Modelo Plan de emergencia

COORDINACION ASESORES
GENERAL
EGURIDAD COMUNICACIONES

EVACUACIÓN BRIGADA DE ADMINISTRACIÓN
EMERGENCIASEMPRESARIALES DE EMERGENCIA.
PLANES Y MANTENIMIENTO

Introducción

La preparación para la atención de las emergencias y las contingencias es una
actividad que debe llevarse a cabo indistintamente del tamaño de la empresa o del
riesgo que ésta genere, pues todos sin excepción, estamos expuestos a enfrentar
eventos internos o externos que causan daños a las personas y perdidas
económicas, estas se pueden disminuir a través de la elaboración, organización e
implementación del plan de emergencias.

Con esta información usted podrá:

• Identificar los riesgos que pueden convertirse en una emergencia y generar
daños en la salud de los trabajadores y pérdidas tanto a la empresa como al
medio ambiente
• Elaborar y dar a conocer el plan de emergencias con el fin de mitigar los riesgos
existentes
• Proporcionar a los participantes instrumentos, conocimientos y técnicas para el
diseño y elaboración del Plan de Emergencia y contingencias, para evitar los
efectos destructivos de cualquier eventualidad, permitiendo así proteger la
integridad, la vida, el entorno ambiental y laboral

Justificación

Cabe destacarse que el análisis de los antecedentes de la empresa en relación
con las situaciones de emergencia presentadas en alguna oportunidad o la
ausencia de las mismas, ya sea porque se han establecido mecanismos
adecuados de control o porque la buena fortuna ha impedido su ocurrencia y
consecuencias.

De esta manera se plantea la necesidad de la formulación del plan, de la
conformación de la brigada de emergencia y del conocimiento y participación de
todos los trabajadores de una empresa.

Marco Teórico

 Qué términos debo tener en cuenta?

• Plan de emergencia: Definición de políticas, organización y métodos, que
indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo
general y en lo particular, en sus distintas fases
• Plan de contingencia: Componente del plan para emergencias y desastres
que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de
presentarse un evento específico
• Amenaza: Factor externo de riesgo, con respecto al sujeto o sistema expuesto,
representado por la potencial ocurrencia de un suceso de origen natural o
provocado por la actividad humana, que puede manifestarse en un lugar
específico, con una intensidad y duración determinada.
• Prevención: Conjunto de acciones cuyo objeto es impedir o evitar que sucesos
naturales o generados por la actividad humana, causen desastres.
• Riesgo: Probabilidad de exceder un valor específico de daños sociales,
ambientales y económicos, en un lugar dado y durante un tiempo de exposición
determinado.
• Vulnerabilidad: Factor interno de riesgo, de un sujeto o sistema expuesto a
una amenaza, que corresponde a su disposición intrínseca a ser dañado.
• Preparación: Conjunto de medidas y acciones para reducir al mínimo la
pérdida de vidas humanas y otros años, organizando oportuna y eficazmente la
respuesta y la rehabilitación.
• Desastre: Alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y el
medio ambiente, causadas por un suceso natural o generado por la actividad
humana, que exceden la capacidad de respuesta de la comunidad afectada
• Mitigación: Resultado de una intervención, dirigida a reducir riesgos.
• Alerta: Estado declarado con el fin de tomar precauciones específicas, debido a
la probable y cercana ocurrencia de un evento adverso.
• Escenario: “La descripción de un futuro posible y de la trayectoria asociada a
él”.
• Rehabilitación: Recuperación a corto plazo de los servicios básicos, e inicio de
la reparación del daño físico, social y económico.
• Respuesta: Acciones llevadas a cabo ante un evento adverso y que tienen por
objeto salvar vidas, reducir el sufrimiento humano y disminuir pérdidas.
• Reconstrucción: Proceso de reparación a mediano y largo plazo, del daño
físico, social y económico, a un nivel de desarrollo igual o superior al existente
antes del evento.
• Desarrollo: Aumento acumulativo y durable de cantidad y calidad de bienes,
servicios y recursos de una comunidad, unido a cambios sociales, tendiente a
mantener y mejorar la seguridad y la calidad de la vida humana, sin
comprometer los recursos de las generaciones futuras.

 Qué legislación debo tener en cuenta?

• Decreto Ley 919 de 1989

• Ley 99 de 1993

 Qué es un Plan de Emergencias?
Es el instrumento que define políticas, objetivos, estrategias, acciones y
programas mediante los cuales se deben orientar las actividades intra e
interinstitucionales para la prevención y mitigación de riesgos, los preparativos
para la atención de emergencias, la rehabilitación en caso de desastre, y
entrenamiento personal para aplicar dichas técnicas.

Se debe definir la secuencia de las acciones a desarrollar para el control inicial de
las emergencias, ante lo cual corresponde responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué se hará?
• ¿Quién lo hará?
• ¿Cuándo?
• ¿Cómo?
• ¿Dónde?

El plan debe diseñarse para atender las emergencias y desastres con los recursos
disponibles en la empresa, como si el impacto de la amenaza se presentara en el
momento. Con el pasar del tiempo el plan se debe ir modificando, de no seguirse
este proceso, el plan no será aplicable.

El plan debe mantenerse actualizado y estar disponible en todo momento para el
uso de las personas que intervengan en el mismo. Su éxito dependerá de lo
sencillo, práctico y fácil que sea de ejecutar, así como del conocimiento del mismo
que tengan las personas que intervienen en él, lo cual se logra a través de
actividades periódicas de capacitación y simulacros.

Organización es la palabra clave en la reducción de las pérdidas ocasionadas por
la aparición de un evento calamitoso imprevisto en la empresa o la comunidad.

Esta preparación la logramos organizando equipos de trabajadores, empleados y
directivos que, capacitados, dotados y entrenados, puedan enfrentar cualquier tipo
de emergencia.

El plan general de emergencias para la empresa es la combinación de un sistema
de administración y otro sistema operativo.

El sistema administrativo se encarga de la planeación, de recursos y de la
dirección de las actividades necesarias para enfrentar la emergencia.

El sistema operativo, que está conformado por las brigadas y equipos de auxilio en
general públicos y privados, se encargarán de realizar las acciones para enfrentar
la emergencia.

 Qué características tiene un Plan de Emergencias?

• Debe formularse por escrito
• Deben tener aprobación de la máxima autoridad de la empresa
• Debe ser difundido ampliamente para su condimento general
• Debe ser enseñado y verificado su aprendizaje
• Debe ser practicado regularmente a través de “simulacros”

 Qué objetivos debo tener en cuenta?

• Evitar cualquier eventualidad y sus efectos destructivos, a través de acciones
que orienten a la prevención y mitigación de riesgos, permitiendo así proteger la
integridad, la vida, el entorno ambiental y laboral
• Identificar y valorar los riesgos que pueden generar emergencias (magnitud,
posibilidad)
• Organizar los medios humanos y materiales que permitan hacer frente a las
emergencias
• Aplicar los procedimientos operativos y administrativos preestablecidos para
reestablecer las condiciones normales de operación
• Reducir las perdidas humanas y económicas

 Cuáles son los elementos que se requieren para elaborar un Plan de
Emergencia?

• Datos Generales de la Empresa
• Planos de la Empresa
• Evaluación y Análisis de Riesgos
• Croquis señalando Rutas de Evacuación, salidas de Emergencia y puntos de
reunión
• Croquis señalando la distribución de Equipo Contra Incendio y sus Inspecciones
• Número de teléfonos para emergencia
• Manual de Primeros Auxilios
• Brigadas existentes en la Empresa
• Programa de Capacitación a todo el personal

• Programa de Simulacros
• Programa y Bitácora de Mantenimiento a Maquinaría y Equipo
• Ubicación de equipo de Primeros Auxilios
• Manuales y Procedimientos de actuación por tipo de riesgo
• Sistemas de Alarma (Sistema de Alarma Audible y Visible, Lámparas de
Emergencia Detectores de Incendio, Etc.)
• Manuales y Procedimientos para Evacuación y Restablecimiento

 Cuáles son los criterios básicos del Plan?
Todo Plan de Emergencia debe ser básico, flexible, conocido y ejercitado,
debiendo haber sido probado y actualizado.

Básico

Todo Plan de Emergencia debe permitir ofrecer una primera respuesta de
emergencia a todos los supuestos que se consideren como razonablemente
posibles. Esta respuesta, debería ser completa a pesar de su sencillez, o lo que es
lo mismo debe funcionar por sí sola. Ello supone que debe contemplar las tareas
de salvamento, clasificación, atención y evacuación de los heridos.

Sobre esta respuesta inicial debe acoplarse de manera ordenada toda la ayuda
exterior que vaya llegando a la zona siniestrada, permitiendo la realización de
tareas más complejas y sobre todo dotando a la respuesta de emergencia de un
mayor potencia en sus cometidos (salvamento, clasificación, atención y
evacuación de heridos hacia centros hospitalarios).

Flexible

La respuesta del Plan a cada una de las facetas contempladas debe ser flexible a
las necesidades del momento, permitiendo una rápida transferencia de los
recursos hacia otras facetas que la puedan precisar, otro tipo de recursos o
sencillamente más recursos. Ello supone que si en un momento determinado no
existiera fuego en la zona crítica, las brigadas deberían comenzar a realizar el
rescate de las víctimas, apoyando desde un inicio las tareas de clasificación y
atención a los heridos. De esta misma forma si los heridos son rescatados uno a
uno, la clasificación de heridos resultará sobredimensionada, necesitando ser
reajustado a las necesidades de cada momento.

El hecho de que el Plan sea flexible no quiere decir de ninguna manera que
fomente la improvisación, mas bien lo contrario, debe intentar contemplar las
necesidades variables de cada tipo de respuesta, formando a los equipos de
respuesta en las tareas más sencillas de los equipos que van a trabajar junto a
ellos.

Conocido

Si el Plan de Emergencia no es conocido por las personas que inicialmente van a
responder a él, difícilmente puede ser eficaz. Este es el tan conocido concepto
americano del "Plan de Papel", un precioso plan, bien encuadernado, que adorna
la estantería y se enseña a las visitas para impresionarlas, pero que sin embargo
no tiene ningún tipo de respuesta pues es desconocido por sus actores.

Por lo tanto, todo Plan de Emergencia que se precie debe contemplar la forma en
que se da a conocer a las personas que en él van a actuar así como la
periodicidad de estas acciones.

Ejercitado

Si se pretende que una determinada persona realice una acción es necesario,
aparte de que esta persona conozca su función en el Plan, formarle para que sea
capaz de llevarla a cabo con la eficacia necesaria.

Por esto, todo Plan de Emergencia, debe llevar anexo un Plan de Formación.

Probado

Una vez que el Plan es conocido y que el personal ha sido formado en la
respuesta que de ellos se espera, el Plan debe ser probado mediante Simulacros
de Emergencia de una manera parcial o completa. Los simulacros parciales
permiten probar la respuesta del plan en determinadas áreas, sin necesidad de
movilizar a todas las personas involucradas. Los simulacros generales dan una
valoración global de la eficacia del Plan, pero su organización es compleja y
costosa.

Tras la realización de cualquier tipo de simulacro se debe realizar una reunión de
cada una de las áreas para valorar la eficacia del Plan en esa área concreta, y
finalmente una reunión de un representante de todas las áreas que valore la
eficacia global del Plan, si el simulacro ha sido general.

Actualizado

Todo Plan debe ser regularmente actualizado con objeto de ajustarse a los
cambios surgidos en la empresa. La periodicidad con que el Plan debe ser
revisado depende de lo cambiantes de las circunstancias, pero con carácter
general se acepta como bueno el carácter anual de este tipo de revisión. Este tipo
de revisiones conlleva la existencia de una Comisión de Actualización del Plan de
Emergencia, que es la encargada de elaborar las modificaciones necesarias, de
difundirlas y de encargarse de que lleven a cabo las actividades formativas
establecidas.

 Cuáles son las funciones básicas del plan?
Como ya se ha recogido, todo Plan a pesar de su sencillez debe poder funcionar
por sí mismo, sin la ayuda de otros planes e instituciones. Ello supone que debe
contemplar la realización de las siguientes funciones:

• Salvamento
• Clasificación de heridos
• Atención de heridos
• Evacuación de heridos

Para que estas funciones se puedan desarrollar de manera ordenada y eficaz,
resulta necesario la existencia de las siguientes funciones integradoras: Mando,
Seguridad, Punto de Reunión y Comunicaciones.

Cadena de mando

Debe estar perfectamente clara para todas las instancias que participan en la
emergencia desde el momento en el que el Plan de Emergencia es aprobado. En
cualquier caso, se recordará de forma activa a todo el personal que acuda en
socorro de la emergencia a la entrada al Punto de Reunión.

Tradicionalmente se ha recogido la existencia de dos Puestos de Mando. El
Puesto de Mando Avanzado, lugar de encuentro de los coordinadores de las
diferentes áreas de respuesta en el lugar. Se trata de un Puesto de Mando
inminentemente operativo en aras de que los Equipos de Bomberos, Sanitarios y
Policía puedan trabajar de la manera mas eficaz sin interferirse.

El segundo Puesto de Mando al que se hacía referencia lo constituye el Puesto de
Mando Principal, donde se encuentra la Autoridad que dirige la Emergencia y un
responsable de las principales instancias que hacen frente a la emergencia. Su
ubicación debe permitir comunicarse tanto con la zona de la emergencia como con
el exterior.

Seguridad de la zona

Toda la zona en la que se están realizando las tareas de extinción del fuego,
salvamento, clasificación, atención y evacuación de heridos debe ser rápidamente
señalada y custodiada por las fuerzas de seguridad privadas y publicas de
acuerdo al caso, con objeto de evitar la entrada indiscriminada de personas a este
área. De la misma forma las rutas de acceso y de evacuación deben ser reguladas
tan pronto como sea posible. Con este sentido, las fuerzas de seguridad
secundarán a los responsables de cada área con el objeto de que sean seguidas
sus indicaciones.

Reunión de recursos

Ha quedado largamente demostrado la necesidad de reunir los recursos exteriores
que acuden en respuesta de la emergencia en un lugar determinado antes de
darles acceso a la zona de emergencia. Este hecho intenta simplificar la
localización del lugar de la emergencia, al tiempo que pretende recordar a todos
los constituyentes de estos equipos que deben seguir las pautas recogidas en el
Plan de Emergencia.

Comunicaciones

Las comunicaciones se han mostrado siempre como un punto crítico en la
respuesta a este tipo de emergencias.

El esquema más básico, y que ha demostrado una mayor eficacia, es aquél que
contempla la comunicación directa entre las personas de un mismo equipo por un
canal exclusivo, y la comunicación directa de las diferentes áreas sin necesidad de
intermediación a través de un canal común.

El uso de equipos de radio portátiles se ha mostrado hasta la fecha como el más
operativo, sin desatender a la telefonía móvil para comunicaciones directas entre
el lugar de la emergencia y el exterior de la empresa.

Las comunicaciones del Puesto de Mando Principal se realizarán utilizando todos
los recursos disponibles, basando inicialmente su mayor peso en la telefonía
convencional de cara a comunicarse con el exterior de la empresa y en los
equipos de radio para las comunicaciones con la zona de emergencia.

 Cuáles son la etapas para tener en cuenta en un Plan de Emergencias?

 Etapa 1 Estudio técnico

Se debe realizar un diagnóstico que justifique la implementación del plan de
emergencias.

Se debe analizar los tipos de desastres naturales y tecnológicos que pueden
afectar la empresa como son: incendio y explosión, inundaciones, terremotos,
escape de gases, entre otros.

Análisis de Amenazas

Identificación participativa de amenazas “lluvia de ideas”

Establecimiento de prioridades respondiendo:

¿Cuáles amenazas generaría un mayor daño?
¿Cuál se presenta más frecuentemente?

Categorías de amenazas

Primera: constituyen una amenaza con corta recurrencia (se sugiere menor a 5 o
10 años) y que generan daños comparativamente más severos y de más amplia
cobertura.

Segunda: aquellas que constituyen una amenaza con largos periodos de
recurrencia (se sugiere mayor de 10 años) y que generan daños
comparativamente severos y de amplia cobertura.

Tercera: aquellas que constituyen una amenaza con corta recurrencia (se sugiere
5 o 10 años) y que generan daños intermedios o menores y, mas circunscritos.

Cuarta: aquellas que constituyen una amenaza con largos periodos de recurrencia
(se sugiere mayor de 10 años) y que generan y que generan daños intermedios o
menores y, mas circunscritos.

Revisión técnica

Para cada amenaza descrita se debe revisar:
 Estudios o investigaciones realizadas
 Estudios o investigaciones en curso
 Revisión de la vigilancia y monitoreo necesaria

Evaluación de las amenazas

Para cada amenaza identificar:
 Registro del análisis histórico
 Magnitudes
 Área de influencia
 Probabilidad, frecuencia, recurrencia
 Zonificación relativa

Análisis de vulnerabilidad

Se evaluará la vulnerabilidad de:

 Elementos expuestos: poblaciones, áreas o sectores expuestos
 Características de la población expuesta: Número de habitantes, estado de
salud, estrato socio-económico, perfil educativo, actividades económicas

predominantes, infraestructura de servicios, acceso, antecedentes sociales y
políticos
 Nivel de organización: Nivel de conocimiento sobre el riesgo, acciones
adelantadas para minimizar el impacto; actividades dispuestas para responder al
evento y recuperar los posibles daños

 Capacidad de respuesta de la población : Nivel de conocimiento sobre el
riesgo, actitud demostrada por la comunidad; participación en el diseño, prueba y
ejecución de planes

Estimación de escenarios de riesgo

El Plan de Emergencia de una empresa debe recoger los supuestos de actuación
que parezcan más probables de que pudieran ocurrir en estas instalaciones. A
priori, los supuestos que se deben recoger dependerán de las condiciones propias
de cada empresa.

Esto se realizará para amenazas específicas y sujetos expuestos determinados,
para lo cual se confrontará la descripción de la amenaza y de las vulnerabilidades,
empezando por aquellos peligros donde la vulnerabilidad es más alta; teniendo en
cuenta dos factores, la referencia histórica y la proyección actual y futura del
crecimiento de la población y de los procesos existentes

La estimación se considerara en términos de:

 Máximo probable
 Intermedio
 Minima probable

Planeación por escenarios

Se determinaran escenarios para sustentar y articular sobre y con los imaginarios
reales de la población, los escenarios de las emergencias, estos se determinaran
de la siguiente forma:

 Imaginarios
 Formales: Este parte de la interpretación hecha por los agentes institucionales
 Reales o cotidianos: Se basará de la lectura efectuada por la población
involucrada

Beneficios

 Mayor agilidad
 Racionalización de recursos

Variables que se definen en la planeación por escenarios

 Personal
 Maquinaria y equipo
 Herramientas y aparejos portátiles
 Transporte
 Servicios y apoyo

Estrategias

Para enfrentar con éxito los eventos imprevistos es preciso predeterminar los
procedimientos y estrategias a emplear; la planeación por escenarios es una de
las estrategias que ofrece mayores resultados permitiendo con un sistema
modular, mayor agilidad y racionalización de recursos.

Este procedimiento se logra definiendo escenarios hipotéticos, empezando por
aquellos peligros donde la vulnerabilidad es más alta.

Por ejemplo: En el escenario de incendio se determina previamente los elementos
necesarios para enfrentarlo con éxito así:

 Personal: Necesario, disponible, si no es suficiente en dónde se puede
conseguir.
 Maquinaria y equipo: Necesario, disponibles, si no es suficiente, los datos en
dónde se puede ubicar o conseguir; ejemplo: extintores, grúas.
 Herramientas y aparejos portátiles: Los necesarios, los disponibles, si no son
suficientes en dónde se pueden conseguir; ejemplo: hachas, motosierras.
 Transporte: Necesario, disponible si no es suficiente, en dónde se puede ubicar
o conseguir.
 Servicios y apoyo: Necesario, disponible y si no son suficientes en dónde se
ubican o consiguen; ejemplo: especialistas en rescate, servicios de alimentación.

 Etapa 2 Definir estructura operativa y administrativa
La primera condición para desarrollar el plan de emergencias en una empresa, es
contar con una política de la gerencia, que le dé prioridad a la prevención y el
control de los riesgos.

• Políticas
• Objetivos
• Responsabilidad
• Organigrama
• Funciones

• Auditorias
• Divulgación

Política del Plan de Emergencia

 Propiciar las condiciones de seguridad necesarias para todas las personas que
habitan las instalaciones de la empresa.

 Disminuir o controlar los factores que generen emergencias.
Objetivos del Plan de Emergencias

En el Plan de Emergencia se deben tener en cuenta los siguientes objetivos:

 Facilitar la evacuación total o parcial de las instalaciones industriales
 Proteger el ambiente de la contaminación y daños asociados como
consecuencia de la emergencia
 Garantizar los medios de atención médica para estos casos. Brindar facilidades
y medios para el rescate de personas
 Preservar los bienes o activos de los daños que se puedan generar como
consecuencia de las emergencias

 Etapa 3 Realizar el Plan de evacuación
Plan de evacuación: Conjunto de actividades y procedimientos tendientes a
conservar la vida y la integridad física de las personas, desalojándolas de una
zona de riesgo a una zona segura en el menor tiempo posible, durante una
emergencia.

Se deben definir los procedimientos, función coordinadores, alarmas, puntos
vulnerables, vías de evacuación, sitios de reunión, señalización, demarcaciones.

Se deben identificar de las amenazas, para determinar qué tan probable es que
una amenaza específica se desencadene en una situación de emergencia.

Luego de conocer la naturaleza de las amenazas que tiene la empresa, se definen
los recursos con los cuales se cuenta para evitar y atender una emergencia. Con
el plan de emergencias, se preparan oportunamente los recursos para la atención
de las emergencias.

Con base en esto se deben definir las acciones.
En esta etapa se desarrollan las acciones de capacitación y entrenamiento y la
gestión operativa para llevar a cabo el Plan de Emergencias.

 Etapa 4 Implementación del plan de emergencias

Toda empresa necesita definir e implementar su plan de emergencias que le
permita estar preparada para prevenir y actuar en caso de ser necesario.

En esta etapa se debe:

Conformar las brigadas de emergencias definiendo:
 Organización
 Capacitación
 Mantenimiento
 Actualización
 Ejercicios

Realizar los simulacros de evacuación, determinando:

 Comunicaciones y Alarmas
 Acción sistemas de protección
 Comportamiento humano
 Ubicación de Equipos
 Procedimientos y Toma de decisiones
 Interacción con grupos externos
 Cumplimiento de Objetivos
 Tiempos de reacción de los coordinadores, brigadistas y trabajadores

Los simulacros sirven para:

 Verificar el estado de preparación de la organización en el manejo eficaz de una
emergencia

 Evaluar la habilidad del personal en el manejo de la situación, complementando
su entrenamiento
 Disminuir y optimizar el tiempo de respuesta ante la situación de emergencia
 Promover la difusión del plan entre los empleados para afrontar una situación
de emergencia
 Medir la capacidad de respuesta de grupos y organización ante un evento de
posible ocurrencia.

 Cuáles son las fases para un Plan de Emergencias?

 Fase previa
• Preparativos plan emergencias

En esta fase se deben definir los aspectos que servirán para la correcta
planificación de actividades a realizar cuando se genere una emergencia, para lo
se debe definir:

 Sistemas de alerta
 Definición de alarmas y Señalización
 Procedimientos de respuesta Institucional y comunitaria
 Previsión de necesidades
 Dotación estratégica
 Movilización de recursos
 Educación, capacitación e información
 Trabajo comunitario

Estados de Alerta

 Nivel 0: Normalidad
 Nivel 1: Observación, revisión de planes institucionales y comunitarios
 Nivel 2 : Alistamiento y disponibilidad (en algunos casos implica desplazamiento
institucional)
 Nivel 3 : Respuesta institucional y comunitaria parcial
 Nivel 4 : Respuesta institucional y comunitaria total (según lo previsto)

• Coordinación

En esta fase se debe determinar como se coordinarán los procedimientos en el
plan de emergencia y las comunicaciones.

 Procedimientos: Fijar con claridad los criterios de convocación. Describir los
mecanismos y pasos a seguir para ser efectiva la coordinación en cada uno de
los niveles
 Comunicación: Definir los canales por los cuales fluyen los mecanismos de
coordinación

 Fase de reacción
En esta fase se determinarán los niveles de respuesta, teniendo en cuenta:

 Activación de alarmas
 Notificación y verificación
 Activación de procedimientos operativos
 Evacuación
 Evaluación de daños
 Análisis de necesidades
 Prioridades en la respuesta
 Definición del plan de acción
 Movilización institucional
 Búsqueda y Rescate
 Transporte
 Comunicaciones
 Atención en salud
 Aislamiento y seguridad
 Abastecimiento y provisiones
 Alojamiento temporal
 Remoción de escombros
 Control del evento
 Servicios Públicos
 Registro y sistematización
 Trabajo social y psicológico
 Información pública
 Asistencia externa
 Coordinación para la rehabilitación

 Qué se debe tener en cuenta para la programación de un Plan de
Emergencias?

Para programar el Plan de Emergencias se debe tener en cuenta ante todo los
siguientes principios, para que este sea eficaz y eficiente al momento de su
implementación.

 El principio de la racionalidad
 El principio de previsión
 El principio de universalidad
 El principio de unidad
 El principio de continuidad
 El principio de inherencia

Contenido

1. Información General
2. Dependencia
3. Fecha de Elaboración
4. Ubicación Estratégica
5. Justificación
6. Diagnostico
7. Viabilidad
7.1. Viabilidad Sociocultural
7.2. Viabilidad Financiera
7.3. Viabilidad Técnica
7.4. Viabilidad Ambiental
7.5. Sostenibilidad
8. Objetivos
8.1. Objetivo general
8.2. Objetivos específicos
9. Metas
10. Metodología
11. Cobertura
11.1. Localización geográfica
11.2. Beneficiarios
12. Duración
13. Resultados esperados
14. Sistema de Evaluación y cumplimiento de metas
15. Evaluación final
16. Responsables
17. Relaciones
18. Aspectos administrativos
19. Recursos económicos
19.1. Aportes
19.2. Rubros de gastos
20. Recursos Humanos
21. Recursos Físicos
22. Cronograma
23. Observaciones

Para generar un mejoramiento continuo, toda respuesta en evento simulado o real
debe ser evaluada y analizada para generar las acciones de mejora
correspondientes y las modificaciones que correspondan en el Plan de
Emergencia.

Para obtener mejores resultados en la evaluación, se verificarán los siguientes
ítems:

 Descripción
 Particularidades del evento
 Antecedentes históricos
 Distribución y concentración de los daños
 Consecuencias políticas en la región
 Consecuencias económicas y sociales
 El Manejo de la Emergencia
 La aplicación del Plan de Emergencia y contingencias
 Estrategia de comando de operaciones
 Movilización de recursos
 Manejo de competencias, nivel nacional, regional y local
 Respuesta comunitaria
 Políticas sectoriales de recuperación
 ¿Cuál fue el balance?
 Prospectiva

 Qué es un Comité de Emergencias?
Es la estructura responsable de coordinar la ejecución de las actividades antes,
durante y después de una emergencia o desastre.

La creación y funcionamiento del Comité de Emergencia debe contar con la
aprobación y apoyo de la máxima jerarquía del centro de trabajo para garantizar el
cumplimiento y la efectividad de sus tareas. Así mismo, las personas que lo
integren deben tener poder de decisión y aptitudes que las hagan idóneas para
ocupar estos cargos.

 Cuáles son la funciones del Comité de Emergencias?

 Velar por el cumplimiento de las disposiciones del plan nacional para la
prevención y atención de desastres
 Efectuar estudios sobre la ocurrencia de desastres
 Realizar promover y coordinar programas de capacitación educación e
información publica
 Asumir la dirección y coordinación de actividades necesarias para atender una
situación de desastres local declarada

 Ejecutar los planes de contingencia
 Garantizar una respuesta rápida y eficaz para el pronto retorno a la normalidad
 Organizar las comisiones de trabajo

 Cómo se organiza el Comité de Emergencias?
El comité se debe organizar para cubrir las tres áreas principales, en las cuales se
desarrollen sus actividades como son:

 Técnica: orientada a promover la incorporación de la prevención y mitigación
dentro del proceso de planificación

 Operativa: dirigida a realizar preparativos para la atención inmediata en caso
de que se presente un fenómeno natural o antrópico

 Educativa: orientada al desarrollo de actividades que permitan introducir los
conceptos de prevención en la cultura

 Qué es un Plan de Ayuda Mutua?
Consiste en un acuerdo entre empresas vecinas o del sector que les permite
prestarse colaboración en la eventualidad de una emergencia que demande
mayores recursos de los propios disponibles

La colaboración con empresas del sector es un proceso integrador de altos
rendimientos costo – beneficio

 Qué debe contener un Plan de Educación Continúa?
La educación continuada debe estar dirigida a todo el personal y debe tratar los
siguientes temas:

 Plan para emergencia
 Prevención y extinción de incendios
 Plan de evacuación
 Primeros auxilios
 Ayuda mutua
 Costo beneficio del plan para emergencia

 Qué recursos necesito para el Plan de Emergencias?

Para enfrentar con éxitos los eventos se debe predeterminar los elementos que se
requieran así:

 Personal: Determinar la cantidad de trabajadores que se requieren para la
atención de la emergencia.
 Maquinaria y equipo disponibles: Se debe establecer el tipo y cantidad de
equipos y maquinaria que se requiera.
 Herramientas y aparejos portátiles Los necesarios disponibles, si no son
suficientes ubicar en dónde se pueden conseguir otros.
 Transporte necesarios disponibles, si no son suficientes en dónde se pueden
conseguir
 Servicios y apoyo externo: Lo constituyen entidades del orden público o
privado que puedan contribuir a la atención de emergencias en la empresa.
El apoyo administrativo es fundamental en la estructuración de los planes de
emergencia y su participación se resume en:

 Definición de la política: Expresa la directriz de la empresa, respecto a los
aspectos vitales en la organización
 Concientización: Con respecto a las amenazas existentes o potenciales para la
empresa
 Orientación de los objetivos: De acuerdo con el análisis de vulnerabilidad
 Asignación de recursos: Incluye la inversión en dotaciones, equipos elementos,
servicios y soporte necesarios
 Planeación: Previamente establecer procedimientos, planes y recursos que se
van a utilizar en la organización
 Alcance: Define hasta donde se puede extender el plan para emergencias
condicionado a los riesgos o amenazas existentes

 Qué funciones debe cumplir el Comité de Apoyo Administrativo?

 Determinar la estructura del plan de acuerdo a las amenazas
 Dirigir las actividades del plan
 Definir el sistema de vigilancia
 Coordinar con los entes externos
 Racionalizar el uso de recursos, adquisición y mantenimiento
 Coordinar con las autoridades del lugar
 Planes de suministros, comunicación y transporte
 Manejar la información sobre el evento

 Qué importancia tiene el análisis de la vulnerabilidad para el Plan de
Emergencias ?

La elaboración del plan de emergencia parte del conocimiento de la vulnerabilidad
operativa (deficiencias en la prestación de los servicios, tales como cantidad,
continuidad y calidad), de la vulnerabilidad física (debilidades de los componentes
físicos de los sistemas) y de la vulnerabilidad administrativa (debilidad
organizativas y administrativas de la empresa para responder ante los impactos).

Las amenazas de la zona se identifican mediante el análisis de probabilidad de
ocurrencia de fenómenos naturales de los riesgos de la actividad humana y
operacional de los sistemas. A los riesgos de la actividad humana también se les
ha denominado riesgos tecnológicos.

Al proceso de identificación y cuantificación de estas debilidades se le denomina
análisis de vulnerabilidad y es el proceso mediante el cual se determina la
capacidad del sistema y sus componentes para resistir el impacto de una
amenaza. Se identifican también las fortalezas de los sistemas y de la
organización, por ejemplo, el personal con experiencia en operación,
mantenimiento, diseño y construcción para atender las emergencias y desastres.

El análisis de vulnerabilidad cumple tres objetivos básicos:

 Definir las medidas que incluirá el plan de mitigación, tales como obras de
reforzamiento, planes específicos de mejoramiento de áreas y estudios detallados
de cimentación y estructuras para disminuir la vulnerabilidad se los componentes.

 Definir las medidas y procedimientos para elaborar el plan de emergencias,
estado que facilitará la movilización de la empresa para suplir el servicio en
condiciones de emergencia y desastre si el impacto se presentara antes que las
medidas de mitigación se hubieran implementado.

 Evaluar la efectividad de las acciones de mitigación del plan de emergencia, de
actividades e implementación y capacitación como simulacros, seminarios y
talleres.

El proceso parte del conocimiento del sistema y sus componentes, de su
funcionamiento y de la caracterización del evento que lo impactará. La
superposición del evento en un mapa de riesgos, sobre el mapa del sistema,
determinará los componentes más vulnerables y como resultado final, la
identificación de las medidas de mitigación que deban implementarse y las
medidas de emergencia que deban ponerse en práctica si las de mitigación no se
hubieran ejecutado.

 Qué debo saber acerca de la vulnerabilidad?

En su significado más amplio, vulnerabilidad es la susceptibilidad o factor de
riesgo interno de un componente o del sistema como un todo, de ser dañado total
o parcialmente por el impacto de una amenaza. A la magnitud del daño
cuantificado o medido se le denomina vulnerabilidad.

Dos condiciones contribuyen a la vulnerabilidad de un componente:

 La existencia de la amenaza
 La condición de debilidad del componente

Estas condiciones deben analizasen separadamente y luego en forma combinada,
pues la primera depende únicamente de la zona donde está el componente y la
segunda depende de su propio componente: ubicación, estado y conservación.

La existencia de la amenaza es una condición de la zona donde se asienta el
elemento, por ejemplo: zona afectada por inundaciones, zona sísmica, etc.

La debilidad del elemento depende de dos condiciones:

 La ubicación del componente respecto a la zona de impacto de la amenaza por
ejemplo, áreas susceptibles de inundación, áreas cercanas a fallas geológicas.
 El estado, conservación y mantenimiento del componente.

Por ejemplo, una estación de bombeo con equipos en malas condiciones por
antigüedad y falta de mantenimiento, ubicada en un sitio muy seguro, será
vulnerable por su propio estado. Si adicional a lo anterior existe riesgo de
inundación, será vulnerable por su propia condición y por su ubicación.

El conocimiento de la magnitud de la vulnerabilidad determinará las medidas de
mitigación y de emergencia a implantar para dar respuesta al impacto.

La vulnerabilidad de un elemento puede aumentar o disminuir, si las condiciones
de su ambiente y constitución varían. Así, la vulnerabilidad de una red ubicada
paralela a un río puede incrementarse, si el rió cambia de curso y se acerca
peligrosamente a ésta, y puede disminuir si se construyen muros de protección.

El análisis de vulnerabilidad como diagnóstico, se aplica no solo al impacto de
fenómenos naturales graves como terremotos y huracanes o vientos muy fuertes,
sino también al riesgo implícito de accidentes que afecten a la empresa, como el
caso de contaminaciones, rotura de equipos y situaciones que generen daños
serios a la estructura.

Para tomar las decisiones en la estructuración del plan para emergencias, es
necesario el análisis de vulnerabilidad.

La vulnerabilidad es el grado de sensibilidad o debilidad, de ser afectado por
amenazas o riesgos en función de la frecuencia y la gravedad.

El análisis se realiza, mediante la identificación de las amenazas presentes o
potenciales; con el inventario de recursos físicos, técnicos y humanos existentes;
la determinación de los posibles efectos; y de la manera fiable de dar respuesta
con el logro de la eliminación de pérdidas o daños.

Es necesario identificar y describir cada una de las áreas existentes en la empresa
e identificar todos los riesgos que se puedan generar y ocasionen algún peligro.

 Riesgos internos
 Riesgos externos

Zonas de riesgo: Son aquellas que por su naturaleza, equipo, características de
almacenaje y físicas, acumulación de materiales u otro factor que proporcionan
riesgo al personal, visitantes y bienes de la Empresa.

Se deben ubicar las zonas de riesgo, rutas de evacuación, rutas de acceso de los
servicios de emergencia, áreas de concentración para el personal, en caso de
tener que desalojar el edificio, zona para poder conseguir recursos tales como
alimentación, agua o cualquier otra necesidad en caso de emergencia, además los
servicios hospitalarios más cercanos.

Los datos anteriores, se ubicarán en un croquis que se deberá colocar en un lugar
visible y público de la empresa para que cada persona que visite las instalaciones
se ubique con facilidad.

La vulnerabilidad a las emergencias depende de la frecuencia, la gravedad y la
duración del evento en relación con los recursos disponibles para enfrentarlo.

Al establecer los aspectos débiles de la preparación, organización e infraestructura
para emergencias, se pueden aplicar procedimientos y estrategias de
mejoramiento, así como la validación de la efectividad de los recursos existentes.

 Qué niveles de análisis de vulnerabilidad debo tener en cuenta?
El análisis de vulnerabilidad se efectúa en tres niveles, a saber:

 Análisis detallado
 Análisis especializado
 Análisis de evaluación

 Primer nivel o análisis detallado
Este primer nivel se utiliza para determinar las medias de mitigación y de
emergencia que pueden implementarse para disminuir la vulnerabilidad del
sistema considerando sus componentes operacionales, físicos y administrativos.
En este nivel se identifican además los estudios de mayor complejidad que se
deben efectuar y que corresponden al segundo nivel.

El análisis se lleva a cabo por etapas, desde el simple reconocimiento para
encontrar las situaciones que comprometen los componentes, hasta estudios
detallados de ingeniería, estructurales e hidrológicos.

La complejidad del análisis dependerá del proceso. En empresas rurales y
urbanas muy sencillas, bastará un recorrido detallado para determinar las
situaciones vulnerables y las medidas de mitigación y de emergencia necesarias a
implementar para las amenazas propias de la zona. En sistemas urbanos mayores
y metropolitanos serán necesarios estudios de mayor complejidad, dependiendo
de los procesos que se desarrollen.

 Segundo nivel o análisis especializado
Este nivel implica estudios especializados de vulnerabilidad que usualmente las
empresas no están en capacidad de efectuar, tales como estudios de análisis
estructurales, de plantas, tanques de almacenamiento, tuberías de gran diámetro,
estabilidad de suelos, estudios hidrológicos, control de sedimentos, entre otros.

Estos estudios están encaminados a determinar la vulnerabilidad de estructuras y
las medidas de mitigación, tales como programas integrados de manejo de suelos,
para mejorar y conservar su estabilidad, obras de mejoramiento y sustitución,
obras de reforzamiento estructural, flexibilización de tuberías de grandes
diámetros, obras encaminadas a mejorar la redundancia de equipos y la
flexibilidad operacional entre otras.

La necesidad de estos estudios se identifica en el primer nivel de análisis,
oportunidad en la cual se recopila la información disponible y se elaboran los
términos de referencia para la contratación de consultores especialistas.

 Tercer nivel o análisis de evaluación
El análisis de vulnerabilidad en el tercer nivel supone la vigencia de un plan de
emergencia y se efectúa luego del impacto de una amenaza y luego de la
realización de simulacros, talleres y seminarios de análisis de vulnerabilidad.

Las actividades anteriores deben ser continuas y permanentes, de tal manera que
el plan de emergencia se mantenga vigente a lo largo del año y no como un simple
documento a utilizar cuando se presente una emergencia o cuando lo solicite una
autoridad competente.

 Cómo se mide la vulnerabilidad?
Es necesario “medir” la vulnerabilidad en alguna forma para poder efectuar
comparaciones entre los componentes y dar prioridad a los componentes críticos o
vulnerables al implementar las medidas de mitigación o control. Se han propuesto
varios métodos y algunos requieren un cálculo probalístico complejo.

En ésta guía se pretende establecer una metodología fácil de aplicar que permita
determinar con rapidez y eficacia los componentes críticos para elaborar el plan de
emergencia.

Para tener una valoración del grado de vulnerabilidad, se utiliza una variante de la
escala de Fine, empleando la fórmula del grado de peligro.

Grado de peligro = probabilidad X gravedad

Probabilidad

De improbable ocurrencia 2
De baja probabilidad 4
De moderada probabilidad 6
De alta probabilidad 10

Gravedad

Mínima: Sin lesionados la pérdida no afecta la empresa 2

Marginal: Con lesionados la pérdida afecta la empresa 5

Graves: Con pérdida de vida, la pérdida afecta sensiblemente la empresa
7

Catástrofe: Varias víctimas, la pérdida lleva al caos económico 10

Grado de peligro

Alto 60 a 100
Medio 30 a 60
Bajo 10 a 30

Numéricamente la vulnerabilidad puede expresarse como el valor relativo (medido
en %) de un peligro respecto al peligro máximo posible en la empresa.

V (%) = (Vp / Vp max ) X 100

Donde:
Vp = Valor del peligro
Vp max: valor del peligro máximo

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