Recepcion de mercancia pasante makro

RECEPCION DE MERCANCIA
1.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos
serán responsables de emitir las Ordenes de Compras a los proveedores, para los
despachos de mercancía a las Tiendas.
serán responsables de evaluar el OPL de las Tiendas y las solicitudes para Ventas
Especiales, a fin de efectuar las negociaciones con el Proveedor y coordinar los
despachos mediante la Orden de Compra.
3.- La Gerencia de A.L.C. será responsable de atender las solicitudes de
reserva de los Proveedores que así lo requieran, tomando en cuenta las Ordenes y
el stock de los artículos existentes en el sistema de Tienda, luego registran ésta
información fin de generar el Booking in.
4.- La Gerencia de A.L.C. evaluará mediante revisión en el sistema, el stock del
producto, su movimiento y si ha sido ordenado; con la finalidad de detectar la
necesidad de ingreso del mismo en Piso de Ventas y emitir la Orden de Compra
correspondiente.
5.- La Gerencia de A.L.C. será responsable de imprimir y entregar el Booking-
in diariamente a la Gerencia de Recepción de Mercancía, a fin que realice la
planificación correspondiente.
6.- La Gerencia de A.L.C. notificará al proveedor en caso de Devoluciones
pendientes por retirar a fin de que éste informe al Transportista
7.- El Oficinista de Recepción de Mercancía a la llegada del proveedor deberá
verificar los datos contenidos en la Factura tales como: Dirección Fiscal, R.I.F. y
N.I.T. de la empresa, número de la Orden de Compra.
8.- El Oficinista de Recepción de Mercancía a la llegada del proveedor deberá
verificar la fecha planificada de entrega en el Boking-in, y el status de la Orden de
Compra (0= Pendiente, 6=Parcial, 8= Total).
9.- El Oficinista de Recepción de Mercancía deberá digitar la Factura a la
llegada del Proveedor, según sea la planificación del día. La Orden es
entregada al Receptor de Mercancía luego desglosará la factura original de
la copia y anexará esta última a la impresión de la Orden de Compra.
10.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de autorizar al
desembarque de la mercancía.
11.-El Receptor de Mercancía será responsable de verificar que los artículos
cumplan con el empaque Makro igualmente deberá aplicar los estándares de
almacenaje en paletas o cestas y la colocación del hablador correspondiente; a fin
de facilitar la gestión del Piso de Venta.

12.-El Receptor de Mercancía será responsable de verificar que las cantidades
facturadas sean igual a las recibidas; deberá colocar en la impresión de la Orden
de Compra las cantidades que ingresarán a la Tienda, firmar y luego deberá
entregar al Oficinista de Recepción de Mercancía para el ingreso de los datos en el
sistema.
13.-En caso de diferencias entre lo facturado y lo recibido; el Receptor de
Mercancía deberá resaltar en la impresión de la Orden de Compra los artículos y
cantidades que presenten diferencias y entregarlo en la taquilla del área de muelle.
14.-El Oficinista de Recepción de Mercancía deberá ingresar la información que
recibe del Receptor de Mercancía el sistema al comparar las cantidades
Facturadas y Recibidas generará automáticamente el Aviso de Diferencia
correspondiente, en caso de existir diferencias.
15.-El sistema sólo generará Avisos de Diferencias por Sobrante en mercancía
procedente de los Centros de Distribución, (Centro de Acopio T-97, Farmacia T-96
y Depósito Central T-98).
16.-Al generar Aviso de Diferencia se deberá colocar sello en la parte posterior de
la factura donde se detecta la diferencia además de solicitar las firmas
correspondientes, y se generarán en los siguientes casos:
16.1.- En caso de mercancía que no se encuentre apta para la venta (No
cumple con el empaque, Roto, Próximo a Vencerse, etc.) la cual se deberá
entregar al transportista.
16.2.- En caso de mercancía que no se encuentre apta para la venta
procedente de los Centros de Distribución, (Centro de Acopio T-97,
Farmacia T-96 y Depósito Central T-98), la cual deberá permanecer en
Tienda hasta que la Gerencia de Logística proceda a descontar al Operador
Logístico y/o Transportista el valor de esta mercancía y autorice a realizar entrega
de la misma.
16.3.- En caso de que sea detectada en bultos sellados de origen, procedente
de la Tienda 98, se procesará el Aviso de Diferencia sólo en la Tienda Receptora y
deberá enviar copia al Departamento de Costo y Control.
16.4.- En caso de falta de peso de los productos de perecederos, tomando en
cuenta la unidad mínima de despacho.
16.5.- En caso de mercancía faltante según las cantidades reflejadas en la
Factura.
17.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de entregar las
Devoluciones al proveedor a fin de que las mismas sean retiradas en el momento de
recepcionar la mercancía, el sistema indicará en la impresión de las Ordenes de
Compras “Tiene Devolución” (igualmente ocurrirá en el Boocking In).

18.-La Gerencia de Recepción de Mercancía dentro de su planificación dará
prioridad a la mercancía procedente de Tienda 96 (Centro de Distribución
Farmacia), Tienda 97 (Centro de Acopio), Tienda 98 por ser proveedores internos,
igualmente los almacenes externos que transportan mercancía de Transferencia.
19.-La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá solicitar autorización a la
Gerencia de Piso en caso de mercancía excedente a lo pedido en la Orden de
Compra, a fin de evitar sobre stock del producto, seguidamente solicitará la
elaboración de la Orden de Compra a la Gerencia de A.L.C. para darle ingreso al
Sistema de Tienda.
20.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá enviar a diario la
documentación registrada en el Sistema al Departamento de Control de Facturas.
21.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá imprimir al final del
día el Listín donde deberá indicar aquellas Facturas o Transferencias que
contengan Aviso de Diferencia, igualmente la documentación que por alguna razón
no sea enviada al Departamento de Control de Facturas.
22.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá revisar en el listín
conjuntamente con las facturas, el número de control y el número de factura
recibida de cada proveedor y en el caso de existir diferencias o errores notificarlo
al Departamento de Control de Facturas indicando el error sobre el listín, con la
finalidad de que el mismo realice los ajustes correspondientes.
23.- El Asistente de Recepción de Mercancía deberá indicar las diferencias o
errores remarcando los mismos sobre el listín y enviarlos con la documentación
registrada en el sistema por medio de las valijas al Departamento de Control de
Facturas.
24.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable del Form. 2-006
Entrada de Mercancía y 2-007 Salida de Mercancía sobre artículos que no estén
destinados a la venta (Insumos de Proveedores Externos como Exhibiciones,
mercancía para degustación, salida y entrada de maquinarías, salida de paletas,
salida de plástico, cambio de mercancía,etc) Deberán estar firmados por;
Seguridad de Muelle, Receptor y Transportista.
25.- El Personal de Seguridad de Recepción de Mercancía puerta principal de
proveedores y puerta de muelle deberán recibir a cada transportista y anotar en
una hoja control los datos correspondientes al vehículo y la empresa que
representa, hora de llegada y de salida.
26.- El Oficinista de Recepción de Mercancía será responsable de solicitar al
transportista la firma del Aviso de Diferencia en conformidad con la diferencia
detectada, luego deberá entregárselo en la taquilla con la copia de la factura y el
sticker correspondiente.

Si la recepción se refiere a una Transferencia de Mercancía entre Tiendas y
presenta diferencias se deberá seguir según lo establecido en el Procedimiento
correspondiente (PROC008OP ) “Transferencia de Mercancía entre Tiendas”.
27.- En el caso de Avisos de Diferencias anulados, la Gerencia de Recepción de
Mercancía deberá colocar el sello de “Anulado” y el motivo de su anulación; estos
Avisos deberán estar archivados en forma correlativa en la carpeta
correspondiente.
28.- En el caso de recepción de mercancía del grupo de perecederos (carne,
pescado, lácteos, charcutería, frutas y vegetales) el receptor deberá
Notificar al Jefe del Área correspondiente; con el objeto de agilizar el
proceso de recepción del mismo.
29.- En casos de correcciones de facturas solo podrá realizarse durante las 72
horas siguientes al registro en el sistema y para este proceso solo
Estarán autorizados el Jefe Administrativo y el Gerente de Recepción de
Mercancía.
30.- La Gerencia de Seguridad tendrá asignado adicionalmente formularios de
Entrada y Salida de Mercancía para el ingreso de Mercancía por las
Áreas distintas a la Gerencia de Recepción de Mercancía.
31.- Los Form. 2-006 Entrada de Mercancía y 2-007 Salida de Mercancía
deberán estar archivados en forma correlativa y con los soportes correspondientes
(Nota de Entrega, Carta de Entrega, etc) a la Entrada o Salida respectiva si fuere
el caso.
32.- El Supervisor y Oficinista de la Gerencia de Recepción de Mercancía serán
responsables de verificar las entradas y salidas de mercancía (Insumos de
Proveedores Externos, salida y entrada de maquinarías, salida de paletas, salida de
plástico, cambio de mercancía,etc).
33.- El receptor se encargará de solicitarle al proveedor el documento o nota de
entrega de la mercancía que ingresará mediante Entrada de
Mercancía; a fin de mantener el control y actualización de los insumos que
entran y salen de la Tienda.
34.- El control de Entrada y Salida de Mercancía procedente del Centro de
Acopio (Tienda 97) se realizará diariamente a través del Form. 2-116 Control de
Insumos, a fin de cotejar las cantidades de Insumos (cestas, paletas, bines) que
entran y salen de la Tienda; para ello es necesario la firma del receptor y
transportista, igualmente se efectuará inventario semanal de los insumos
pertenecientes a Tienda 97.

TRASNFERENCIAS DE MERCANCIA ENTRE TIENDAS.
TIPO DE ORDENES Y COMPORTAMIENTO EN EL SISTEMATIPO DE ORDENES Y COMPORTAMIENTO EN EL SISTEMA
TIPOS DE ORDENES EXISTENTES
0 – OPL
3 – HO (Oficina Central)
5 – Devolución
6 – Transferencia (+) (Entrada de Transferencia en Tienda)
7- Transferencia (–) (Orden de Distribución/Salida Tienda 98)
8 y 9 - Bonificadas
TIPO DE ORDEN COMPORTAMIENTO EN SISTEMA
0, 3, 5, 8 Y 9 Si no es de Makro Mail ni de Importación, se cierra el mismo día de la
Recepción
Si es de Makro Mail espera 7 días luego de la finalización del Makro Mail
y se cierra
Si es de Importación espera 30 días a partir de la fecha de planificación
de entrega, luego se cierra.6
7 Espera dos (2) días y se cierran
• Si los proveedores son
• T-96 y/o T-97 se cierran el mismo día de la recepción
• Si pertenece a T-98 espera 30 días desde el momento de la Recepción
en Tienda y luego se cierra.
Verifica y Recibe
los Documentos (Facturas)
entregados por el
Proveedor.
Imprime dos copias de las Ordenes
de Compra el día anterior a la
recepción (una copia para la taquilla
de Recepción de Mercancías
y otra para el Receptor de Muelle).
1
.
2
.
3
.
4
.
8
.
5
.
6
.
7
.
Verifica en el Booking In la Orden
de Compra, hora de entrega y
adicionalmente los datos de la
Factura (Proveedor, Mercancía,
Monto, etc.) y del
Proveedor.
Ingresa la mercancía
facturada genera y coloca
Sticker numerado
Desglosa la Factura original
de la copia y anexa a esta
última al printer de la Orden
de Compra para su
recepción
Recept
or
9
.
10.
Resalta aquellas diferencias
de cantidades de
Mercancías, en el Printer de
la Orden de
Compra.
Verifica los datos del
proveedor, del pedido y de
lo recibido con el printer de
la Orden de Compra y
coloca en éste las
cantidades
recibidas.
Firma y entrega el
Printer de la Orden de Compra
a la Gerencia de Recepción
de Mercancía y notifica
cualquier diferencia al
Supervisor encargado.
Digita las cantidades
recibidas para finalizar la
recepción.
En casos de diferencias el
sistema emite
automáticamente el Aviso de
Diferencia; que deberá ser
firmado por el Proveedor,
Receptor y Gerente de RM.
En caso de que el proveedor
tenga una devolución
pendiente, aparecerá en la
impresión de la Orden de
Compra.
11. 12.
13.
Entrega copia de la factura
recepcionada al proveedor con
el sticker. Agrupa factura
original, printer digitado y
Avisos de Diferencias y envía al
Departamento de Control de
Facturas.
14.
Archiva copia del Listín y los
Avisos de Diferencias en
forma correlativa
Oficinista de
Taquilla
Verifica con el Listín que genera
en el sistema, todos los
documentos registrados e indica
aquellos con Diferencias y
errores.
16. 15. Diariamente envía la
Documentación
registrada y el Listin al
Dpto. De Control de
Facturas.
Gerencia de
Recepción
de Mercancía
Oficinista de
Taquilla
Notifica al Departamento de
Control de Facturas las
diferencias y errores
encontradas en el listín para su
corrección.

1.- Las Tiendas deberán utilizar para las Transferencias de Mercancía los
transportes correspondientes a Tienda 98.
2.- Las Tiendas Emisoras deberán coordinar con Tienda 98, la utilización de
transportes con anticipación, especialmente cuando el destino de la Transferencia
está fuera de la ruta de retorno.
3.- El Transporte deberá ser utilizado al máximo, para minimizar el efecto del Costo
del Flete.
4.- Las Transferencias de Mercancías Consolidadas (con destino a varias tiendas),
deberán ordenarse de acuerdo con la secuencia de descarga, a fin de evitar
confusiones entre las cargas.
5.- Las Tiendas Emisoras deberán realizar las Transferencias de Mercancías por lo
menos, cinco (5) días antes del cierre de mes, a fin de garantizar su recepción antes
del respectivo cierre.
6.- Las Tiendas Emisoras deberán tomar en cuenta por recomendación de la
Compañía Aseguradora, que los Transportes utilizados para la Transferencia de
Mercancía deben cumplir con los siguientes requerimientos:
a) El Vehículo Transportador de la mercancía asegurada deberá viajar con
Chofer y Ayudante.
b) Siempre deberá permanecer en el Transporte una de las dos personas
(Chofer o Ayudante), al momento de detenerse en algún sitio al efectuar el
traslado.
c) En caso de pernoctar en algún sitio, deberá aparcar en un estacionamiento
reconocido privado (comercial).
d) Los Vehículos para transportar la carga, deben ser completamente
cerrados y con todos los elementos. de seguridad que sean necesarios
(cerraduras, cauchos en buen estado, sin sobrepeso, etc..)
e) Los Vehículos de Terceros, deben pertenecer a empresas de transporte
debidamente constituidas y organizadas, con rutas, tarifas preestablecidas y
autorizadas por los organismos competentes.
f) Las Empresas de Transporte deben tener pólizas de Responsabilidad
Civil y de Carga.
7.- El transportista presentará la factura correspondiente en Tienda 98 y esta
distribuirá a la Gerencia de Servicios / Administración de Tienda, para su
aprobación y posterior envío a la Dirección de Ventas, y este monto será cargado
en un 50 % a cada Tienda ( Receptora/ Emisora).
ELABORACION DEL CORTE DE DOCUMENTOS MENSUAL
1.- La Gerencia de Administración / Servicios de Tienda será responsable de revisar
y controlar el Corte de Documento Mensual entregado por las Gerencia de Recepción

de Mercancía, Gerencias de A.L.C., Gerencia de Control Final, Departamento de
Promoción y Ventas, Restaurante y Seguridad.
2.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá suministrar a la Gerencia de
Administración / Servicios de Tienda la siguiente documentación para el Corte de
Documentos :
a) Última Recepción de Alimentos Secos, Alimentos Perecederos,
Farmacia y No Alimentos, con sus respectivos soportes (Copia de la
Factura del Proveedor, Copia del Resumen de Mercancía Recibida y
Copia del Listín de Recepción).
b) Última Devolución Procesada (Copia del Documento y
copia del Resumen de Mercancía y Listín Sistema).
c) Último Aviso de Diferencia Procesado (Copia de la
Factura y Copia del Resumen de Mercancía).
d) Última Entrada y Salida de Mercancía y siguiente en
Blanco.
e) Última Transferencia Procesada de Tiendas.
f) Última Transferencia Procesada de T-96
g) Última Transferencia Procesada de T-97
h) Última Guía de Despacho Procesada de T-98
i) Última Salida y Entrada a Taller.
3.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá confirmar entre Tiendas las
Transferencias recibidas y enviadas del mes correspondiente.
4.- La Gerencia de Piso No Alimentos suministrará trimestralmente a la Gerencia de
Administración / Servicios de Tienda los Reportes sobre Mercancía existente en Taller.
5.- La Gerencia de A.L.C. deberá suministrar a la Gerencia de Administración /
Servicios de Tienda la siguiente documentación para el Corte de Documentos:
a) Última Corrección de Inventario y su respectivo Stock
Correction.
6.- La Gerencia de Control Final suministrará a la Gerencia de Administración /
Servicios de Tienda copia de la siguiente documentación para el Corte de Documentos:
a) Última Nota de Crédito Manual Procesada en el mes
(copia de Factura que la origina).
b) Relación sobre última Factura emitida en cada caja
(Anualmente).
c) Último Convenio de Préstamo emitido en el Sistema de
Arqueo.
7.- El Departamento de Promoción de Ventas y Atención al Cliente deberá entregar
a la Gerencia de Administración / Servicios, la siguiente documentación para el corte de
documentos:
a) Última nota de crédito emitida por sistema
(Devoluciones).
b) Última nota de crédito manual procesada con copia de la
factura que la originó.

c) Última nota de crédito manual (Descuento) con copia de la
factura que la originó.
8.- Adicionalmente a la documentación entregada por las distintas áreas, la Gerencia
de Administración / Servicios de Tienda deberá incorporar copia de la siguiente
documentación:
a) Última Orden de Compra procesada y fotocopia de la
siguiente en Blanco.
b) Última Requisición de Almacén procesada y fotocopia de
la siguiente en Blanco.
c) Última Requisición Interna de Tienda y fotocopia de la
siguiente en Blanco.
c) Última Factura procesada por Sistema Ginyx.
d) Último pedido de insumos procesado en el Sistema Ginyx.
e) Última Entrada de Insumos de T-97 (Centro de Acopio)
procesada en el Sistema Ginyx.
f) Última Salida de Insumos de T-97 (Centro de Acopio)
procesada en el Sistema Ginyx.
9.- En el caso del Restaurante deberá suministrar la siguiente documentación:
a) Última Factura Talonario emitida por dicho Departamento
b) Última Requisición Interna procesada
b) Última Factura sobre las Compras realizadas
c) Estado de Ganancias y Pérdidas.
10.- El Departamento de Seguridad suministrará copia de la Última Entrada y Salida
de Mercancía sobre aquellos Insumos que ingresan a la Tienda por un área distinta a la
de Recepción de Mercancía.
11.- La Gerencia de Administración / Servicios de Tienda será responsable de
verificar cada una de la documentación entregada y archivará en una Carpeta los
mismos, con la finalidad de que posteriormente sean auditados, quedando entendido que
esta información no deberá ser enviada a la Gerencia de Auditoria (Oficina Central).
12.- En el caso del Centro de Acopio adicionalmente, deberán anexar la última
Liquidación procesada al Proveedor y la siguiente en Blanco y fotocopia del último
Cheque emitido y el siguiente en Blanco.
GUIA Y LIBRO DE LICORES
1.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, realizar
anualmente la renovación del permiso para la venta de licores en las Tiendas Makro.
2.- Será responsabilidad de todas las Tiendas Makro llevar al día un (1) Libro de Mayor
en la Gerencia de Recepción de Mercancía y un (1) Libro de Menor en el Restaurant
(Cantina).
3.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, realizar
supervisiones periódicas a la Gerencia de Recepción de Mercancía y Restaurant de

Tienda a fin de constatar que los Libros se estén llevando correctamente y se encuentren
actualizados.
4.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, solicitar a la
Alcaldía el permiso temporal otorgado para aquellos proveedores que realicen
degustaciones de Licor en las instalaciones de la tiendas.
5.- Será responsabilidad de la Gerencia de Recepción de Mercancía mantener en su
poder durante la jornada laboral el Libro de Mayor para su actualización, así mismo será
responsable de entregarlo al Departamento de Atención al Cliente al cierre de la
jornada, con la finalidad de que este accesible a cualquier supervisión del Seniat hasta
el cierre de la tienda.
6.- Será responsabilidad de Atención al Cliente elaborar todas las Guías de Licores de
las distintas ventas al mayor ( 3 litros de una misma especie) elaboradas por Tienda, sin
embargo para garantizar el cumplimiento de esta norma, podrá asignar un talonario de
Guías al Dpto. de Control Final a fin de elaborar el máximo de guías posibles por ambas
áreas.
Nota: La NO elaboración de las Guías de Licores puede ocasionar sanciones o
Cierre de Tiendas por parte del SENIAT.
7.- El Departamento de Atención al Cliente tendrá la responsabilidad de custodiar el
Libro de Mayor conjuntamente con las guías al cierre de la jornada de Recepción de
Mercancía, a efectos de cualquier fiscalización por parte del Seniat.
8. El Departamento de Atención al Cliente tendrá la responsabilidad en el caso de
una Fiscalización por parte del Seniat de ubicar al Gerente de Rota quien a su vez será
el responsable de atenderlo.
9.- Será responsabilidad de la Gerencia de Recepción de Mercancía , controlar que en el
libro de mayor se asienten todas las entradas y solo las salidas de mercancía de
productos al mayor (Más de tres (3) litros). (Ver INST056OP).
10.-La Gerencia de Recepción de Mercancía tendrá hasta el lapso de un mes para
actualizar el libro de mayor, tiempo transcurrido después sin actualizar el libro será
motivo de sanción ó multa para Makro por parte del Seniat.
11.-La Gerencia de Recepción de Mercancía tendrá la responsabilidad de registrar en el
Libro de Mayor al igual que una venta las siguientes operaciones e igualmente emitir su
respectiva guía de licor:
a) Transferencias de Mercancía
b) Requisiciones del Restaurant
c) Devoluciones al Proveedor.
12.-Toda Factura procesada con más de tres (3) litros de la misma especie es
considerada una venta al mayor por lo cual obligatoriamente se le deberá elaborar su
guía de licor.

13.- Será responsabilidad del Restaurant de Tienda llevar el día el Libro de Menor con
el detalle de ingresos de todos los Licores adquiridos para el Restaurant.
DEVOLUCION DE MERCANCIA AL PROVEEDOR
1.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de controlar, custodiar
y entregar bajo los parámetros establecidos las Devoluciones de Mercancía a los
proveedores,
2.- La Gerencias de Piso será responsable de realizar y procesar en el sistema las
Devoluciones de Mercancía a los proveedores que se encuentren activos (Status 1) y de
entregar la mercancía a la Gerencia de Recepción de Mercancía.
3.- La Gerencia de Piso será responsable de entregar los artículos con los accesorios
completos y los empaques correspondientes y en aquellos casos en que no tengan
empaque, los mismos deberán estar en las mejores condiciones posibles para su traslado
evitando el uso de bolsas.
4.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de verificar y
confirmar el mismo día que son procesadas las devoluciones, en caso contrario la
Gerencia de Recepción de Mercancía procederá a la anulación del documento
Devolución de Mercancía.
5.- La Mercancía de Importación no podrá ser devuelta, ya que estos proveedores
no aceptan devoluciones por no poseer representantes en el país, adicionalmente el
Sistema no aceptará devoluciones de este tipo.
6.- En aquellos casos donde la mercancía no se encuentre apta para la venta y la
misma corresponda a un Proveedor de Importación, la Tienda deberá
desincorporarlo de su stock , a través de una corrección de Inventario por Código “3”
(ver NP068OP)
7.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos, al
momento de registrar en el sistema los datos del proveedor deberá tomar en cuenta la
asignación de los parámetros correspondientes a las devoluciones.
8.- En el caso de proveedores que no acepten devoluciones incluyendo los de
Importación, los compradores deberán colocar en el campo correspondiente a Auto Dev
y Acepta Dev. Cero “0”.(Pantalla Mantenimiento de Proveedores) y adicionalmente en
el campo correspondiente a Presupuesto 999, solo para aquellos proveedores de
Importación.
9.- En el caso de proveedores que acepten devoluciones, los compradores deberán
colocar en el campo correspondiente a Auto Dev y Acepta Dev. Uno “1”. (Pantalla
Mantenimiento de Proveedores)

10.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos, Farmacia y
No Alimentos deberán mantener actualizado en el sistema los datos correspondientes a
los proveedores y los datos de identificación de los mismos, con la finalidad de
optimizar el proceso de comunicación entre la Gerencia de Recepción de Mercancía y el
proveedor, especialmente la información sobre el EMAIL del proveedor. (Ver
NP095FIN)
11.- En aquellos casos donde los artículos estén incompletos con respecto a la
cantidad reflejada en el documento de Devolución, digitado por la Gerencia de Piso, por
falta de accesorios o empaques en mal estado, la Gerencia de Recepción de Mercancía
anulará o efectuará corrección de dicho documento.
12.- La Dirección de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos
solicitará devolución a la Tienda en caso de artículos en sobre stock, por OPL.
13.- Las Gerencias de Piso deberán informar a las Direcciones de Compras
respectivas sobre la calidad de los productos, empaques y presentación con el fin de
solicitar los correctivos necesarios para el mejoramiento del mismo.
deberán apoyar a las Tiendas ante los proveedores sobre el retiro de la mercancía antes
del tiempo establecido (30 días para los casos de No Alimentos y 07 Días para
Alimentos) garantizando de esta forma el aprovechamiento del espacio en el área de
Recepción de Mercancía y evitando la contaminación de productos alimenticios.
Nota: “ De acuerdo al Contrato de Compra Matriz, se fija como plazo
máximo para retirar la mercancía, objeto de esta devolución, Siete (07) días
continuo para Alimentos y Treinta (30) días continuo para No Alimentos. Si
transcurrido este lapso indicado que corresponda, no se ha retirado la
mercancía, esta pasará automáticamente a disposición de Makro, pudiendo
incluso destruirla sin que pueda el Proveedor reclamar indemnización por daños y
perjuicios. ESTA INFORMACIÓN HA SIDO CARGADA A SU
CUENTA Y FUE COMUNICADA VIA PAGINA WEB.”
15.- La Gerencia de A.L.C, entregará a la Gerencia de Recepción de Mercancía, el
Booking, el cual informará sobre aquellos proveedores que tienen Devoluciones
Pendientes.
16.- La Gerencia de Recepción de Mercancía al momento de entregar las devoluciones,
deberá ingresar a la opción Control de Devoluciones y marcar las Devoluciones
Entregadas.
17.- El sistema emitirá automáticamente con el night run un reporte sobre las
Devoluciones entregadas y el mismo deberá ser enviado a la Gerencia de Recepción de
Mercancía para su archivo respectivo.
18.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá archivar el Reporte de
Devoluciones Entregadas conjuntamente con el formulario de Devolución al Proveedor
firmado por el transportista en señal de recibido.

19.- El Sistema al momento de generarse la Devolución enviará una copia de la misma
por Email, a fin de notificar al proveedor sobre las Devoluciones pendiente por retirar.
( Una vez se actualicen las direcciones de Email por parte de las Direcciones de
Compras)
20.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá consultar en el Sistema el
listado sobre Devoluciones Pendientes por Entregar a los quince (15) días, a fin de
enviar el telegrama correspondiente a los Proveedores con Acuse de Recibo. Con la
siguiente información:
“ULTIMO AVISO. Se le notifica que a partir de la presente fecha comienza
el último lapso de 10 días continuos, para retirar de la Tienda Makro, la
devolución de mercancía No., No. y No., Una vez vencido el lapso sin que las
devoluciones hayan sido retiradas, la mercancía pasa automáticamente a
destrucción o disposición de MAKRO.”
21.- Si al transcurrir los quince (15) días posteriores al envío del telegrama, el
proveedor no ha retirado la mercancía, la Gerencia de Recepción de Mercancía emitirá
el Listado de Devoluciones Pendientes por Retirar de Treinta (30) días y notificará a la
Gerencia de Piso, con la finalidad de que la mercancía pase a disposición de Makro o
sea destruida. (Ver PROC010OP).
22.- Las Tiendas deberán notificar al Gerencia de Servicios / Administración el
destino que se le dará a la mercancía, esto con la finalidad de que los mismos asignen
los precios correspondientes para los casos de Ventas a Terceros.
23.- Los productos contaminados o contaminantes que no sean retirados
inmediatamente deberán ser destruidos con la respectiva Acta de
Destrucción emitida por Sistema en la opción creada para tal fin, en presencia de
Seguridad y cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos por los organismos
gubernamentales. Los mismos tendrán un plazo máximo de siete (07) días.
24.- En el caso de productos de farmacia, las Tiendas realizaran una Transferencia de
Mercancía entre Tiendas a la Droguería Makro, de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento (PROC008OP), adicionalmente deberán identificar en el formulario que
la misma pertenece a una Devolución, con la finalidad de que Tienda 96 procese la
misma al proveedor.
25.- En el caso de productos de farmacias para destrucción los mismos solo podrán
ser destruidos por Sanidad o con autorización previa por escrito del laboratorio
correspondiente, (solo para los psicotrópicos).
26.- La Droguería Makro (T-96), será responsable de procesar las devoluciones de
acuerdo a lo recibido por las Tiendas.
27.- Las Devoluciones de Mercancía al Proveedor superiores a U$ 2000 dólares
deberán estar firmadas por el Gerente de Piso y soportadas con la Carta de
solicitud del Comprador o en su defecto del Proveedor y en el caso de mercancía

destruida el Acta correspondiente con la finalidad de respaldar la operación
mencionada.
28.- En el caso de devolución de mercancía procedente del Taller, obligatoriamente
deberá tener anexo el Informe correspondiente, emitido por el taller autorizado, donde
se deberá tener estricto chequeo en los empaques del artículo y los accesorios de éste.
29.- En el caso de las Devoluciones mayores a U$ 2000 dólares, las Direcciones
de Compras respectivas deberán notificar a la Dirección de Finanzas, a fin de
bloquear los pagos al Proveedor y permitir se puedan descontar las devoluciones
procesadas.
30.- En el caso de mercancía en consignación (aplica solo para proveedores de
Temporada) que estará en alguna promoción creada (Makro Mail, Aniversario etc.),
será responsabilidad de las Direcciones de Compras correspondientes al crear la Orden
de Compra, notificar a las Tiendas, a fin de realizar la devolución de esta mercancía una
vez terminada la promoción. Igualmente en este caso deberá notificarse a Finanzas
para bloquear los pagos a estos Proveedores.
31.- La Gerencia de Piso será responsable al momento de culminar la promoción de
realizar la devolución correspondiente a la mercancía que se encuentra bajo la condición
de consignación y si las mismas exceden del monto establecido, deberá soportarlo con
la Carta de Comprador donde notificaba las condiciones de la promoción.
32.- En el caso de las Tiendas donde existe la figura de un Gerente de Piso, las
devoluciones podrán estar firmadas por los jefes correspondientes no sin antes verificar
los empaques y accesorios de la mercancía, igualmente deberán estar soportadas de
acuerdo a lo establecido en las normas No. 28 y 29 de este procedimiento.
33.- En el caso de Devoluciones de Artículos Bloqueados, deberá llamarse a la
Dirección de Compras correspondiente, a fin de que el código sea activado para efectos
de procesar la devolución, una vez procesada la misma se bloqueará nuevamente el
artículo. La activación de este código no será mayor a un (1) día.
34.- Será responsabilidad del Departamento de Costos y Control realizar el desbloqueo
correspondientes de estos artículos, de acuerdo a los solicitado por la Direcciones de
Compras
35.- La Dirección de Informática suministrará mensualmente a las Gerencias
Generales de Tiendas, Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos,
Farmacia y No Alimentos y a la Gerencia de Auditoría (A Solicitud de esta), el Reporte
sobre las Devoluciones procesadas por proveedor mayores a dos mil dólares (U$.
2.000).(Reporte Hodev01)
36.- Para aquellos productos devueltos desde el módulo de prueba. (Ver
Procedimiento Módulo de Prueba - PROC012NA).

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