Publicacion n° 2013 11 la pérdida o extravío de comprobantes de pago

LA PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE COMPROBANTES DE PAGO 2013
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PUBLICACIÓN N° 2013-11
LAS IMPLICANCIAS TRIBUTARIAS QUE SE GENERAN A RAÍZ DE LA PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE
COMPROBANTES DE PAGO
INTRODUCCIÓN
Las operaciones comerciales que realiza un determinado contribuyente deben estar respaldadas en la mayoría de
casos con la emisión y entrega de comprobantes de pago, toda vez que ello implica demostrar la fehaciencia de la
operación, quedando además las pruebas suficientes que permitan afrontar un proceso de fiscalización por parte de
la Administración Tributaria.
Por ello, si el contribuyente que necesita deducir el gasto, costo y/o crédito fiscal, pierde los comprobantes, ya sea
por robo, extravío, pérdida o destrucción de los mismos, puede verse perjudicado en el sustento de las operaciones
frente al Fisco.
Cuando la Administración Tributaria no encuentra sustento documentario de las operaciones aun cuando exista
fehaciencia de la operación, podrá efectuar los reparos correspondientes para determinar el desconocimiento de los
gastos, aparte de la aplicación de las infracciones por declarar cifras o datos falsos al no existir sustento en el
crédito fiscal.
LOS COMPROBANTES DE PAGO
Conforme a lo dispuesto en el artículo 2º de la Ley de Comprobantes de Pago, aprobada por Decreto Ley Nº
25632, se considera “(…) comprobante de pago, todo documento que acredite la transferencia de bienes, entrega
en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la– SUNAT”.
En esa misma línea, el artículo 1º del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Resolución de
Superintendencia Nº 007-99/SUNAT y normas modificatorias, establece que: “El comprobante de pago es un
documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicios”.
OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE PAGO
De conformidad con lo establecido en el numeral 7) del artículo 87º del TUO del Código Tributario, existe la
obligación por parte del deudor tributario de conservar los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Cabe precisar que esta obligación
incluye a los documentos entendidos como comprobantes de pago, notas de crédito, notas de débito y guías de
remisión.
El mismo numeral determina que el deudor tributario tiene además la obligación de comunicar a la Administración
Tributaria en caso de ocurrir la pérdida de los comprobantes mientras dure el período de prescripción.
Inclusive, puede presentarse el caso que se necesite conservar documentación (entre los que se incluye a los
comprobantes de pago), respecto de períodos que ya hubieran prescrito, siempre que se necesite corroborar
información que guarde relación directa, lógica y temporal con la determinación de la obligación tributaria no
prescrita. Ello puede contemplarse al revisar la RTF Nº 11322-3-2007 de fecha 27 de noviembre de 2007. Como se
recordará el artículo 43º del Código Tributario determina que la acción de la
Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar
sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración
respectiva.
También señala que dichas acciones prescriben a los diez (10) años cuando el Agente de retención o percepción no
ha pagado el tributo retenido o percibido.
Lo antes indicado permite apreciar que el contribuyente deberá conservar los libros y registros vinculados a temas
tributarios, además de los comprobantes de pago que respaldan la operación mientras dure el tiempo de
prescripción, el cual puede ser interrumpido por la propia administración o el contribuyente con lo cual se computa-
ría un nuevo plazo que mantiene la obligación de conservación antes señalada.

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PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
La pérdida o el extravío de comprobantes de pago puede producirse además por el robo o el hurto de los mismos.
De este modo pueden presentarse situaciones como las señaladas en el siguiente cuadro:
Supuestos de pérdida de
comprobantes de pago
Pérdida de comprobantes
de pago emitidos y no
entregados
Pérdida de comprobantes
de pago en blanco que
nunca fueron entregados
Pérdida de comprobantes de
pago emitidos y entregados
Pérdida de la copia emisor
del comprobante de pago
1) Pérdida de comprobantes de pago emitidos y entregados
Dentro de este supuesto se presentan situaciones en las cuales a un determinado contribuyente su proveedor
cumplió con emitir y entregar el comprobante de pago que sustenta la operación comercial que realizó previamente
con él.
Por haber realizado una remodelación de oficina se perdió el comprobante original que le fuera entregado al
perderse la caja donde se conservaba el mencionado documento.
Sobre el tema, resulta necesario verificar que de acuerdo a lo dispuesto en el texto del artículo 12º del Reglamento
de Comprobantes de Pago, el cual fuera aprobado por la Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT y
normas modificatorias, se precisa que en el caso del extravío o robo de documentos que fueron emitidos y
entregados a quien ostenta la calidad de adquirente de bienes o el usuario del servicio, se deberá cumplir el
siguiente procedimiento:

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Formular una denuncia policial ante la
delegación más cercana al lugar donde
ocurrieron los hechos, ya sea la pérdida o el
extravío de los comprobantes. La denuncia
deberá contener como mínimo lo siguiente:
Comunicar a la SUNAT, mediante la presentación de una carta simple firmada por el
representante legal de la empresa la pérdida o el robo del documento respectivo, dentro de
un plazo de quince (15) días de ocurrido tal hecho. Adjuntando a dicha documentación una
copia certificada de la denuncia policial por pérdida o robo del comprobante de pago.
Mientras el tributo no se encuentre prescrito se deberá conservar el cargo de la recepción
de la comunicación reseñada en el numeral anterior, del mismo modo que la copia
certificada de la denuncia policial.
Se deberá poner a disposición la segunda copia (la destinada a la Sunat) del documento
robado o extraviado, de ser el caso, o en su defecto, una copia fotostática de la copia
destinada a quien transfirió el bien o lo entregó en uso o prestó el servicio, del documento
extraviado, o de la cinta testigo.
El detalle de la relación de los
documentos extraviados o
robados.
El tipo de documento.
La numeración de los mismos.
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Se debe precisar que la persona que transfirió el bien o lo entregó en uso o prestó el servicio –o su representante
legal declarado en el RUC– deberá cumplir con entregar la mencionada copia fotostática al adquirente o usuario
que lo solicite y deberá consignar en la misma los siguientes datos:
(i) nombre y apellidos;
(ii) documento de identidad;
(iii) fecha de entrega; y, de ser el caso,
(iv) el sello de la empresa.
Si se cumplen todos los requisitos que se encuentran detallados en los cuadros anteriores, el robo o extravío de
documentos no implicará la pérdida del crédito fiscal, el costo o gasto para efecto tributario o el crédito deducible,
de ser el caso.
Como complemento de lo anteriormente señalado podemos citar la información que aparece en la página web de la
Policía Nacional del Perú con respecto a la obtención de una copia de una denuncia policial.

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2) Pérdida de comprobantes de pago emitidos y no entregados
Bajo este supuesto se presenta el caso en el cual existen contribuyentes que han sufrido la pérdida o robo de sus
comprobantes de pago justo antes que los puedan entregar a su destinatario. En este caso pueden tratarse tanto
de comprobantes de pago que fueron emitidos o como aquellos que no.
Debemos recordar que los documentos considerados comprobantes de pago producen efectos tributarios para la
persona que los emite, por lo que éste es responsable de lo que ocurra cuando los comprobantes ingresen en la
circulación del mercado comercial.
Declarar ante la Sunat, dentro del plazo de
los quince (15) días hábiles siguientes de
haberse producidos los hechos, la baja de
los comprobantes de pago que se hayan
perdido o hayan sido robados
La declaración de baja de documentos por motivo de robo o extravío no exime al contribuyente de la
obligación de sustentar la baja con la copia certificada de la denuncia policial, cuando la Sunat así se
lo requiera.
El numeral 4.3 precisa que los documentos
declarados de baja deberán ser destruidos.
La declaración de baja y cancelación, salvo
el caso de robo o extravío, no exime de la
responsabilidad por la circulación posterior
de los documentos.
Se deberá consignar el tipo de documento y
la numeración de los mismos, a efectos de
salvar su responsabilidad por la posterior
circulación de los mencionados
documentos.
La denuncia policial deberá realizarse con
anterioridad a la presentación de la
declaración de baja de los documentos
robados o extraviados.
En caso se realice con posterioridad sólo
eximirá de la responsabilidad a que hace
referencia el numeral 4.3 del artículo 12º
del Reglamento de Comprobantes de
Pago, a partir de la fecha de la denuncia.
La baja de comprobantes de pago se puede
efectuar tanto con el uso del formulario físico Nº
8255, el cual es presentado en las oficinas de
atención de la Sunat, como también es el poder
presentar el formulario virtual Nº 855 a través del
uso de la clave SOL ingresando para ello a
SUNAT Operaciones en Línea.
La baja de comprobantes de pago se puede efectuar tanto con el uso del formulario físico Nº 8255, el cual es
presentado en las oficinas de atención de la SUNAT, como también es el poder presentar el formulario virtual Nº
855 a través del uso de la clave SOL ingresando para ello a SUNAT Operaciones en Línea.
Por estas razones, en caso el contribuyente opte por presentar la baja del comprobante en esta segunda
modalidad, no será exigible en el mismo momento para presentar la denuncia policial respectiva.

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3) Pérdida de comprobantes de pago en blanco que nunca fueron entregados
El último de los supuestos que pueden presentarse es cuando se produce el extravío o pérdida por robo de los
comprobantes de pago en blanco, los cuales por su propia naturaleza nunca fueron entregados. Esta situación
planteada puede originar grandes problemas al titular de los mismos, ello se puede dar si es que personas ajenas a
él utilizan incorrectamente los mencionados documentos.
Lo antes indicado puede presentarse cuando las terceras personas procuran emitir facturas de manera
indiscriminada, ello para lograr la deducción de gastos de terceros que los pueden ingresar en su contabilidad.
Otro supuesto que puede presentarse se produce cuando existen casos de emisión de facturas que sustentan
actividades ilícitas.
Por estos motivos precisamos que este supuesto es de aplicación igualmente al procedimiento descrito en el
numeral precedente, ello significa que deberá cumplirse con efectuar la denuncia ante la delegación policial
correspondiente y además proceder a dar de baja los comprobantes de pago utilizando el formulario físico Nº 825 o
el formulario virtual Nº 855.
El tratamiento tributario aplicable al caso planteado anteriormente, cuando se analizó el caso de la pérdida de
comprobantes emitidos y no entregados, resulta de aplicación al presente supuesto, debiendo el lector remitirse al
numeral 4.2 del presente informe.
4) Pérdida de la copia emisor del comprobante de pago
Aquí se debe tomar en consideración que el perjuicio es de quien transfirió el bien o prestó el servicio, ya que no
procede dar de baja el comprobante, teniendo en cuenta que el adquirente cuenta con su respectivo original y
copia y el mismo surte efectos tributarios. Ello es un tipo de castigo por la negligencia en que se incurre.
Este supuesto no se encuentra regulado en la legislación tributaria; sin embargo, ello no es un elemento que
prohíba o impida que el mismo suceda. En tal sentido, entendemos que en el presente supuesto se deberá
comunicar la pérdida o el robo de dicha copia ante la Administración Tributaria, sobre todo para evitar alguna
contingencia con el Fisco, en una futura fiscalización. De no efectuarse tal comunicación, no se contaría con ningún
respaldo de la operación realizada (pese a que el adquirente o usuario del servicio sí cuente con el original del
comprobante y la copia SUNAT).
El respaldo de esta comunicación deberá encontrarse sustentada por la denuncia presentada en la delegación
policial más cercana, con lo cual se acredita dicha pérdida o robo, de tal manera que es recomendable contar con
una copia fotostática del adquirente que fue entregada en su debido momento al cliente, ello para determinar que
la operación existió y que ésta es fehaciente.

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