PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIOI
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La planificación del trabajo diario es fundamental para la eficiencia y efectividad del asistente administrativo, incluyendo la organización de tareas y el uso óptimo del tiempo. Se deben establecer prioridades, clasificar tareas y mantener un espacio de trabajo ordenado para facilitar la ejecución de las actividades. Además, desarrollar buenos hábitos y un plan flexible ayudará a manejar imprevistos y mejorar la productividad general.
PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIOI
- 1. PLANIFICACION DEL TRABAJO DIARIO Profa. Nilda Santiago Lebrón Revisado en 2008
- 2. Planificación del Trabajo Diario Conlleva una evaluación continua. Es la clave del éxito para el asistente administrativo El profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realización de las tareas, así economiza esfuerzo y logra mayor productividad. 4. Conocer el trabajo 5. Adquirir buenos hábitos de trabajo
- 3. Continuación… Planificación del Trabajo El Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un día en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir. Algunos hábitos que ayudan en la realización del plan diario de trabajo son: Puntualidad Comenzar a tiempo Clasificar las tareas y establecer prioridades Hacer un Plan diario de trabajo
- 4. El área de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades. Mantener la superficie del escritorio ordenada. Mantener el teléfono en el lado del escritorio que le resulte más cómodo para facilitar la toma de mensajes. Organización del Area del Trabajo
- 5. Continuación… Evaluar cuidadosamente qué equipos, bandejas, organizadores verticales, y otros se necesitan. Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas. Usar gavetas más cercanas a la computadora o máquina de escribir para mantener el papel con membrete, papel para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a ambos lados. Colocar la computadora en una esquina del escritorio para dejar la superficie del mismo lo más libre posible
- 6. Puntualidad – Se debe llegar al trabajo a tiempo o antes de la hora indicada. Es un compromiso que debe cumplir todo empleado. Así hará uso correcto del tiempo y completará las tareas asignadas. Puntos a Considerar
- 7. Continuación… PUNTOS A CONSIDERAR Comenzar a tiempo – Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los compañeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el períodico, etc. Ya que hay ocasiones que tardan casi una hora en comenzar a trabajar
- 8. Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas entre: lo que es urgente lo que es para hoy lo que puede esperar Continuación…
- 9. Continuación… PUNTOS A CONSIDERAR . Lo que es urgente – es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefónica, enviar un fax, atender un visitante, etc. Lo que es para hoy – puede hacerse durante la mañana o la tarde del día. (concertar una cita) Lo que puede esperar – puede hacerse cualquier otro día de la semana (archivar)
- 10. Continuación… Clasificar las Tareas También se pueden clasificar como: Tarea de rutina – toman menos tiempo, pues se realizan con más frecuencia. Tarea asignada – son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones específicas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento. Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.
- 11. Continuación… Establecer Prioridades Establecer prioridades permite realizar las tareas más importantes. Es importante consultar con el ejecutivo para que este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con más de un ejecutivo se deben realizar las tareas de éste primero ya que es el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar .
- 12. Continuación… Hacer un Plan de Trabajo Se realiza en los últimos minutos de la tarde anterior o en el día de trabajo en los primeros minutos. En las tiendas de materiales de oficina venden unas libretas que se titulan “Para hacer hoy ” Cada hoja se identifica con la fecha del día y se escriben los asuntos en orden de prioridad. También se pueden clasificar las tareas pendientes.
- 13. Para hacer hoy Cotejo Hora Actividad
- 14. Plan de Trabajo Electrónico
- 15. Continuación… Al preparar el Plan Diario se debe considerar: Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado que le tomará realizarla. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario. Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para recordárselos al ejecutivo. Comparar el calendario de su escritorio con el de su jefe y reconciliarlo. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en su libreta y pasarlos al Plan Diario.
- 16. Continuación… Al llegar a la oficina usted debe: Cotejar el Plan Diario si lo dejó preparado o prepararlo rapidamente. Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las tareas que se realizarán ese día, si no las dejó. Revisar los expedientes, los tarjeteros y las libretas de notas. Hacer anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento. Activar las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax
- 17. Continuación… Al llegar a la oficina usted debe: Localizar informes en los archivos. Verificar si el ejecutivo trabajo hasta tarde y dejó instrucciones para atender algun asunto. Archivar diariamente. Si lo hace semanal, estar pendiente de colocar los documentos por fechas, las más reciente al frente.
- 18. EN RESUMEN Las siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Hacer el trabajo bien desde la primera vez . Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de imprimirlo o antes de sacar la copia de la maquinilla. No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible. Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo. Concentrarse en la tarea que está realizando.
- 19. Saber manejar las interrupciones. Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo. Asignar tiempo a cada tarea. Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir. Hacer un plan flexible para manejar imprevistos. Ambientar el área para poder trabajar con documentos confidenciales o con tareas urgentes especiales. Fijar un recordatorio en un sitio visible para aquellas tareas que hay que realizar en un ahora expecífica. EN RESUMEN
- 20. EN RESUMEN Minimizar las interrupciones de compañeros de trabajo. Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no haya duplicidad con otras tareas. Preparar una lista de tareas que se realizarán cuando haya tiempo como arreglar los archivos, organizar tablillas, o gavetas. Separar un espacio de tiempo en el día y hacer llamadas telefónicas. Delegar aquellas tareas que otras personas pueden hacer. Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones que hay que tomar. “Para la firma” “Pendiente de leer”, etc .
- 21. Hacer la tarea cuando hay tiempo y cuando es necesario hacerla, no aplazarla hasta que no haya otra alternativa. U na buena imagen profesional es un activo para el logro de cualquier meta. Y POR ÚLTIMO