Marco conceptual
- 1. Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos Ing. Carlos Acuña, MBA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 1
- 2. Introducción a la Gestión de Proyectos Ing. Carlos Acuña, MBA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 2
- 3. Agenda • Guía de los Fundamentos en Dirección de ® Proyectos (PMBOK ) • ¿Qué es un Proyecto? • ¿Qué es la Dirección de Proyectos? • Relaciones entre la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Gestión del Portafolio • Dirección de Proyectos y Gestión de Operaciones • Rol del Director del Proyecto • Factores Ambientales de la Empresa MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 3
- 4. PMBOK ® ® • PMBOK = Guía, Norma, buenas prácticas. • Identificar = proporcionar una descripción general (NO exhaustiva). • Proporciona un vocabulario común. ® • Utilizado por el PMI como referencia fundamental de la dirección de proyectos para sus programas de desarrollo profesional, incluida toda su familia de certificaciones. • Es una guía útil para todos los interesados en la dirección de proyectos MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 4
- 5. Para el examen piensa siempre en proyectos grandes ¿Qué es un Proyecto? Temporal Tiene un comienzo definido y un final definido. Termina cuando el objetivo ha sido logrado. El equipo es disuelto una vez se concluye el proyecto. Único El producto o servicio es diferente en alguna forma de otros productos o servicios. Las características del producto son elaborados gradualmente. gradualmente Elaboración El proyecto se elabora paso a paso de manera gradual continua e incremental. MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 5
- 6. ¿Qué es la Dirección de Proyectos? IDENTIFICAR LOS EQUILIBRAR LAS REQUERIMIENTOS RESTRICCIONES DE ALCANCE, CALIDAD, CRONOGRAMA, PRESUPUESTO, RECURSOS Y RIESGOS ESTABLECER OBJETIVOS ALPICACIÓN DE 42 CLAROS Y PROCESOS DENTRO DE ALCANZABLES LOS 5 GRUPOS DE PROCESOS (INICIACIÓN, PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y CIERRE) MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 6
- 7. ¿Qué es la Dirección de Proyectos? Alcance ad lid Co Ca st os Ri es go po s em Ti Recu rs os MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 7
- 8. Relación entre la dirección de proyectos, programas y portafolios PORTAFOLIO Proyecto PROGRAMA Proyecto Proyecto PROGRAMA Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Portafolio, programas y proyectos MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 8
- 9. Relación entre la dirección de proyectos, programas y portafolios Proyectos Programas Portafolios Alcance Los proyectos tienen Los programas tienen un Los portafolios tienen un definidos objetivos. El alcance mayor y proveen alcance de negocio y alcance es definido de beneficios más significativos cambian con los objetivos forma gradual a lo largo de estratégicos de la todo el proyecto organización Cambio Los gerentes de proyecto El gerente de programa Los gerentes del portafolio gestionan los cambios e gestiona el cambio interno y monitorean implementan los procesos externo al programa permanentemente los para mantenerlos cambios a un nivel general controlados Planificación Los gerentes de proyectos Los gerentes de programa Los gerentes de portafolio elaboran de forma gradual desarrollan el plan de crean y mantienen los la información de alto nivel programa general y crean los procesos necesarios y la detallada en los planes a lo planes de alto nivel como comunicación relativa al largo del ciclo de vida del guía para la planificación portafolio agregado proyecto detallada a nivel de componente. MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 9
- 10. Relación entre la dirección de proyectos, programas y portafolios Proyectos Programas Portafolios Gestión Los gerentes de proyecto Los gerentes de programa Los gerentes del portafolio gestionan al equipo de gestionan el personal del gestiona al personal de proyecto para cumplir con programa y a los gerentes de gestión del portafolio los objetivos del proyecto proyecto; ellos proveen la visión general y el liderazgo Éxito El proyecto es medido por El éxito es medido por el El éxito es medido en el cumplimiento de calidad, grado en el cual el programa términos de rendimiento tiempo, presupuesto y satisface las necesidades y agregado de los satisfacción del cliente beneficios por los cuales fue componentes del portafolio emprendido Seguimiento Los gerentes de proyecto Los gerentes de programa Los gerentes del portafolio monitorean y controlan el monitorean el progreso de los monitorean el rendimiento trabajo de producción de componentes del programa agregado y los indicadores los productos, servicios o para asegurar los objetivos de valor resultados que el proyecto globales de tiempo y costo y fue requerido a producir los beneficios que el programa cumplirá MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 10
- 11. Relación entre la dirección de proyectos, programas y portafolios Proyectos y planificación estratégica • Los proyectos se usan a menudo como medio para lograr uno o varios objetivos del plan estratégico de la organización. Los proyectos se inician por una o más de las siguientes razones: – Una demanda del mercado – Una necesidad comercial – Una solicitud de un cliente – Un avance tecnológico – Un requerimiento legal. MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 11
- 12. Relación entre la dirección de proyectos, programas y portafolios SUPERVISIÓN CENTRAL DE TODOS LOS CRONOGRAMAS CENTRALIZACIÓN DE COORDINACIÓN Y PRESUPUESTOS INFORMACIÓN DE DE RECURSOS PROYECTOS COMPARTIDOS HERRAMIENTAS Y METODOLOGÍA Y SOFTWARE ESTÁNDARES GESTIÓN DE LAS PMO COMUNICACIONES ENTRE PROYECTOS ADMINISTRACIÓN DE POLÍTICAS, GUÍA Y CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTOS Y EN DIRECCIÓN DE PLANTILLAS PROYECTOS MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Oficina de la Dirección de Proyectos 12
- 13. Dirección de Proyectos y Gestión de Operaciones VS. PROYECTO OPERACIONES MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 13
- 14. Rol del Director del Proyecto CONOCIMIENTO DESEMPEÑO DIRECTOR DE PERSONAL PROYECTO ACTITUD Y LIDERAZGO MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 14
- 15. Recordar siempre a la cultura y a los sistemas existentes a los que el proyecto se debe adaptar Factores Ambientales de la Empresa Sistemas de Cultura información existentes Estructura de la Normas organización gubernamentales Infraestructura Personal Factores ambientales de la empresa BD Comerciales Condiciones del mercado Tolerancias al riesgo MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 15
- 16. Ciclo de Vida del Proyecto Ing. Carlos Acuña, MBA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 16
- 17. Agenda • Ciclo de Vida del proyecto • Interesados en el proyecto • Influencias de la organización MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 17
- 18. Ciclo de Vida del Proyecto COSTO D LOS PROBABILIDAD CAMBIOS DE EXITO INFLUENCIA DE RIESGO LOS INTERESADOS TIEMPO DEL PROYECTO Impacto de la variable en función del tiempo del proyecto MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 18
- 19. Ciclo de Vida del Proyecto Actualiza OPERACIONES Y MANTENIMIENTO IDEA Plan de negocio Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Relación entre el Ciclo de Vida del Producto y el Ciclo de Vida del Proyecto MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 19
- 20. Ciclo de Vida del Proyecto Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 FASES SECUENCIALES PUNTOS DE Fase 1 CANCELACIÓN SE PLANIFICA CONFORME Fase 1 AVANCE DE LA FASE Fase 2 Fase 2 FASES ITERATIVAS Fase 3 EJECUCÍÓN RÁPIDA FASES SUPERSPUESTAS MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Fases del Proyecto 20
- 21. “El éxito de la Gerencia de Proyectos depende de la relación que se tiene con los interesados en el proyecto” Anónimo Interesados en el Proyecto Oficina de Proyectos (PMO) Usuarios Vendedores Gerentes de Director del Proyecto Operaciones Patrocinador Equipo del proyecto Director del Programa Director del MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Portafolio 21
- 22. Influencias de la Organización Culturas y estilos de la organización • “La cultura es un tipo de software mental, la programación colectiva que distingue los miembros de un grupo de personas de otro”. Geert Hofstede Valores y Políticas y CULTURA Normas procedimientos Ética y horario Relaciones laboral de autoridad MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 22
- 23. Asume que siempre estas en una organización matricial Influencias de la Organización Estructura de la organización • Funcional – Jerarquía donde cada empleado tiene un supervisor claramente establecido. • Orientada a proyectos – La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto y los gerentes de proyecto cuentan con gran autoridad. • Matricial – Mezcla de ambas. MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 23
- 24. Tipo Descripción ¿Quién esta Ventajas Desventajas a cargo? Funcional Organización Gerente •Más fácil gestión de •El gerente de proyecto muy común Funcional especialistas tiene poca autoridad donde los •El equipo de trabajo •Los proyectos tienen miembros del reporta a un solo bajas prioridades equipo trabajan supervisor •Las personas ponen para un •La compañía esta mayor esfuerzo en su departamento y agrupada por trabajo funcional y no en pueden ser especialistas el proyecto prestados a un proyecto de vez en cuando Orientada a La organización Gerente de •Eficiente organización •“No home” para los Proyectos es estructurada Proyecto por proyectos miembros del equipo una de acuerdo a •Lealtad hacia el vez acabado el proyecto proyectos y no a proyecto •Falta de especialización departamentos •Comunicación más en algunas disciplinas efectiva que en •Menor eficiencia de organizaciones recursos funcionales Matricial Una organización Poder •Mejor control de •Más de un jefe para los híbrida donde los balanceado recursos miembros del equipo de individuos tienen entre ambos •Mayor soporte que en proyecto un gerente de gerentes organizaciones •Más compleja proyecto y un funcionales administración y control gerente funcional •Máxima utilización de •Mayor conflicto recursos escasos MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN EN LOS PROYECTOS 24
- 25. Influencias de la Organización Matricial Débil Matricial Matricial Fuerte Equilibrada Título del Coordinador de proyecto, Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de líder de proyecto Proyecto Enfoque del Distribuido entre el proyecto Trabajo del proyecto Trabajo del Proyecto Gerente de y sus responsabilidades Proyecto funcionales Poder del Poder y autoridad mínima Poder y autoridad Poder y Autoridad Gerente de balanceado completa Proyecto Tiempo Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo Completo asignado al proyecto del GP Estilo de Más probable una Mezcla de ambas Más probable una organización organización funcional organización orientada a proyectos El Gerente de Gerente Funcional Gerente Funcional pero Gerente de los proyecto comparte autoridad y Gerentes de Proyectos reporta a: poder o Project Officer MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP ORGANIZACIONES DE ESTRUCTURA MATRICIAL 25
- 26. Influencias de la Organización Lecciones Base de datos de aprendidas la organización Archivos del proyecto Información histórica Activos de los procesos de la organización Procedimientos Plantillas Guías MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 26
- 27. Procesos de la Dirección de Proyectos Ing. Carlos Acuña, MBA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 27
- 28. Agenda • Interacciones entre procesos • Grupos de Procesos de Iniciación • Grupos de Procesos de Planificación • Grupos de Procesos de Ejecución • Grupos de Procesos de Seguimiento y Control • Grupos de Procesos de Cierre MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 28
- 29. Interacciones entre los Procesos Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 29
- 30. Interacciones entre los Procesos Interacción entre los procesos Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 30
- 31. Grupo del Proceso de Iniciación Límites del Proyecto Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 31
- 32. Grupo del Proceso de Iniciación Grupo del Proceso de Iniciación Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 32
- 33. Grupo del Proceso de Planificación Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Grupo del Proceso de Planificación 33
- 34. Grupo del Proceso de Ejecución Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Grupo del Proceso de Ejecución 34
- 35. Grupo del Proceso de Seguimiento Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Grupo del Proceso de Seguimiento y Control 35
- 36. Grupo del Proceso de Cierre Grupo del Proceso de Cierre Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición MBA CARLOS ACUÑA, PMP, PMI-SP, PMI-RMP 36