Muchos aplicativos informáticos que no comparten la misma base de datos (Dato universal) lo que supone que la misma información se transcribe en varias fases del procedimiento administrativo. Dispersión de datos La tramitación de los distintos expedientes y/o prestación de los servicios al ciudadano presentan un tiempo de respuesta excesivamente alto. Tiempos de respuesta Sobre todo en el uso de aplicativos informáticos de complejidad media/alta , lo que se traduce en un manejo inadecuado de la información y el consiguiente aumento de los márgenes de error. Baja Cualificación del personal Creación de unidades especializados en la atención al ciudadano. Necesidad de contar con más personal técnico-informático. Estructura organizativa inadecuada Escasa o nula planificación de procedimientos . Necesidad de definir reglamentos de funcionamiento Procedimientos

Amenazas PLAN DE MODERNIZACIÓN Modernizar la Gestión municipal como paso ineludible . El ciudadano cada día demandará más calidad en los servicios que se le prestan y más facilidades para sus gestiones administrativas. Atraso Tecnológico Por pérdida poblacional, por llevanza de la gestión tributaria mediante “métodos tradicionales”,.. Merma de ingresos Ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a las AA.PP.: Las Administraciones Públicas estarán obligadas por Ley a facilitar información y la realización de trámites por internet, móviles, televisión o cualquier otro medio disponible en el futuro Obligaciones Legales Uso excesivo del papel. Expedientes voluminosos. Extravío de documentación Acumulación de “papel” Mala imagen de la Administración frente al ciudadano Administración obsoleta

Fortalezas PLAN DE MODERNIZACIÓN Apoyo incondicional del Grupo de Gobierno a las iniciativas de modernización propuestas por los técnicos. Muchas iniciativas emanan de los propios Concejales. Existe una concejalía Delegada de “ Nuevas Tecnologías ” Predisposición Política Actualmente los equipos informáticos con los que cuenta el Ayuntamiento son de última Generación. Proceso de renovación constante en los últimos dos años. Sistemas informáticos y ofimáticos modernos Equipo humano joven que apuesta por procesos de modernización en la gestión municipal y que se involucra en el proceso de cambio. Equipo humano El Ayuntamiento de Los Realejos presenta una situación financiera saneada que le permite habilitar los créditos necesarios para dar cobertura a las inversiones en nuevas tecnologías (Hardware y software) y a la formación. Situación financiera saneada

Oportunidades PLAN DE MODERNIZACIÓN Plan “ eEurope2005, una Sociedad de Información (SI) para todos ” Subvenciones del Estado para proyectos de modernización administrativa local “ Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas”

¡¡MODERNIZAR NO ES SOLO INFORMATIZAR!! Objetivo propuesto ¡¡INFORMATIZAR EL CAOS GENERARÁ UN CAOS MAYOR!! Acometer un reto de esta naturaleza debe, necesariamente, dilatarse en el tiempo para que la Organización pueda resolver los “ efectos colaterales ” de este proceso de cambio tecnológico y organizativo La planificación es Esencial. PLAN DE MODERNIZACIÓN DESARROLLO TECNOLÓGICO Uso de Bases de datos relacionales. Principio de “ Unidad de datos ” Programas específicos para cada necesidad. Universalidad en los flujos de entrada y salida. SOFTWARE HARDWARE Equipos Ofimáticos y Red de datos Renovación constante del “ parque informático SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS Depurar circuitos procedimentales y normas Normalizar impresos - Uso Plantillas FORMACIÓN Formación específica y continua en : - Nuevos aplicativos ofimáticos - Nuevos procedimientos

PLAN DE MODERNIZACIÓN El Plan de Modernización Administrativa gira en torno a tres ejes de actuación: Eje 1: Punto de Información y Atención al Ciudadano: Creación de una zona donde todo vecino pueda dirigirse y recabar toda la información que pueda ser de su interés, pedir licencias, presentar solicitudes, conocer su situación tributaria, etc. evitándole desplazamientos y trámites innecesarios. Creación de un punto de Atención Telefónica de ámbito municipal (010) comprendiendo tres grandes servicios: Facilitar información a los ciudadanos Gestionar trámites Servir de cauce para sus ruegos, quejas y sugerencias Articular una plataforma Web para que el ciudadano pueda realizar sus gestiones municipales a través de Internet o cualquier otro medio de comunicación e intercambio de información, como pueda ser la telefonía móvil.

PLAN DE MODERNIZACIÓN Eje 2: Creación de una red de oficinas descentralizadas de Atención al Ciudadano permitiendo la descentralización administrativa y el acercamiento de las nuevas tecnologías a los ciudadanos. Eje 3: Creación de una Intranet Corporativa que facilite y promueva la interoperatividad entre las distintas áreas del propio ayuntamiento.

FASES El proyecto para la creación de una Plataforma Multicanal de Atención al Ciudadano que contempla el Plan se estructuró en torno a 3 grandes fases que se desarrollarían en el período 2007-2009: (ampliación 2010) 1ª Fase: PIAC: Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano. Modernización de los Sistemas Informáticos. 2ª Fase: PIAC Y RE@LRED Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica 010. Creación de una red de oficinas. Creación de una Intranet Corporativa. 3ª Fase: INTRANET Construcción de plataforma Web.

ACCIONES Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano (PIAC). Modernización de los Sistemas Informáticos. Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010) Creación de una red de oficinas descentralizadas Creación de una Intranet Corporativa Construcción de una plataforma Web

ACCIONES Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano (PIAC).

ACCIONES Modernización de los Sistemas Informáticos. Virtualización de servicios

ACCIONES Modernización de los Sistemas Informáticos. Sala de Prensa

ACCIONES Modernización de los Sistemas Informáticos. Equipos para las asociaciones de vecinos Armarios tecnológicos

ACCIONES Modernización de los Sistemas Informáticos. Red troncal de telecomunicaciones Red Tetra para la Policía Local

ACCIONES Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010) Protocolos de atención telefónica Consulta del estado de la factura

ACCIONES Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010)

ACCIONES Creación de una red de oficinas descentralizadas

ACCIONES Creación de una Intranet Corporativa Portal del empleado Portal de tramitación CAU Plataforma para envío de SMS Correo electrónico

ACCIONES Construcción de una plataforma Web Imagen corporativa y presencia en Internet Tablón de anuncios mantenido por todos los centros gestores Pasarela de pago Gestión de subvenciones

COLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVA Plataforma de contratación del Estado Sistemas de compras centralizadas Junta de Andalucía Gobierno de Canarias - FNMT Red SARA La Red de las Administraciones Públicas

OPORTUNIDADES DE MEJORA/ACCIONES PENDIENTES Corto plazo (3 meses) Integración de los nuevos cuatro puestos de trabajo dentro del gestor de colas del PIAC Uso normalizado de protocolos de atención telefónica por todos los centros gestores y así facilitar la mayor información posible al ciudadano en el 010 Puesta en funcionamiento del nuevo sitio Web corporativo Puesta en funcionamiento de la intranet corporativa Migración de los servicios de correo, gestión tributaria, padrón a la nueva plataforma de servicios virtualizados. Plataforma de teleformación Curso de Ley 11-2007 de Administración Electrónica Curso de Ley orgánica de protección de datos Curso de Factura electrónica Curso de Dirección integrada de proyectos Mejora de Procesos según EVAM Carta de Servicios del PIAC

OPORTUNIDADES DE MEJORA/ACCIONES PENDIENTES Medio plazo (6 meses) Alojamiento de nuevos sitios web con información municipal en el CPD municipal Habilitar el acceso a ciertos trámites a través del 010 Estudio e implementación de más tramites en la plataforma e-admin.

OPORTUNIDADES DE MEJORA/ACCIONES PENDIENTES Largo plazo (12 meses) Aumento de número de tramites con posibilidad de ser consultados a través del 010 Integración plena de todos los aplicativos corporativos en la intranet Ejecución de proyecto “Plan director de seguridad informática”. Plataforma de servidores para dar soporte a la e-admin Replica del CPD en el edificio de la Policía Apertura de una nueva oficina descentralizada: Toscal-Longuera

… cuando la Administración pide a gritos un Plan de Modernización … GRACIAS

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