Presentacion Implantacion PMO - Bernardo Baiz

Webinars PMI Madrid
20 de Abril. “Caso Real de implantación de una PMO”
BERNARDO BAIZ NUÑEZ
José Barato. PMP®. PMI-ACP®. Responsable del Área.
Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. PMI-PBA®. MCT. Responsable Captación de
Ponentes.
Luis Larrión. PMP®. TSSI. Organización y Logística.
Francisco Astudillo. Ph. D. MSc. PMP®. Organización y Logística.
Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.

Caso Real de Implantación de una PMO
Webinar – PMI Madrid Spain Chapter
20 de Abril de 2017
Bernardo Baíz Núñez
baizbernardo@gmail.com
@bernardobaiz

Presentación Personal
3
Experto en Dirección de Proyectos de Negocio
Especialista en implementaciones de PMO
Formado en Administración y Dirección de Empresas.
Programa Superior en Dirección Estratégica de Proyectos
en el IE Business School en 2016.
15 años en multinacionales del sector de Energía – Downstream.
Director de Proyectos
Head of PMO & Business Transformation
Consultor de negocio para desarrollo de modelos de distribución en EMEA y
América Latina.
Voluntario del PMI Capítulo de Madrid - Community Manager para LinkedIn.
Colaborador de la Universidad Antonio Nebrija y EU Business School.
Email: baizbernardo@gmail.com
LinkedIn: https://es.linkedin.com/in/baizdirecciondeproyectos
Twitter: @bernardobaiz
Blog: https://bernardobaiz.blogspot.com.es/

Agenda
4
¿Qué es una PMO?
¿Necesitamos una PMO?
Tipos de PMOs
La PMO “Ideal”
Implantación de la PMO
Breve Contexto
Fases de la Implementación
Lecciones aprendidas
¿Por qué fracasan las PMOs?

¿Qué es una PMO?
“Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que
estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más
fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las
responsabilidades de una PMO puede abarcar desde el suministro de funciones
de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia
dirección de uno o más proyectos”
5
Estructura
de gestión
Estandarización
Resultados
Gestión y
Dirección
Gobernanza
Compartir:
recursos,
metodología…
Fuente: PMBOK Guide - 5th Edition. Project Management Institute (PMI)
Procesos

¿Mi organización necesita una PMO?
6
desempeño
Procesos
Estrategia
Portafolios
yProgramas
Decisiones
correctas
Reportes
Consolidación
de Resultados
Software
Aprendizajes
Shared
1234
Hardware
…???

Tipos de PMOs
Fuente:
1) con base en la materia de Oficina de Proyectos (PMO) IE Business School – Programa Superior de
Dirección Estratégica.
2) Presentación PMO de Project Builder. Projectbuilder.com.br
#PMO-Auto
#PMO-
Strategic
#PMO-
Function
#PMO-Final

La PMO “Ideal”
Fuente: “The Perfect PMO”, www.practicus.com

Agenda
9
¿Qué es una PMO?
Tipos de PMOs
La PMO “Ideal”
Breve Contexto

Breve Contexto - Planning
10
2013 20182012
2014
2017
Estrategia
Corporativa
Oficinade
Proyectos
Dic: Finaliza
la Estrategia
Corp. para
implementar
en 2013..
Libro
estratégico de
PPPM.
Dirección
decide la
creación de
una PMO
para inicio de
2013.
Kick off de la
estrategia
corporativa
en Febrero.
“Implantació
n de la
Estrategia”
Kick off de la
oficina de
Proyectos en
Enero.
“Inicio de la
PMO”
Desarrollo de
la Estrategia.
En 2014 fue
hecha una
revisión y
ajuste la
misma.
PMO con un
Portfolio de
unos 30
proyectos
anuales y
Presupuesto
de €7
millones
Finaliza la
Estrategia
2013-2018.
Se iniciará
proceso para
lanzamiento
de la nueva
estrategia
Dar
continuidad a
la PMO.
Continuar con
la
implantación
del aprendizaje
validado.
Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener
la confidencialidad de la información.

Breve Contexto - Estratégico
Negocio de Downstream de BP: Fabricación, Producción, Distribución
y Comercialización de Lubricantes para vehículos en el mercado
Brasileño.
Se necesitaba que el negocio de Brasil creciera de formar significativa
y sostenida dentro del período planificado (2013-2018).
El negocio tenía una gran dependencia a los volúmenes asociados a las
cuentas de OEMs (Fabricantes de coches).
Primer relleno fábrica (55%)  Concesionarias (35%)  Mercado
Abierto (9%). Analogía del cubo roto.
Existían evidencias que estos contratos iban a sufrir deterioros
importantes en los resultados, en las negociaciones de 2014.
Se necesitaba re-balancear el negocio y poder diversificar el portfolio
de clientes buscando mayor distribución numérica en el mercado
abierto.
11

Breve Contexto – Dirección de Proyectos
El negocio de lubricantes tenía unos 10 años entrenando a los
empleados en los principios de Gestión de Proyectos.
No existía una Gestión centralizada de todos los proyectos.
No existía una asignación formal de los recursos.
No había un sistema/software para reportar el avance de los
proyectos, registro de KPIs y almacenamiento de la documentación.
Se realizaban algunas iniciativas en los proyectos como: “Kick off
meeting”, “Documento de apertura del proyecto”.
No se compartían las lecciones aprendidas.
Faltaba formalización en el cierre de los proyectos.
….

Agenda
13
¿Qué es una PMO?
Tipos de PMOs
La PMO “Ideal”
Breve Contexto

Fases de la Implantación
14
Estructura
de gestión
Estandarización
Resultados
Gestión y
Dirección
Gobernanza
Compartir:
recursos,
metodología…
Procesos

Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto

Diagnostic & Assessment
Madurez
en Gestión
Entrevistas
PMs
Evaluación
Organización
Metodología y
Procesos
Estrategia
Corporativa
¿Cómo de inicia la PMO?

Diagnostic & Assessment
17
Project Pipeline

Scope & Planning
El tipo de PMO
Los objetivos de la PMO
La estructura de la PMO
La Organización interna (procesos, operación, etc.)
El equipo de la PMO
La Institucionalización de la PMO en la organización, con
apoyo de la Dirección y su plan para ponerla en marcha.
La Matriz de responsabilidades de la PMO
Las atribuciones de la PMO, prioridades y Comunicación
Definición del Alcance de la PMO

Scope & Planning
Director
General Brasil
Director
Comercial
Director
Marketing
Director
Supply Chain
Director
Financiero
Head of
#PMOStrategic
Proyecto 1
(Comercial)
Proyecto 2
(Supply Chain)
VP Lubes
Americas
Directora
SAT
Director
Marketing
Director
Comercial
Dirección Regional
Estructura de la PMO
Dirección Local

Procedures & Training
Plan de
Comunic.
y Training
Alinear
Organiz.
Workflow
Procesos
Software
Gestión
de Proy.
Procesos
para
obtención
Recursos
Procesos
Op. PMO
Procesos
de PM
Estableciendo los procesos

Trends &
Opportunities
Insights
Concept
Development
LaunchCommercialize
Organizational Thinking

Methodology

Appraisal
Select
Define
Execute Operate
Project Process

Document Package

DSP
Hold
Decision
to be made
Kill
Implement
Next Stage
Decision Support Package (DSP)
“the right information, in the right format, at the right time”

Entrenamientos
Entrenamiento de 50 personas de diferentes áreas funcionales
Entrenamiento de reciclaje cada 6 meses

PPPM Governance
Roles y
Responsa-
bilidades
Gobernanza
de PPP
Estructura
de
Gobernanza
Proceso de
Aprobación
Grupos
aproba-
dores
Niveles de
aprobación
Presenta-
ciones
¿Qué consideramos en la Gobernanza?

Tier 1 Tier 2 Tier 3
Types of
Projects
Large, complex,
and/or high
resource impact
(Regional/Global)
Medium size,
complexity, and
medium resource
impact (Strategic
Country Projects)
Small, relatively
simple, low
resource impact
PAG / Stage
Gate Reviews
Monthly
ALT
Monthly
--CLT or sub-set
or
--Functional
Twice per Month
Standing Cross-
Functional Team
PPM Governance
Niveles de Aprobación

PPM Governance
Types of
Projects
Large, complex,
and/or high
resource impact
(Regional/Global)
Medium size,
complexity, and
medium resource
impact (Strategic
Country Projects)
Small, relatively
simple, low
resource impact
PAG / Stage
Gate Reviews
Monthly
ALT
Monthly
--CLT
or
--Functional
Twice per Month
Standing Cross-
Functional Team

PPM Governance
Types of
Projects
Large, complex,
and/or high
resource impact
(Regional/Global)
Medium size,
complexity, and
medium resource
impact (Strategic
Country Projects)
Small, relatively
simple, low
resource impact
PAG / Stage
Gate Reviews
Monthly
ALT
Monthly
--CLT
or
--Functional
Twice per Month
Functional Team

PPM Governance
Estructura de los proyectos
Head of
PMO

Reports & KPIs
Reporte Mensual

Reports & KPIs
Reporte Trimestral

Reports & KPIs
Reporte Anual

Agenda
41
¿Qué es una PMO?
Tipos de PMOs
La PMO “Ideal”
Breve Contexto

Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
Implantación completa?

Validated Learnings
Fuente:
1) con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
2) Con base al “Método de Lean Startup” de Eric Reis
Lecciones Aprendidas

Agenda
44
¿Qué es una PMO?
Tipos de PMOs
La PMO “Ideal”
Breve Contexto

Sólo el 50% de las PMOs sobreviven a 3 o más años de vida, de acuerdo con
“the Association for Project Management”
72% de los ejecutivos senior ponen “en duda” la eficacia de las PMOs.
En la mayoría de los fracasos en la implementación de la estrategia, se debió
principalmente a la ejecución.
Fuente: Only 50% of PMOs survive. Fight back! written by Stuart Easton
Según un estudio de KPMG hay 5 “buenas prácticas” que ayudan a mantener el
foco en la dirección de Proyectos
Metodología de Gestión de Proyectos.
Gestión efectiva de manejo de riesgo.
“Tener una oficina de Proyectos”
Uso de Program & Portfolio management prioritization
Clear Business Cases
Estudio realizado por KPMG en 2013 en EEUU.

Increase ROI
Validated Learnings
Fuente:
1) con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
2) Con base al “Método de Lean Startup” de Eric Reis
Completamos el círculo con RESULTADOS

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Bernardo Baiz N.
baizbernardo@gmail.com
https://es.linkedin.com/in/baizdirecciondeproyectos
@bernardobaiz
https://bernardobaiz.blogspot.com.es/
Bernardo Baiz

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