Sistemas para el manejo de la informacion documental

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
COLEGIO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE OPCIONES TÉCNICAS
Programa de la Opción Técnica
Sistemas para el manejo de la información
documental
Versión 2001

Secretaría Auxiliar de Desarrollo Académico
Versión 2001
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TÉCNICO EN SISTEMAS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA
Con este programa se busca que el alumno conozca y aplique diferentes métodos y
sistemas para administrar información documental empleando adecuadamente los
materiales de que disponen las instituciones en sus centros de información documental,
valore la necesidad de organizar eficazmente la información, reconozca la importancia
que tiene el brindar un buen servicio al usuario de tales acervos de consulta, y así ofrecer
el apoyo informativo oportuno, suficiente y necesario para auxiliar la toma de decisiones
en las entidades tanto del sector público como del privado de nuestro país.
El programa formativo de ésta Opción Técnica está dividida en siete unidades: La primera
abarca el conocimiento general de la administración, Proceso Administrativo que le
permitirá al alumno comprender el funcionamiento administrativo y sistemático de las
Organizaciones, en donde se resalta la importancia de los centros de información en toda
administración; ya que estos deben operar como su memoria central; en la segunda
unidad se abarca el estudio de la Administración de documentos en donde se introduce al
alumno en lo que son los archivos, los documentos, su importancia y clasificación; la
tercera unidad está dirigida a que los alumnos conozcan cuales con los sistemas de
clasificación, expedientación documental; en la cuarta unidad el estudiante podrá conocer
el uso de sistemas automatizados en archivos y centros de información; en la quinta
unidad se aborda lo referente a la concentración, depuración y valoración documental, en
donde el alumno aprenderá a valorar la importancia del resguardo de los documentos que
haya en los archivos; en la sexta unidad se proporcionará al estudiante una visión general
de lo que es la microfilmación, sus ventajas y desventajas y los procedimientos para
realizarla, en la última unidad se busca que el alumno adquiera conciencia de la
importancia de la conservación y protección de los materiales que guardan los archivos.
El programa de la Opción Técnica se impartirá vinculando la teoría con la práctica, para
ello, los conocimientos teóricos se complementarán con la realización de “Actividades
Prácticas”, al final de las dos fases de que consta el curso, estas últimas se llevarán a
cabo en archivos de diferentes instituciones, dependencias y empresas de los sectores
público y privado.

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Se contempla la realización de evaluaciones al término de cada unidad que integren los
aspectos teóricos y prácticos, a través de exámenes formativos.
El programa académico de la Opción Técnica tiene una duración de dos semestres
lectivos (fases), cada uno de 60 horas, sumando un total de 120 horas, mismo que se
imparte en sesiones de dos horas dos veces por semana y la realización de un periodo de
prácticas laborales de 200 horas.
Para poder cursar la segunda fase los alumnos deberán acreditar la primera.
Al finalizar el curso se otorgará diploma a aquellos alumnos que aprueben las dos fases
del curso y hayan realizado sus Actividades Prácticas.
DEFINICIÓN DEL TÉCNICO
El técnico en Sistemas para el Manejo de la Información Documental es la persona capaz
de aplicar las metodología y técnicas para procesar diferentes recursos de información
documental en forma manual o automatizadas empleando para ello, adecuadamente, los
materiales de que disponen los archivos y centros de información para manejar y
preservar lo documentos que integran sus acervos y brindar los servicios que el archivo o
centro de información ofrece a sus usuarios.
El egresado de esta Opción Técnica adquirirá y desarrollará las siguientes competencias:
 Valorará la importancia que tiene la información para la toma de decisiones en una
organización.
- Aplicará la normatividad jurídica sobre la conservación de documentos.
- Organizará y ordenará distintos recursos documentales.
- Aplicará diferentes métodos y técnicas para procesar los materiales documentales.
- Empleará debidamente los recursos materiales que disponen los archivos y centros
de información.
- Llevará el control de documentación.

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- Aplicará técnicas para la elaboración de diagnóstico de la administración de
documentos.
- Realizará la glosa y síntesis del contenido y asuntos de un documento.
- Operará paquetes de cómputo para archivos.
- Atenderá a los usuarios de un archivo o centro de información documental.

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UNIDAD I Aspectos Administrativos.
Objetivo:
El alumno reconocerá los principios de la administración como guía en las tareas sociales
de coordinación en las actividades de los grupos humanos así como en las
organizaciones.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Origen y desarrollo de la Administración.
2. Cientificidad y universalidad de la Administración.
3. Áreas de aplicación de la Administración.
4. Teoría de sistemas.
5. Clasificación de las Organizaciones.
6. Funciones de una organización. Organizaciones públicas y organizaciones privadas.
7. Formas gráficas de representación de funciones y niveles de jerarquía.
8. Fases del proceso administrativo.
9. Importancia de los archivos en la Administración.
Tiempo estimado: 8 horas.
Actividades de aprendizaje sugeridas
 Identificar en una película los elementos del proceso
administrativo.
 Elaborar un organigrama de una entidad u organización.
UNIDAD II Teoría general de la Administración de Documentos.
Objetivo:
El alumno reconocerá la importancia de la administración de documentos en la toma de
decisiones y la necesidad de estos en la comunicación organizacional administrativa.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Origen y procedencia de los documentos.
2. Documentos.
3. Ciclo vital de la documentación.

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4. Identificación de documentos.
5. Valoración primaria.
6. Tipos de archivos.
 Visita a un museo para identificación de soportes documentales.
 Visita guiada a un archivo histórico.
UNIDAD III Sistemas de clasificación, expedientación y catalogación
documental.
Objetivo:
El alumno aplicará los procesos de sistematización en los archivos como medio para
lograr una toma de decisiones más eficiente y capaz.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Clasificación documental.
1.1 Directos: alfabético, geográfico, cromático, onomástico, temático.
1.2 Indirectos: topográficos, numérico, simple, decimal, estructural, alfa numérico.
1.3 Principio de procedencia y orden original.
2. Expedientación.
2.1 Apertura.
2.2 Glosa.
2.3 Aseguramiento
2.4 Guarda.
3. Catalogación.
3.1 Concepto.
3.2 Elementos estructurales y características físicas.
3.3 Tipos de catálogos: principales y auxiliares.
3.4 División de cédulas: principales, auxiliares, especiales.
3.5 Principales reglas catalográficas.

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 Llevar a cabo el análisis documental de un suceso actual.
 Realizar la glosa y síntesis del tema o asunto tratado en los
documentos.
UNIDAD IV Uso de sistemas automatizados.
Objetivo:
El alumno reconocerá las características y el empleo de los elementos de las tecnologías
de la información en la sistematización, almacenamiento y transferencia de la información
documental, como recursos útiles en la automatización de los acervos documentales en
los archivos.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Introducción a la Computación.
1.1. Elementos básicos.
1.1.1. Hardware: centro de cómputo (unidades), unidades de disco (duro,
flexible), los bytes, el teclado.
1.1.2. Software. Tipos de Software (procesadores de textos, graficadores,
manejadores de bases de datos, diseño, diseño editorial, antídotos ó
vacunas).
1.2. Soportes de la información.
1.2.1. CD ROM
1.2.2. Tipos de discos (CD ROM, CD WORN, CD OPTOMAGNETIC, CD AUDIO,
MULTIMEDIA).
1.2.3. Discos ópticos.
1.2.4. Proceso de digitalización.
1.3. Sistema Operativo.
1.3.1. Principales comandos.
2. Bases de Datos.
2.1 Uso de las bases de datos.
2.2 Estructura.
3 Procesador de palabras.
3.1 Concepto.

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3.2 Uso.
3.3 Tipo de procesadores.
4 Tecnología de Redes.
4.1 Redes Internas.
4.2 Redes Externas.
4.3 Internet.
4.4 Uso y aplicaciones de redes.
5 Práctica de Sistemas Automatizados.
5.1 Dbase o Microisis: captura de la información, indizado, visualización, búsqueda y
recuperación de la información, creación de reportes.
5.2 Word for Windows WP o Works: captura de la información, indizado,
visualización búsqueda y recuperación de la información, creación de reportes.
Tiempo estimado: 28 horas
 Efectuar ejercicios de procesamiento de información de
documentos diversos usando el programa de cómputo
“MICROISIS”.
 Realizar una investigación documental sobre digitalización de
imágenes.
UNIDAD V Concentración, depuración y valoración documental.
Objetivo:
El alumno distinguirá la importancia de la aplicación de la normatividad sobre el manejo,
transferencia y conservación o eliminación de los documentos que integran un archivo.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Conceptos y objetivos.
2. Transferencia documental: concepto, procesos.
3. Catálogo de caducidades: legislación.
4. Valores secundarios: testimonial, informativo, evidencial.
5. Préstamo y consulta de expedientes: reglamento.
6. Depuración: documentos depurables y no depurables.

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7. Baja de expedientes: procedimientos.
Tiempo sugerido: 10 horas.
 Integración y depuración del archivo personal.
 Realizar la línea de tiempo de un documento.
UNIDAD VI Microfilmación.
Objetivo:
El alumno analizará la pertinencia de la utilización de la microfilmación dentro de los
procesos de conservación y optimización de espacios, destacando su estatus legal y las
características del equipo.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Concepto: ventajas y desventajas.
2. Película: partes y clases de películas.
3. Equipos: Características, Microformatos: ventajas y desventajas.
3.1. De entrada
3.2. De proceso.
3.3. De salida.
4. Procedimientos de microfilmación.
 Efectuar una visita guiada a un centro de microfilmación.
 Realizar un ensayo sobre las ventajas y desventajas de la
microfilmación frente a la digitalización de imágenes.

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UNIDAD VII Conservación y restauración.
Objetivo:
El alumno reconocerá la relevancia de la preservación y restauración de los documentos y
será capaz de proponer iniciativas para la conservación y restauración de los acervos
documentales
CONTENIDO TEMÁTICO
1. Conceptos.
2. Agentes de deterioro: físicos, biológicos y humanos.
3. Medidas preventivas y de conservación.
4. Normas generales de seguridad: instalación, adecuación de edificios y mobiliario.
5. Procesos básicos de restauración.
 Investigación documental sobre agentes de deterioro de
documentos en función de su guarda.
 Investigación de campo sobre las condiciones de seguridad y
resguardo documental de un archivo o centro de información.

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EVALUACIÓN
Para realizar la evaluación de los alumnos se tomarán en cuenta la presentación de
exámenes, trabajos de investigación documental, la participación en clase y para su
acreditación final se considerará el cumplimiento de las Actividades Prácticas (prácticas
laborales) esto último deberá ser demostrado por el alumno con la presentación del
documento “control de Actividades Prácticas” en el cual el responsable directo en el
centro laboral evaluará el desempeño del alumno, firmará y sellará debidamente el
documento señalado.
ACTIVIDADES PRÁCTICAS
Las Actividades Prácticas son parte complementaria del programa académico de la
Opción Técnica en la cual el alumno integra y pone en práctica los conocimientos y
habilidades que adquiere durante el curso en el aula. Para su realización el Departamento
de Opciones Técnicas establece convenios y/o acuerdos de colaboración con diferentes
entidades públicas y privadas, en los que se especifican el tipo de actividades, su
dirección y la necesidad de la asesoría y supervisión directa de los alumnos a cargo de
algún responsable directo en los archivos o centros de información, a los que acudan los
alumnos a cubrir sus prácticas laborales a lo largo de un periodo de 200 horas, en el que
realizarán las siguientes Actividades Prácticas:
1. Conocer el control de los documentos que custodia el archivo o centro de
información.
2. Aplicar diferentes sistemas de clasificación de expedientes.
3. Elaborar expedientes.
4. Apoyar la conformación de catálogos.
5. Realizar el proceso de valoración documental
6. Auxiliar en la ejecución de los distintos procesos técnicos.
7. Prestar los servicios que se ofrecen a los usuarios de un archivo o centro de
información documental.

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BIBLIOGRAFÍA
 Administración General. Coordinación y control. Henry Fayol.
 Orígenes y perspectivas de la Administración. Adalberto Ríos y Andrés Paniagua. Edit.
Trillas.
 Administración de Recursos Humanos. Fernando Arias G. Edit. Trillas.
 Higiene y Seguridad. Humberto Lazo S.
 Hacia una Comunicación administrativa integral. Sergio Flores de Gortari y Emilio
Orozco Gutiérrez.
 Sistemas para el manejo e la información documental. Alfredo Hernández, OP. TEC.
 Manual de Técnicas de Investigación. Ario Garza Mercado. El Colegio de México.
 Administración de empresas. Teoría y práctica. Agustín Reyes. P. Edit. Limusa.
 Elaboración de Manuales de Procedimientos. Guía Técnica. Presidencia de la
República.
 Las Unidades de Correspondencia y archivo en el sector público y privado. Guía para
su organización y funcionamiento.
 Archivos Administrativos. Mario Jiménez Rodríguez. México. 1983.
 Instructivo sobre Correspondencia y Archivo. S.C.T. 1964.
 Las Unidades de Correspondencia y Archivo en el sector Público Federal. S.P.
 Los Sistemas Red de Archivo del Gobierno Federal. Normas para la organización y
Funcionamiento de los Servicios Archivísticos de la Administración Pública
Centralizada. México, A.G.N. 1984.
 Glosario de Términos Archivísticos. S.E.P. E.N.B.A. México. 1980.
 Archivos Clínicos. Samuel Aneneyro Olaguibel., México. 1988.
 Guía general los fondos que contiene el A.G.N.. México. 1981.
 Manual para la Organización de los Archivos Parroquiales de México. A.G.N. 1987.

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 Los Archivos en el siglo XX. Jean Yves Rousseau. Universidad de Montreal. A.G.N.
1988.
 Archivos Modernos Principios y Técnicass Dr. T.R. Schellenberg. México A.G.N. 1987.
 Escamilla G. Gloria. Interpretación Catalográfica de los libros. México, U.N.A.M. 1979.
 Políticas y Procedimientos para la depuración de las delegaciones federales.
 Boletines del Sistema Nacional de Archivos. A.G.N. 3,4,5,6,8 y 9.
 Boletines de la colección gris. México. A.G.N.
 Shellenberg T. Archivos Modernos. México. A.G.N. 1978.
 Micrografía. Métodos Técnicas y tipos. Leonardo González R. México, 1982.
 Servicios a Usuarios y Conservación de documentos. SIMID, O.T. U.N.A.M. C.C.H.
 Estudio del papel su historia y su conservación. México. 1982.
 La Conservación Preventiva de los materiales de archivo. Paullada Mena Mariela.
 Tesis La Problemática del Archivista en la Administración de Archivos de la
Administración Pública Centralizada. Ma. Del Carmen Liquidano S.E.P. E.N.B.A.
 Manuales de Organización y Procedimientos del Servicio de Correspondencia y
Archivo. S.A.C.P. 1974.
 Archivos. Colec. Seminarios Sría. de la Presidencia No. 5. 1976.

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