libro de ofimatica basica, para tecnico profesional

2
Marzo 2023 – CID - Centro de Investigación y Desarrollo
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1ª. Edición. Año 2023. Editorial CID - Centro de Investigación y Desarrollo.
El contenido del libro y sus datos en su forma, corrección y fiabilidad son
responsabilidad exclusiva de los autores Permite la descarga de la obra y
compartir siempre que los créditos se atribuyan a los autores, pero sin la
posibilidad de cambiarlo de cualquier forma o utilizarlo con fines comerciales
Prohibida su reproducción por cualquier medio.
Distribución gratuita
Datos Técnicos de Publicación Internacional
Título: Ofimática
Autores: Juan Carlos Jaramillo Gálarraga, Hugo Jonathan Narváez Jaramillo,
Jorge Armando Puga Placencia, Nuria Janeth Gálarraga Montalvo
Revisión Interna: Alexis Alcides Pérez Viamontes, Luz Marina Rodríguez
Cisneros.
Instituto Superior Tecnológico ITCA, Ibarra- Ecuador
Editor: CID - Centro de Investigación y Desarrollo
Diseño de tapa: CID - Centro de Investigación y Desarrollo
Corrección de Estilo: CID - Centro de Investigación y Desarrollo
Formato: PDF
Páginas: 82
Tamaño: A4
Requisitos de sistema: Adobe Acrobat Reader
Modo de acceso: World Wide Web
ISBN: 978-99925-13-73-6
DOI: https://doi.org/10.37811/cli_w836

3
OFIMATICA
Autores:
Mgs. Juan Carlos Jaramillo
Mgs. Hugo Narváez
Mgs. Armando Puga
Nuria Janeth Gàlarraga Montalvo
Carreras Período académico
Desarrollo Integral Infantil II
Asistente Pedagógico II
Enfermería II
Administración II
Gastronomía II

4
INDICE
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................7
LINEAMIENTOS GENERALES DEL MODELO EDUCATIVO INSTITUCIONAL..............................8
1.1 Competencias generales ............................................................................................................8
1.2 Competencias específicas..........................................................................................................8
1.3 Resultados de aprendizaje desarrollados por la asignatura........................................................8
2 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................9
2.1 Básica ........................................................................................................................................9
2.2 Complementaria ........................................................................................................................9
2.3 Referencias electrónicas ............................................................................................................9
3 ORIENTACIONES GENERALES PARA EL ESTUDIO...............................................................10
3.1 Planificación del trabajo para el alumna..................................................................................11
3.2 Sistema de evaluación .............................................................................................................12
3.3 Orientaciones específicas por unidad ......................................................................................12
4 DESARROLLO DE CONTENIDOS ...............................................................................................13
UNIDAD 1 .................................................................................................................................................13
Procesador de palabras – word...................................................................................................................13
La Ventana de Microsoft Word 2016.........................................................................................................14
La Cinta de Opciones.............................................................................................................................14
Formato de Texto...................................................................................................................................15
Cambiar el tipo de fuente.......................................................................................................................15
Cambiar tamaño de fuente.....................................................................................................................15
Cambiar el color de la fuente.................................................................................................................16
Resaltar texto .........................................................................................................................................17
Cambiar mayúsculas y minúsculas........................................................................................................18
Alineación del texto...............................................................................................................................18
Guardar un Documento en Word...........................................................................................................19
Otra forma de guardar un documento ....................................................................................................19
Abrir un documento de Word................................................................................................................20
Cerrar un Documento en Word..............................................................................................................21
Configurar Página..................................................................................................................................21
Pasos para configurar Márgenes............................................................................................................21
Pasos para configurar Orientación de Pagina ........................................................................................22
Pasos para configurar Tamaño de Pagina...................................................................................................22
Pasos para acceder al cuadro de diálogo del botón márgenes:...............................................................23
Formas ...................................................................................................................................................23
Aplicar Formato a las Formas................................................................................................................24
WordArt.................................................................................................................................................24
Aplicar Formato a WordArt...................................................................................................................25
Columnas...............................................................................................................................................25
Interlineado............................................................................................................................................26
Unidad 2 .....................................................................................................................................................26
Pantalla principal ...................................................................................................................................26
Crear un documento en Excel................................................................................................................26
Crear un libro con una plantilla .............................................................................................................27
Trabajar con hojas en un libro ...............................................................................................................28
Insertar una hoja de cálculo ...................................................................................................................28
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo............................................................................................28
Eliminar una hoja de cálculo .................................................................................................................29
Ocultar una hoja de cálculo ...................................................................................................................29
Insertar o eliminar filas o columnas.......................................................................................................29
Insertar una columna o fila ....................................................................................................................29

5
Eliminar una columna o fila ..................................................................................................................30
Insertar una celda...................................................................................................................................30
Ocultar filas y columnas ........................................................................................................................30
Seleccionar filas o columnas .................................................................................................................31
Ocultar filas o columnas ........................................................................................................................31
Mostrar filas o columnas .......................................................................................................................31
Ajustes y alineación del texto ................................................................................................................32
Formatos de datos..................................................................................................................................32
Control del tamaño, control y tipo de fuente .........................................................................................32
Modificar tamaño de filas y columnas...................................................................................................33
Cambiar el tamaño de las columnas ......................................................................................................33
Cambiar el tamaño de las filas...............................................................................................................33
Crear fórmulas .......................................................................................................................................33
Crear una fórmula que hace referencia a valores en otras celdas...........................................................34
Escribir una fórmula que contiene una función integrada .....................................................................34
Referencias relativas..............................................................................................................................35
Referencias absolutas.............................................................................................................................35
Funciones rápidas desde la pestaña de inicio.........................................................................................35
Usar funciones .......................................................................................................................................35
Usar Insertar función .............................................................................................................................36
Trabajo con tablas..................................................................................................................................36
Crear una tabla.......................................................................................................................................37
Dar formato a una tabla .........................................................................................................................38
Herramientas de validación de datos .....................................................................................................38
Ordenar datos.........................................................................................................................................40
Antes de ordenar una tabla: ...................................................................................................................40
Ordenar la tabla .....................................................................................................................................40
Selección una opción:............................................................................................................................41
Para usar un orden personalizado: .........................................................................................................41
Usar filtros.............................................................................................................................................42
Filtrar datos............................................................................................................................................42
Aplicar un filtro personalizado ..............................................................................................................43
Usar subtotales y totales ........................................................................................................................44
Crear gráficos de datos ..........................................................................................................................45
Crear un gráfico.....................................................................................................................................45
Eliminar un gráfico................................................................................................................................45
Dar formato a un gráfico........................................................................................................................45
Agregar un título al gráfico....................................................................................................................46
Cambiar el diseño de gráfico .................................................................................................................46
Unidad 3 .....................................................................................................................................................46
Introducción a Power Point ...................................................................................................................46
Pantalla principal ...................................................................................................................................46
Crear una presentación en blanco ..........................................................................................................46
Crear una presentación con plantillas ....................................................................................................47
Seleccionar un tema...............................................................................................................................48
Abrir una presentación...........................................................................................................................48
Guardar los cambios ..............................................................................................................................49
Vistas de una presentación.....................................................................................................................49
Vista Normal..........................................................................................................................................50
Vista Clasificador de diapositivas..........................................................................................................50
Vista Página de notas:............................................................................................................................50
Vista de lectura:.....................................................................................................................................51
Agregar y eliminar diapositivas.............................................................................................................51

6
Agregar una diapositiva.........................................................................................................................51
Eliminar una diapositiva........................................................................................................................52
Agregar un cuadro de texto....................................................................................................................52
4.1 Agregar texto a una forma.......................................................................................................52
Dar formato al texto de una diapositiva.................................................................................................53
Añadir hipervínculos a la presentación..................................................................................................53
Vínculo a un sitio web ...........................................................................................................................53
Unidad 4 .....................................................................................................................................................53
Introducción...........................................................................................................................................54
Uso del Panel de navegación .................................................................................................................56
Ventanas superpuestas o ventanas por pestañas ....................................................................................58
Configuración de ubicaciones de confianza ..........................................................................................58
Ventanas superpuestas o ventanas por pestañas ....................................................................................59
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.........................................................................61
¿Qué es una base de datos?....................................................................................................................62
Objetos de una base de datos en Microsoft Access ...............................................................................63
Tipos de relaciones. ...............................................................................................................................67
Creación de nuestra primera base de datos en Access ...........................................................................68
5 Actividades de la unidad...................................................................................................................70
Unidad 1 .....................................................................................................................................................70
Unidad 2 .....................................................................................................................................................70
Unidad 3 .....................................................................................................................................................70
Unidad 4 .....................................................................................................................................................70
6 Autoevaluación .................................................................................................................................70
Unidad 1 .....................................................................................................................................................70
Unidad 2 .....................................................................................................................................................71
Unidad 3 .....................................................................................................................................................72
Unidad 4 .....................................................................................................................................................72
7 SOLUCIONARIO A LAS ACTIVIDADES ....................................................................................72
Unidad 1 .....................................................................................................................................................72
Unidad 3 .....................................................................................................................................................75
Unidad 4 .....................................................................................................................................................75
7.1 Solucionario a la autoevaluación.............................................................................................76
Unidad 1 .....................................................................................................................................................76
Unidad 2 .....................................................................................................................................................76
Unidad 3 .....................................................................................................................................................77
Unidad 4 .....................................................................................................................................................77
8 GLOSARIO ......................................................................................................................................78
ANEXOS....................................................................................................................................................81

7
INTRODUCCIÓN
La asignatura de Ofimática está estructurada con 4 unidades, cada una de ellas forma
parte de los contenidos para completar el programa analítico de la asignatura. entre
ellas, encontramos:
1. Identifica las herramientas del procesador de texto para crear o editar un
documento con un formato específico.
2. Utiliza los componentes y elementos para generar hojas de cálculo eficaces.
3. Emplea elementos multimedia para la exposición creativa de sus ideas en una
presentación electrónica.
4. Organiza información relacionada de forma sistemática en una base de datos.
El propósito de la asignatura de Ofimática es tener la capacidad de gestionar la
información en un lenguaje digital utilizando técnicas, aplicaciones, y herramientas
informáticas para optimizar, automatizar y mejorar tareas y procedimientos relacionados
con el proceso administrativo y financiero.
El estudio de esta materia permitirá desarrollar el uso adecuado de la tecnología
informática por medio de los programas de ofimática en el desarrollo de sus tareas
académicas y posteriormente en su actividad profesional
En la actualidad vivimos en una era tecnológica donde la principal mejora es la
tecnología aplicada a la información, evolucionando de esta forma las aplicaciones ya
existentes y creando nuevas aplicaciones permitiendo la innovación social.
Es recomendable adquirir habilidades y destrezas en el uso de las nuevas tecnologías
para poder culturizar y aprovechar las oportunidades que éstas nos otorgan por medio de
las plataformas informáticas.
Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por
Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto
de aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y
perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

8
LINEAMIENTOS GENERALES DEL MODELO EDUCATIVO
INSTITUCIONAL
1.1 Competencias generales
 Habilidad para buscar, comprender, analizar información y utilizarla en
situaciones nuevas.
 Aplicar conocimiento de ciencias básicas en el diseño y gestión de base de datos
a través de tecnología de la información.
 Innovar y producir una transformación en procesos o servicios en el ámbito de
su profesión
1.2 Competencias específicas
 Capacidad para gestionar la información en lenguaje digital
 Uso de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas para optimizar,
automatizar y mejorar tareas y procedimientos relacionados con el proceso
administrativo y financiero
1.3 Resultados de aprendizaje desarrollados por la asignatura
LOGRO O RESULTADO DE
APRENDIZAJE
Tipo de
resultado/objetivo
UNIDAD
ACADÉMICA
Identifica las herramientas del
procesador de texto para crear o editar
un documento con un formato
específico.
Cognitivo Unidad 1
Utiliza los componentes y elementos
para generar hojas de cálculo
eficaces.
Procedimental Unidad 2
Emplea elementos multimedia para la
exposición creativa de sus ideas en
una presentación electrónica.
Procedimental Unidad 3
Organiza información relacionada de
forma sistemática en una base de
datos.
Actitudinal Unidad 4
Nota: La Información presentada en esta guía fue tomada de las fuentes referenciadas en la Bibliografía.

9
2 BIBLIOGRAFÍA
2.1 Básica
José María Delgado: Office 2016, editorial ANAYA, primera edición, México, 2016.
Moro Vallina: Ofimática y proceso de la información, Paraninfo, Madrid – España,
2012
Este texto Incluye temas de mucha importancia que sirven para una introducción
práctica al mundo de la informática; el aprenderlos y ponerlos en práctica para alcanzar
su dominio, le permitirá al estudiante la elaboración de archivos de trabajo e informes de
manera práctica, rápida y eficiente, dando una clara imagen de profesionalismo.
Además, se han incluido ejercicios prácticos para llevar de la teoría a la práctica lo
aprendido.
2.2 Complementaria
La bibliografía complementaria incluye temas que complementa en forma más detallada
de los temas a tratar
 Bruno Paredes Bruno: Aprendiendo paso a paso Excel 2016, Macro, primera
edición, Perú, 2016.
2.3 Referencias electrónicas
 Excel Avanzado disponible en:
https://yoprofesor.org/2014/05/02/excel-avanzado-para-docentes-manuales-
gratuito-y-ejercicios/
[consulta 2-09-2020]
 Blog de Enseñanza de Tecnología e Informática disponible en:
https://tecnologiaeinformaticacji.wordpress.com
[consulta 2-09-2020]

10
3 ORIENTACIONES GENERALES PARA EL ESTUDIO
Es un placer darte la bienvenida a este su curso de Ofimática.
Quiero felicitarte por haberte matriculado a esta asignatura, ya que como podrás
comprobar al terminarla, te será de mucha utilidad en la vida diaria, no sólo para poder
comprender el mundo tecnológico que nos rodea, sino también a la contribución en el
eje de formación profesional propiciando las bases teóricas y prácticas en cuanto se
refiere al mantenimiento continuo de un computador.
Por experiencia propia sé que un estudiante en línea requiere un verdadero compromiso
en su educación, que lleven como bandera los valores de responsabilidad y honestidad
durante su desempeño, estoy seguro de que éstos están presentes en cada uno de
ustedes.
Te ofrecemos estar al pendiente de tus dudas, comentarios y críticas; contestar tus
mensajes lo antes posible y dar retroalimentación a tus actividades de la misma forma.
A cambio te pido responsabilidad, organización y puntualidad en la ejecución y entrega
de tus actividades

11
PROCESO DE ENSEÑANZA – APRENDIZAJE PARA EL LOGRO DE
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
3.1 Planificación del trabajo para el alumna
RESULTADOS
DE
APRENDIZAJE
CONTENIDOS TIEMPO
ESTIMADO
(horas)
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
RECURSOS EVALUACI
ÓN
1. Identifica las
herramientas del
procesador de texto
para crear o editar
un documento con
un formato
específico.
Procesador de
palabras
Formato y edición
de texto.
Diseño de página.
Inserción de
imágenes
y ecuaciones
Uso de tablas y
columnas.
Estilos y tablas de
contenido.
Combina
correspondencia.
12 Clases presenciales
Trabajo grupal asistida en
laboratorio: procesador de
texto.
Taller: practica individual
del manejo de procesador
de palabras
Lectura: procesos y
funciones del procesador de
texto.
Equipo audio
visuales
computadora,
proyector
Laboratorio Tics.
Simuladores
Bibliografía
referente.
Formativa
2. Utiliza los
componentes y
elementos para
generar hojas de
cálculo eficaces.
Hoja de cálculo
* Tareas de
edición y formato.
* Formato
condicional.
* Uso de fórmulas
y funciones.
* Generación de
gráficos.
* Uso de filtros y
tablas dinámicas.
* Protección y
validación de
datos.
laboratorio: Hoja de
cálculo.
Taller: práctica individual
del manejo de Hoja de
cálculo.
Lectura: procesos y
funciones de la Hoja de
cálculo.
Equipo audio
visuales
computadora,
proyector
Laboratorio Tics.
Simuladores
Bibliografía
referente.
Formativa
3. Emplea
elementos
multimedia para la
exposición creativa
de sus ideas en una
presentación
electrónica.
Presentaciones
electrónicas
* Tareas de
edición y diseño.
* Uso de efectos y
transiciones.
*Elementos
multimedia
* Uso de
hipervínculos.
* Presentación
electrónicas.
laboratorio: Presentaciones
electrónicas
Taller: practica individual
del manejo del gestor de
presentaciones electrónicas
Lectura: procesos y
funciones del gestor de
presentaciones electrónicas
Equipo audio
visuales
computadora,
proyector
Laboratorio Tics.
Simuladores
Bibliografía
referente.
Formativa
4. Organiza
información
relacionada de
forma sistemática
en una base de
datos.
Base de datos
* Elementos de
una base de datos
(Access).
* Creación de
tablas y
relaciones.
* Consultas.
* Formularios.
laboratorio: gestor de base
de datos.
Taller: práctica individual
del manejo del gestor de
base de datos.
Lectura: procesos y
funciones del gestor de base
de datos.
Equipo audio
visuales
computadora,
proyector
Laboratorio Tics.
Simuladores
Bibliografía
referente.
Formativa

12
3.2 Sistema de evaluación
La evaluación del aprendizaje se realizará a través de: Examen de logros de aprendizaje,
examen bimestral y tareas asignadas en cada unidad. Para lo cual se diseñará los
instrumentos respectivos y se asignará la escala de valoración-evaluación.
 Organización de la información
 Uso correcto de procesos
 Entrega oportuna de trabajos
 Resolución de ejercicios
3.3 Orientaciones específicas por unidad
Microsoft Office es una suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet e
interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas
operativos Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. La última versión de la
suite ofimática es el Microsoft Office 2019. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft
en 1989 para Apple Macintosh,1 más tarde seguido por una versión para Windows, en
1990.2 La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y
Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro " (profesional) de Office incluía
Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han
crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como
un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias
de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft también
posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de línea de negocios,
bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u
OBA por sus siglas en inglés).

13
4 DESARROLLO DE CONTENIDOS
UNIDAD 1
Microsoft Office conjunto de programas de oficina, los cuales sirven para diferentes
funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y
documentos.
Ayudan a gestionar la información.
Procesador de palabras – word
Microsoft Word es un programa que sirve para editar o escribir textos, permite escribir
y realizar operaciones de corrección, formateo, mover párrafos y una serie de funciones
complejas con el fin de obtener un documento impecable y atractivo. La función de un
procesador de textos es ayudar a las personas a escribir más rápida y cómodamente las
tareas diarias, usando herramientas que poseen para administrar, presentar e imprimir
información. También ofrece una variedad de herramientas de edición que ayudará
hacer documentos con características profesionales.
Distintas formas de arrancar una aplicación de Office
 Clic en inicio
 Clic en todos los programas
 Hacer clic en el nombre del programa que se desea usar
 El programa de Microsoft Office que se seleccionó se abrirá

14
La Ventana de Microsoft Word 2016
Contiene todas las herramientas que utilizaremos para crear nuestros documentos, las
aplicaciones se encuentran distribuidas en la Cinta de Opciones, en Fichas y Grupos.
1. Barra de Título (Muestra el nombre del Documento)
2. Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
3. Botones de Control (Minimizar, Maximizar, Cerrar)
4. Fichas o Pestañas (Ficha Inicio, Insertar, Diseño de Página, Referencias, etc.)
5. Grupo de Botones (Portapapeles, Fuentes, Párrafo)
6. Regla (Horizontal y Vertical)
7. Hoja de Trabajo (área donde se inserta el texto, imágenes, formas, etc.)
8. Cursor (Marcador de inicio del texto)
9. Barra de desplazamiento (Vertical y Horizontal)
10. Barra de Estado
11. Botones de Vista (Formas de visualizar un documento)
12. Zoom (Aumenta o reduce el tamaño de visualización del documento
13. Cuenta de usuario
La Cinta de Opciones
Está diseñada para encontrar rápidamente los comandos organizados en grupos lógicos
y reunidos en fichas, de acuerdo con el tipo de actividad. Para reducir las pestañas y
grupos, algunas fichas solo se muestran cuando son necesarias.

15
Formato de Texto
Las opciones para aplicar formato requieren que primero seleccione el texto a párrafo, a
continuación, veremos los formatos mas usados.
Cambiar el tipo de fuente
Para cambiar el tipo de fuente, sigue los pasos que verás a continuación:
1. Selecciona el texto a modificar.
2. Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro.
3. Se desplegará una lista con todos los tipos de fuentes o letras.
4. Mueve el cursor sobre las diferentes fuentes y podrás ver como luciría en el
documento
5. Haz clic en tu tipo de fuente o letra que quieras en tu documento.
Cambiar tamaño de fuente
Para modificar el tamaño de fuente realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona el texto a modificar.
2. Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro de tamaño de fuente.
3. Se desplegará una lista con diferentes valores. Puedes mover el cursor sobre
ellos
4. para que veas como luciría cada tamaño en tu documento.
5. Haz clic en tu tamaño de fuente que quieras para tu documento.

16
Cambiar el color de la fuente
Para modificar el color del texto, sigue los siguientes pasos:
1. Selecciona el texto que quieras modificar el color.
2. Haz clic en la flecha que se encuentra junto al comando color de fuente.
3. Se muestra una paleta de colores. Ahora, pasa el ratón sobre cualquiera de ellos
y veras como luciría el texto en él.
4. Haz clic sobre el color de texto que deseas elegir.

17
Resaltar texto
Para resaltar algún párrafo o frase, sigue los siguientes pasos:
1. Selecciona el texto que deseas resaltar
2. Haz clic en el en la flecha que se encuentra junto al comando
3. resaltado.
4. Mueve el cursor sobre la paleta de colores y verás cómo luciría el párrafo o frase
seleccionada con el resaltado.
5. Haz clic en el color de resaltado.
Aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado
1. Selecciona el texto al cual aplicarás una de las tres opciones.
2. Haz clic sobre el comando Negrita (N), Cursiva (k) o Subrayado (S)
3. Observa el texto y veras que la opción que elegiste se aplicó.

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Cambiar mayúsculas y minúsculas
Para cambiar un texto a mayúsculas o minúsculos no necesitas borrar el texto. Word
tiene un comando con el que puedes hacerlo de forma automática:
1. Selecciona el texto que deseas modificar.
2. Haz clic en el comando Cambiar a mayúsculas.
3. Escoge la opción deseada y haz clic.
Alineación del texto
Para cambiar un texto a mayúsculas o minúsculos no necesitas borrar el texto. Word
tiene un comando con el que puedes hacerlo de forma automática:
1. Selecciona el texto que deseas alinear.
2. Escoge como quieres alinear el texto haciendo clic en una de estas opciones:
3. Alinear texto a la Izquierda, Centrar, Derecha y Justificar.

19
Guardar un Documento en Word
Una vez que hemos escrito o insertado elementos en el documento, debemos guardarlo
para utilizarlo posteriormente. Seguiremos los siguientes pasos:
Así tendremos guardado nuestro documento con el nombre determinado que se
visualiza en la barra de título y se creará un archivo en la carpeta indicada.
Otra forma de guardar un documento
1. Para cambiar un texto a mayúsculas o minúsculos no necesitas borrar el texto.
Word tiene un comando con el que puedes hacerlo de forma automática:
2. Haz clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de
acceso rápido.
3. Presionando las teclas Ctrl + G.

20
Word ofrece atajos de teclado
Tecla Retroceso: Borra los caracteres de a uno hacia la izquierda.
Tecla Suprimir: Borra los caracteres de a uno hacia la derecha.
Abrir un documento de Word
Para visualizar documentos que anteriormente hemos elaborado o utilizarlo como
modelo para crear otro, se realiza los siguientes pasos:
Así́ se podrá́ visualizar nuevamente el contenido del documento, el cual podremos
modificar, imprimir o guardarlo nuevamente.

21
Cerrar un Documento en Word
Al terminar de trabajar con un documento se debe cerrar para ello se presiona el botón
Cerrar que se encuentra en la barra de título.
Configurar Página
Hacer clic en la Pestaña Formato, se nos muestra opciones con las que se puede
modificar Márgenes, Orientación, Saltos de Página, Tamaño, Columnas, etc.
Pasos para configurar Márgenes
Hacer clic en Pestaña Formato, luego en la herramienta Márgenes.
Puedes hacer en un Margen establecido o puedes hacer clic en la opción Márgenes
Personalizados.

22
Pasos para configurar Orientación de Pagina
1. Hacer clic en Ficha Diseño de Página, luego en la herramienta Orientación.
2. Hacer clic en la opción Horizontal
Pasos para configurar Tamaño de Pagina
1. Hacer clic en Pestaña Formato, luego en la herramienta Tamaño.
2. Puedes elegir un Tamaño establecido o puedes hacer clic en Más tamaños de
papel.

23
Pasos para acceder al cuadro de diálogo del botón márgenes:
1. Clic en la Ficha Formato
2. Clic en la opción Márgenes.
3. Clic en Márgenes Personalizados.
4. En el cuadro de diálogo del botón Márgenes podemos fijar las márgenes
tecleando los cm. Deseados en cada campo.
Formas
Las formas son dibujos preestablecidos en Microsoft Word, se utiliza para resaltar el
contenido del documento a través de líneas, flechas, etc. Las formas están agrupadas en:
Líneas, formas básicas, flecha de bloque, diagrama de flujo, etc.

24
Aplicar Formato a las Formas
Al seleccionar una forma, Microsoft Word mostrará en la Cinta de opciones las
Herramientas de dibujo donde veremos las Fichas Formato. Para aplicar estilo siga los
pasos:
WordArt
Es una herramienta de Microsoft Word que permite crear textos estilizados con varios
efectos especiales, tales como texturas, contornos y otras manipulaciones que no están
disponibles a través del formato fuente estándar.
Por ejemplo: Podemos crear sombras, rotar, doblar, anchar, cambiar de color y estirar la
forma del texto. WordArt está disponible en 30 diferentes estilos predefinidos en
Microsoft Word.
Para crear WordArt realizaremos los siguientes pasos:
Pasos Para Insertar WordArt
 Hacer clic en la Pestaña Insertar.
 Hacer clic en la herramienta WordArt

25
Aplicar Formato a WordArt
 Al insertar un WordArt, en la Cinta de opciones se mostrará la opción
Herramientas de dibujo donde observaremos la Pestaña Formato.
 Para aplicar un efecto de texto realizar los siguientes pasos:
Columnas
Es una herramienta que permite dividir la hoja del documento en partes proporcionales.
La división en columnas es útil para escribir revistas, periódicos o publicaciones
académicas.
Pasos para insertar Columnas:
1. Hacer clic en la pestaña Formato
2. Hacer clic en la herramienta Columnas
3. Selecciona el número de columnas que deseas
4. insertar en el documento

26
Interlineado
Es el espacio que se manifiesta entre cada renglón del documento.
Pasos para configurar el interlineado:
1. Selecciona el párrafo o el texto insertado
2. Hacer clic en el Grupo Párrafo.
3. Elige un tipo de Interlineado
4. El Espaciado Anterior y Posterior debe tener el valor de 0 pto.
5. Clic en Aceptar
Unidad 2
Aprenda los pasos básicos para usar Excel 2016, como crear documentos y darles
formato, insertar elementos en los documentos y agregar tablas dinámicas.
Pantalla principal
Crear un documento en Excel
Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle a
organizar los datos. Puede crear un libro desde un libro en blanco o una plantilla.

27
Crear un libro
1. Seleccione Archivo > Nuevo.
2. Seleccione Libro en blanco.
SUGERENCIA: Presione Ctrl+N para crear rápidamente un libro nuevo.
Crear un libro con una plantilla
Seleccione Archivo > Nuevo.
Seleccione o busque una plantilla de la lista de plantillas disponibles y, a continuación,
seleccione Crear.

28
Trabajar con hojas en un libro
De forma predeterminada, aparece una hoja de cálculo en un libro, pero puede agregar
más, cambiarles el nombre o eliminarlas, según sea necesario.
Insertar una hoja de cálculo
Siga uno de estos procedimientos:
1. En la pestaña Hoja, seleccione . Se agregará una nueva hoja de cálculo a
la derecha de la actual.
2. Seleccione Inicio > Insertar > Insertar hoja.
3. Haga clic con el botón derecho en una hoja, haga clic en Insertar y, en el cuadro
Insertar cuadro, seleccione Hoja de cálculo.
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo cuyo
nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
2. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y, después, presione Entrar.
SUGERENCIA: Haga doble clic en el nombre de la hoja en la pestaña Hoja cambiarle
el nombre rápidamente

29
Eliminar una hoja de cálculo
 En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea eliminar.
 Haga clic en Eliminar .
 Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contiene datos, aparecerá un mensaje
emergente. Seleccione Eliminar para confirmar la eliminación.
Ocultar una hoja de cálculo
En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea ocultar.
Haga clic en Ocultar.
Insertar o eliminar filas o columnas
Pequeños cambios en el diseño de la hoja de cálculo pueden suponer grandes mejoras en
legibilidad. Inserte y elimine filas, columnas y celdas para organizar la hoja de cálculo.
Insertar una columna o fila
 Seleccione la letra de la parte superior de una columna para seleccionar toda la
columna, o seleccione el número de fila para seleccionar una fila.
 Seleccione la pestaña Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja.
 bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de una fila
y seleccione Insertar.
NOTA: Se inserta una nueva columna a la izquierda y una nueva fila encima de la seleccionada.

30
Eliminar una columna o fila
 Seleccione la columna o fila a eliminar.
 Seleccione la pestaña Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja.
 bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de
una fila y seleccione Eliminar.
Insertar una celda
 Seleccione una celda o un rango de celdas.
 Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija Insertar.
 En el cuadro Insertar, seleccione una opción:
 Desplazar las celdas hacia la derecha: desplaza las celdas a la derecha a fin de
dejar espacio para las nuevas celdas.
 Desplazar las celdas hacia abajo: desplaza las celdas hacia abajo a fin de dejar
espacio para las nuevas celdas.
 Insertar toda una fila: inserta una nueva fila.
 Insertar toda una columna: inserta una nueva columna.
Ocultar filas y columnas
Muestre u oculte filas o columnas en la hoja de cálculo para mostrar únicamente los
datos que necesita ver o imprimir.

31
Seleccionar filas o columnas
Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.
Ocultar filas o columnas
 Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
 Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Ocultar.
Mostrar filas o columnas
Seleccione las columnas adyacentes a las columnas ocultas.
Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Mostrar.

32
Ajustes y alineación del texto
Para cambiar la forma en la que se encuentran los datos en una celda, combinar celdas
alinearlas o girar el texto
Formatos de datos
Puede mostrar formatos de número como moneda, porcentajes, decimales, fechas,
números de teléfono o números del seguro social.
Control del tamaño, control y tipo de fuente
Aplique formato a las celdas para hacer que destaquen con fuentes, tamaños de fuente,
colores y bordes.

33
Modificar tamaño de filas y columnas
Puede ajustar de forma manual el ancho de columna o el alto de fila (para hacerlo,
arrastre los límites de la celda, o cambie automáticamente el tamaño de columnas y filas
para ajustar los datos).
NOTA: Si una columna es demasiado estrecha para mostrar los datos, verá ### en la
celda.
Cambiar el tamaño de las columnas
 Seleccione una columna o un rango de columnas.
 Coloque el puntero en el límite entre los encabezados de columna.
o
 Arrastre el límite para cambiar el ancho. Esto cambia el tamaño de todas las
columnas seleccionadas al mismo ancho
Cambiar el tamaño de las filas
 Seleccione una fila o un rango de filas.
 Coloque el puntero en el límite entre los números de fila.
 Arrastre el límite para cambiar el alto.
Crear fórmulas
 Cuando se escribe una fórmula en una celda, también aparece en la barra
fórmulas.

34
Crear una fórmula que hace referencia a valores en otras celdas
Seleccione una celda.
Escriba el signo igual =.
NOTA: Las fórmulas de Excel siempre comienzan con el signo igual.
 Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada.
 Escriba un operador. Por ejemplo, – para restar.
 Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda seleccionada.
Presione Entrar. El resultado del cálculo aparece en la celda que contiene la fórmula.
Escribir una fórmula que contiene una función integrada
 Seleccione una celda vacía.
 Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo, =SUMA para
obtener las ventas totales.
 Escriba un paréntesis de apertura (.
 Seleccione el rango de celdas y luego escriba un paréntesis de cierre ).

35
Referencias relativas
Una referencia de celda relativa en una fórmula, como B2:G2, se basa en la posición
relativa de la celda que contiene la fórmula, como H2. Si cambia la posición de la celda
que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si copia o rellena una fórmula en filas
o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las
fórmulas nuevas usan referencias relativas. Por ejemplo, si copia la fórmula en H2 a T3,
se ajusta automáticamente de
=SUMA(B2:G2) a =SUMA(B3:G3).
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta, como $B$2, en una fórmula siempre hace referencia a
una celda en una ubicación específica. La fórmula en H2 con referencias absolutas
debería ser
=SUMA($B$2:$G$2). Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia
absoluta seguirá siendo la misma. Por ejemplo, si se copia la fórmula en H2 con referencia
absoluta a H3, H2 y H3 tendrán la misma fórmula =SUMA($B$2:$G$2).
Funciones rápidas desde la pestaña de inicio
Excel proporciona un gran número de las funciones integradas para ejecutar operaciones
simples o complejas.
Usar funciones
 Seleccione una celda en la hoja de cálculo.
 Seleccione Fórmulas y, a continuación, una función en una categoría en el grupo
Biblioteca de funciones.
 Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de celdas.
 De forma predeterminada, el valor resultante aparece en la celda seleccionada y se
muestra la fórmula en la barra de fórmulas.

36
Usar Insertar función
Seleccione una celda en la hoja de cálculo.
 Seleccione Fórmulas > Insertar función.
 Escriba el nombre de la función en el cuadro Buscar una función o seleccione la
categoría de la función.
 Seleccione una función.
 Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de celdas.
 Para insertar una función, escriba el signo igual = y el nombre probable de la
función en la celda. Se mostrará una lista. Seleccione una función de la lista.
Trabajo con tablas
Puede crear y dar formato a una tabla para agrupar de forma visual los datos y
analizarlos.

37
Crear una tabla
Seleccione la celda o el rango de celdas que quiera incluir en la tabla.
Seleccione la pestaña Insertar > Tabla .
 Se mostrará el cuadro Crear tabla con las celdas que se incluirán en la tabla. Si
es necesario, modifique las celdas.
 Si la tabla tiene un encabezado, active la casilla La tabla tiene encabezados y
pulse Aceptar.

38
Dar formato a una tabla
 Seleccione una celda de la tabla.
 En la pestaña Diseño, seleccione un Estilo de tabla.
 En el grupo Opciones de estilo de tabla puede activar o desactivar diferentes
casillas para obtener la apariencia que prefiera (por ejemplo, Filas con bandas o
Columnas con bandas).
NOTA: Si agrega una fila o columna a la tabla, se agregará automáticamente con el estilo de tabla. Las fórmulas se
aplican a medida que agregue nuevas filas o al crear una fórmula en una columna.
Herramientas de validación de datos
Al crear hojas de cálculo que usarán otros usuarios, es importante asegurarse de que
solo puedan escribir datos válidos. Use las características de validación de datos de
Excel para crear reglas para restringir el tipo de datos o los valores que otros usuarios
pueden escribir en una celda.
 Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
 Seleccione la pestaña Datos > Validación de datos.
 En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:
 Número entero: para restringir la columna para que acepte solo números
enteros.
 Decimal: para aceptar números decimales.
 Lista: para elegir datos de una lista desplegable.
 Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
 Hora: para restringir la celda para que solo se acepten valores de hora.
 Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.

39
 Personalizado: para fórmulas personalizadas.
 En Datos, seleccione una condición:
 entre
 no entre
 igual a
 no es igual a
 mayor que
 menor que
 mayor o igual que
 menor o igual que
 Establezca los otros valores obligatorios según las opciones que seleccionó para
Permitir y Datos.
 Por ejemplo, si seleccionó Entre, seleccione los valores Mínimo: y Máximo:
para las celdas.
 Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.
 Para agregar un Título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña Mensaje
de entrada y, después, escriba un título y un mensaje de entrada.
 Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para
mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o
mantenga el mouse sobre estas.
Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará el mensaje
emergente “Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos para esta
celda”.

40
Ordenar datos
La ordenación es una de las herramientas más comunes de administración de datos.
Puede ordenar la tabla por una o más columnas, por orden ascendente o descendente, o
crear un orden personalizado.
Antes de ordenar una tabla:
Asegúrese de que no existen filas ni columnas vacías en una tabla.
Inserte los encabezados de tabla en una fila en la parte superior.
Asegúrese de que hay por lo menos una columna vacía entre la tabla que quiere ordenar
y otra información en la hoja de cálculo que no está en esa tabla.
Ordenar la tabla
Seleccione una celda en los datos.
Seleccione Inicio > Ordenar y filtrar
O bien, seleccione la pestaña Datos > Ordenar.

41
Selección una opción:
 Ordenar de A a Z: ordena la columna seleccionada en sentido ascendente.
 Ordenar de Z a A: ordena la columna seleccionada en sentido descendente.
 Orden personalizado: ordena datos en varias columnas aplicando distintos
criterios de ordenación.
Para usar un orden personalizado:
1. Seleccione Orden personalizado.
2. Seleccione Agregar nivel.
3. En Columna, seleccione la columna que quiere Ordenar por en la lista
desplegable y después seleccione la segunda columna que quiere ordenar como
Luego por. Por ejemplo, Ordenar por departamento y Luego por estado.
4. En Ordenar según, seleccione Valores.
5. En Criterio de ordenación, seleccione una opción, como A a Z, De menor a
mayor o De mayor a menor.
6. Repita los pasos 2-5 para cada columna adicional por la que quiera ordenar.
NOTA: Para eliminar un nivel, seleccione Eliminar nivel. Active la casilla Mis datos
tienen encabezados si los datos tienen una fila de encabezado

42
Usar filtros
Los filtros proporcionan una forma rápida de buscar y con un subconjunto de datos en
un rango o tabla. Al filtrar una lista, oculta temporalmente algunos de los datos para
poder concentrarse en aquellos que desea.
Filtrar datos
Seleccione una celda dentro de los datos que quiere filtrar.
NOTA: Antes de filtrar los datos, asegúrese de que no hay columnas o filas vacías.
 Seleccione la pestaña Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro. O bien, seleccione la
pestaña Datos > Filtro.
Seleccione la flecha desplegable de filtro de la columna que desea filtrar.
 Desactive Seleccionar todo, en la parte superior del árbol de datos, y active los
filtros que desee haciendo clic.

43
Aplicar un filtro personalizado
 Seleccione la flecha desplegable del filtro y, a continuación, seleccione:
 Filtros de texto: disponibles cuando la columna contenga texto o una mezcla de
texto y números: Es igual a, No es igual a, Comienza con, Termina con o
Contiene.
 Filtros de número: disponibles cuando la columna contenga solo números: Es
igual a, No es igual a, Mayor, Menor que, o Entre.
 Filtros de fecha: disponibles cuando la columna contenga solo fechas: Semana
pasada, Mes que viene, Este mes y Mes pasado.
 Borrar filtro de ‘Columna’: estará disponible cuando la columna ya esté filtrada.
Seleccione esta opción para borrar el filtro.
 Seleccione Y si ambas condiciones deben cumplirse.
 Seleccione O si solo una de las condiciones debe cumplirse.
 Especifique las condiciones filtradas.
 Para filtrar los resultados por dos condiciones, introduzca las condiciones de
filtro en ambos cuadros.

44
Usar subtotales y totales
 Seleccione una celda en una tabla.
 Seleccione la pestaña Diseño > Fila de total.
 La fila de total se agregará en la parte inferior de la tabla.
NOTA: Para agregar una fila nueva, desactive la casilla Fila de total, agregue la fila y, después, vuelva a
activar la casilla Fila de total.
En el desplegable Fila de total puede seleccionar una función como Promedio, Contar,
Contar números, Max, Min, Suma, Desvest y Var, entre otras.

45
Crear gráficos de datos
Los gráficos ayudan a visualizar los datos de una forma más efectiva.
Crear un gráfico
 Seleccione los datos para el gráfico.
 Seleccione la pestaña Insertar > Gráficos recomendados.
Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos recomendados para obtener una vista
previa del gráfico.
NOTA: Puede seleccionar los datos que desee en el gráfico y presionar ALT + F1 para crear un gráfico
inmediatamente, pero es posible que no sea el mejor gráfico para los datos. Si no ve un gráfico que le
guste, seleccione la pestaña Todos los gráficos para ver todos los tipos de gráfico.
Eliminar un gráfico
 Seleccione el gráfico.
 Presione Suprimir.
Dar formato a un gráfico
Para personalizar el aspecto del gráfico, use las opciones de formato para cambiar el
título, el diseño, el color del tema y el estilo de gráfico.
Un gráfico se compone de varias secciones, como el título, área de trazado, título de eje
vertical (valor), título de eje horizontal (categoría) y las leyendas.

46
Agregar un título al gráfico
Seleccione Título del gráfico y escriba un título.
 Para seleccionar el título de los datos de una celda, seleccione el título del
gráfico, escriba = celda (por ejemplo, =D1) en la barra de fórmulas y, a
continuación, presione Entrar.
 Para aplicar formato al título, use las opciones de Fuente en la pestaña Inicio
para:
 Seleccionar una fuente y un tamaño de fuente
 Poner la fuente en negrita, cursiva o subrayada
 Cambiar el color de la fuente:
Cambiar el diseño de gráfico
 Seleccione el gráfico.
 En Herramientas de gráficos, seleccione Diseño > Diseño rápido.
Unidad 3
Introducción a Power Point
Aprenda los pasos básicos para usar PowerPoint 2016, como darle formato, insertar
elementos en los documentos y agregar imágenes y audios.
Pantalla principal
Crear una presentación en blanco
Para crear una presentación desde cero existen dos maneras:
La primera, en el momento que se inicia el programa, seleccionando Presentación en
blanco.

47
La segunda, desde Archivo > Nuevo, seleccionando Presentación en blanco:
Crear una presentación con plantillas
Los temas de PowerPoint ofrecen diseños ya preparados con elementos integrados,
como gráficos, bordes, fuentes y marcadores de posición de contenido y ayudan a crear
más rápidamente una presentación. También puede utilizar plantillas con contenido,
como premios y certificados.

48
Seleccionar un tema
Los temas son diseños de presentación ya preparados con elementos predefinidos (como
colores, fuentes y diseños).
 Seleccione Archivo > Nuevo.
 Seleccione uno de los Temas.
 En la pestaña Inicio, seleccione el desplegable Nueva diapositiva para ver otros
diseños en este tema.
Abrir una presentación
Para abrir una presentación ya creada, se deberán seguir los siguientes pasos:
 Seleccione Archivo > Abrir.
 Seleccione el lugar donde se encuentra la presentación a abrir. Si pulsa
Examinar podrá buscar el documento en la carpeta donde se encuentre.
 Una vez encuentre y seleccione el archivo, pulse Abrir.

49
Guardar los cambios
Si lo que se desea es guardar con un nombre y una localización determinada, se deberán
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione Archivo > Guardar como.
2. Seleccione una ubicación.
3. Escriba un nombre para la presentación.
4. Seleccione Guardar.
En Archivo > Guardar, únicamente guarda el archivo con el que se esté trabajando en la
localización donde se encuentra dicho archivo y con el nombre que tiene en el momento
de guardado.
Vistas de una presentación
En la pestaña Vistas puede elegir cómo prefiere mostrar en pantalla la presentación
mientras está trabajando con ella.
Nota: También se puede seleccionar una vista concreta en la barra de estado en la parte
inferior de la pantalla

50
Vista Normal
También puede seleccionar Normal en la barra de estado, en la parte inferior de la
ventana.
Vista Esquema: Para ver un esquema de texto o un guion gráfico de la presentación.
Vista Clasificador de diapositivas
Use esta vista para ver el orden de las diapositivas o para reorganizarlas.
También puede seleccionar Clasificador de diapositivas en la barra de estado, en
la parte inferior de la ventana.
Vista Página de notas:
Para trabajar con anotaciones personales que puede usar al realizar la presentación.
También puede seleccionar Notas en la parte inferior de la ventana de la diapositiva.

51
Vista de lectura:
Use esta vista para cambiar el tamaño de la ventana al visualizar animaciones y
transiciones.
Mostrar una regla, líneas de cuadrícula o guías con imagen y quitar texto
Agregar y eliminar diapositivas
Estas son algunas formas comunes de agregar, organizar y eliminar diapositivas de una
presentación.
Agregar una diapositiva
 Seleccione Inicio > Nueva diapositiva, o bien seleccione un diseño en el
desplegable Nueva diapositiva. También puede presionar Ctrl + M.

52
Eliminar una diapositiva
Seleccione la diapositiva que quiera eliminar y presione Retroceso o Suprimir en el
teclado.
Agregar un cuadro de texto
Puede agregar texto en una diapositiva con cuadros de texto y formas.
 Seleccione Insertar > Cuadro de texto.
4.1 Agregar texto a una forma
NOTA: El cuadro de texto se reducirá para ajustarse al tamaño del texto que use, pero el alto y el ancho
se ajustarán al tamaño que creó.
Seleccione Insertar > Formas y, después, seleccione una forma.
NOTA: Para agregar texto a una forma, necesita seleccionar una forma cerrada (como
un rectángulo, una flecha o un círculo).

53
Dar formato al texto de una diapositiva
Añadir hipervínculos a la presentación
Agregue vínculos a la presentación para mostrar información relacionada en la web,
abrir rápidamente otra diapositiva o crear un mensaje de correo electrónico.
Vínculo a un sitio web
 En la vista Normal, seleccione el texto, la forma o la imagen que quiera usar como
hipervínculo, y pulse botón derecho.
 Seleccione Hipervínculo.
 Seleccione Archivo o página web existente y agregue:
 Texto para mostrar: Escriba el texto que quiera que aparezca para el
hipervínculo.
 Información en pantalla: Escriba el texto que quiere que aparezca cuando el
usuario mantenga el mouse sobre el hipervínculo (opcional).
 Carpeta actual, Páginas consultadas o Archivos recientes.
 Dirección: Dirección URL del sitio web al que quiere vincular.
Unidad 4
Este curso está diseñado para cualquier persona que desee aprender Access desde cero,
o bien, para aquellas personas que necesitan mejorar sus habilidades en Access. Abarca
temas desde teoría de bases de datos, diseño de bases de datos de forma manual y
usando asistentes, tipos de datos, ordenación y filtros, uso de clave primaria en nuestras
tablas, entre otras características. Además, se explicarán temas como la creación de
consultas de selección y consultas de acción, creación y diseño de formularios,
subformularios, reportes, subreportes mediante asistentes, así como de forma manual.
También se abarcará la creación de formularios de menú para el control de la
aplicación. Si usted es usuario de Excel y solo ha manejado tablas de Excel, en este
curso aprenderá a usar el modelo de bases de datos relacional (RDMS por sus siglas en

54
inglés), es decir, aprenderemos a normalizar y crear sistemas de múltiples tablas
enlazadas y relacionadas entre ellas.
Introducción
Veremos también el indexado de tablas para mejorar la velocidad de nuestras
aplicaciones, así como importación y exportación de datos desde y hacia otros formatos
de tablas, como Excel, por ejemplo. En general, el objetivo del curso es aprender a
manipular datos de forma más eficiente y poderosa desde Access, así como también,
aprender a crear su propia aplicación de base de datos. Los archivos de trabajo se
encuentran en la carpeta correspondiente a cada capítulo.
Para entrar a Access, localice algún ícono de acceso en su escritorio, barra de tareas o en
la búsqueda de Windows y de clic (o doble clic) sobre él para ejecutar el programa.
Al dar clic en el botón Base de datos en blanco, podremos crear un nuevo archivo de
base de datos desde cero, o bien, si queremos abrir un archivo de base de datos
existente, podemos buscar en el panel izquierdo en la lista de Recientes, o dar clic en la
opción Abrir otros elementos (archivos) desde este mismo panel, para ir a buscar en
alguna otra carpeta el archivo de base de datos que queremos abrir. Al abrir un archivo,
o crear uno nuevo, aparecerá la interfaz general de Access. Para analizar la interfaz,
puede abrir el archivo sample2013.accdb que se encuentra en la carpeta Chapter 01,
que, a su vez, está dentro de la carpeta de archivos de trabajo llamada CURSO ACCESS
2016.

55
Barra de estado: Nos muestra información sobre la ruta de acceso y el nombre del arc
hivo de base de datos que se encuentra abierto, así como el formato del archivo. La
extensión de los archivos de Access es .accdb
Menú de acceso rápido: contiene herramientas de uso frecuente, como deshacer,
rehacer, guardar, etcétera. Además, podemos personalizarla dando clic en la pequeña
flecha hacia abajo que se encuentra a su derecha.
Menú Archivo: Al dar clic en este menú, podremos acceder a las típicas opciones de
manejo de archivo, como Abrir, Guardar, Guardar como, Cerrar, etc. Además de que en
la opción Información tenemos disponibles herramientas para reparación y
compactación de nuestra base de datos, así como una herramienta para proteger nuestra
base de datos con contraseña. También desde este menú tendremos acceso al menú
Opciones de Access, desde el cual podremos manipular el comportamiento general del
programa.
Cinta de opciones (Ribbon): es la cinta de opciones o Ribbon desde donde podremos
acceder, mediante sus menús o pestañas, a las herramientas de creación y edición para
nuestra base de datos, navegación, importación y exportación de datos, relaciones,
etcétera. En pocas palabras, es desde aquí donde encontraremos las funciones o
herramientas necesarias para trabajar con nuestra base de datos.
Panel de navegación: otra sección muy importante de nuestra interfaz es el Panel de
navegación, ya que desde aquí podremos abrir y organizar todos los objetos de nuestra
base de datos, como tablas, consultas, reportes, formularios, macros y módulos VBA

56
Uso del Panel de navegación
 Use este control para ocultar o mostrar el Panel de Navegación
 Use este control para agrupar los objetos de la base de datos de distinta forma, o
bien, para filtrar los objetos de la base datos.
 De clic derecho sobre el nombre de un objeto para elegir entre varias opciones,
como, por ejemplo, Eliminar, Cambiar Nombre, Copiar, Cortar, Abrir, Vista
Diseño, etc.
 Use estos controles para ocultar o mostrar el contenido de cada tipo de objeto, es
decir, podrá́ expandir o contraer cada categoría de objetos.

57
Para abrir uno de los objetos de la base de datos, simplemente de doble clic sobre el
objeto deseado, en el área de trabajo podremos ver el objeto abierto.
Al abrir un objeto de nuestra base de datos, veremos cómo se habilitarán la gran
mayoría de las herramientas de la cinta de opciones, estas son sensibles al contexto, es
decir, las herramientas que mostraran serán relativas al objeto abierto o al objeto
seleccionado en ese momento.
Vista de Uso o Vista Diseño: al abrir un objeto de nuestra base de datos con doble clic,
éste se abrirá en la Vista de uso, es decir, listo para usar el objeto, como añadir un
registro, filtrar, navegar en él, etcétera. En cambio, la Vista diseño nos permitirá hacer
cambios en el diseño del objeto, como, por ejemplo, agregar campos a una tabla,
cambiar formato de campo, mover elementos de un formulario, agregar botones en un
formulario, reorganizar los elementos de un reporte, etcétera.
Si queremos abrir un objeto en modo de Vista Diseño, de clic derecho sobre él y elija la
opción Vista Diseño. Si queremos cambiar a Vista diseño un objeto que se abrío
previamente en Vista de uso (Vista Hoja de datos, Vista formulario, Vista Informes,
etcétera), de clic en el menú Inicio y en el botón Ver, elija Vista Diseño.

58
Para cerrar un objeto: de clic derecho sobre la pestaña del objeto deseado y elija la
opción Cerrar, también puede elegir Cerrar todo para cerrar todos los objetos abiertos.
Otra forma, es dando doble clic sobre el nombre del objeto en el Panel de Navegación
para activar la ventana del objeto y después damos clic en el botón cerrar (x) que
aparecerá en la parte superior derecha de la ventana del objeto.
Ventanas superpuestas o ventanas por pestañas
Podremos cambiar la forma en que se muestran los objetos en nuestra área de trabajo,
podemos configurar que se abran como ventanas normales superpuestas, una sobre otra,
o bien, que se abra cada objeto en su propia pestaña, esta última opción es más
recomendable ya que facilita el trabajo cuando tenemos muchos objetos abiertos. Para
cambiar esta configuración el procedimiento es el siguiente:
 Clic en el menú́ Archivo 􏰀 Opciones
 Clic en la categoría Base de datos actual
 Elegir la opción deseada en el área Opciones de la ventana de documentos
Configuración de ubicaciones de confianza
Al abrir cualquier archivo de base de datos de Access, el programa nos mostrará la
siguiente advertencia de seguridad:
Si damos clic en la opción Habilitar contenido tendremos acceso completo al archivo de
ahora en adelante, es decir, si volvemos a abrir el archivo, Access ya lo tendrá agregado
como archivo de confianza. Si queremos evitar que nos aparezca este mensaje de
seguridad, tendremos que agregar las carpetas donde almacenamos nuestros archivos de
bases de datos a Ubicaciones de confianza. El procedimiento es el siguiente:
1. De clic en el menú Archivo 􏰀 Opciones
2. De clic en la categoría Centro de confianza (del panel izquierdo) y luego clic en
el botón Configuración del centro de confianza que aparece del lado derecho.
3. En el diálogo que aparece, de clic en la categoría Ubicaciones de confianza,
luego de clic en el botón Agregar nueva ubicación...
4. A continuación de clic en el botón Examinar, elija la carpeta que desea agregar
como ubicación de confianza y de clic en Aceptar.

59
5. Desde este mismo cuadro de diálogo, también active la casilla Las subcarpetas
de esta ubicación también son de confianza.
6. Para cerrar un objeto: de clic derecho sobre la pestaña del objeto deseado y elija
la opción Cerrar, también puede elegir Cerrar todo para cerrar todos los objetos
abiertos. Otra forma, es dando doble clic sobre el nombre del objeto en el Panel
de Navegación para activar la ventana del objeto y después damos clic en el
botón cerrar (x) que aparecerá en la parte superior derecha de la ventana del
objeto.
Ventanas superpuestas o ventanas por pestañas
Podremos cambiar la forma en que se muestran los objetos en nuestra área de trabajo,
podemos configurar que se abran como ventanas normales superpuestas, una sobre otra,
o bien, que se abra cada objeto en su propia pestaña, esta última opción es más
recomendable ya que facilita el trabajo cuando tenemos muchos objetos abiertos. Para
cambiar esta configuración el procedimiento es el siguiente:
 Clic en el menú Archivo 􏰀 Opciones
 Clic en la categoría Base de datos actual
 Elegir la opción deseada en el área Opciones de la ventana de documentos
Configuración de ubicaciones de confianza
Al abrir cualquier archivo de base de datos de Access, el programa nos mostrará la
siguiente advertencia de seguridad:
Si damos clic en la opción Habilitar contenido tendremos acceso completo al archivo de
ahora en adelante, es decir, si volvemos a abrir el archivo, Access ya lo tendrá agregado
como archivo de confianza. Si queremos evitar que nos aparezca este mensaje de

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seguridad, tendremos que agregar las carpetas donde almacenamos nuestros archivos de
bases de datos a Ubicaciones de confianza. El procedimiento es elsiguiente:
1. De clic en el menú Archivo 􏰀 Opciones
2. De clic en la categoría Centro de confianza (del panel izquierdo) y luego clic en
3. En el diálogo que aparece, de clic en la categoría Ubicaciones de confianza,
luego de clic en el botón Agregar nueva ubicación...
4. A continuación de clic en el botón Examinar, elija la carpeta que desea agregar
como ubicación de confianza y de clic en Aceptar.
5. Desde este mismo cuadro de diálogo, también active la casilla Las subcarpetas
de esta ubicación también son de confianza.
De clic en Aceptar y de nuevo en Aceptar para salir de estas opciones. De ahora en
adelante, todos los archivos que se encuentren dentro de esa carpeta y subcarpetas serán
tomados como archivos de confianza por Access y nos dejará de mostrar la advertencia
de seguridad.
Para eliminar una o varias carpetas como ubicación de confianza
 De clic en el menú Archivo􏰀Opciones.
 De clic en la categoría Centro de confianza (del panel izquierdo) y luego clic en
 En el diálogo que aparece, de clic en la categoría Ubicaciones de confianza.
 De la lista Ubicaciones de usuario, elija la ubicación que desea eliminar y de clic
en el botón Quitar.

61
 De clic en el botón Aceptar y de nuevo en Aceptar para salir de estas opciones.
 NOTA: Puede agregar todas las ubicaciones de confianza que sean necesarias.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar de manera muy
sencilla, solo basta con dar clic en la pequeña flecha que se encuentra a su derecha para
desplegar el menú de personalización.
Las opciones que están activas son las que tienen la marca de revisión activada.
Desde aquí podremos elegir las herramientas que aparezcan en la barra de acceso
rápido, simplemente dando clic sobre la herramienta deseada. Si queremos deshabilitar
alguna herramienta, solo debemos dar clic en el menú, y después dar clic en la
herramienta seleccionada que se desea deshabilitar.
Si la herramienta que queremos habilitar en nuestra barra de herramientas de acceso
rápido no se encuentra en la lista, de clic en la opción Más comandos... y desde el
diálogo que aparece, seleccione la herramienta deseada, de clic en el botón Agregar y
por último en el botón Aceptar.
En caso de que la herramienta no se encuentre en la lista, elija la opción Todos los
comandos, desde la lista Comandos disponibles en: luego de clic sobre la herramienta
deseada, que ya deberá aparecer en la lista, de clic en el botón Agregar y por último en
Aceptar.

62
Con esto, ya deberán aparecer las herramientas o comando seleccionados en nuestra
barra de herramientas de acceso rápido.
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos organizados pertenecientes
a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este
sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría
por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente,
y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la
mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente
electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al
problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD
(del inglés database management system o DBMS), como por ejemplo, Microsoft
Access, por que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de información y datos de empresas e
instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con
el objeto de almacenar la información experimental.

63
En el contexto de la informática, una base de datos está formada por muchos tipos de
objetos, entre los que se encuentran las tablas, como las usadas en excel, que nos
servirán como contenedores de la información. Pero además de las tablas, una base de
datos se compone de otros tipos de objetos que nos permitirán usarla mucho más
eficientemente, por ejemplo, formularios, reportes, macros, consultas, relaciones, etc.
Ventajas de la utilización de bases de datos digitales.
 Acceso mucho más rápido a la información
 Ocupan mucho menos espacio que una base de datos manual
 Organización y manipulación de la información de manera mucho más eficiente
 Acceso a la información desde cualquier parte a una sola base de datos
Objetos de una base de datos en Microsoft Access
Como se comentó anteriormente, una base de datos en Access, se compone de varios
tipos de objetos que harán que nuestra base de datos funcione según nuestras
necesidades. Esto objetos se describen a continuación:
Tablas: las tablas son los contenedores de información en la base de datos. Una tabla de
base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo
en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una
hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos, es la forma en la que están
organizados los datos. Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos,
los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por
ejemplo, si quiere

64
almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una
vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los
productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información.
Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las
columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde
cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo
(columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los
campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora,
número o algún otro tipo.
Formularios: Formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede
escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y
otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar
formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin
embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para
ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo,
puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los
datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un
formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

65
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones.
Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican
correctamente.
Informes: Informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero
recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A
cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más
legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base
de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también
pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en
un correo electrónico.
Consultas: las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La
función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere
ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en
una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad, en las tablas, no solo en
la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acción.
Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para
su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al
portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro
para un formulario o un informe.

66
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos.
Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las
tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
Macros: las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo,
puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se
ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que
ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.
La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden
automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que
permiten ahorrar mucho tiempo.
Módulos: Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar
funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la
elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de
programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una
unidad.
Modelo relacional de bases de datos.-Una base de datos relacional es una colección de
elementos de datos organizados en un conjunto de tablas formalmente descritas desde la
que se puede acceder a los datos o volver a montarlos de muchas maneras diferentes sin
tener que reorganizar las tablas de la base. En el modelo de bases de datos relacional,
existen cuando menos, dos o más tablas relacionadas entre sí con alguno de los tipos de
relación que se mencionarán a continuación.
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos de más de una
tabla. Al hacer uso de relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y
espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el
trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un
estudio previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí se
deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y
dicho campo será clave principal en una de ellas, se le llama clave principal a un campo

67
o a una combinación de campos que identifica de forma única a cada registro (fila) de
una tabla. Las tablas se relacionan, cuando menos, de dos en dos, donde una de ellas
será la tabla principal, es decir, de la que parte la relación y la otra será la tabla
secundaria, es decir, el destino de la relación. Frecuentemente a la tabla principal se le
llama “tabla padre” y a la secundaria “tabla hijo” (parent y child).
Tipos de relaciones.
Relación uno a uno: cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con
un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas, una con
los datos de diferentes municipios y otra con los datos de los Alcaldes, un municipio
solo puede tener un alcalde y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación uno a varios: ccuando un registro de una tabla (tabla principal) puede estar
relacionado con más de un registro de otra tabla (tabla secundaria) y un registro de la
tabla secundaria solo puede estar relacionado con un único registro de la tabla principal.
Por ejemplo: tenemos dos tablas, una con los datos de los vendedores de una empresa y
otra con los datos de las facturas emitidas por las ventas de los vendedores, cada
vendedor puede tener más de una factura emitida pero cada factura solo puede estar
relacionada con un vendedor.
Relación varios a varios: cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con
más de un registro de otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas, una con
los datos de clientes de una empresa y otra con el catálogo de productos que se venden
en la empresa, un cliente podrá realizar una compra de varios artículos y un artículo
podrá ser vendido a más de un cliente.

68
Creación de nuestra primera base de datos en Access
Para poder tener una base de datos en Access, necesitamos crear un receptáculo, ese
receptáculo se le conocerá como base de datos y básicamente es un archivo de
Microsoft Access con formato .accdb, que contendrá dentro de él, uno o más de los
diferentes objetos que componen una base de datos mencionados anteriormente.
 El procedimiento para crear una base de datos en blanco, es el siguiente:
 Entre a Access dando doble clic en su ícono, o bien, si está dentro de Access, de
clic en el Menú́ Archivo Nuevo
 En la pantalla que aparece de clic en el botón Base de datos en blanco.
 En el diálogo que aparece, escriba el nombre que dará a su base de datos y elija
la carpeta donde se ubicará el archivo de la base de datos. Luego de clic en el
botón Crear.

69
 Access creará un nuevo receptáculo (archivo de base datos) con el nombre
asignado y creará por nosotros una primera tabla llamada Tabla1
automáticamente, la cual eliminaremos para dejar nuestra base de datos
completamente en blanco y empezar desde cero.
 Para eliminar ese objeto (tabla) de clic derecho sobre su pestaña (Tabla1) en el
área de trabajo y elija la opción Cerrar. Como la tabla aún no tenía registros ni
campos Access la eliminará de la base de datos. En caso de que la tabla ya se
hubiera guardado previamente será necesario eliminarla desde el Panel de
navegación, dando clic derecho sobre el objeto (Tabla1) y seleccionando la
opción Eliminar. En el mensaje de confirmación de eliminación de clic en Si
para aceptar la eliminación de la tabla.
 Con esto, ya tenemos nuestra primera base de datos en blanco creada y queda
lista para empezar a agregar cualquier tipo de objeto, como tablas, consultas,
formularios, reportes, etc.
 NOTA: los objetos creados para nuestra base de datos no son visibles desde el
explorador de Windows, en Windows solo veremos el archivo del contenedor
nombre_de_archivo.accdb y otro.laccdb (cuando la base de datos está abierta).

70
5 Actividades de la unidad
Unidad 1
Realizar las prácticas propuestas en la plataforma correspondientes a la unidad de Word
Nota: la entrega oportuna de las tareas sea evaluadas con la mayor calificación
Unidad 2
Realizar las prácticas propuestas en la plataforma correspondientes a la unidad de Excel
Unidad 3
Realizar las prácticas propuestas en la plataforma correspondientes a la unidad de Power
Point
Unidad 4
Realizar las prácticas propuestas en la plataforma correspondientes a la unidad de
Access
6 Autoevaluación
Unidad 1
Escriba en el paréntesis la V o la F según sean verdaderos o falsos los siguientes
enunciados:
1. ( ) ¿Se puede definir varios tipos de letra, tamaño y color en el mismo documento?
2. ( ) ¿Numeración y viñetas utiliza para numerar las páginas de un documento?
3. ( ) ¿Utilizando la opción insertar tabla, solamente esta permitido hacer tablas de tres
columnas y diez filas?

71
4. ( ) ¿Dividir el texto en columnas implica tener conocimientos elevados de un
procesador de palabras?
5. ( ) ¿Cambiar la fuente significa hacer un cambio extremo al programa ejecutable de
Word?
6. ( ) ¿La opción para insertar tabulaciones se la utiliza para trabajar texto y números en
columna?
7. ( ) ¿Word mientras escribe va revisando tanto la ortografía como la gramática al
documento?
8. ( ) ¿En Word se puede configurar la página solamente con los márgenes
preestablecidos por el programa?
9. ( ) ¿Para insertar el número de página a un documento hay que hacerlo página por
página?
10. ( ) ¿Insertar encabezado de página permite insertar un texto determinado al final de
cada página?
Unidad 2
Escriba en el paréntesis la V o la F según sean verdaderos o falsos los siguientes
enunciados:
1. ( ) ¿El copiar formato sirve para aplicar las características de un objeto(celda) a
otra(s) ?
2. ( ) ¿Cuando se quiera que no se modifique la referencia de una celda tanto en la
columna y en la fila se utiliza el símbolo $?
3. ( ) ¿El zoom permite fijar diferentes tamaños del documento?
4. ( ) ¿En la ecuación x=((a1+(b2*c3))/c4) se puede resolver con una sola función?
5. ( ) ¿Microsoft excel es un programa informático orientado al procesamiento de
cálculo?

72
Unidad 3
1. ( ) ¿ Con la tecla F5 se ejecuta la diapositiva?
2. ( ) ¿ Microsoft PowerPoint es un software que se usa principalmente para hacer y
mostrar presentaciones?
3. ( ) ¿ Las animaciones se pueden aplicar a objetos y fotografías?
4. ( ) ¿ Las transiciones se usan para poner efecto al pasar de diapositiva a diapositiva?
5. ( ) ¿Las formas podemos insertar en la ficha de diseño?
Unidad 4
1. ( ) ¿ una base de datos de un conjunto de datos de un sentido común debidamente
ordenada?
2. ( ) ¿ El lenguaje de consulta de Access es SQL?
3. ( ) ¿ Access es un programa de gestión de base de datos?
4. ( ) ¿ La extensión de Access es .accdb?
5. ( ) ¿ La relaciones entre tablas son 1-1; 1-varios; varios-varios?
7 SOLUCIONARIO A LAS ACTIVIDADES
Unidad 1
Enfermedades Varias
Gota
Con el término gota se designan las manifestaciones clínicas producidas por el depósito
de cristales de urato monosódico sobre todo en la cavidad articular, pero también en
otros tejidos. Esta precipitación de cristales es consecuencia directa del aumento del
nivel de ácido úrico sérico. Las manifestaciones clínicas incluyen: a) episodios de
artritis aguda, bursitis o tendosinovitis, que tienden a ser autolimitados y recurrentes en
su inicio y, más adelante, a veces crónicos; b) depósitos palpables de cristales de urato

73
monosódico intrarticulares o extrarticulares denominados tofos; estos depósitos pueden
producir daño estructural articular responsable de una artritis deformante característica,
y c) en ocasiones, afectación renal y cálculos urinarios de ácido úrico.
Artrosis
La artrosis (osteoartritis, enfermedad articular degenerativa) es la segunda causa de
incapacidad permanente, después de las enfermedades cardiovasculares. Más que una
enfermedad se trata de un síndrome; un grupo heterogéneo de procesos con variados
mecanismos etiopatogénicos, a veces interrelacionados, terminan condicionando el
fracaso de la articulación, debilitando el cartílago, que no puede entonces soportar
fuerzas normales o bien claudica ante fuerzas anormalmente degenerati-va) intensas.
Aftas
Las aftas orales son ulceraciones bien delimitadas, dolorosas y de tamaño muy variable,
al igual que su número, localización y frecuencia de los brotes. Se distinguen en aftas
major (fig. 11.4) y minor, según que superen, o no, 1 cm de diámetro, y herpetiformes,
cuando tienen una disposición arracimada, similar al herpes simple. Hasta el 20% de la
po-blación presenta aftosis oral recidivante, y lesiones similares pueden aparecer en la
mucosa nasal, la faringe y el tracto di-gestivo superior. Los brotes pueden ser
desencadenados por factores traumáticos, hormonales, psíquicos y alimentos, existiendo
una mayor incidencia familiar.

74
Las formas leves pueden controlarse con corticoides, anestésicos o tetracicli-nas
(formas herpetoides) tópicos. Los casos de gran intensidad y muy recurrentes requieren
Unidad 2
Articulo Cant Precio. Unit Subtotal I.V.A Total
Goma 10 5,5 55 (D2*23%) (D2+E2)
Lápiz 20 8,1 162 (D3*23%) (D3+E3)
Birome 145 12 1740 (D4*23%) (D4+E4)
Cuaderno 15 54 810 (D5*23%) (D5+E5)
Total SUMA(B2:B5) SUMA(C2:C5) (B7*C7) (D7*23%) (D7+E7)
INFORME ANUAL
Sucursal Ingresos Egresos Saldo Comisión
Cento 5000 28005 (B4-C4) D4*5%
Cordón 1500 9000 (B5-C5) D5*5%
Union 4000 2500 (B6-C6) D6*5%
Maldonado 5000 3500 (B7-C7) D7*5%
Salto 1000 7500 (B8-C8) D8*5%
Paysandun 8000 5000 (B9-C9) D9*5%
TOTAL SUMA(B4:B9) SUMA(C4:C9) SUMA(D4:D9) SUMA(E4:E9)

75
Unidad 3
Unidad 4
Realizar las prácticas propuestas en la plataforma correspondientes a la unidad de
Access

76
7.1 Solucionario a la autoevaluación.
Unidad 1
Word
Pregunta Respuesta
1 V
2 F
3 F
4 F
5 F
6 V
7 V
8 F
9 F
10 F
Unidad 2
Excel
Pregunta Respuesta
1 V
2 V
3 V
4 F
5 V

77
Unidad 3
PowerPoint
Pregunta Respuesta
1 V
2 V
3 V
4 V
5 V
Unidad 4
Access
Pregunta Respuesta
1 V
2 V
3 V
4 V
5 V

78
8 GLOSARIO
BARRA DE HERRAMIENTAS
Son los elementos más novedosos que disponen Word, Excel y Power Point para
ejecutar los Comandos. Existen varias Barras de herramientas, entre ellas: Barra de
menú, Barra Estándar, Barra de Formato, Barra de Dibujo, etc.
BARRA DE MENÚ
Es la que está ubicada debajo de la Barra de títulos (Parte superior de la pantalla) y su
nombre se debe a que contiene botones asociados a los comandos que se ejecutan en
otros programas de ayudas en un Computador.
BARRA ESTÁNDAR
Es la que está ubicada debajo de la Barra del Menú; su nombre se debe a que contiene
botones asociados a los comandos que se ejecutan con mayor frecuencia.
BARRA DE FORMATO
Se localiza debajo de la Barra Estándar y permite ejecutar comandos que alteran la
apariencia de varios elementos en un documento, como el tipo de letras, alineación de
párrafos etc. Para mayor ilustración, ver la tabla de lenguaje de este manual.
BARRA DE DIBUJO
Es la que se encuentra en la parte inferior del Computador; su nombre se debe a que
contiene botones de uso tanto para mejorar textos como para realizar diseños.
BARRA DE TITULOS
Es la que presenta en la parte superior del Computador, los nombres de los Archivos
que se están utilizando.
BARRAS DE TAREAS
Es la que se localiza en la parte inferior de la pantalla. Cada vez que se abre un
programa, un fólder o una ventana, aparece un botón que la representa. Así, es muy fácil

79
saltar entre los diferentes programas y ventanas abiertas; basta con hacer Clic, sobre el
botón respectivo en la Barra de Tareas.
BARRA DE DIRECCIONES:
Se aprecia al abrir una página web; en ella se introducen las direcciones para localizar
cualquier pagina de Internet.
BARRA DE ESTADO
En la parte inferior de un computador conectado a Internet, nos muestra el estado de
búsqueda de una página web o e-mail.
CELDAS
Es el punto de unión entre una Columna y una Fila.
COMPUTADOR
Es un medio técnico para el procesamiento de la información, conocido también como
una máquina electrónica capaz de almacenar y procesar datos, cualquiera que sea su
dimensión, color, textura ó formato.
DIGITAR
Es escribir nombres o textos en un lugar indicado o celda seleccionada en un
Computador.
HERRAMIENTAS OFIMATICAS
Es una recopilación de programas, los cuales son mayormente utilizados en oficinas y
sirven para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir,
etc., archivos y documentos.
IMPRESORA
Instrumento que permite imprimir en papel, cartulina u otros materiales, el contenido de
un texto o ilustración desde un Computador.

80
SOFTWARE
Es la parte lógica del Computador, (programas, cálculos, y áreas de almacenamientos de
datos).
CODIGO CERRADO
El software propietario (también llamado privativo, de código cerrado o software no
libre) es cualquier programa informático en el que el usuario final tiene limitaciones
para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin modificaciones), o cuyo código
fuente no está disponible o el acceso a éste se encuentra restringido por un acuerdo de
licencia, o por tecnología anti copia.
CODIGO ABIERTO
Código abierto es el término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado
libremente. El código abierto tiene un punto de vista más orientado a los beneficios
prácticos de compartir el código que a las cuestiones morales y/o filosóficas las cuales
destacan en el llamado software libre.

81
ANEXOS
ANEXO 1: ALGUNAS IDEAS QUE RESUMEN LA OFIMATICA
 Las funciones son fórmulas creadas y disponibles en Excel.
 Usar funciones resulta mucho más cómodo y sencillo que crearlas uno mismo.
 Si ya hay funciones para resolver ciertos problemas no resulta operativo tratar de
resolver los ejercicios con fórmulas manuales.
 Todas las funciones existentes las puede encontrar en la barra de fórmulas
pichando sobre el ícono Insertar función
 Las funciones están divididas por categorías para encontrarlas más rápidamente,
también se crea una lista de las utilizadas recientemente lo que hace mucho más
sencillo su uso.
 En una misma fórmula se pueden utilizar varias funciones de acuerdo al caso y
de nuestro requerimiento.
 Todas las funciones disponen de un cuadro de diálogo que facilita y guía en su
aplicación.
 En el cuadro de diálogo de todas las funciones se dispone del signo de
interrogación, en el que se encuentra la ayuda de esa función, para despejar las
dudas que sobre esta se tenga.

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