Proceso de entrada de documentos en el sector sanitario
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El documento detalla cómo Esker ayuda a las organizaciones del sector salud a automatizar la gestión de documentos y facturas de proveedores, eliminando procesos manuales y papel. Con 22 años de experiencia y más de 80,000 clientes, Esker ofrece soluciones que mejoran la eficiencia y reducen costos en la gestión de cuentas a pagar. La automatización proporciona ahorros significativos en tiempo y dinero, al tiempo que mejora la visibilidad y el control en el proceso de aprovisionamiento.
Proceso de entrada de documentos en el sector sanitario
- 1. Procesos de Entrada de documentos en el Sector Sanidad: Gestión de Facturas de Proveedores © Esker 2010
- 2. Han dejado el Papel + el Software Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de sus procesos de negocio gracias a soluciones en propiedad o a la demanda. Esker automatiza todo proceso de entrada o de salida de documentos, como pedidos de venta, cuentas a pagar, facturas, o pedidos de compra. Esker: datos clave 22 años de experiencia, 280 empleados Más de 80,000 clientes en el mundo Más de 2.5 millones de usuarios 80,000 servidores de gestión documental management instalados en el mundo Más de 3 billones de páginas de fax enviadas cada año Listada en Euronext – Paris (Euroclear 3581) Esker es el editor de software europeo más internacional, con más de 85% de sus ventas realizadas en el extranjero. Han dejado el Papel 25% de los empleados de Esker se dedican al desarrollo del producto Esker es el tercer editor de software de Fax del mundo (Peter Davidson Report 2006) Premios y Reconocimientos “Esker does the best job at linking capture with DOM. It considers capture as important as creation and delivery and brings these together to address pain points in sales order processing and invoice management.” 2005 Codie Awards Finalist for “Best Document Management Product or Service” Patented received for Esker DeliveryWare Rules Engine Included in “Cool Vendors in Knowledge Support,” by Gartner. © Esker 2010
- 3. Misión Esker ayuda a las organizaciones a eliminar el papel y mejorar sus procesos documentales con soluciones de automatización bajo demanda y en propiedad. © Esker 2010
- 4. Esker DeliveryWare: solución integral Captura Leer Enruta Formatea Transporte Fax & Mail on Demand Documentos en papel (scan) Pedidos de Ventas Facturas Pedidos de Compra Email Confirmaciones Emails Confirmaciones de Fax Propuestas Pago Impresión Impresión Contratos Cartas Facturas de Almacenamiento Propuestas Faxes Proveedores XML Reportes Solicitud de Compras SMS E-documents (XML, idocs,…) … … Publicación Web ERP, CRM, Aplicaciones Legadas © Esker 2010
- 5. Ciclos de Negocio y Flujos de documentos Ciclo de Ventas Ciclo de Compras Pedido de Pedido de Cliente Compra 1 Gestión de Pedidos de 1 E-Compra Clientes Pago Pago Su cliente Su proveedor E-Factura Cuentas a Pagar 3 3 Su empresa Factura de Cliente Factura de Proveedor Documentos de Entrada Documentos de Salida © Esker 2010
- 6. El origen de todos los problemas… ¡Demasiado Papel! © Esker 2010
- 7. El proceso de gestión de Facturas de Proveedores: Automatizar la captura de documentos entrantes © Esker 2010
- 8. Ahorros típicos obtenidos Tratar una factura cuesta como media 11,55€ Se tarda 14,6 días de media para procesarla Datos Clave • 75 % de las empresas tratan sus facturas de forma manual 11€ 14,6 • 93% de las empresas recibe facturas via correo postal 90% de ahorro tradicional Fuente: Aberdeen Group 1€ 1,4 Ahorros Financieros Ahorro de Tiempo (días) © Esker 2010
- 9. La función de Facturación de Proveedores no es sólo entrar facturas sino un proceso estratégico dentro de la Cadena de Aprovisionamiento © Esker 2010
- 10. El proceso de Cuentas a Pagar es… Ciclo de Compras Compras Logística/Almacén Cuentas a Pagar MM Factura de FI Proveedor Requisito de MM Compra Documentos MM Pago al Albarán MM Entrega de FI Proveedor FI material Pedido de MM Notificación de MM Compra FI Pago i Gestionar los proveedores Verificación de la factura Recibir los bienes OK listo para el pago, Verificar los bienes Presupuestos o Principales Tareas Entrar los datos de los Retiene & bloquea el pago Pedidos de Compra bienes recibidos Aprobación de la Libera el bloqueo del pago Compra MM: Facturas con Pedido asociado Hacer Pedido de Compra FI: Facturas sin pedido asociado Procesar el Pago © Esker 2010
- 11. Etapas. 3 niveles: personas, ERP, Archivo… Verificación de la Factura y Procesado Captura de los Cotejo & Gestión de Liberación del Resp CxP datos de la Entrada diferencias Pago k factura ERP Registro en Contabilidad Sist. Archivo Archivo de la k Factura © Esker 2010
- 12. Grafícamente… Su proveedor Pedido procesado Pedido de Compra Aprobación del Orden Creada Correos y entregado, Jefe albarán firmado y envío de factura Cuentas a Pagar Archivo de Entra los la factura Correos Abre carta datos de la factura en SAP Pago Cotejo de Albaranes y Facturas El Jefe valida en función del PO © Esker 2010
- 13. 9 Problemas comunes de CP 1. Falta de coordinación entre CP y Compras 1. Demasiado tiempo manipulando folios (por ej. En el cotejo de facturas y hasta el pago final) 2. Falta de visibilidad de status de factura 3. Problemas con el aprovisionamiento— poco crédito con ellos, peleas legales 4. Muchos errores de gestión de facturas 5. Pagos tardíos no permiten descuentos 6. Pagos duplicados 7. Informes parciales, insuficientes, malos 8. Necesidad de reducir costes (hacer + con -) © Esker 2010
- 14. ¿Obstáculos a la automatización…o excusas? La mayor parte de las empresas proveedoras están todavía con procesos manuales Las tecnologías EDI, XML, IDoc, Web no las tienen todos los proveedores Ser capaz de tratar con todos los proveedores de forma automática y multi-canal aporta un valor importante a las aplicaciones SAP pero…sale muy caro! ¿o no? © Esker 2010
- 15. ¿Y si no hacemos nada? …el impacto de la mala gestión de Cuentas a Pagar Mala relación con Proceso Ineficiente, fragmentado Proveedores Costoso en papel y mano de Coste por factura muy alto obra Proceso de compra difícil No estándar Impacto: Costes Operativos elevados Sistemas de Organización Información Control de Cuentas a Pagar Mala relación con Sistemas fragmentados y insuficiente Poca visibilidad sobre el Proveedores stand-alone Cero gestión de datos y de dinero comprometido worflow Falta de base sólida para un Sin integración con el Libro análisis de eficiencia del Perspectiva y Contable ni con los proceso Control sistemas de proveedores © Esker 2010
- 16. Objetivos de Cuentas a Pagar Cierre de pagos a tiempo y sin errores Evitar penalizaciones por pagos tardíos y obtener descuentos por pronto pago Minimizar el tiempo de gestión con el proveedor Asegurar que el ciclo de compras fluya Maximizar la transparencia en la gestión La Solución = Automatización © Esker 2010
- 17. Objetivos en términos de ROI Aumente la rapidez del proceso en más de 50% Ahorre entre 50 y Baje los costes de la 70% en gastos de Automatización de gestión del proceso un personal para esta Cuentas a Pagar 30 a 70 % tarea Reduzca el coste del archivo de facturas papel hasta un 90% © Esker 2010
- 18. Su proceso automatizado CONTROL ROUTING 100010100 VALIDACIÓN PRIORIDADES Sin PO MULTI- CODIFICADO 100100110 101010001 MULTI-NIVEL NIVEL TRANSFER CAPTURA DE DATOS COINCIDE AP factura papel DATO & IMAGEN SAP Fax NO COINCIDE E-factura Con PO PROCESO SIN INTERVENCIÓN MANUAL EDI, XML SEGUIMIENTO EN LINEA DEL PROCESO (AUDIT TRAIL) CAPTURA EXTRACCIÓN GESTIÓN DE VALIDACIÓN DEL CREACIÓN DE LA DOCUMENTO INTELIGENTE y EXCEPCIONES PAGO FACTURA Y VALIDACIÓN ARCHIVADO DEL Cualquier formato Duplicados Workflow electrónico DOCUMENTO Extrae la de contabilización Las facturas son Entrega Incoherencia información de la factura creadas y enviadas o automatizada Precio/cantidad necesaria bloqueadas en espera Multi-nivel, según Gestión de Bloqueo/ reenvío de su conformidad Codificado los niveles Prioridades para validación o para el pago jerárquicos Verificación a 3 búsqueda requeridos La imagen del original niveles avanzada de 1 2 3 información 4 5 es indexada. Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail © Esker 2010
- 19. Facturas de Proveedores: Casos de Exito © Esker 2010
- 20. Fresenius Medical Care: Gestión de Facturas de Proveedores Recorte importante del ciclo de Compra: Las facturas ya no esperan en las mesas a ser tratadas en ausencia de los responsables de gestión de AP o de su validación Las facturas son enviadas por Blackberry para su aprobación Los responsables de CP responden rápidamente a las peticiones Visualizan el estado de las facturas en el Document Manager Ven dónde está cada factura en el proceso 100% visibilidad sobre las compras Quién compra qué Cuánto y con qué frecuencia © Esker 2010
- 21. Unos 1.500 pedidos recibidos por fax cada mes RETO Con una intervención manual en cada etapa Proceso largo y tedioso La visibilidad sobre cada dosier de cliente, una pesadilla. El responsable imprime y El responsable entra Los pedidos entran verifica que todo está manualmente los por fax correcto datos del pedido en el ERP Hospitales y clínicas ERP ? Cómo está mi pedido ? Intervención Manual © Esker 2010
- 22. RESULTADOS 4.050 horas de trabajo ahorradas Recorte de $191.000 al año Menos errores gracias a menos intervención manual Mejor servicio al cliente gracias al archivo electrónico Esker convierte los pedidos Los pedidos entran por Esker captura, lee y entrantes de XML a IDoc y los fax o XML re-dirige para inyecta en el ERP validación “Todo era trabajo manual. Teníamos que imprimir los pedidos, recoger los pedidos del Capture fax, volver a su mesa, entrar sus datos manualmente. Puede usted hacerse una idea Read IDoc del tiempo que nos suponía, multiplicado por 1.500 al mes. Ahora, con Esker, Hospitals Validate gestionamos los pedidos un 76% más rápido que antes” – Analista Técnico de ERP and clinics Medrad. Web validation Confirmación del pedido enviado según la preferencia del cliente: XML, Fax, etc. © Esker 2010
- 23. PHARMASSIST DIRECT: Prescripciones Descripción de Compañía Actividad principal: el negocio consiste en suministrar a Solución : hospitales que no tienen un servicio 24x7 de farmacia. Validaciones 24x7 de las Tamaño de compañía: Start-Up prescripciones Website: http://www.pharmassistdirect.com Gestión en tiempo real Audit trail y archivo Acceso en Remoto Datos Clave Resultados : Motivantes: Un nuevo negocio con pocos recursos que Permite a esta compañía lanzar un necesita una máxima automatización para proveer muchos nuevo concepto de negocio productos a muchos hospitales en un horario 24x7. Acceso desde un portal en cualquier Decisor: CIO momento del día, con una simple Volumen mensual estimado: 800/mes conexión ERP: Sin integración con Esker Workflow de validación de Flujo de entrada: fax + emails prescripciones automático. Flujo de salida: Archivo on Demand © Esker 2010
- 24. Más Referencias Sector Salud © Esker 2010
- 25. Referencias Salud España 2590 referencias en el mundo 33 en España © Esker 2010
- 26. Facturas de Proveedores: Casos de Éxito otros sectores (Facturas de Proveedores) © Esker 2010
- 27. URALITA Sector Materiales de Construcción Proceso Ambos procesos Facturas electrónicas a Clientes y Facturas de Proveedores ERP SAP Volumen 180.000 facturas a Clientes – 15.000 AP Reto Numerosos idiomas y legislaciones a tomar en cuenta en la facturación de salida – Diferentes caracteres (Latin1 y Latin2) – Proyecto internacional. Conclusión Importante proyecto de facturas de proveedores en entorno SAP a nivel internacional. La tecnología se aprovechó para el ciclo completo de facturas (AP/AR) © Esker 2010
- 28. PORT AVENTURA Sector Parque de atracción Procesos Gestión de reservas procedentes de hoteles y agencias de viajes– gestión de facturas de proveedores – emisión automática de órdenes de compra a proveedores desde SAP ERP SAP Volumen 40.000 facturas de proveedores- Reto Integración con varios entornos y tecnologías existentes (fax, email, SAP, Acct Ledger for SAP, OpenText, Contact Center…) Conclusión El cliente empezó con un proceso y extendió a varios procesos el uso de la tecnología Esker, única capaz de gestionar un entorno multi-canal, multi-tecnologías, multi- formatos, multi-canal… © Esker 2010
- 29. Corp. Patricio Echeverría Sector Herramientas y Materiales de Construcción Proceso Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores, indexadas y archivadas con EDW OCR + validación + XML/TXT + archivo (acceso vía Link) ERP AS400 Volumen 25.000 facturas Reto Herramienta de OCR basada en entorno WEB Automatización casi total de los documentos. Conclusión Sector tradicionalmente apegado al papel que apuesta por la digitalización. Otros ejemplos en el mismo sector: Ebara Bombas, Grundfos, Ramos Sierra… © Esker 2010
- 30. ¿Inversión o Pago por Uso? La flexibilidad comercial de Esker, una de sus fuerzas competitivas © Esker 2010
- 31. Modelos disponibles En modo propietario: Compra de licencia + soporte técnico En modo SaaS: Fee de instalación + pago por uso En modo Renting: instalación + personalización en sus oficinas + pago por uso © Esker 2010
- 32. Por qué tiene sentido un modo SaaS para el proceso de CP: 1. Capital Vs. Coste Operativo – CP puede ser un centro generador de beneficios – Reduce inversiones (y pone soluciones de Gran empresa al alcance de la Pequeña empresa) – Posibilidad de ejecutar un proyecto de automatización con un soporte mínimo de IT 2. Procesos Descentralizados/ distribuidos – Escaneos y entrada de datos en remoto – Workflows de aprobación extendidos a todas las filiales/áreas remotas de la compañía • De forma segura • Con audit trail (seguimiento en línea del proceso) • Sin licencias de ERP adicionales 3. Control & Visibilidad • Sin necesidad de personal adicional, sin curva de aprendizaje importante • BPO – “business Process Outsourcing” – sin perder el control en ningún momento. © Esker 2010
- 33. La diferencia desde un punto de vista tecnológico © Esker 2010
- 34. Esker on Demand – Automatización de Cuentas a Pagar en modo SaaS Visite http://es.apondemand.com © Esker 2010
- 35. ¡Gracias! Steve Smith Vice President of Sales Americas Tel 608-828-6110 Fax 608-828-0100 Jesús Midón [email protected] Director General Teléf 91 552 92 65 [email protected] Esker, Ibérica. Calle Perú, 6B 28290 Las Rozas - Madrid - España www.esker.es © Esker 2010
- 36. Pida su white paper sobre cómo retener clientes gracias a la automatización de pedidos Pida la nota de prensa sobre Roche Italia, nuevo cliente Esker en el sector Salud © Esker 2010
- 37. www.esker.es