La reingeniería de proceso
- 2. Hoy en día, los progresos en las tecnologías de la información y la comunicación, que abarcan los equipos y aplicaciones informáticas y las telecomunicaciones, están teniendo un gran efecto. De hecho, se dice que estamos en un nuevo tipo de sociedad llamada Sociedad de la información o Sociedad de Conocimiento, que viene a reemplazar a los dos modelos socioeconómicos precedentes, la sociedad agraria y la sociedad industrial. La tecnología es un fenómeno social, y como tal, está determinada por la cultura en la que emerge y podría determinar la cultura en la que se utiliza. No obstante las TIC ( Tecnología Tecnologías de Información y Comunicación ) indudablemente han tenido un profundo impacto en todos los ámbitos de la sociedad, generando el desarrollo de diversas áreas del conocimiento tales como: Ingeniería, Educación, Salud, Energía, Transporte, entre otras. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), como concepto general viene a referirse a la utilización de múltiples medios tecnológicos o informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información, visual, digital o de otro tipo con diferentes finalidades, como forma de gestionar, organizar y sobre todo coordinar las diversas actividades laborales que a diario desempeñamos millones de personas. Cabe destacar que el uso de las TIC tiene un importante potencial para apoyar las acciones orientadas a contribuir en la satisfacción de las diferentes demandas sociales. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) reconocen cada vez más las ventajas de estar en internet, no solo como una herramienta eficiente de promoción, sino también para el cierre de negocios. Pero el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) va más allá de tener una página actualizada en la red de redes. Abarca desde la utilización de un correo electrónico para poder enviar una cotización hasta la utilización de los Smartphone o cualquier otro sistema que nos permita agilizar la comunicación con una empresa que bien puede estar ubicada al otro lado del mundo.
- 3. Las TICs han hecho más efectivo y eficiente el desarrollo de estrategias, que orientan a las empresas a alcanzar una mejor calidad de los productos o servicios que presta. Se han generado altos índices de productividad, lo que les ha permitido mayor competitividad en el mercado. Estamos en un mundo globalizado, un comercio sin fronteras y altamente competitivo. Las empresas deben realizar cambios significativos. No se puede seguir con diseños administrativos que funcionaron en siglos pasados. Las nuevas teorías orientan a la administración de la gestión empresarial a realizar cambios radicales para lograr el éxito en los objetivos propuestos. Una de las teorías es la reingeniería. La reingeniería es reinventarse. Es crear un nuevo modelo de negocios para abordar cambios drásticos que deberán realizar las organizaciones en pro de lograr una alta productividad en el medio empresarial. La reingeniería deberá incorporar estrategias que se manifiesten en un diseño radical de los principales procesos de trabajo. La reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La reingeniería de procesos es una especie de reinvención, más que un mejoramiento gradual. Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa. Para James Champy, uno de los creadores de este concepto, la reingeniería de negocio es "un proceso centrado en modificar el modo de trabajo de una empresa con el fin de incrementar de forma radical la velocidad, el coste, la calidad y la cuota de mercado de las corporaciones". Se trata de un enfoque para planear y controlar el cambio. Es un proceso total de readecuación de las organizaciones en las nuevas y exigentes condiciones en un entorno cada vez más difícil de controlar; es decir, es una de las formas con que se puede operacionalizar el cambio. Si se ha determinado con anticipación el reposicionamiento, la reingeniería tendrá preparado el conjunto de sus metas y su ambiente.
- 4. Para llevar a cabo la reingeniería de procesos e-gim propone una metodología formada por las siguientes etapas: Análisis de la situación actual. En esta etapa se realiza; Recopilación de información, Identificación de procedimientos, Representación a través de diagramas de flujo de los procedimientos actuales. Determinar cuáles son los puntos críticos o clave del procedimiento que presentan deficiencias o necesidades de mejora, en base a: Adecuación a los nuevos recursos tecnológicos. Recursos consumidos. Cuellos de botella. Tiempos. Servicios aportados. Optimización de procedimientos. El objetivo de esta fase es generar, evaluar y seleccionar soluciones factibles para optimizar los procedimientos existentes aprovechando las nuevas tecnologías. Se proponen soluciones a cada uno de ellos. Se eliminan los pasos innecesarios de la tramitación. Se disminuyen y optimizan los tiempos de resolución con el uso de las nuevas tecnologías. Se elabora un documento con el nuevo procedimiento que contiene: alcance, normativa aplicable, indicadores, diagrama del nuevo procedimiento y el modelo de datos. Modelización del procedimiento. Dentro de esta etapa se realiza: Se comprueba el correcto funcionamiento de la herramienta informática. Validación por parte del cliente. La Implantación. Sería la última etapa dónde: Se forma a los usuarios en la nueva metodología de trabajo y sobre el uso de las herramientas informáticas que se vayan a utilizar o de cualquier medio electrónico introducido. Puesta en producción de la herramienta informática. Se realizan pruebas en las que se hacen
- 5. tramitaciones de principio a fin utilizando las nuevas formas organizativas y técnicas. En realidad, las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus empresas, con el propósito de hacerlos más efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias.