Presentación Proyecto AAVV y Gestión de Eventos
- 1. Organización Integral de Eventos
- 2. Introducción Idea de Negocio ◦ Propuesta de Valor ◦ Tipo de Empresa ◦ Localización ◦ Entorno ◦ DAFO ◦ CAME ◦ Responsabilidad Social Corporativa ◦ Segmanteaión de Mercado ◦ Estrategias de Mercado ◦ Recursos Humanos ◦ Obligaciones Fiscales y Laborales Documentación Prevención de Riesgos Laborales Análisis Económico Financiero Umbral de Rentabilidad Inversiones y Gastos Iniciales Plan de Financiación Márketing Producto Estrategias de Producto Precio Distribución Promoción E-Marketing Servicio de Atención al Cliente Acto de Presentación de la Empresa
- 3. I am 27 years old, I started to do client-facing work for ten years and I love this work and the relationship whit the costumer, I know the guests and I know what they need. That is because I studied about Travel Agency and Event’s Organization. I am responsible and I have leader skills, I am hardworking and professional. My reasons to create this company are, apart of economy, create something new that really fills a need in my town, be my own boss and get involved in a challenging and innovative project. We will create an events company in Ourense, its main target are the dedication to the client and to give them a personal treatment every moment, because our clients are the most important thing in our company. GalEventos is a modern business created for make real all your dreams. Weddings, conferences, birthdays... they are different with us, you can do the unimagined things with us because our team work for your happiness because your wishes are our commitment. Companies and associations have a place whit us too, we make your event to be original and unique for entertain your specials guests because we are the company that thinks different.
- 4. Crearemos una empresa de Gestión de Eventos moderna y atractiva para el cliente, donde éste será tratado de manera personalizada. Se especializará a nuestros empleados en los distintos tipos de eventos que queremos distinguir, por un lado, eventos de negocios como congresos, convenciones o reuniones y por el otro, eventos sociales como bodas, cumpleaños…de manera que nuestros clientes obtengan el mejor asesoramiento para la celebración de su evento. Además se prestará especial atención a la mejora de la empresa buscando constantemente nuevos proveedores y posibilidades de mercado. Nuestros servicios estarán abiertos a toda clase de eventos ya que serán los trabajadores los especializados y no la empresa.
- 5. La personalización en el trato y en el asesoramiento La continua renovación de ideas La confianza de un equipo de expertos dedicados a ti
- 6. Mi empresa pertenece al sector turístico, según la ley 7/2011 del 27 de Octubre del Turismo de Galicia, se define como empresa dedicada a los servicios complementarios (organización de congresos y ferias de muestra).La promoción hacia empresas no gallegas va a ser uno de los principales objetivos de la misma, promocionando Galicia como un destino MICE atractivo turísticamente, con una amplia oferta de infraestructuras para la celebración de grandes reuniones y congresos, y económicamente más asequible que otras ciudades competidoras. Las funciones principales de este tipo de empresa son: Consultoría, planificación, organización, dirección y control de eventos. Preparar campañas de promoción de los eventos. Tramitar los permisos administrativos necesarios para la celebración del evento. Seleccionar y contratar los proveedores más idóneos. Preparar el equipo técnico y de medios audiovisuales. Contratar el personal necesario. Preparar los actos y todas las cuestiones relacionadas con el protocolo, así como coordinar el desarrollo de las sesiones. Asistir al registro y a la entrega de material a participantes, ponentes e invitados. Queremos ofrecer a nuestros clientes también, el asesoramiento a invitados, de modo que ellos puedan preguntarnos
- 7. En lo referente al cliente privado, la persona física, es un mercado poco explotado si no tenemos en cuenta las bodas. También queremos hacer hincapié en que cada vez son más las parejas internacionales que buscan un lugar con encanto para realizar su boda, estas parejas tienen un alto presupuesto en lo referente a la celebración y al realizarla en un país extranjero es de vital importancia para ellos contratar este servicio, debemos prestar especialmente importancia a este segmento y por ello tienen un lugar especial en nuestra web. Respecto a las empresas y organizaciones, el turismo MICE es, a día de hoy, una alternativa muy atractiva para los destinos turísticos emergentes pero aún más para los destinos maduros que ven en el turismo de negocios una oportunidad de relanzarse promocionalmente y de disminuir la estacionalidad de la demanda, por ello es importante para nuestra empresa formar parte de la organización de Organizadores Profesionales de Congresos de Galicia y vincularnos con la española así como fomentar el ingreso de Ourense en la Spain Convention Bureau que forma parte de la Federación Española de Municipios y Provincias ya que no tiene apenas presencia en la misma (Expourense). Por otro lado, las empresas encuentran en sus actos corporativos una oportunidad de promocionarse, crear nuevos contactos y mejorar su empre
- 8. La empresa se establecerá en un espacio de Coworking en Ourense llamado “Magma Espacio”, el cual, por una cuota mensual de 175€ nos proporciona un espacio activo y dinámico para realizar nuestro trabajo donde otros trabajadores desarrollan su actividad y donde encuentras instalaciones perfectamente equipadas. La imagen de nuestra oficina ha de ser cordial y cómoda, por ello hemos decidido ubicarla en un espacio de cooworking, porque aunque sabemos que existen espacios similares gratuitos, creemos que por el precio que nos piden nos merece la pena estar en un lugar moderno y que llama la atención de los clientes. Por otro lado, el trabajar con otros emprendedores alrededor nos permitirá crecer como empresa y como profesionales encontrando apoyo y consejo. Aun estando ubicados en Ourense, mi empresa no cerrará puertas a ninguna petición de los clientes, de modo que organizaremos cualquier tipo de evento en la ciudad que se quiera, aunque haremos hincapié en Galicia como sede del evento que se quiera realizar, primero por abaratamiento de los costes sin perder la alta calidad y segundo como parte de nuestro plan de Responsabilidad Social Corporativa.
- 9. Tras el análisis PEST y el análisis interno de la Competencia las conclusiones del Entorno han sido: El entorno de nuestra empresa es estable, pero debemos convertirlo en dinámico para no caer en la repetición y dar a nuestros clientes siempre un servicio óptimo. Existe cierta complejidad porque es bueno para la empresa estar siempre renovándose, buscando nuevas ideas y servicios que darle a nuestros clientes así como nuevos segmentos de mercado. Se trataría de un entorno integrado geográficamente ya que, aunque abordaremos toda la Comunidad Autónoma debido a su pequeño tamaño, no sería suficiente como para hablar de diferentes entornos en términos generales. De todos modos, debemos destacar que sí sería un entorno diversificado si nos referimos al producto o clientes que queremos abarcar, ya que son diferentes clientes con diferentes necesidades. En general se trata de un entorno favorable.
- 11. Explotar al máximo las redes sociales para crear una necesidad en el sector de la gente joven y desplazar la idea de contratar nuestro servicio sólo para bodas. Crear una empresa joven y atractiva para una clientela de mediana edad con alto poder adquisitivo así como al sector LGBT. Ampliar nuestros servicios para llegar a todos los segmentos posibles personalizando cada consulta. Prestar especial atención al segmento de mercado de alto poder adquisitivo así como a empresas extranjeras. Conseguir los proveedores más beneficiosos para nuestra empresa, aquellos que nos ofrezcan múltiples servicios, de ese modo, podremos concentrar nuestro poder de negociación en unos pocos pero muy eficientes. En la calidad está la clave. Aprovechar el tirón turístico de Galicia para invitar a grandes empresas a hacer sus reuniones y conferencias en Ourense aprovechándose de precios muy competitivos respecto a los que pudiera haber en ciudades más grandes.
- 12. Misión: Nuestra misión se basa en servicios de alta calidad, ofreciendo experiencias únicas para nuestros clientes, personalizadas e innovadoras buscando siempre la responsabilidad y sostenibilidad del medio ambiente, cultura y tradición gallega. Visión: Espero que mi empresa evolucione y mejore, expandiéndose, no sólo a nivel geográfico sino verticalmente, en un futuro convendría invertir en empresas que nos den servicio para ahorrar costes como montado de carpas, equipos de sonido... Valores: Mi empresa se presenta como una empresa justa y atenta a las diferentes personas que forman nuestra sociedad.
- 13. Tendremos horarios flexibles y la posibilidad de trabajar desde casa en materia de oficina. Se facilitará la conciliación laboral y familiar de nuestros empleados, tanto mujeres como hombres, en la medida que lo posibiliten nuestros encargos. Se contratarán proveedores que cumplan con todas las condiciones legales con sus empleados y con el servicio que nos brinda por ejemplo en materia de seguridad y calidad de los equipamientos siguiendo los estándares de calidad ISO - 9.000 que son un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se utilizarán materiales lo menos contaminantes posibles en nuestras oficinas optimizando la distribución de la misma para hacerla más eficiente. Se colaborará con organizaciones sin ánimo de lucro para realizar con ellos actos benéficos, así como con la administración pública para colaborar en actos culturales y deportivos.
- 14. Nos dirigimos a clientes que se encuentren en la zona geográfica de Galicia o que quieran recibir aquí su servicio. Debido a la segmentación que pretendemos realizar en la empresa, no tenemos un tipo de cliente fijo: Eventos Sociales: ◦ Jóvenes de entre 16 a 25 años cuyos padres tengan un alto poder adquisitivo. ◦ Personas de mediana edad con un poder adquisitivo medio-alto y un alto nivel cultural. ◦ Parejas extranjeras que deseen realizar aquí su enlace. Eventos Corporativos: ◦ Grande empresas nacionales o internacionales que quieran mejorar su imagen corporativa a través de eventos. ◦ Pequeñas y Medianas empresas que quieran promocionarse. ◦ Entidades públicas o privadas dedicadas a la cultura y el ocio. Se llevará a cabo una estrategia diferenciada de publicidad, sobre todo en la página web donde cada clase de evento tendrá una sección propia, eventos corporativos, sociales y bodas internacionales.
- 15. Tras el estudio del entorno interno y externo, la estrategia de mercado que debemos tomar para monitorear nuestros objetivos y así, optimizar nuestros recursos es la estrategia de penetración, con ella se persigue una introducción rápida y efectiva en el mercado, los pasos a seguir son: Persuadir a los clientes a usar más el producto Atraer a los clientes de la competencia Persuadir a los clientes indecisos mediante ofertas, promociones…
- 16. La dirección de la empresa será llevada por mí ya que me interesa formar parte del crecimiento de ésta, sobre todo al principio de la actividad para aprender todas las actividades del empresario y conocer mi empresa.
- 17. Me registraré como empresaria individual ya que no requiere una inversión previa y el coste se reduce considerablemente. Obligaciones Fiscales ◦ La estimación directa objetiva que es una modalidad de estimación que obliga a presentar el 130 pagando en concepto de IRPF el 20% de los beneficios netos al trimestre. ◦ La liquidación del IVA, que es la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado ya que mi empresa repercute un 21% de IVA mientras que algunos de los servicios contratados un 10%. Obligaciones Laborales ◦ Darme de alta como empresario individual al no tener trabajadores a mi cargo. ◦ En el momento de contratar a alguien deberé darle de alta en la seguridad social y pagar su IRPF.
- 18. Para poner en marcha la empresa, se presentó el Modelo 037 de la Declaración Censal simplificada de Alta, Modificación y Baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, este documento se puede descargar en la página de Hacienda, y al mismo organismo debe ser entregado. Se entregó también el alta en el Régimen Especial de Autónomos alegando como Colegio Profesional “Expertos en la Organización de Congresos”; este documento se debe entregar en la Seguridad Social y es el documento TA 501.
- 19. Enfermedades físicas consecuencia del trabajo en una oficina como: ◦ Dolor de espalda ◦ Problemas de vista ◦ Mala circulación ◦ Migrañas ◦ Etc. La prevención de estas enfermedades pasa por tomar ciertas medidas en el mobiliario de la oficina: ◦ Ubicar los puestos con PVD alejados de las ventanas y con una iluminación general suficiente. ◦ Utilizar fluorescentes cubiertos con difusores o rejillas ◦ Disposición de atriles regulables para los documentos ◦ Colocar reposapiés en las mesas de oficina ◦ Pantalla ajustable, teclado inclinable e independiente de la pantalla, asiento estable y regulable... ◦ Medidas de emergencia necesarias como extintores, salidas de emergencia, los cables aislados y guiados por la oficina…
- 20. Enfermedades derivadas de problemas psicosociales: ◦ Fatiga laboral ◦ Insatisfacción laboral ◦ Estrés ◦ Mobbing laboral ◦ Envejecimiento prematuro ◦ Burnout ◦ Boreout ◦ Etc. Para evitar que nuestros trabajadores caigan en alguna de estas enfermedades se prestará especial atención a cómo se sienten dentro de la empresa. Por parte de la dirección se llevarán a cabo actividades de motivación laboral, instándolos a comunicarse con los superiores, sus ideas, sus preocupaciones... sabiendo que serán escuchados y tomados en cuenta; y se realizará trabajo en equipo para mejorar la organización informal de la empresa, realizando actividades comunes como premio a su trabajo.
- 23. El Capital Social de la empresa será de 6.000€. Financiación Propia: Se estima conseguir al menos la mitad de la inversión a través de fondos propios. Financiación Ajena: Se estudia pedir un crédito a dos años de 3.000€, con un interés del 9,5% T.A.E. Resaltar que todo esto es variable y esperamos conseguir la máxima financiación propia posible.
- 24. La previsión de resultados en un año será conseguir mantenernos en el mercado igualando los ingresos a los gastos, para ello deberíamos cobrar un servicio de 20.000 € al mes con lo que no sólo cubriríamos gastos, si no que recuperaríamos la inversión inicial. El mercado al que nos dirigimos es estacional, las bodas, bautizos y comuniones predominan en primavera y verano, los congresos y ferias suelen realizarse a finales y principios de año, por ello es importante mantener las reservas de la empresa y reinvertir en la misma. Cobrando un media de dos servicios de estas características al mes, en un año se generarían unos beneficios de 25.286,21€.Es un beneficio ambicioso para el primer año pero posible. Nuestra meta es que reinvirtiéndolo en la empresa mediante contratación de personal, publicidad, patrocinios, dar un servicio más exclusivo a los clientes… podamos conseguir continuar hacia adelante y en cinco años ser una empresa fuerte a nivel Gallego y comenzar nuestra expansión vertical invirtiendo en empresas que nos proporcionen servicios como empresas de animación, de toldos o decoración de espacios, etc. de ese modo no sólo ahorramos en costes mientras ganamos dinero directamente de nuestra empresa sino que también ayudamos a otras pequeñas empresas gallegas a crearse o a prosperar aumentando el capital. Otro proyecto para la empresa a cinco años vista es comenzar a diseñar una línea de crédito para nuestros clientes, gracias al apoyo de nuestros proveedores y las reservas que nosotros pudiéramos tener, sería factible y provechoso para la empresa ya que atraería más clientes.
- 25. Debido a la diversidad de posibilidades que tiene la creación de un evento, no podemos describir el producto cuantitativamente. Nosotros vendemos un servicio, de modo que nuestro producto somos nosotros y nuestro asesoramiento así que debemos conseguir que el cliente se siente cómodo y satisfecho con nosotros para poder decir que tenemos un producto de calidad. La calidad percibida siempre debe ser la máxima, aunque el cliente no vaya a gastar grandes cantidades de dinero, se merece la mayor atención en el servicio y nunca llevarse una mala impresión de nosotros que estamos aquí para hacer perfecta su gran ocasión. Mi producto se encuentra en fase de crecimiento debido al estilo de vida actual por el que comienzan a demandarse esta clase de servicios a nivel más personal, no sólo congresos o bodas sino en un ámbito más amplio como comuniones, reuniones de amigos, homenajes… Además queremos hacer hincapié en las parejas internacionales que debido a su situación son un segmento de mercado a tener muy en cuenta ya que tienen una necesidad clara de nuestro servicio y su nivel económico es alto.
- 26. Nos diferenciamos de la competencia gracias al impacto que esperamos tener en las redes sociales. Queremos crear la necesidad de contratar un organizador de eventos para cualquier ocasión, que sea algo habitual y al alcance, en la medida de lo posible, no sólo reservado a las grandes esferas. Queremos ser una empresa en constante renovación para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible. El nombre de la empresa es GalEventos, es un nombre limpio y profesional que intenta definirnos como una empresa distinta, atractiva y comprometida con su entorno. En un futuro nos planteamos la posibilidad de abrir un plan de financiación para los clientes y así su celebración no se turbe por un problema monetario, se estudiarán las posibilidades de financiación de cada persona y buscaremos la mejor manera de satisfacer sus necesidades dentro de sus posibilidades. Todo el mundo tiene derecho a sentirse especial. Continua renovación es nuestro lema, en tendencias, proveedores y segmentos de mercado.
- 27. El criterio de precios vendrá dado por los servicios requeridos, y en su mayoría esto viene determinado por el proveedor. Se obtendrá un beneficio por parte de los proveedores de alrededor del 10% por los servicios prestados cobrados a un precio global. El precio gancho será el de los servicios que tengamos mejor pactados con los proveedores, por eso es crucial escoger los proveedores más provechosos, no sólo económicamente, sino también en calidad y variedad de producto que ofrezca. Se trata de un producto cuyos precios tienden a variar poco, el precio de alquiler de material, alquiler de locales o zonas, comidas, hoteles... Tiende a mantenerse en unos valores cercanos. En el caso de los clientes de alto poder adquisitivo que demanden servicios muy exclusivos, los cuales llevan más dificultad de llevarse a cabo, se le añadirá un plus sobre los beneficios obtenidos. Se le harán rebajas a discotecas, locales o entidades que demanden nuestros servicios de manera habitual. Se dará al cliente un presupuesto donde se establecerá un precio global por los servicios demandados.
- 28. Nuestro producto llega al cliente a través de la venta directa del mismo. Intentaremos fomentar al máximo el uso de internet para promocionarse pero lo que contratan son servicios que se consumirán más tarde por lo que el momento crucial es cuando se le vende la idea al cliente, por ello la elección de buenos trabajadores es muy importante
- 29. La publicidad se hará principalmente por internet y patrocinando fiestas o galas. Se utilizará también el mailing y se enviarán newsletters para ponernos en contacto con empresas españolas y extranjeras para que realicen aquí sus reuniones, congresos o simposios. Se contratarán los servicios de una empresa de posicionamiento en internet logrando ser la empresa más activa de nuestro sector, pero mientras la empresa no dé beneficios, serán los empleados los principales encargados del marketing. También se destinarán 2.000€ anuales para ingresar en los buscadores de proveedores de eventos on-line. Como estrategia de fidelización se harán descuentos a clientes con un alto volumen de pedido o frecuencia de los mismos. Además, queremos que los clientes conecten con el trabajador y creen una relación de confianza. Trataremos de posicionarnos a través del patrocinio de eventos para la ciudad, la idea principal es hacer cada año una fiesta benéfica en favor de una ONG, de este modo, nos damos a conocer, damos a conocer nuestros productos y contribuimos en la sociedad, también nos gustaría colaborar con las entidades públicas para participar en actos culturales o deportivos. Se crearon tres videos promocionales para la página web.
- 32. La empresa está presente en Internet a través de su página web y del blog. Por otra parte nuestra presencia en las redes sociales es muy activa, se nos puede encontrar en google+, youtube, facebook y twitter y desde allí redireccionamos a nuestros seguidores hacia la página web, donde hacemos una presentación extensa de nuestros servicios. También tenemos presencia en buscadores de proveedores como bodas.net
- 33. Página web Blog Youtube
- 35. Se establecerá un servicio de atención al cliente constante. Se establecerán turnos de guardia entre los trabajadores para que si hubiera alguna incidencia tanto los proveedores como los clientes puedan recibir respuesta de forma inmediata. Se gestionará en la página web la opción de pedir asesoramiento gratuito telefónico de modo que seamos nosotros los que nos pongamos en contacto con el cliente sin que ello suponga un gasto para el mismo. Se hará una base de datos de los clientes para conocerlos y poder ofrecerles el mejor servicio. Para ello debemos tener en cuenta la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Real Decreto 994/1999, de 11 de Junio, del Reglamento de Medidas de Seguridad de los Ficheros Automatizados que contengan Datos de Carácter Personal, según la cual, se adoptarán los niveles de seguridad adecuados a los datos que nos faciliten y se adoptarán todas las medidas técnicas a nuestro alcance para evitar la pérdida, alteración, acceso y robo de los mismos, como instalar un software anti-espía, utilizar funciones de seguridad en nuestro correo electrónico, etc. Los clientes serán informados de la finalidad, uso y guarda de sus datos.
- 36. Se establecerá una relación de feedback entre los clientes o posibles clientes a través de las redes sociales donde se les hará preguntas sobre sus gustos, opiniones, sugerencias... Al final de cada servicio se hará un informe sobre el mismo recogiendo las opiniones de los asistentes al acto, su organización y su puesta a punto, se hará una reunión entre los trabajadores para estudiar las acciones que se podrían haber llevado a cabo o como hubiéramos podido mejorar el servicio. Se tendrá muy en cuenta la observación y el análisis del cliente, de sus sensaciones y de sus comentarios tras el evento.
- 37. 1. Se celebrará el acto de Presentación de la Empresa el próximo día 20 de Junio en el espacio de Coworking Magma Espacio, lugar donde se ubica nuestra oficina. Este acto será organizado por nosotros mismos y constará de una presentación de la empresa amenizada por un dúo de bailarines y un cóctel para nuestros invitados. Para la celebración de este acto hemos seguido los siguientes pasos: 2. Definición de objetivos: Dar a conocer nuestra empresa y agasajar a nuestros clientes potenciales. 3. Elección de la fecha y el lugar: el lugar queríamos que fuera agradable y llamativo y nuestro lugar de trabajo así lo es, además de perfectamente adecuado al volumen de invitados, para la elección de la fecha pensamos en una fecha en la que al cliente le pudiéramos mostrar algo más de Ourense, y en esas fechas son las Fiestas del Corpus lo cual le añade valor a la experiencia. 4. Se creó un cronograma con cada una de las tareas a realizar para la elaboración del acto, en él se refleja la búsqueda de proveedores, el envío de invitaciones, convocatoria de los medios de comunicación y los tiempos de pago. 5. Elaboración del programa del acto para la organización, con los tiempos y tareas a realizar en la fase de ejecución del acto. 6. Al finalizar el acto realizaremos un informe general con las conclusiones del mismo, accidentes o problemas que pudieran suceder y la manera en que fueron solventados. Se archivará toda la documentación creada para posibles revisiones futuras.