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Gestión de Riesgos Gestión de Proyectos Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ® ) – Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

Gestión de riesgos: Procesos Integración Alcance Planificación del alcance Definición del alcance Crear EDT Verificación del alcance Control de cambios del alcance Tiempo Costos Planificación de recursos Estimación de costos Preparación del presupuesto de costos Control de costos Calidad Planificación de la calidad Aseguramiento de la calidad Control de calidad R.R. H.H. Planificación de la organización Asignación del personal Desarrollo del equipo Gestión del equipo Comunicaciones Planificación de las comunicaciones Distribución de la información Informes de rendimiento Cierre administrativo Riesgo Planificación de la gestión de riesgos Identificación de riesgos Análisis cualitativo de riesgos Análisis cuantitativo de riesgos Plan de respuesta de riesgos Supervisión y control de riesgos Procura Planificación de las adquisiciones Planificación de la búsqueda de proveedores Búsqueda de proveedores Selección de proveedores Administración del contrato Cierre del contrato Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Control Integrado de Cambios Cerrar el Proyecto Definición de actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimación de recursos de las actividades Estimación de la duración de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma

1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)® Ud. como Project Manager recién ha terminado el Plan de Respuesta a Riesgos para un proyecto de ingeniería de US $387,000 ¿Cuál de las siguientes actividades probablemente haría inmediatamente después? A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto. B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los planos detallados de ingeniería. C. Adicionar tareas al WBS. D. Iniciar revisiones periódicas generales de los riesgos del proyecto.

Proceso 11.1: Planificación de Gestión de Riesgos

Proceso de decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Es importante planificar los procesos de gestión del riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos estén en proporción tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organización. Planificación de la Gestión de Riesgos

Plan de gestión de riesgos. Reuniones y análisis de planificación. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. Enunciado del alcance del proyecto. 11.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS Planificación de la Gestión de Riesgos Plan de gestión del proyecto.

Metodología. Roles y responsabilidades. Asignación del presupuesto. Periodicidad. Categorías de riesgo. Probabilidad e impacto de los riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de reportes. Seguimiento. Planificación de la Gestión de Riesgos

Priorización de Riesgos. Respuesta a Riesgos. Matriz de Revisión de Riesgos. Planificación de Work arounds. Solicitud de Cambio. Formato de Informe de Riesgos

Acta de Reunión. Lección Aprendida. Auditoría. Formatos de Seguimiento de Riesgos

1. Pregunta de Certificación PMP ® Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados. Luego verifico supuestos y evaluó la precisión de la data utilizada, y esta próximo a pasar al siguiente paso de la gestión de riesgos. Basado en esta información ¿Qué es lo que olvido realizar? A. Evaluar tendencias en el análisis de riesgos. B. Identificar triggers. C. Proporcionar una matriz estandarizada de rating de riesgos. D. Crear un plan de respaldo.

Proceso 11.2: Identificación de Riesgos

¿Qué? determinar qué riesgos podrían afectar el proyecto y documentar sus características. ¿Quiénes? el equipo de proyecto, el equipo de gestión de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras áreas de la compañía, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos. 11.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Identificación de Riesgos

Plan de gestión del proyecto. Registro de riesgos. Revisiones de la documentación. Técnicas de recopilación de información. Análisis de listas de control. Análisis de asunciones. Técnicas de diagramación. Identificación de Riesgos 11.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestión del riesgo (de 11.1)

RBS RBS(Fuentes) Evento de Riesgo Proba- bilidad ESTRUCTURA DEL RIESGO Impacto Respuesta al Riesgo TRIGGER

¿Dónde encuentro Checklists de Riesgos?

www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk

www.rspa.com/checklists/risk.html

3. Pregunta de Certificación PMP ® El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene 625 tareas y será completado en un periodo de 4 años. Los miembros del equipo son inexpertos y el proyecto recibió poco soporte durante la fase de planeamiento. ¿Cuál de las siguientes es la mejor alternativa a tomar? : A. Actualizar la identificación y el análisis de riesgos. B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos. C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas. D. Reorganizar la matriz de asignación de responsabilidades.

Proceso 11.3: Análisis Cualitativo de Riesgos

Propósito: Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados. Priorizar riesgos. Análisis Cualitativo de Riesgos 11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Registro de riesgos (actualizaciones). Activos de los procesos de la organización. Enunciado del alcance. Plan de gestión de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos (de 11.2). 11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS Evaluación de probabilidad e impacto del riesgo. Matriz de probabilidad e impacto del riesgo. Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos. Categorización de riesgos. Evaluación de la urgencia del riesgo. Análisis Cualitativo de Riesgos

Evaluación de Riesgos (Impacto)

¿Hay herramientas para el Análisis Cualitativo de Riesgos?

WelcomRisk de Welcom Es una herramienta de Gestión de Riesgos para la identificación sistemática, mitigación, y reporte de los riesgos y oportunidades del Proyecto.

Abarca el ciclo completo de gestión de riesgo (excepto la evaluación cuantitativa). WelcomRisk de Welcom

En cuánto al Planeamiento de Riesgos proporciona : Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en particular. Esto incluye la parametrización de : Categorías de riesgos. Tipos de impacto. Umbrales de riesgo. Campos definidos por usuarios. WelcomRisk de Welcom

WelcomRisk de Welcom En cuanto a la identificación de riesgos proporciona : Una estructura jerárquica para definir y asociar los riesgos (RBS). Registro individual de riesgos en un repositorio central. Registro de atributos individuales tales como . propietario, score, respuestas, etc.

WelcomRisk de Welcom En cuanto a la evaluación de riesgos proporciona : Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus probabilidades y escalas de severidad. Valores se escogen de listas o grids de colores. Registro del baseline del riesgo y su evolución.

En cuanto a la respuesta y/o mitigación proporciona : Ayuda a planificar proactivamente las respuestas. Se crean pasos de mitigación, se asignan a alguien, y se hace seguimiento. Registro de auditoría de todo el proceso. WelcomRisk de Welcom

WelcomRisk de Welcom En cuanto al reporte de Riesgos proporciona : Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes stakeholders. Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill down), reporte detallados por cada riesgo, etc.

4. Pregunta de Certificación PMP ® Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo proyecto. Debido a que el proyecto es crítico para el negocio y muy visible, la alta gerencia le ha solicitado analizar a la brevedad los riesgos del proyecto y preparar estrategias de mitigación para ellos. La organización tiene procedimientos de gestión de riesgos pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de mal manejo de riesgos. El primer hito del proyecto es en dos semanas. Para preparar el plan de manejo de riesgos, el input de quien, es generalmente el MENOS importante: A. Miembros del equipo de proyecto. B. Sponsor del proyecto. C. Individuos responsables de política /plantillas de gestión de riesgos. D. Stakeholders claves.

Proceso 11.4: Análisis Cuantitativo de Riesgos

Analiza numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, como así también la magnitud del riesgo total del proyecto. Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.4 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Plan de Gestión de proyecto. Registro de riesgos (actualizaciones) Activos de los procesos de la organización. Enunciado del alcance. Plan de gestión de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos. Plan de gestión del proyecto. 11.4 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS Técnicas de recopilación y representación de datos Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado Análisis Cuantitativo de Riesgos

¿Hay herramientas para el Análisis Cuantitativo de Riesgos?

Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar : 1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade. 2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions. 3. Primavera P3. 4. Pertmaster. 5. Open Plan Professional. Herramientas de Análisis Cuantitativo de Riesgos

Es un software de Simulación y Análisis de Riesgos que se ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulación Monte Carlo a los modelos de Project. Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores. Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de Término, Duración del Proyecto, o Costo Total. El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez números aleatorios de las funciones @Risk. El output es la distribución de probabilidad del resultado. @Risk 4.1 for Microsoft Project

El método de análisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisión como distribución de probabilidad, comprende cuatro pasos : 1. Desarrollar un Modelo. 2. Identificar Incertidumbres. 3. Analizar el modelo con la Simulación. 4. Tomar una Decisión. @Risk 4.1 for Microsoft Project

Desarrollar un Modelo : El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situación. Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto. Trabaja con Project 2000 o superior. @Risk 4.1 for Microsoft Project

2. Identificar Incertidumbres : Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el modelo de Project. Se utilizan funciones de distribucion de probabilidad para representar un rango de valores posibles. Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes. @Risk 4.1 for Microsoft Project

3. Analizar el modelo con la Simulación : Se puede personalizar los parámetros de la simulación. El modelo recalcula cientos o miles de veces. Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles. Tiene cientos de formatos diferentes de presentación de resultados para análisis con diferentes enfoques. @Risk 4.1 for Microsoft Project

4 . Tomar decisiones : Usando los amplios y detallados resultados obtenidos así como los umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones. Mediante el calculo y contabilización de todos los posibles resultados, obtenemos la mayor información posible para tomar la mejor decisión posible. @Risk 4.1 for Microsoft Project

5. Pregunta de Certificación PMP ® Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando se descubre un riesgo que no había sido identificado. Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto de generar su entregable final. ¿Qué es lo que Ud. debe hacer PRIMERO? A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y schedule. B. Calificar el riesgo. C. Mitigar el riesgo desarrollando un plan de respuesta. D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).

Proceso 11.5: Planificación de la Respuesta a Riesgos

Desarrollar opciones y determinar acciones. Reducir amenazas a objetivos del proyecto. Mejorar las oportunidades. Identificación de responsables para cada respuesta. Planificación de la Respuesta a Riesgos 11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos

Registro de riesgos (actualizaciones). Plan de gestión del proyecto (actualizaciones). Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo. Plan de gestión de riesgos. Registro de riesgos. Estrategias para amenazas. Estrategias para oportunidades. Estrategia común. Estrategias de respuesta a contingencias. Planificación de la Respuesta a Riesgos 11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos

6. Pregunta de Certificación PMP ® Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un proyecto, en una gran empresa integradora de tecnologías de información. Lo primero que desea hacer es empezar a identificar todos los riesgos del proyecto. Para esto, ¿Cuál de los siguientes será de MAYOR ayuda en este esfuerzo?: A. Un artículo de PM Network Magazine. B. La declaración de alcance generada en la fase de planeamiento del proyecto. C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto. D. Una conversación con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en el pasado.

Proceso 11.6: Supervisión y Control de Riesgos

Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados , de la supervisión de los riesgos residuales y de la identificación de nuevos riesgos , asegurando la ejecución de los planes de riesgo y evaluando su eficacia en la reducción de los mismos. Supervisión y Control de Riesgos 11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

Registro de riesgos (actualizaciones). Cambios solicitados. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Activos de los procesos (actualizaciones). Plan de gestión del proyecto (actualizaciones). Plan de gestión del riesgo (11.1). Registro de riesgos. Solicitudes de cambio aprobadas. Información sobre el rendimiento del trabajo (4.4.3.7). Informes de rendimiento (10.3.3.1). 11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS Reevaluación de los riesgos. Auditorias de los riesgos. Análisis de variación de tendencias. Medición del rendimiento técnico. Análisis de reserva. Reuniones sobre el estado de la situación. Supervisión y Control de Riesgos

¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo?

Se realiza la Identificación sin tener suficiente conocimiento acerca del proyecto. Se hace la Evaluación usando solo un cuestionario, una entrevista, o la técnica de Monte Carlo, sin proveer un análisis detallado del riesgo por cada tarea. La identificación termina muy pronto, resultando en una pequeña lista (10 ó 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de riesgos. Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo

Se mezclan los pasos de la Identificación y la Cuantificación, resultando en riesgos que se evalúan o juzgan a la ligera. Esto reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la gente involucrada deje de participar. Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:”mala comunicación” en lugar de “pobre comunicación sobre necesidades de los usuarios, relativas a la instalación del sistema ABC, causando dos semanas de retraso”. Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo

Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos. Se omiten categorías completas de riesgos tales como: tecnología, cultura, o mercado. Se utiliza un solo método para identificar riesgos (por ejemplo: solo un checklist) antes que una combinación de métodos, lo cual no asegura que se identifiquen muchos riesgos. Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo

Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor combinación de ellas. No se le da suficiente atención a los riesgos durante la fase de ejecución del proyecto. Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de planeamiento. Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos del proyecto. Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo

7. Pregunta de Certificación PMP ® El cliente ha solicitado un cambio que incrementará el riesgo del proyecto. ¿Cuál de la siguientes alternativas se debería ejecutar antes que las otras? A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de costos. B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio solicitado. C. Analizar el impacto del cambio con el equipo. D. Cambiar el plan de gestión de cambios.

Gestión de Riesgos Gestión de Proyectos Guía del PMBOK ® (Respuesta a las preguntas)

1. Pregunta de Certificación PMP ® Respuesta : C Explicación : Es muy importante resaltar que el proceso de gestión de riesgos causará que se añadan tareas adicionales al proyecto. Estas tareas costarán tiempo y dinero pero reducirán el costo y tiempo total del proyecto. La revisión de los riesgos (alternativa D) ocurre durante el control y monitoreo de los riesgos. El rating general de riesgos del proyecto (alternativa A) ocurre durante la calificación. Y el análisis técnico de los riesgos (alternativa B) seguramente ya se realizó.

2. Pregunta de Certificación PMP ® Respuesta : C Explicación : Las actividades del análisis cualitativo de riesgos son la definición de probabilidad e impacto, la verificación de supuestos, confección del ranking de precisión de data, y el desarrollo de la matriz de ranking de riesgos.

3. Pregunta de Certificación PMP ® Respuesta : A Explicación : La Guía del PMBOK ® dice:“cuando el proyecto se desvía significativamente de su baseline, se debe actualizar la identificación y el análisis de riesgos”.

4. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta : B Explicación : El sponsor del proyecto esta involucrado básicamente con el aprovisionamiento de fondos. Comparado con las otras alternativas, proveerá el input menos significativo.

5. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta : B Explicación : Un work around (alternativa D) es una respuesta no planeada para el riesgo que está ocurriendo. No se puede mitigar el riesgo (alternativa C) hasta que se haya calificado el riesgo. Además se necesita analizar el problema antes de que pueda informar al sponsor (alternativa A).

6. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta : D Explicación : La mejor fuente de información será la revisión de impresiones con una persona de un proyecto similar que fallo en el pasado. Esta entrevista puede ser parte del levantamiento de información para identificar riesgos y podría ayudar a descubrir riesgos que el equipo de proyecto no podría descubrir por si solo.

7. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta : C Explicación : Primero se debe evaluar el impacto del cambio con el equipo. Después se deben determinar las opciones. Luego se debe llevar el tema a la gerencia y al cliente.

GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). Estándares para la Gestión de Proyectos. Taller Práctico de Gestión de Proyectos. Taller de Preparación para la Certificación PMP ® Gestión de Programas (PPgM). Gestión de Portafolios (PPfM). CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ® . SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestión del Cambio Organizacional e Individual. HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project 2003. Curso Taller de MS Project 2007. Curso Taller de MS Project 2010 MS Project Server 2007. Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

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