Proyecto de desarrollo de sistema automatizado de registro de asistencia

PONTIFICIA UIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE IBARRA
ESCUELA DE INGENIERÍA
PROYECTO DE DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA AUTOMATIZADO DE REGISTRO DE ALUMNOS,
PROFESORES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA
UNIDAD EDUCATIVA “DARÍO EGAS GRIJALVA” DE LA
CIUDAD DE SAN GABRIEL.
Autor: Carmen Bastidas
Carrera: Ingeniería en Sistemas
Nivel: Primero
Fecha: 05 de Mayo del 2014

1. INTRODUCCIÓN
La presente Investigación tiene en particular diagnosticar la necesidad de
desarrollar un sistema automatizado de registro de alumnos, profesores y
personal administrativo de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva”. La
investigación corresponde a la modalidad de Proyecto Factible para la
institución, la cual desarrolla todas las actividades relacionada a la
manipulación de registro académico de manera manual, es por ello que los
procesos de recolección de datos se realizan de forma lenta.
En virtud del aprovechamiento de estas tecnologías, la institución educativa,
en especial las de educación básica, se encuentran en la actualidad en la
búsqueda de nuevos mecanismos que permitan agilizar el intercambio de
información y actualizaciones en su desempeño laboral.
Es por tal motivo que me propongo realizar una herramienta que favorece en
el acceso a información de interés para la Unidad Educativa “Darío Egas
Grijalva”, estudiando la posibilidad de desarrollar un sistema automatizado
de registro de alumnos, profesores y personal administrativo en dicha
institución.
2. ANTECEDENTES
La Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva” de la ciudad de San Gabriel tiene
gran acogida e importancia entre los padres de familia del Cantón Montùfar
por la calidad de educación que brinda a los estudiantes,
Actualmente la Institución cuenta con control de registro manual tanto para
alumnos, docentes y personal administrativo, para mejorar el control de
registro se desea implementar un sistema automatizado que controlara todo
lo referente a asistencia e inasistencia de todos quienes conforman la Unidad
educativa.
Dicho registro manual de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva”, es difícil
de llevar pues ahí o se registra automáticamente la fecha, dia, que asistió o
no asistió cualquiera de los integrantes de la institución,

3. JUSTIFICACIÓN
Este proyecto nace a partir de la necesidad de entregar una solución
tecnológica de carácter informático a la Unidad Educativa “Darío Egas
Grijalva” de la ciudad de San Gabriel, siendo este un reto planteado para
mejorar el sistema educativo tanto de Escuela como Colegio unificados en
uno solo.
La necesidad de dicho modelo radica en la ventaja que presenta hoy en día
el trabajo de registro de asistencia o no asistencia de docentes, alumnos y
personal administrativo.
Además, el proyecto es visto como una necesidad tecnológica que puede
poseer no solo esta institución; sino otras instituciones que deseen
implementarlo para beneficio de estudiantes y demás personal que conforma
dicha Unidad Educativa.
Por todo lo expuesto anteriormente, el Sistema de Automatización de
Registro, se presenta como una opción factible y favorable a la educación;
pero el anhelo sería que no quede en simple investigación sino aplicar la
idea; siendo esta una de las mejores alternativas para propiciar el avance de
la educación.
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente, las instituciones presentan la necesidad de profundizar en los
sistemas automatizados de información y control como la mejor alternativa
para que éstas perfeccionen los mecanismos a través de los cuales puedan
desarrollar cada una de las metas trazadas en las áreas de gestión, operativas
y de control.
Esto se basa en el hecho de que a través de estos sistemas se facilita el
trabajo interno y externo en forma dinámica, permitiéndole a cada
organización ejecutar con mayor eficacia las actividades que realiza.
En este sentido, al definir un sistema de información computarizado, se señala
que los mismos constituyen un conjunto de funciones o componentes

interrelacionados que forman un todo; es decir, obtienen, procesan,
almacenan y distribuyen la información de forma ordenada sin necesidad de
llevar el registro manual habitual.
5. HIPÓTESIS DE TRABAJO
 Al realizar la propuesta del sistema de automatización de registro de
alumnos, docentes y personal administrativo de la Unidad Educativa
“Dario Egas Grijalva” de la ciudad de San Gabriel se lograría brindar
un servicio eficiente, oportuno y de calidad, para que el procesamiento
de datos sea efectivo al usuario.
 Al realizar un análisis de los requerimientos que se obtienen de los
usuarios, se determinará la problemática que se produce al no contar
con un sistema automatizado.
 Al proporcionar una herramienta administrativa que les permita
mejorar la eficiencia en el registro todos quienes forman para de dicha
unidad se sentirá satisfechos por el logro alcanzado en el avance
tecnológico.
6. OBJETIVOS
6.1. OBJETIVO GENERAL
 Desarrollar y optimizar los recursos de información de la Unidad
Educativa, mediante la aplicación de un sistema que permita controlar
el registro, así como también apoyar el proceso de enseñanza
aprendizaje en lo tecnológico.
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Diagnosticar la situación actual que presenta el proceso en necesidad
tecnológica en cuanto al desarrollo de un sistema automatizado de la
Unidad Educativa “Dario Egas Grijalva”

 Implementar en la Institución un paquete automatizado para control de
registro de alumnos, docentes y personal administrativo.
 Favorecer a la comunidad educativa con los nuevos avances
tecnológicos en sistemas automatizados.
 Orientar a los alumnos, docentes y personal administrativo en el uso
correcto de registrarse en el sistema.
 Coordinar y cooperar entre la institución y las familias, para hacerlas
participes de todos los aspectos relacionados al funcionamiento del
sistema.
 Enriquecer el aprendizaje a través de la utilización de un registro
automatizado en la Unidad Educativa.
7. MARCO TEÓRICO
Con el objeto de establecer un mecanismo de innovación en el sistema manual
de control de asistencia de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva”, se
plantea el desarrollo de un Sistema de Registro de Asistencia de alumnos,
docentes y personal administrativo. Dicho sistema funcionará como un
incentivo para todos quienes conforman la Unidad Educativa; la misma que
cumple en tiempo y forma con sus horarios cada vez que se registran en la
entrada del plantel.
A través de las diferentes investigaciones que se abordaron, se pudo obtener
una valiosa información para el desarrollo de nuestro trabajo de investigación
como se verá a continuación.
Requerimientos del software
Para utilizar el sistema se necesitan los siguientes requerimientos:
Hardware:

Computadora: servidores o equipos de cómputo Pentium 3 y o equivalente o
superior con conexión a una red y un quemador de CD, donde esté el sitio
para poder facilitar la información.
Software- Hosting (servidor local o web)
 Wampserver
 PHP (ojala 5)
 1 base de datos MySQL-Myadmyn
 Para el desarrollo de nuestro script necesitaremos la creación de 4
archivos .php:
 conexion.php
 registro.php
 login.php
 perfil.php
Equipos computador para poder facilitar la información.
 Microsoft Office 2007-2013
 S.O a utilizar: WINDOWS 7 u WINDOWS 8
 Servidor WEB: Server versión 5.0
 Manejador de BD: MYSQL 5.0
 Framework Basado en MVC: Kumbia
 Lenguajes de programación: HTML, PHP5, JAVASCRIPT, XML.
Justificación e impacto social de la propuesta
Debido a la problemática que genera el uso de un sistema manual para el
control de inscripción como lo es la lentitud del proceso, la falta de seguridad
en los datos y el descontrol, la implementación de un sistema de informático
que controle el proceso de registro de profesores, alumnos y personal
administrativo de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva”.
El hecho de cambiar el sistema manual de inscripción, por un sistema
automatizado, representa una evolución notable en el sistema, ya que serán
sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de fichas y
consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y búsqueda de

toda la información vinculada en el proceso de registro de alumnos,
aminorando notablemente la carga que representa para personal
administrativo.
Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que
traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era
tecnológica de la información.
Estudio de factibilidad y costos:
En esta investigación se determinará si la propuesta que se pretende en el
trabajo de investigación es posible lograrlo desde el punto de vista Técnico,
Operativo, Económico.
Factibilidad Técnica: se refiere sobre la disponibilidad de elementos o
equipos computacionales necesarios para el desarrollo del Sistema de
registro de datos de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva” la cual no
cuenta con los equipos necesarios para dicho fin.
Factibilidad Operativa:
Hace referencia al personal capacitado con que cuenta la institución para
desarrollar y mantener el Sistema de registro de datos de la Unidad Educativa
“Darío Egas Grijalva”
Factibilidad Económica:
Corresponde a la disponibilidad económica que posee la institución para el
Sistema de registro de datos.
La Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva” no cuenta con los recursos
financieros y técnicos para el desarrollo de un proceso automatizado por lo
que se requiere que la organización posea un equipo en cada departamento.
Incluye un análisis de los costos y beneficios que se deben tomar en cuenta
para un proceso de registro.

Planificación del Proyecto de software
Objetivo
Pasar del sistema manual a un sistema automatizado (Software) que tenga
como función Registro y control de los alumnos, profesores, personal
administrativos y obrero con el fin de facilitar y mantener organizado de
manera sistemática todo lo relacionado a la institución, para así ahorrar
tiempo en el proceso administrativo de la organización educativa.
En el alcance Fuera del alcance
Crear un Software que incluye un
sistema (base de datos) para
registro de los Alumnos, profesores,
personal administrativo y obrero de
la institución educativa.
Las limitantes serias, obtener los
equipos para la institución para la
instalación del Software.
Aprovechando las diferentes
herramientas para desarrollar el
software y que el mismo sea
compatible con la plataforma
Windows.
Que el software pueda ser
compatible en la plataforma de
software libre.
Seguridad para cuentas de usuarios,
contraseñas y permisos.
Evitar que posibles virus
Informáticos ataquen el sistema.
Características y beneficios:
El Sistema contiene características en particular ya que es diseñado para
registrar, organizar, actualizar, editar la data, entre otros teniendo así una
interfaz muy amigable y entendible por cualquier persona que intente
administrar el sistema, el cual posee seguridad para resguardar los datos de
cada integrante de la Unidad Educativa “Darío Egas Grijalva”
Los múltiples beneficios que arrojan el sistema, ser seguro y solo permitir
usuarios con los permisos adecuados para editar, borrar o añadir otros
usuarios al sistema. Esto para prevenir perdida de información o tráfico de
datos. Los representantes que no pueden tener o no adquirir nociones de uso
de las nuevas tecnologías, en cuando el registro automatizado requieren de

información sobre los estudios de sus hijos, Profesores, que la podrían
utilizar como fuente de recursos viable y de aprendizaje para futuras
generaciones en las aplicaciones de (php, mysql, myadmin, etc.)
Herramientas de desarrollo y colaboración
Sencillo/fácil sistema de registro de usuarios en PHP y MySQL con manejo
de sesiones. Hacer que un sistema de registro para usuarios, donde se pueda
hacer muchas cosas como darles permisos específicos, restringir la entrada
de visitantes a algunas partes. Cabe aclarar que el script es bastante básico,
para quienes empiezan en esto de la programación.
Macromedia Dreamweaver 8 es un editor HTML profesional para diseñar,
codificar y desarrollar sitios, páginas y aplicaciones Web. Tanto si desea
controlar manualmente el código HTML como si prefiere trabajar en un
entorno de edición visual, le proporciona útiles herramientas que mejorarán
su experiencia de creación Web. Se incorpora muchas funciones nuevas que
ayudará a la conexión con la base de datos para el registro sistematizado.
Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es
mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido.
Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez
introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades
de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las
estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos
para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de
datos son:
 Evitan la redundancia.
 Evitan la inconsistencia.
 Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y
eliminación de datos a la base de datos.
 Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los
datos.
 Se mantiene la integridad entre los datos.

Riesgo
Es la probabilidad de que un proyecto experimente sucesos no deseables,
como retrasos en las fechas, excesos de costos, etc. Se han producido
amplios debates sobre la definición adecuada para riesgo de software, y hay
acuerdo común en que el riesgo siempre implica dos características:
Incertidumbre: el acontecimiento que caracteriza al riesgo puede o no puede
ocurrir; por ejemplo, no hay riesgos de un 100 por ciento de probabilidad.
Pérdida: Si el riesgo se convierte en una realidad, ocurrirán consecuencias
no deseadas o pérdidas.
Objetivo
del
proyecto
Muy Bajo (5%) Bajo (10%)
Moderado
(20%)
Alto
(40%)
Muy Alto
(80%)
Costos
Es cubiertos el
monto
Los
programas
utilizados
son
accesibles
Tiempo
Retraso por
inconvenientes.
Alcance
Se alcanzo
un total del
trabajo
requerido
Calidad
Degradación
escasamente
aceptable. No
afecta el
desempeño del
proyecto.
.

Análisis y diseño
Documento de arquitectura del software (DAS)
El diseño es el proceso que extiende, refina y reorganiza los aspectos
detectados en el proceso de modelado conceptual para generar una
especificación rigurosa del sistema de información siempre orientada a la
obtención de la solución del sistema software.
Se realizó el modelado conceptual de la futura solución mediante el uso de
diagramas (diagrama de clases y diagramas de casos de uso). Los modelos
ayudan a visualizar como es el sistema, proporcionando plantillas que sirven
de guía en la construcción de la aplicación. En esta etapa se especifica qué
debe hacer la aplicación pero no cómo debe hacerlo.
Se utilizaron los elementos y modelos obtenidos durante el análisis para
transformarlos en mecanismos que puedan ser utilizados en una interfaz del
programa con las características y condiciones que establecen este tipo de
entornos. Se diseñaron todos los niveles de los que consta el software.
(http://www.monografias.com/trabajos96/desarrollo-sistema-
automatizado-registro-alumnos-profesores-escuela-jose-vicente-
unda/desarrollo-sistema-automatizado-registro-alumnos-profesores-
escuela-jose-vicente-unda.shtml#ixzz30nc0vMVX, s.f.)

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TIEMPO MES
Mes I Mes II Mes III Mes IV Mes V Mes VI Mes VII
ACTIVIDADES SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.Desarrollo de los Antecedentes del Proyecto
1.1 Origen del tema X
1.2 Justificación del tema X
1.3 Objetivos de estudio X
1.4 Relevancia de la tesis X
2. Desarrollo del Marco Teórico
2.1 Investigación bibliografía X X
2.2 Análisis de información X X X
2.3 Sintetizar información X X X X
3. Desarrollo del Diagnóstico
3.1 Diseño de Instrumentos de investigación X X
3.2 Aplicación de instrumentos X X
3.3 Tabulaciòn de información X
4. Propuesta
4.1Modelo de transmisión de datos propuesto. X X
4.2.- Redes de área local X X
5. Implementación del proyecto X X X X
6. Análisis de Impactos
6.1 Impacto Educativo X
6.2 Impacto Tecnológico X
X
X
X

9. PRESUPUESTO
10.REFERENCIAS CITADAS APA
(http://www.monografias.com/trabajos96/desarrollo-sistema-automatizado-registro-alumnos-profesores-
escuela-jose-vicente-unda/desarrollo-sistema-automatizado-registro-alumnos-profesores-escuela-jose-
vicente-unda.shtml#ixzz30nc0vMVX, s.f.)

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