La comunicación en una empresa
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La comunicación en una empresa es fundamental para su éxito y eficiencia. Debe ser clara, oportuna y precisa para llegar al receptor adecuado en el momento correcto. Existen comunicaciones formales e informales; las formales siguen la jerarquía empresarial, mientras que las informales surgen espontáneamente entre empleados. Ambos tipos cumplen funciones importantes en la empresa.
La comunicación en una empresa
- 1. LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos. La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria. COMUNICACIÓN Comunicación(del latíncommunicatĭo, -ōnis1 ) es la actividadconsciente enintercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitiro recibir significados a través de un sistema compartido de signos y normas semánticas. Los pasos básicos de la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor. NIVELES DECOMUNICACIÓN Existen cuatroniveles bien definidos de comunicación. Cuan apropiado sea cada nivel depende de las circunstancias según se ilustra a continuación: NIVELES DECOMUNICACION Nivel de Comunicación Descripción Impersonal/Automático Intercambio de frases familiares o auto-máticas. (Cómo está, Buenos días, etc.) Método agradable, alegre, eficiente de no envolvimiento para tratar a la gente. Impersonal/Basado en hechos Informar datos. Método eficiente de no envolvimientopara trasmitir información a la gente. Impersonal/Personal Informar o comunicar las ideas Pensamientos o juicios de uno. Puede variar desde completamente impersonal hasta profundamente personal. Personal Comunicar sentimientos y pensamientos personales. De personal a profundamente personal. Requisito de comunicación para el amor romántico. Experimentado más intensamente con un individuo seleccionado quien es de gran valor personal para uno mismo. FUNCIONES DELA COMUNICACIÓN Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: - Control: actúa para controlarel comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienenjerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el comportamiento porparte de los empleados. Pero la comunicación informal tambiéncontrola el comportamiento. Cuando los grupos del trabajo gastan bromas se están comunicandoinformalmente con los otros individuos del grupo y así controlan su comportamiento. - Motivación: La comunicaciónfomentala motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc. La formación de metas especificas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a la motivación y es necesaria la comunicación. - Expresión emocional: La comunicación es fundamental dentro del grupo, así los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción. - Información: La comunicaciónproporcionainformaciónque los individuos y grupos necesitan para tomardecisiones así transmiten datos y evalúan opciones alternativas. EL MODELO DELASWELL
- 2. Laswell es uno de los autores considerados padres de la comunicación, o mejor dicho padre e los inicios de los medios de comunicación. Laswell se dedicó a analizar las técnicas de propaganda de la guerra mundial, tambiénanalizóel fenómenodel liderazgo político.La vinculación entreambos estudios es muyclara, por unaparte la propaganda, y porotra la utilizaciónde esta paraalcanzarun liderazgo político. Así llega el estudio de los medios de comunicación que son el canal por el cual se difunden los mensajes propagandísticos.Fue uno de los primeros en darse cuenta de la gran importancia de los medios. Los precedente de Laswell (1ª mitad del siglo XX). Análisis del modelo de sociedad que se estaba creando a partir de la industrialización. Abarca dos campos de estudio, la psicología conductista y la comunicación de masas. Se entiende que hay una realidadsocial que genera un tipo de ser humano. El hombre masa.. Esto en cuantoa sociología. Por otra parte, la teoría conductista defiende la actuación “estimulo-respuesta”. Se partía de la concepción de ser humanoindefensofrente a los estímulos de la realidad. Estos son los principios conductistas encuantoa psicología. El ambiente era bastante críticoconel papel de persuasiónde los medios de comunicación. En este contexto era lógico que los estudios se centraran en los medios de comunicación y en particular en la propaganda.Tras la II Guerra Mundial, EEUU se convierte en una granpotencia componente claro,la URSS. Durante la Guerra Fría se polarizó el estudio de los medios de comunicación en el estudio de la propaganda a través de los medios. Así surge la Mass Comunicarion Reserach y la Teoría Funcionalista. Empieza a crearse el objeto de estudio, con el objetivo vinculado al modelo de EEUU y a los intereses de este. Lo mismo ocurrió el 11-S cuando se creó una gran propaganda política de patriotismo. Redes de Comunicación Una redde comunicaciones es un conjuntode medios técnicos que permitenla comunicación a distancia entre equipos autónomos (no jerárquica -master/slave-).Normalmente se trata de transmitir datos, audio y vídeo por ondas electromagnéticas a través de diversos medios (aire, vacío, cable de cobre,fibra óptica, etc.). La informaciónse puede transmitir de forma analógica,digital o mixta,pero en cualquier caso las conversiones, si las hay, siempre se realizan de forma transparente al usuario, el cual maneja la información de forma analógica exclusivamente. Las redes más habituales son las de ordenadores, las de teléfono, las de transmisión de audio (sistemas de megafonía oradio ambiental) y las de transmisión de vídeo (televisión o vídeo vigilancia). La capacidadde transmisiónindica el númerode bits por segundo que se pueden transmitir a través de una conexión.A menudo se llama erróneamentevelocidadde transmisión (que depende de la capacidady de otros factores)o anchode banda (que es la amplitud de onda utilizable). En este texto usaremos ancho de banda como sinónimo de capacidad de transmisión excepto cuando se hable explícitamente de frecuencias de onda. REDES DE COMUNICACIÓN FORMAL: Establecidas por la empresa conel fin de hacer llegar la informaciónnecesariaen el momento precisoy a la persona adecuada. Éstas respetan la jerarquía empresarial. Representael orden jerárquico oficial que constaen documentos; la teoría de este sistemaestablece que toda autoridadse delega de un nivel a otro y reside en última instancia, en el presidente del consejo de administración. La comunicación formal define las reglas de comunicación establecen la organización. Podemos establecer que la comunicación formal, cumple dos principales funciones en la organización: 1. Permitir la toma de decisiones 2. Motivar al personal de la empresa Para garantizar la tomade decisiones y lograr niveles adecuados de motivación enlos miembros, la organización conforma estructuras que facilitan la transmisiónde la información. Para que la informaciónsea adecuadamentetransmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información: · Transmitir la información útil para la toma de decisiones. · Transmitir la información con exactitud. · Transmitir la información con rapidez. · Transmitir la información sin errores REDES DE COMUNICACIÓN INFORMAL Aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecenlas personas por sus afinidades. El fin de esta redes satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejoren suentornolaboral.
- 3. Representa un efecto positivopara la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el interés de los empleados. Éstas sustituyenredes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces más rápidos y eficaces que los formales. Sirven para realizar El principal mediode comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a cara, la relación interpersonal directa . Los boletines pueden contenerhistorias sobre empleados citados por subuen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente. Se utilizan como inyecciones de moral, ayudan a que los empleados de ciertos puntos sienten que forman parte del todo. La principal distorsiónde la comunicacióninformal es la causada por los rumores, que se forman con cierta facilidad; pues al ser una comunicaciónnocontrolada busca complementar la falta de comunicaciónde la comunicaciónformal. Es la comunicación en don El rumor puede ser negativo parala empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativay desasosiego entre el personal.Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, esto hace que todos se sientan preocupados por su futuro. La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal es aumentando la calidadde la comunicaciónformal. Al hacer que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno. Otra forma de hacer frente a la comunicación informal es evitar que la comunicaciónformal sea tanautoritaria, al puntode no dejar cabida para la participacióny las propuestas del personal. Sin embargo, en ocasiones la comunicacióninformal puede resultar beneficiosa para la empresa.Cuando por mediode ésta se logra complementar la comunicación formal, lo cual permite que el mensaje enviado fluya más rápido por la empresa; de este modo, se logra una forma de comunicación más eficaz.
- 4. Contabilidad Contabilidades una disciplina, rama de la Contaduría Pública que se encarga de cuantificar, medir y analizar la realidadeconómica, las operaciones de las organizaciones, con el fin de facilitar la dirección y el control; presentando la información, previamente registrada, de manera sistemáticapara las distintas partes interesadas. Dentrode la contabilidadse registranlas transacciones,cambios internos o cualquier otro suceso que afecte económicamente a una entidad. PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidady la VII Asamblea nacional de graduados en ciencias económicas efectuada en Mar del Plataen 1965, se enuncian de la siguiente forma: 1. Equidad La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen conequidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada. 2. Ente Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero.El conceptode "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producirestados financieros de varios "entes" de su propiedad. 3. Bienes Económicos Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseanvalor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios. 4. Moneda de Cuenta Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresiónque permita agruparlos y compararlos fácilmente.Este recursoconsiste enelegir unamoneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio"a cada unidad. Generalmente se utiliza comomoneda de cuenta el dineroque tiene curso legal enel país dentrodel cual funcionael "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente,nose alterala validez del principioque se sustenta,por cuantoes factible la correcciónmediantela aplicación de mecanismos apropiados de ajuste. 5. Empresa en Marcha Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura. 6. Valuación al Costo El valor de costo –adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulaciónde los estados financieros llamados "de situación",en correspondencia tambiénconel concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmaciónno significa desconocerla existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación. Por otraparte,las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, consusecuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, noconstituyen, asimismo,alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos. 7. Ejercicio En las empresas enmarcha es necesario medir el resultadode la gestión de tiempoentiempo, yasea para satisfacerrazones de administración, legales, fiscales o para cumplir concompromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí. 8. Devengado Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. 9. Objetividad
- 5. Los cambios en los activos, pasivos y en la expresióncontable del patrimonio neto,deben reconocerse formalmente enlos registros contables,tanpronto comosea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. 10. Realización Los resultados económicos solo debencomputarse cuando seanrealizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado. 11. Prudencia Significa que cuando se deba elegir entre dos valores porun elementodel activo, normalmente se debe optar porel mas bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuotadel propietariosea menor. Este principiogeneral se puede expresar también diciendo: "contabilizartodas las pérdidas cuando se conoceny las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageración en la aplicaciónde este principiono es convenientesi resulta en detrimentode la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones 12. Uniformidad Los principios generales, cuandofuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para prepararlos estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformementede un ejercicio al otro. Debe señalarce por mediode una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares. Sin embargo, el principiode la uniformidadno debe conducir amantenerinalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas. 13. Materialidad (significación o importancia relativa) Al ponderar la correcta aplicaciónde los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquéllos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criteriopara resolverlo que corresponda encada caso, de acuerdoconlas circunstancias, teniendo encuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones. 14. Exposición Los estados financieros deben contener toda la informacióny discriminaciónbásica y adicional que sea necesaria parauna adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.
- 6. Dominiode definición Ilustración que muestra f, una función de dominio X a codominioY. El óvalopequeñodentrode Y es la imagen de f, a veces llamado rango de f. En matemáticas, el dominio(conjuntode definición o conjunto de partida) de una función es el conjuntode existencia de ella misma,es decir, los valores para los cuales la funciónestádefinida. Es el conjunto de todos los objetos que puede transformar,se denota o bien . En se denominadominio a un conjuntoconexo,abierto y cuyointeriorno sea vacío. Por otra parte, el conjuntode todos los resultados posibles de una funcióndada se denomina imagen de esa función. Definición El dominio de definiciónde una función f:X→Y se define comoel conjuntoX de todos los elementos x para los cuales la funciónf asocia algún y perteneciente al conjuntoY de llegada, llamado codominio. Esto,escritode manera formal: Propiedades Dadas dos funciones reales: Se tienen las siguientes propiedades: 1. 2. 3. 4.
- 7. Gestión de usuarios y seguridad Saber crear una organización administrativa coherenteen un sistema, con sus usuarios, grupos y carpetas. Saber configurar la ACL de las carpetas para que puedan acceder a ellas los usuarios necesarios con los permisos apropiados. Comprender el significado preciso de los permisos utilizados en la ACL. Aprender a utilizar la herramienta Conexión a escritorio remoto para iniciar sesión en un sistema de forma remota. Comprenderquién puede instalar y utilizar software en un sistema,así comola formausada para protegerlas carpetas de software de los usuarios del sistema. Comprender el concepto de propiedad de archivos y carpetas. Conocer el mecanismo apropiado para eliminar usuarios de un sistema. Comprender el concepto de derechos de usuario. Saber asignar derechos a usuarios y grupos.