Plan de modernización administrativa. Una propuesta
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Este documento presenta la segunda fase de un plan de modernización administrativa municipal. El objetivo es desarrollar un sistema integral de gestión municipal mediante nuevas aplicaciones informáticas y la simplificación de procesos, además de mejorar los servicios a la ciudadanía e implementar la tramitación electrónica. Se describen las líneas estratégicas, acciones, indicadores de seguimiento y factores críticos para el éxito como el liderazgo político y la formación del personal.
Plan de modernización administrativa. Una propuesta
- 2. PRESENTACIÓN La población proveniente de Barcelona y su área metropolitana, acostumbrada a disfrutar de un alto nivel de servicios, ha supuesto un incentivo para la dotación del municipio, ya que ha generado una demanda creciente de nuevos y mejores servicios sociales, culturales y administrativos, y ha sido uno de los alicientes para dedicar esfuerzos en la implementación de las nuevas tecnologías para responder a las expectativas de una población cada vez más exigente en cuanto a la eficiencia, la eficacia y la profesionalidad, y cada vez más alejada del modelo anterior basado en la proximidad y arraigada en el concepto de pertenencia a las redes de amistad y familiares. El municipio XXXXX está situado a 35 Km. de Barcelona. Cercano al área de influencia de la capital, dispone de una buena red de comunicaciones que conecta el municipio directamente con toda España y Europa. Este hecho ha facilitado la instalación en el municipio de un gran número de empresas, cuya actividad se centra en la logística, lo que sitúa la ciudad como punto neurálgico de distribución y uno de los centros industriales más importantes de su comarca. 1940 • 2.000 habitantes 1980 • 8.000 habitantes 2015 • 20.000 habitantes
- 3. ALCANCE DEL PM 2ª fase El presente documento no pretende abarcar un plan de modernización municipal sólo en cuanto a la e‐ administración, si bien son el e‐gobierno y la e‐administración instrumentos importantes de las administraciones públicas y grandes receptores de recursos de todo tipo en los últimos años, especialmente, recursos económicos. La cuestión está en dilucidar si este hecho responde a las iniciativas de las administraciones para "preparar el futuro" y a su obligación de dar más y mejores servicios implicando la ciudadanía, o a una simple mejora de los procesos administrativos que los haga más rápidos y más manejables por los usuarios del cuerpo administrativo. Teniendo en cuenta que un plan de modernización debe tener un alcance global en las organizaciones, incidiendo en las nuevas propuestas organizativas, en la planificación estratégica, en la potenciación de las carreras profesionales, en la planificación evaluativa, etc. actualmente, la e‐administración es una indiscutible coartada para hacer intervenciones de mejora en la gestión interna administrativa y profesional. Las acciones aquí comprendidas forman parte de la segunda fase del Plan de Modernización ya iniciado en su día
- 5. Descripción i diagnóstico de la situación actual. I ‐ La primera fase de desarrollo del proyecto ha supuesto una alta calidad en el diseño de las tramitaciones ‐ Hasta el momento, la implicación de los órganos directivos ha sido favorable al desarrollo del proyecto ‐ Hay que mejorar los mecanismos de coordinación y de información. ‐ El desarrollo del proyecto ha sido más lento de lo inicialmente se había programado ‐ El personal transmite una visión positiva de lo que significará seguir avanzando en la modernización. ‐ La oferta de servicios a la ciudadanía es aún muy escasa, y consiste, sobre todo, en trámites puramente informativos. ‐Algunas de las iniciativas tienen dificultades en su implantación ‐ Dificultades para realizar la formación del personal municipal en el uso de las nuevas herramientas. ‐ Digitalización del circuito de facturación con certificación digital. ‐ Un gestor de expedientes que actualmente sólo se utiliza para un tipo de expedientes y en un único servicio. ‐ Nuevo portal web municipal. ‐ Catálogo de trámites municipales. ‐ Libro de estilo municipal ‐ El Ayuntamiento está conectado con otras administraciones (Servicio Vía Abierta), tanto públicas como privadas ‐ Plataforma eFACT activada ‐ Activada la Plataforma de Contratación de la AOC. ‐ Perfil del Contratante con sello de tiempo y garantías jurídicas. ‐ Desarrollado de un Sistema de Información Geográfica (SIG) ‐ En funcionamiento el Registro E / S telemático y presencia Consideraciones generales Elementos fase 1
- 6. Descripción i diagnóstico de la situación actual. II ANÁLISIS INTERNO DEBILIDADES FORTALEZAS • Inicio del proyecto después de una experiencia frustrada en la puesta en marcha de un gestor de expedientes, lo que provoca un cierto escepticismo en el personal implicado en este intento. • Valoración del procedimiento por encima del resultado. • Poca efectividad en la transmisión de la información. • Desconocimiento de la organización de los objetivos estratégicos. • Una parte de los equipos informáticos con necesidad de renovación. • Recursos económicos y humanos escasos. • Dificultades en la comunicación interna, sobre todo vertical. • Las incidencias técnicas en los aplicativos. • Consenso sobre la necesidad de cambiar y de iniciar procesos de mejora. • Implicación de los directivos en el proyecto. • Implicación del personal administrativo. • Apoyo político. • Equipos de trabajo responsable del proyecto.
- 8. Líneas estratégicas LE 1. Procesos i tramitación electrónica de expedientes administrativos 1.1. Análisis de procesos (recursos internos) 1.2. Análisis de procesos (recursos externos) 1.3. Office 1.4. Libro de estilo. Homogeneización de la documentación administrativa LE2. Servicios a la ciudadania 2.1. Oficina Virtual de Atención Ciudadana (OVAC) 2.2. Quejas y sugerencias 2.3. interoperabilidad 2.4. Sistema de Información Geográfica 2.5. Portal web municipal 2.6. Redes sociales 2.7. Facturación electrónica 2.8. Servicio de notificaciones electrónicas 2.9. Plataforma de pagos 02:10. Plataforma de SMS 02:11. Difusión LE3. Mejora de la gestión interna 3.1. sistemas informáticos 3.2. Sistemas de firma electrónica 3.3. auditoría LOPD 3.4. Sistema de gestión documental
- 9. Contenido de la ficha descriptiva de las actuaciones de los ejes estratègicos Identificación de la actuación Descripción Objetivos a lograr Calendario Coste Destinatarios Factores críticos de éxito Responsables Organización Servicios implicados indicadores
- 12. Conclusiones Cambiar con éxito una organización, exige un gran esfuerzo de planificación y el asentamiento de cimientos sólidos sobre los que apoyar el cambio. Esto supone disponer del tiempo necesario, aparcar las urgencias y seguir los pasos previstos sin dejar de lado lo que sucede en el entorno. En este sentido, la gestión del cambio pide, con la misma firmeza, reservar espacios para cambiar las propuestas iniciales y la suficiente dosis de comprensión del proyecto y de paciencia. Si y se esperan resultados demasiado pronto, es más probable el fracaso. Es importante contar con poderosos líderes de cambio, construir una visión compartida y comunicarla de manera eficaz, eliminar los obstáculos, crear ganancias a corto plazo, y construir sobre el cambio de manera dinámica. És importante no caer en algunos errores recurrentes 1. No establecer la verdadera importancia del sentido de lo que es urgente 2. No crear una coalición de dirección suficientemente poderosa 3. Falta de visión 4. Nivel de comunicación de la visión inferior al necesario 5. No retirar los obstáculos para la nueva visión 6. No elaborar sistemáticamente un plan para obtener buenos resultados a corto plazo 7. No consolidar los cambios en la cultura de la corporación