Presentacion poa 2011
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El documento describe un sistema de información gerencial propuesto para la Institución Autónoma Municipal Feria Internacional de San Sebastián Turismo y Artesanía (IAMFISS) en San Cristóbal, Venezuela. Actualmente, el IAMFISS maneja grandes volúmenes de información de manera manual y en hojas de cálculo, lo que dificulta el acceso y control de los datos. El nuevo sistema automatizaría los procesos de administración de personal para proporcionar información de manera más rápida y efectiva a los departamentos que la requieran.
Presentacion poa 2011
- 1. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO VICE-RECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO MAESTRÍA DE GERENCIA EMPRESARIAL SISTEMA DE IN FORMACION GERENCIAL AUTOR: ING. LADY NATHALY, ARIAS VARGAS C.I. 16.218.877 SAN CRISTOBAL – ESTADO TACHIRA
- 2. SISTEMAS DE INFORMACION Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa, es decir, un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información o parte de ella necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar sus actividades de acuerdo a su estrategia de negocio. El SI tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información que generan las diferentes dependencias dentro de las instituciones; un sistema de información está compuesto de elementos que son de naturaleza diversa y normalmente incluye: •Infraestructura tecnológica, (Hardware) •El recurso humano •Los datos, o información. •Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados, (Software)
- 3. ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Entradas de información: Proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Pueden ser manuales o automáticas. Almacenamiento de Información: El sistema puede reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior. Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.
- 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.) Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial la técnica de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno, por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
- 5. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.) •Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la información suministrada sea un fiel reflejo de la realidad planteada. •Oportunidad: la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de decisiones. •Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues ésta puede llevar a decisiones desacertadas. •Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades. La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo con la actividad que desempeñan.
- 6. CASO DE ESTUDIO: IAMFISS EMPRESA: Instituto Autónomo Municipal Feria Internacional de San Sebastián Turismo y Artesanía (I.A.M.F.I.S.S.), San Cristóbal _ Estado Táchira. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA: Planificar, estructurar, dirigir, coordinar y desarrollar todas aquellas actividades relativas a la promoción, de las actividades turísticas, fériales y artesanales en el Municipio San Cristóbal Estado Táchira; en concordancia con los lineamientos establecidos con los planes nacionales y Estadales de turismo.
- 7. CASO DE ESTUDIO: IAMFISS El IAMFISS es un instituto dedicado a promover el turismo y la artesanía en el Municipio San Cristóbal, por esta razón debe contratar un gran numero de personal que se desempeñe en estas áreas entre ellos se encuentran: Cantantes, recreadores, artesanos, etc. Aunque es un instituto pequeño maneja grandes flujos de información, los procesos se llevan manualmente y en plantillas de Excel, esto dificulta el manejo de los datos y acceso a los mismos. Otro de los problemas que se presentan con frecuencia es la falta de Control de cada Expediente, los mismos se almacenan en una carpeta y se guardan en el Archivo; cuando se necesita realizar consultas hay que verificar en cada una de las carpetas, lo que se convierte en un proceso complejo debido al gran volumen de información que se maneja, así mismo se presenta perdida de tiempo, de Datos, entre otros muchos inconvenientes. Al departamento de administración tiene acceso todo el personal del instituto. No hay control de los datos, cualquier empleado puede entrar y revisar los mismos, por lo tanto no hay privacidad y confidencialidad de la información.
- 8. CASO DE ESTUDIO: JUSTIFICACION DE LA PROBLEMATICA Los sistemas de información permiten ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato mas útil para su receptor, dicha información esta al servicio de los objetivos de la empresa. Luego de la recopilación y análisis de la información referente a la problemática existente (expuesta anteriormente), en el Departamento de Administración y Presupuesto del IAMFISS, se puede apreciar que los métodos de trabajo utilizados actualmente para en manejo y control del personal que labora en el instituto, dificultan su desarrollo, haciendo los procesos lentos y tediosos. Por tal motivo se justifica la realización del Sistema de información automatizado de administración de personal, el cual tiene como objetivo brindar apoyo al Departamento de Administración, Presupuesto y Auditoría Interna en cuanto solicite información al Instituto el proceso de consulta será mucho más rápido y eficaz.
- 9. CASO DE ESTUDIO: ALCANCE El sistema propuesto podrá satisfacer los principales requerimientos que exige el departamento de Administración, Presupuesto y Auditoría Interna del IAMFISS, la implantación de esta aplicación generara los siguientes beneficios: •Mantener criterios de validación de datos, garantizando la consistencia de la información. •Lograr menor tiempo de respuesta en cuanto a la actualización y búsqueda de la información. •Emitir reportes y consultas de interés para el usuario que permitan agilizar el proceso. •El nuevo sistema mantendrá la información en una base de datos segura y estable que permitirá establecer un orden en el manejo de los datos.
- 10. CASO DE ESTUDIO:Requerimientos funcionales •Crear una interfaz que sea agradable al usuario y de manejo práctico y sencillo. •Desarrollar una base de datos para el manejo de la información con 2 niveles de seguridad para administrador y usuarios. •Optimizar el tiempo de respuesta en consultas. •Permitir la emisión de reportes. •Restringir el acceso al sistema por medio de contraseñas de usuario. •Mayor velocidad en la obtención de la información y por consiguiente ahorro de tiempo y disminución del margen de error.
- 11. DIAGRAMA DE CASOS DE USO SITUACION PROPUESTA
- 12. DIAGRAMA DE CASOS DE USO SITUACION PROPUESTA
Notas del editor
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