Tecnica presupuestal
- 1. INTRODUCCIÓN La presente investigación es para presentar información sobre presupuesto de ventas. El presupuesto de ventas son estimaciones que se hacen con relación a las ventas, esto es realizado por las empresas. También a veces es conocido como un plan de penetración de mercado, comprende todas las actividades del área de mercadeo, por lo tanto, lo podemos definir como una estimación anticipada de los ingresos y egresos en ocasionados por dicha actividad.
- 2. ÍNDICE INTRODUCCIÓN...............................................................................................................1 I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......................................................................3 1.1. Objetivo General...............................................................................................3 1.2. Objetivos Específicos.......................................................................................3 II. DESARROLLO, MARCO TEÓRICO.........................................................................3 2.1. Presupuesto de ventas: ...................................................................................3 2.2. IMPORTANCIADEL PRESUPUESTO DE VENTAS: ......................................4 2.3. Factores del presupuesto de ventas..............................................................5 2.4. Pasos para realizar un presupuesto de ventas: ...........................................5 2.5. Ventajas del presupuesto de ventas:.............................................................8 III. RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PRESUPUESTO DE VENTAS: ........................................................................................8 3.1. ETAPADE ELABORACIÓN:.............................................................................9 3.2. Etapa de Actualización:..................................................................................10 IV. RUBROS QUE INTEGRAN EL PRESUPUESTO DE VENTAS:........................11 V. PARA ESTABLECER LAS DIMENSIONES DEL PRESUPUESTO DE VENTAS:12 VI. ENTORNO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS:................................................13 CONCLUSIÓN.................................................................................................................13
- 3. I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Investigación enfocando aspectos importantes sobre presupuesto de ventas. El presupuesto de venta como base fundamental en esta investigación, su conceptualización; ventajas, importancia entre otros aspectos relevantes de este tema. Tomando en consideración la información más adecuada y actualizada en cuanto al tema se refiere. 1.1. Objetivo General Desarrollar el presupuesto de venta como tema específico, recopilando información de distintas fuentes. 1.2. Objetivos Específicos Presentar aspectos conceptuales. Recopilar información para entender y analizar lo encontrado. Desarrollar el tema basado en la información encontrada. Llenar expectativas en cuanto al tema se refiere. II. DESARROLLO, MARCO TEÓRICO 2.1. Presupuesto de ventas: Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización, esta estimación tiene como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, este cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura. El presupuesto de ventas es el primero de todos los presupuestos en realizarse ya que en el descansan todos los demás debido a que sus objetivos condicionan las decisiones que afectan la situación financiera de la empresa.
- 4. Sobre la base del pronóstico de ventas realizado y el juicio profesional del personal de ventas se podría elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por zonas, por líneas,entre otros, de tal manera que facilite su ejecución. Tanto en este como en los demás presupuestos, el análisis debe realizarse contemplando las tres fases fundamentales: previsión, presupuesto y control. - Previsión de ventas: Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto integral, ya que constituye la definición del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La determinación de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos prioritarios. - Presupuesto de ventas: Se supone la cuantificación de los objetivos a alcanzar, como base se adopta el presupuesto anual, aunque su seguimiento obliga a dividirlo mensualmente. La estacionalidad de las ventas influye en el reparto realizado. El reparto se realizará por áreas geográficas y por vendedores, para lo cual habrá que desarrollar una distribución por nivel porcentual de ocupación de cada área o agente. La presupuestación final que se haga debe efectuarse por productos o líneas de productos. - Control de ventas: El control efectivo puede realizarse mediante el cálculo de desviaciones entre lo presupuestado y lo real, por períodos, por áreas y vendedores, y por productos. 2.2. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS: El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso
- 5. presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compras, de gastos de ventas y gastos administrativos. Un mal presupuesto de ventas invalida absolutamente toda la tarea de presupuestación posterior. Sirve de regulador de toda la actividad de la empresa, por lo que el mismo debe ser confeccionado con criterio profesional y con el mayor realismo posible. El presupuesto de ventas debe entenderse como la fiel expresión de lo que se espera vender, por eso el presupuesto de venta es sumamente importante. 2.3. Factores del presupuesto de ventas Para la mayor precisión posible de un presupuesto de ventas se recomienda tener en cuenta una serie de factores, estos son: - Patrones de ventas anteriores y tendencias. - Relaciones precios-costo-volumen. - Comportamiento de la demanda. - Cambios en el producto o en el mercado. - Cambios en las políticas de ventas o créditos. - La economía en general. 2.4. Pasos para realizar un presupuesto de ventas: Estos son los pasos que deben seguir las empresas para preparar un presupuesto de ventas; sin embargo es necesario saber que estos pasos pueden ser modificados dependiendo de las políticas de cada empresa y de las habilidades de cada administración. 1. Preparar pronósticos de ventas: Es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, todo esto se basa en una o más supuestos explícitos. Este pronóstico siempre debe manifestar los supuestos en
- 6. que se basa, este debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración. El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Estos pronósticos son muy importantes en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, por lo tanto se deben preparar antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Para que los diversos elementos del pronóstico fluyan y se reúnan de modo adecuado, es necesario cumplir con los siguientes pasos: Establecimiento de las suposiciones básicas que deben ser usadas en el desarrollo del pronóstico (tendencias económicas, cambios en la línea de productos, en la distribución, etc.) - Ejecución de estudios de investigación y simulación de mercado. - Distribución de la información necesaria al personal de ventas para un mejor análisis de las necesidades de los clientes. - Recolección de las encuestas a clientes importantes. - Refinamiento de las suposiciones básicas sobre la base de nuevos estudios y objetivos de la administración. - Ejecución de proyecciones estadísticas. - Consolidación en un pronóstico combinado. 2. Pronósticos de ventas del sector o plan de mercadotecnia: En este pronóstico las ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que
- 7. constituyan la competencia real. La comparación del mercado o demandas con las ventas u ofertas del sector, esta comparación permite detectar varias situaciones, estas son algunas: Si la demanda es superior a la oferta. Si el mercado es similar a la oferta. Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información verdadera y actualizada. 3. Pronósticos de ventas de la empresa: Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no posible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de mercado que puedan implementarse. 4. Pronóstico de promoción y de gastos de ventas: El plan de mercadotecnia completo se basa en un nivel adecuado de apoyo publicitario. El presupuesto de gastos de ventas incluye todos los gastos del departamento de ventas y sus subdivisiones, excepto los de promoción. El costo más importante es el de la fuerza de ventas, hay cinco factores en el esfuerzo de ventas, ellos son: la concentración de los clientes, magnitud del cliente, rendimiento del producto, popularidad del producto y condiciones económicas generales.
- 8. 5. Informes presupuestarios de ventas: Una parte importante del valor de cualquier sistema de control presupuestario se basa en la información adecuada. Los informes preparados deben proporcionar una base de control y esta base existe en el sistema de administración por áreas de responsabilidad, estos informes de mercado y ventas deben preparase para reflejar la forma comola organización asigna dichas responsabilidades. En esta forma, cada gerente puede revisar su actuación sobre la base de los ingresos y gastos que controla. La información presupuestaria debe proporcionar también la base para hacer la planeación. Por lo tanto esta información debe facilitar el control y la replantación. La clave para lograr esto es una buena estructura en términos de informar por áreas de responsabilidad, y un buen análisis de variación para explicar las desviaciones del desempeño planeado. La habilidad para explicar tales desviaciones y para identificar problemas y oportunidades es clave en el control administrativo. 2.5. Ventajas del presupuesto de ventas: - Mejorar la penetración en el mercado. - Elevar la efectividad en ventas. - Anticipar las peticiones del consumidor. - Conocer la necesidad de nuevos productos - Saber de las estrategias de la competencia. - Evaluar los canales de distribución. - Anticipar pedidos a subcontratistas. - Fijar el nivel de actividad del negocio. - Dimensionar el equipo de ventas. III. RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PRESUPUESTO DE VENTAS:
- 9. Cada empresa, dependiendo de sus características, y del mercado en el que actúa, posee un sistema propio en cuanto a las responsabilidades en la elaboración y posterior actualización del presupuesto de ventas, pero el pronóstico de ventas debe ser el resultado de una tarea conjunta realizada por los distintos sectores del área comercial de la empresa que asumen la responsabilidad total por las estimación de ventas que efectúan. 3.1. ETAPA DE ELABORACIÓN: 3.1.1. Presupuesto a Largo Plazo: Se trata de estimar niveles de ventas que se correspondan con la visión estratégica de la compañía. Son cifras globales sin demasiados análisis, donde se valoriza las visiones macro a largo plazo que efectúa la empresa. Se busca analizar la proyección de la empresa en el futuro. La gerencia de marketing, por sus conocimientos sobre las proyecciones del mercado, el comportamiento de la competencia y el manejo de las estrategias futuras de marketing, y la gerencia comercial, por su conocimiento directo del mercado actual, son las responsables conjuntas de su armado. Su aprobación definitiva recae sobre el directorio, que, al tratarse de proyecciones a largo plazo, aprueba sin mayores discusiones. 3.1.2. Presupuesto Anual: Es el presupuesto de ventas por excelencia, porque activa todo el sistema presupuestario de la empresa y actúa como inductor. Existen cuatro tipos de segmentos de productos a presupuestar, estos son:
- 10. - Venta normal: Son los productos que la empresa ya tiene posicionados en el mercado y que presentan niveles de ventas relativamente predecibles. - Productos nuevos lanzados: Son los productos que se encuentran en etapa de afianzamiento en el mercado, buscando su posicionamiento entre los productos de la competencia. - Productos nuevos a lanzar: Estos productos son igual de importantes que los anteriores, pero con la diferencia que aún no han sido lanzados al mercado por la empresa. - Negocios especiales: Son operaciones especiales que se realizan al margen de la operatoria normal de venta. Requieren una atención especial, por lo que las empresas disponen de un sector que se encarga especialmente este tipo de negocios y sobre quien recae la responsabilidad en la definición del pronóstico de ventas. 3.2. Etapa de Actualización: Al igual que en la elaboración del presupuesto de ventas, la asignación de responsabilidades en el proceso de actualización tiene vinculación directa con el tipo de presupuesto de ventas de que se trate. - Presupuesto a Largo Plazo: Un cambio estratégico vinculado al planeamiento a largo plazo, implica la necesidad de reformar más que de actualizar el presupuesto de ventas, esta reelaboración global del presupuesto de ventas debe ser realizada por las gerencias de ventas, todo esto con la aprobación definitiva del directorio de la empresa. - Presupuesto Anual: Durante la vigencia del presupuesto anual suelen producirse hechos que afectan las proyecciones de venta, si estos hechos son cuestiones definitivas que se instalan como variables a tener en cuenta en la tarea de presupuestación, la
- 11. tarea de actualización debe entenderse, como la reformulación del pronóstico de ventas y por lo tanto esta responsabilidad recae sobre los sectores que definieron el presupuesto anual. IV. RUBROS QUE INTEGRAN EL PRESUPUESTO DE VENTAS: Forman parte del presupuesto de ventas todas las operaciones que de acuerdo con la política habitual de la empresa, implican una transferencia definitiva a título excesivo o gratuito de bienes o servicios a terceros. Por lo tanto, estos son algunos rubros que lo integran: - Las operaciones por medio de las cuales la empresa se compromete a entregar a terceros productos elaborados o de reventa a cambio de un precio determinado. - Las operaciones que impliquen la prestación de un servicio a cambio de un precio determinado. - Un servicio que se vaya a prestar a terceros sobre materias primas total o parcialmente entregadas por éstos. - Las transferencias internas de productos de una división a otra de la misma empresa, con la finalidad de ser consumidos o utilizados para la elaboración de otros productos. - Las operaciones especiales con artículos fuera de líneas y subproductos y la venta de productos a precios diferenciales o bajo condiciones comerciales distintas de las normales y habituales de la empresa. - Las unidades de producto que se entreguen a terceros sin cargo en calidad de bonificaciones por cantidad o promoción. - Las donaciones, atenciones, obsequios, entre otras efectuadas con productos o servicios de la empresa.
- 12. V. PARA ESTABLECER LAS DIMENSIONES DEL PRESUPUESTO DE VENTAS: 1. Se definen las categorías por servicios, productos o fuente de ingresos. 2. Se segmenta por unidad de análisis, división o unidad geográfica. 3. Delimitar los criterios de comparabilidad (año anterior - presupuesto y previsión). 4. Se diseñan los gráficos por categoría y segmento. 5. Determinar el modelado con márgenes o clientes por categoría. 6. Simulación de proyecciones para anticipar resultados futuros - forecast comercial. Para diseñar el informe de seguimiento presupuestario de ventas diarias: - Modelado analítico de las ventas diarias, mensuales, anuales, en función del presupuesto-previsión e histórico. - Informe de análisis modificable por región, zona, responsable, producto, categoría o la unidad de contribución que se desee. - Calculo del forecast (previsión al final del periodo) de las ventas-mes y ventas-año. - En el ejemplo de presupuesto de ventas la unidad de referencia es la zona. En el informe de ventas por vendedores debe establecerse: - Se establece un ranking de vendedores por ingresos y por margen o clientes. - Se analiza la contribución de cada uno de ellos a la venta total.
- 13. - Se representa gráficamente los resultados según jerarquía día, mes, año. VI. ENTORNO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS: Proyectar las ventas es algo complejo y para hacer un rápido análisis de la relación costo beneficio en forma simultánea al desarrollo del plan de ventas en el corto plazo, generalmente se recurre al análisis de cobertura lineal, método que evalúa las variables que intervienen en la conformación de los costos e ingresos. El presupuesto de ventas debe considerar: - Capacidad instalada. - Capacidad financiera. - Plan de publicidad. - Políticas de créditos. - Plan de comercialización. - Determinación de la demanda. - Determinación de las líneas de producción. - Otros efectos. - Análisis de la relación costo beneficio. CONCLUSIÓN Es importante resaltar que el presupuesto de ventas constituye la base fundamental del proceso presupuestario ya que dé el dependen los demás presupuestos tanto los operativos como los financieros. La realización de este presupuesto tiene ventajas muy importantes, como dice su concepto, son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinado límite de tiempo. Sin este presupuesto las empresas no tendrían el valor real de sus ventas y así no sabrían que les espera en el futuro.