Trabajo de gestion del conocimiento (2)
Descargar como DOC, PDF2 recomendaciones5,311 vistas
Este documento describe la gestión del conocimiento y su relación con la auditoría. Explica que la gestión del conocimiento implica capturar, organizar y almacenar el conocimiento de los trabajadores para convertirlo en un activo que pueda compartirse. También describe cómo la auditoría del conocimiento identifica el conocimiento crítico para el éxito de una empresa y cómo la gestión del conocimiento ayuda a medir y mejorar el capital intelectual de una organización.
Trabajo de gestion del conocimiento (2)
- 1. TRABAJO: “GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO” PROFESOR: JORGE ISRAEL R. ALUMNO: BORIS MAZA M. 1
- 2. CONCEPTO DE PROCESO Y HERRAMIENTAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Definiciones básicas: Antes de desarrollar este trabajo es necesario efectuar algunas definiciones básicas que ayuden a su mejor comprensión. Así por ejemplo, se definirá que es gestión, conocimiento, proceso y auditoria. Gestión: es un conjunto de tareas en donde se busca transferir conocimiento y experiencia a través de procesos para compartirla entre los miembros de una organización, convirtiéndola en un recurso tangible o palpable y disponible para todo los trabajadores de una empresa. En otras palabras, se puede decir que es un conjunto de trámites y estudios que se deben realizar a través de procesos, para alcanzar suficientes conocimientos, y de esta manera comprender en mejor forma la situación actual, sus entornos y el futuro de una empresa. Conocimiento: es un conjunto de información que se desarrolla en un contexto, que permite captar la experiencia para luego convertirla en un recurso útil para las personas, y así obtener en nuevas experiencias. Esto permite obtener una mirada muy amplia a quien posee el conocimiento para ayudarlo a tomar decisiones en la empresa. En otros términos, se puede expresar que este concepto significa ser capaz de discernir lo que se percibe pero palpando las diferencias que puedan existir. Proceso: es el desarrollo o curso que sigue una cosa en su realización, para obtener un resultado deseado y que sirva para cumplir con el objetivo que se persigue. 2
- 3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO La gestión del conocimiento es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Generalmente este proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento. En resumen, se puede decir, que este proceso se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. El conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer. La transferencia del conocimiento ha existido siempre como proceso en las organizaciones, de manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de 3
- 4. reflexión, etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y los programas de capacitación. La gestión del conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la gestión del conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta, siendo un concepto dinámico o de flujo. La gestión del conocimiento inicialmente se centró exclusivamente en el tratamiento del documento como unidad primaria, pero actualmente es necesario buscar, seleccionar, analizar y sintetizar críticamente o de manera inteligente y racional la gran cantidad de información disponible, con el fin de aprovecharla con el máximo rendimiento social o personal. Es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar, seleccionar, organizar, diseminar y transferir la información importante y experiencia que es parte de la memoria de la organización. Es el arte de transformar la información y los activos intangibles en un valor constante. Las empresas que decidan hacer gestión del conocimiento deben en primer lugar familiarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos y organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos de una aplicación regular y constante. El proceso de gestión del conocimiento debe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo de soluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para la organización. El proceso representa la cadena de agregación de valor a cada una de las instancias de conocimiento existentes en la organización. Cabe destacar que el proceso de gestión del conocimiento se centra en el concepto de generación de valor asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instancias de conocimiento que sean no-relevantes. La gestión del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor. 4
- 5. Los objetivos de la gestión del conocimiento son los siguientes: Crear un propósito de conocimiento. Crear el ambiente para el intercambio del conocimiento. Mejorar el acceso al conocimiento. La gestión del conocimiento es un tema de creciente importancia para aumentar la competitividad de la empresa y la eficacia. Administrar el conocimiento como un activo. Facilitar un uso eficiente de los recursos intelectuales en todos los procesos de la organización. Aumentar el valor del producto/servicio. Aumentar el capital intelectual de la organización. Mejorar en manera planificada el conocimiento y la competencia del personal. La principal función de la gestión del conocimiento en una organización es que no tenga que pasar varias veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el mismo problema, sino que ya sepa como usarlo, utilizando información guardada de otras ocasiones. Por su parte, la gestión del conocimiento permite: Acceso rápido a fuentes de información y conocimiento externos e internos. Ahorro de tiempo en la búsqueda de información. Aumento de la productividad debido al acceso directo a la información por parte de todos los miembros del personal. 5
- 6. Evitar la redundancia, es decir, las tareas no se realizan repetitivamente. Procesos de trabajo más continuos y rápidos debido al acceso permanente de la información. Reducción o eliminación de errores en la trasferencia de información. Fomento de la comunicación y la cooperación así como el trabajo en equipo. 6
- 7. LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA AUDITORIA Al aplicar la gestión del conocimiento a las organizaciones de auditoría se obtienen su interés en la gestión del conocimiento al hacerla parte explícita de su estrategia de utilizar los recursos intangibles para lograr ventaja competitivas. Un conjunto de aspectos estratégicos pueden ayudar a comprender el porqué de esta tendencia, sustentada en principios que sostienen que el conocimiento se considera ahora como un activo de elevado valor económico, como un nuevo recurso estratégico para elevar la productividad, un factor de estabilidad en un entorno competitivo dinámico. La auditoría de conocimiento consiste en realizar un diagnóstico para identificar el conocimiento crítico necesario para el éxito de una empresa y que, por tanto, agrega valor, formulándose siempre las siguientes preguntas: ¿Cuál es el conocimiento crítico para el éxito de su negocio? ¿Quien lo tiene? ¿Cómo podemos transferirlo a otros integrantes de la organización? En la actualidad se tiene acceso a tantas fuentes de información como jamás ningún ser humano, a lo largo de los tiempos, ha tenido. Es más, en algunos casos, se experimenta un exceso de información: se reciben mayor cantidad de información de la que es capaz de digerir. No solo se tienen acceso a fuentes bibliográficas, prensa, televisión digital, etc. 7
- 8. El fenómeno de Internet ha permitido multiplicar por diez la cantidad de información a la cual se accedía hace cinco años atrás. En la actualidad existe un entorno tan competitivo en el cual las empresas responden con una continua evolución de sus productos y servicios. El concepto evolución dirigida es un hecho en muchos sectores, en los cuáles, los responsables de marketing, no esperan a que sus estrategias y productos se vean condicionados por la curva de vida. A finales del Siglo XX, cuando la libre circulación de profesionales a través de los distintos países de la comunidad europea es un hecho, y con el espectacular desarrollo que experimentan día a día las tecnologías de la comunicación se vive en un mercado global cuyas fronteras coinciden con los límites del planeta. La internacionalización de la economía es una realidad. Este fenómeno supondrá para los profesionales una situación de competencia con sus colegas internacionales, situación para la cual es necesario estar preparados, aumentando el nivel de preparación de las nuevas generaciones de profesionales. La globalización supone oportunidades, pero también retos. De la misma forma en que se ha de preparar para dar respuestas y competir en nuevos mercados, se debe de estar preparados para afrontar un reto mayor: la llegada de nuevos competidores. El modelo empresarial tradicional, es obsoleto. El objetivo de las organizaciones sigue siendo la búsqueda de una ventaja competitiva, entendida como tal, la superioridad o mejoría respecto a otro, determinada por cómo se es percibido por el cliente. En el entorno actual, la capacidad de producción ha dejado de ser una ventaja competitiva. En estas circunstancias, aprender más rápido que los competidores puede ser la única ventaja competitiva sostenible en el tiempo. Aprender es el camino hacia las organizaciones inteligentes, y para aprender, la clave está en la gestión del conocimiento. Las herramientas para enfrentar el desarrollo internacional esta relacionado fielmente con las tecnologías de información y comunicación, tanto el manejo de datos internacionales de gobiernos, el internet como base para la información congénita, la apreciación de las redes sociales, sistemas de búsqueda, etc. 8
- 9. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA AUDITORÍA La auditoria de conocimiento consiste en realizar un diagnóstico para identificar el conocimiento crítico necesario para el éxito de una empresa y que, por tanto, agrega valor. Para introducir como se relaciona la auditoria con la gestión del conocimiento se debe conocer, por qué es importante para la empresa el conocimiento y el capital intelectual. Para las organizaciones, no solo es importante sus recursos o activos visibles, también es valorado el talento, la innovación, compromiso y lealtad de sus trabajadores y es aquí donde nace el capital intelectual, que es la fuente de riqueza de las empresas y es por eso que las gestión es tan importante por que ayuda a que ese capital sea eficaz, evitando que pierda la capacidad de identificar, auditar, medir y renovar el activo intelectual que puede llegar a ser la clave del éxito, manteniendo la eficiencia y eficacia de los procesos, sin olvidar que el conocimiento puede convertirse en una ventaja en un mercado competitivo. Los objetivos de la relación entre la auditoría de gestión del conocimiento y el capital intelectual, entre otros se pueden indicar lo siguiente: Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad. Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información y comunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas. Cuando se relacionan los objetivos de la auditoria con el conocimiento de los trabajadores de la empresa no se debe olvidar que, la auditoria de gestión busca el mejoramiento de la planificación de los recursos y tareas del período auditado y si esta planificación 9
- 10. esta realizada por un personal capacitado, que está en constante preparación, capacitación y actualización sobre el tema de la planificación y del desarrollo del negocio en el mercado, los resultados serán cada vez mejores, asegurando la economía (eficiencia y eficacia) de los procesos. Pero para la realización de una auditoria de gestión al conocimiento y al capital intelectual de una empresa, debe, en primer lugar, estar definido el capital intelectual de la entidad y los activos intangibles que lo conforman, de acuerdo con los criterios que han establecido los más conocedores del negocio y de las empresa que aseguran que dichos aspectos son los que establecen las ventajas competitivas frente al mercado. El resultado esencial del proceso de auditoría de conocimiento es el mapa del conocimiento, que provee información detallada para mejorar los procesos organizacionales y de negocios. Además de los beneficios tangibles y de medición de la gestión del conocimiento, se pueden señalar los siguientes: Proporciona evidencia científica para determinar si el valor potencial del conocimiento organizacional se está maximizando. Ofrece una evidencia y contabilidad formalizada del conocimiento que posee la organización y de cómo se mueve a través de la compañía. Permite hacer un mapa y flujo del conocimiento interno y externo, además de las redes de comunicación formal e informal. Esto facilita la identificación de las ineficacias reflejadas al duplicar esfuerzos, huecos de conocimiento y cuellos de botella en el flujo del conocimiento. Ayuda a la compañía a identificar y a planear el conocimiento que se requiere para apoyar sus metas, tareas y actividades. Ofrece la medición y valoración de la eficacia de sus capacidades de conocimiento corporativo y sus competencias fuera de la compañía, en particular relativo a clientes, socios e incluso competidores. 10
- 11. Facilita que las iniciativas de gestión de conocimiento sean más eficientes y eficaces. Produce indicadores independientes y objetivos basados en valores de conocimiento, que se pueden utilizar para planificar e implementar proyectos de gestión de conocimiento, además de la medición del éxito o fracaso de los mismos. HERRAMIENTAS DE APOYO PARA LA AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Existen diversas herramientas de apoyo para realizar una auditoría del conocimiento dentro de una organización. Algunas de ellas son el inventario, los flujos y el mapa del conocimiento. INVENTARIO DEL CONOCIMIENTO El inventario del conocimiento consiste en la identificación sistemática del conocimiento de una organización. Al ser éste a menudo tácito, el inventario generalmente está formado por “apuntadores a las personas” en lugar de por el conocimiento mismo. Un repositorio de conocimiento proporciona el medio para capturar el conocimiento. El inventario es uno de los más importantes elementos para una gestión del conocimiento efectiva y consiste en tener una “foto” del conocimiento existente en la organización. Es una forma de encontrar respuestas a preguntas como: ¿Qué conocimiento existe?, ¿cuál se utiliza?, ¿dónde se utiliza?, ¿cuándo?, ¿qué rol organizacional proporciona? El “qué” se responde identificando los procesos de negocio; el “cuál” se refiere a los activos de conocimiento que contribuyen al éxito en la ejecución de los procesos; el “dónde” y “cuándo” se capturan por los descriptores de tiempo y localización de un activo de conocimiento, y el “qué rol organizacional” se refiere a los roles abstractos que participan en los procesos en una organización. FLUJOS DEL CONOCIMIENTO El objetivo primario del flujo es permitir la transferencia de capacidad y experiencia 11
- 12. de donde se encuentra hacia donde se necesita a través del tiempo, el espacio y su distribución geográfica. El problema es que el conocimiento no está uniformemente distribuido dentro de la empresa. Cuanto más grande, más geográficamente distribuido y más crítico sea el factor tiempo en una empresa, más dependerá de un flujo de conocimiento eficaz que la organización tenga éxito. El término flujo de conocimiento, pues, se refiere al conocimiento que es transferido de una persona o lugar, a otro. El receptor lo relaciona con su propio modelo mental y crea su propia interpretación del conocimiento original que ha recibido. MAPA DEL CONOCIMIENTO Un mapa identifica fuentes, flujos, restricciones y huecos de conocimiento dentro de una organización. Es un apoyo para entender cómo se mueve tanto el conocimiento explícito (codificado) como el tácito, mostrando la importancia y las relaciones entre las fuentes de conocimiento y su dinámica. Los elementos básicos de un mapa de conocimiento están compuestos por los diferentes actores involucrados en el entorno donde se desea elaborar el mapa. Esto comprende los elementos formales de la organización, definidos a través de las distintas unidades organizacionales, equipos de proyecto, individuos, etcétera, pero también existen artefactos importantes que deben ser considerados cuando se definen los flujos. Éstos pueden ser documentos, informes creados para ser leídos o herramientas de software, como un sistema de aviso de errores. APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS DE AUDITORÍA La gestión del conocimiento es un concepto aplicado en las organizaciones que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. 12
- 13. Este concepto aplicado a la auditoria tiene que ver con un proceso de información continuo el cual permite capturar, organizar y distribuir de la manera más oportuna el conocimiento para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. Uno de “principios” de la gestión del conocimiento tiene que ver con que el conocimiento no debe reservarse para la persona que lo adquiere, por el contrario, se debe compartir de manera sistemática para enriquecerlo, retroalimentarnos y diseminarlo entre el personal que conforma las distintas Instituciones; es necesario modificar el modelo mental tradicional de “información es poder” hasta llegar a la comprensión y convencimiento de que el conocimiento compartido y el aprendizaje en equipo, serán una gran herramienta para que la organización cree y modele su futuro. La gestión del conocimiento a pesar de ser una disciplina prácticamente nueva, es aplicada por las más grandes empresas auditoras a nivel internacional, siendo de gran ayuda en la eficiencia y eficacia de sus trabajos. Un ejemplo de esto es lo que hace Mckinsey & Company, que es reconocida como la empresa más prestigiosa a nivel mundial en el sector de la auditoría y consultoría. Esta empresa invierte mucho en su sistema de gestión del conocimiento para así brindar un constante apoyo a sus consultores. Tiene como objetivo destinar un 10% de sus beneficios a desarrollar y manejar el capital intelectual. Sostiene una organización llamada Mckinsey centro del conocimiento (McKC) que proporciona acceso rápido a los conocimientos especializados a la información comercial, acceso a revistas y bases de datos. Por otra parte, empresas como la Andersen Consulting y Ernst & Young tienen “funcionarios del conocimiento”. Estos trabajadores necesitan comprender las aplicaciones de las nuevas tecnologías a sus contextos empresariales. Tal comprensión es necesaria para poder delegar a las tecnologías, determinadas tareas que permitan concentrar los esfuerzos y dedicar tiempo a actividades que generen valor y que a su vez exigen creatividad e innovación. 13
- 14. Actualmente se acepta que, en las sociedades económicamente desarrolladas y tecnológicamente avanzadas, el conocimiento constituye un pilar básico en la creación de ventaja competitiva. La auditoría de gestión a través de sus objetivos permite determinar si el capital intelectual y el conocimiento de las entidades están debidamente utilizados para el logro de sus metas. Por otro lado, se podría señalar que la empresa auditora PWC radica en el país no aplicó la herramienta de la gestión del conocimiento, en el caso de la prestación de sus servicios de auditoría a la empresa “La Polar”, ya que esta entidad ha cometido uno de los fraudes más grandes del país, consistente éste en realizar repactaciones unilaterales sin consentimientos de sus clientes, entregando además información falsa al mercado y a las instituciones encargadas de su supervigilancia ( como ser las superintendencias), sin que la empresa auditora antes mencionada hubiere detectado las anomalías económicas antes mencionadas. 14
- 15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Del desarrollo de este trabajo se puede concluir que la gestión de conocimiento es una herramienta imprescindible en la ejecución de las tareas que les corresponde a las empresas de auditoría, ya que con la evolución de la tecnología y los flujos de información existentes sería casi imposible lograr los objetivos que persiguen estas entidades. En cuanto a recomendaciones, se puede señalar que es necesario innovar en nuevas técnicas y herramientas que faciliten las funciones de las empresas de auditorías, ya que con la evolución tan rápida de la tecnología y la cantidad de información existente, las actuales técnicas en cualquier momento podrían quedar obsoletas. 15