Protocolo de atención a un cliente por teléfono
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El documento establece un protocolo de atención telefónica para la empresa Repres S.A., que incluye pautas para interactuar con clientes, desde la respuesta inicial hasta la conclusión de la llamada. Se enfatiza la importancia de la cortesía, la claridad y la capacidad de escucha para brindar un servicio integral, además de protocols específicos para transferencias y la gestión de clientes en espera. Finalmente, se asegura que toda comunicación debe ser coherente y ajustada a las necesidades del cliente.
Protocolo de atención a un cliente por teléfono
- 1. PROTOCOLO DE ATENCIÓN A UN CLIENTE POR TELÉFONO. Empresa: Repares S.A (Aplica para muchas empresas)
- 2. Objetivos Objetivo General. Establecer el protocolo para la asistencia vía telefónica de los servicios de REPARES S.A., con un monologo y pautas necesarias para la atención de forma integral. Alcance. Área del call center, a la Gerencia, Subgerencia, y en general a las áreas de la Empresa que tengan contacto telefónico con los usuarios y clientes.
- 3. Protocolo de Atención al Cliente Al contestar una llamada: - Se deberá evitar continuar una conversación cuando se esté próximo a contestar el teléfono. - El personal responderá rápidamente, se deberá contestar antes del tercer timbre, con voz clara y pausada. - Al contestar una llamada telefónica, se deberá iniciar ésta con: “repares” y un saludo de reconocimiento de tiempo: “Buenos días”, “Buenas tardes” e inmediatamente presentarse con su primer nombre (Ej.: repares muy buenas tardes le habla diego en que le puedo ayudar).
- 4. Protocolo de Atención al Cliente - Una vez que el cliente exprese su necesidad, se le solicitará su nombre. - En caso que la llamada deba ser transferida, se le deberá indicar al cliente que su llamada será transferida donde se le brindará la información requerida.
- 5. Protocolo de Atención al Cliente Al Transferir una Llamada: - Se transferirá sólo aquellas llamadas que no sean posibles de atender, debiendo asegurase de conocer el uso del teléfono para transferir llamadas. - Al transferir una llamada, el operador esperará que su compañero conteste, informándole el nombre del cliente y el motivo de la llamada, evitando que el cliente tenga que repetir
- 6. Protocolo de Atención al Cliente - Cuando el operario reciba la llamada transferida, se presentará y llamará al cliente por su nombre, haciendo una breve reseña de la información recibida. En caso de ser necesario dejar a un cliente en espera: - Se informará al cliente el motivo por el cual se le mantendrá en espera. - No se deberá disponer del tiempo del cliente: permita que él decida si desea esperar o prefiere
- 7. Protocolo de Atención al Cliente - Cuando el operario reciba la llamada transferida, se presentará y llamará al cliente por su nombre, haciendo una breve reseña de la información recibida. En caso de ser Necesario dejar a un Cliente en espera: - Se informará al cliente el motivo por el cual se le mantendrá en espera. - No se deberá disponer del tiempo del cliente: permita que él decida si desea esperar o prefiere
- 8. Protocolo de Atención al Cliente - No se dejará esperando al cliente por más de 30 segundos. De ser necesario se retornará el llamado informándole la causa de la espera. - Cuando se retorne el llamado, se deberá comenzar siempre con el nombre del cliente y agradeciendo por esperar (Ej.: Gracias por su amable espera en la línea…..)
- 9. Protocolo de Atención al Cliente Transmitir Mensajes o Razones: - En caso de ser necesario tomar un mensaje, escribirá el nombre y apellido de la persona que llamó y el número de teléfono al cual se le debe responder. - Repetir el mensaje al usuario para asegurarse que la información recibida y anotada es la correcta.
- 10. Protocolo de Atención al Cliente Durante la Llamada: - Permitirá que en todo momento el cliente se exprese y se sienta a gusto en Repares S.A No deberá interrumpir la conversación del cliente, dejando que el cliente termine de expresar sus necesidades, preguntas, quejas, inquietudes, otros. - Se deberá brindar respuestas puntuales y precisas, en forma cortés. - Deberá evitar contestar con preguntas. - El lenguaje utilizado deberá ser claro y simple, evitando usar un lenguaje técnico.
- 11. Protocolo de Atención al Cliente Al Terminar la Llamada: - Agradecer al cliente su llamada: “Gracias por llamar REPARES, que tenga buen día”. - Hacer una pausa. - Esperar a que el cliente cuelgue primero.
- 12. Protocolo de Atención al Cliente Al Realizar la Llamada: - Prepara tus herramientas: - Antes de realizar una llamada debes de tener ala mano todas tus herramientas de trabajo tales como: calculadora, lista de promociones y ofertas, computador con las herramientas necesarias para realizar la gestión. - Mantén ala mano papel y lápiz para anotar los requerimientos del cliente.
- 13. Protocolo de Atención al Cliente - Prepara lo que vas a decir: - Es indispensable que prepares antes de realizar una llamada, o que pienses que vas a decir o para que vas a contactar al cliente para poder reflejar mayor seguridad, coherencia y consecuencia de lo que se pretende comunicar a nuestro cliente. - Pregunta siempre por la persona a la cual te deseas comunicar, bien sea jefe de compras, administrador, dueño, para que la información que vayas a brindar se haga a la persona indicada y haya una comunicación asertiva. - Establece un tiempo determinado y prudente, para
- 14. Protocolo de Atención al Cliente - Comunica lo que es y a quien tiene que ser: - Antes de comunicarte con un cliente debes de ser coherente con lo que vas a ofrecer y al tipo de cliente a quien se lo vas a ofrecer, es decir, un cliente que su actividad económica es vender pintura, debes de ofrecerle promociones, descuentos y ofertas de pintura, ya que son las necesidades de nuestro cliente. - Al terminar la llamada: - Agradece por su tiempo y por atender tu llamada. - Despídete educadamente diciendo: “Cualquier inquietud con gusto será atendida, recuerde que hablo con (nombre y apellido del agente o asesor)”. - Haz una breve pausa y cuelga la llamada.