Trabajo final alcides
- 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ DULCES DE CHOCOLATES WILAVI Profesor: Integrantes: Ing. Alcides Cádiz Br. Angelis López T.S.U. Paola Carrillo Puerto Ordaz, Febrero 2016
- 2. INTRODUCCION En toda empresa es importante que se lleve a cabo una auditoria con el objetivo de determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos. La auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades, para ello les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. En el caso de la Empresa DULCES DE CHOCOLATES WILAVI ha demostrado mucha eficiencia a la hora de realizar sus estrategias de inversión, pues a lo largo de sus 20 años en el mercado se ha mantenido como líder y se ha ganado la confianza, de sus trabajadores, instituciones y clientes. La estructura de este proyecto de investigación está compuesta de la siguiente manera: Capítulo I, Describir la empresa y sus departamentos. Capítulo II, Elaborar el diagrama de proceso de cada departamento. Capítulo III, Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada departamento. Capítulo IV, Explicar los modelos de auditorías empleado en cada departamento, va a depender del departamento, pueden ser referente a la calidad, presupuesto, seguridad y salud ocupacional u otro adaptado a su proceso administrativo. Capitulo V, Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa seleccionada y por último como puntos importantes las conclusiones, y referencias bibliografías.
- 3. CAPITULO I Describir la empresa y sus departamentos “DULCES DE CHOCOLATES WILAVI” Se inició con una pequeña venta de chocolates caseros elaborados por una pareja, en un principio, pero con el paso de tiempo, los chocolates llamaron la atención de muchos clientes no sólo por su exquisito sabor sino por ese toquecito hogareño que ningún otro chocolate brindaba al paladar del cliente. Años después, la venta de chocolates creo la necesidad de surgir como una pequeña empresa, es por ello que la pareja tuvo que asociarse con otro grupo de inversionistas, convirtiéndose ambos en socios y fundando la empresa de “DULCES DE CHOCOLATES WILAVI”, como una Sociedad de Responsabilidad. Dicha empresa tuvo que enfrentarse a serios retos en cuanto a lograr una estandarización de la calidad y a la competencia principalmente de Chocolates Aloap y Chocolates Nerka, dos grandes empresas que por mucho tiempo se habían consolidado en el negocio por lo que tenían una gran aceptación y reconocimiento en el mercado. La Implantación de la Tecnología, donada por uno de los socios fue necesaria para la elaboración de Chocolates, y las constantes ideas innovadoras tanto de “Dulces de Chocolates WILAVI” como socios, como del personal de la empresa ha hecho que dicha empresa se convierta en una de las empresas líderes en la elaboración de chocolates en el mercado tanto departamental como nacional, y un futuro posiblemente a nivel internacional, por el inigualable sabor exquisito de sus chocolates. Departamentos: Departamento de Recursos Humanos La persona que desempeña este cargo, tiene principalmente aptitudes de liderazgo y una excelente capacidad de comunicación para mantener una buena relación con el personal. Debe agrupar las siguientes características: Saber tomar decisiones eficaz y eficientemente. Ser persuasivo. Conocer muy bien el ambiente y el mundo laboral.
- 4. Departamento de Administración La persona que desempeña este cargo tiene que reunir ciertas características que lo faculten para desempeñar correctamente su cargo. Estas características o habilidades son: Tener aptitudes matemáticas y financieras. Poseer conocimientos contables y saber llevar la contabilidad de la empresa a corto y largo plazo. Ser ordenado, organizado y responsable. Departamento de Ventas La persona que desempeña este cargo está encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. El buen Gerente de Ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes: - Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. - Establecer metas y objetivos. Departamento de Marketing Quien desempeña este cargo deberá tener buenas facultades estratégicas para manejar con éxito nuestra empresa en el mercado, ya que la demanda que el producto tenga dependerá del mercado y de la imagen que tenga el producto sobre la gente; por lo tanto esta persona debe tener las siguientes características y habilidades: Saber aplicar las estrategias comerciales. Poseer constantemente buena información del mercado actual. Poseer información acerca de la competencia. Tener buenos contactos comerciales. Tener una elevada creatividad. Tener conocimiento publicitarios y de marketing. Departamento de Compras Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones. Las
- 5. requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. Departamento de Control de Calidad La persona que desempeña este cargo debe poseer las características adecuadas para dicho cargo.
- 6. CAPITULO II Elaborar el diagrama de proceso de cada departamento Proceso del departamento de Recursos Humanos
- 7. Proceso del departamento de Administración Proceso del departamento de Venta
- 8. Proceso del departamento de Marketing Proceso del departamento de Compra Proceso del departamento de control de calidad
- 9. CAPITULO III Políticas de Control de la empresa y de cada departamento. De la empresa La empresa se rige a través de normas ISO 9001: 2008 Departamentos: Departamento de Recursos Humanos Seleccionar y contratar a ocupar puestos de la Empresa con base en su habilidad, capacidad, honestidad y experiencia, sin discriminación de ninguna especie, tal como sexo, estado civil, religión, etc. Las vacantes presentadas en el área de Recursos Humanos deberán ser cubiertas satisfactoriamente en un plazo no mayor de 5 días a partir del siguiente día hábil de haber sido recibida la requisición. Las personas contratadas deberán cumplir estrictamente con el perfil del puesto y bajo ningún concepto se contrataran personas que no hayan terminado por lo menos su educación primaria. No se contrataran a menores de 18 años. Departamento de Administración Naturaleza constructivista del conocimiento y de las decisiones humanas. Teoría de la Organización. Dirección y Administración. Decisiones estratégicas y competitividad. Decisiones de administración y sistemas de apoyo a la decisión: aplicaciones de Inteligencia Artificial. Tecnologías de administración y sistemas funcionales (Producción, Personal, Comercialización, Finanzas, etc.).
- 10. Departamento de Venta se reserva el derecho de vender aquellos distribuidores que no estén debidamente documentados Los descuentos otorgados son calculados automáticamente por el sistema, de acuerdo al volumen de compra generado por el cliente. El horario de atención a clientes es de 9:00AM a 8:00PM Hrs., de Lunes a Viernes. El personal de ventas no está autorizado a realizar actos que comprometan a la empresa, salvo que sus ofertas estén confirmadas por escrito por personas autorizadas Departamento de Marketing Política de producto El producto es el bien o servicio que ofrecemos o vendemos a los consumidores. Algunas estrategias que podemos diseñar, relacionadas al producto son: - Incluir nuevas características al producto (darle nuevas mejoras, nuevas utilidades, nuevas funciones, nuevos usos, etc.). - Incluir nuevos atributos (darle un nuevo empaque, un nuevo diseño, nuevos colores, etc.). - Lanzar una nueva línea de producto (si nuestro producto son los jeans para damas, podemos optar por lanzar una línea de zapatos para damas). - Lanzar una nueva marca (sin necesidad de sacar del mercado la que ya tenemos). - Incluir nuevos servicios al cliente, que les brinden un mayor disfrute del
- 11. producto. Política de precios Es el valor monetario que le asignamos a nuestros productos al momento de ofrecerlos a los consumidores. Algunas estrategias que podemos diseñar son: · Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio bajo, para que, de ese modo, podamos lograr una rápida penetración, una rápida acogida, o podamos hacerlo rápidamente conocido. · Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio alto, para que, de ese modo, podamos aprovechar las compras hechas como producto de novedad. · Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio alto, para que, de ese modo, podamos crear una sensación de calidad. · Reducir el precio de un producto, para que, de ese modo, podamos atraes una mayor clientela. · Reducir los precios por debajo de los de la competencia, para que, ese modo, podamos bloquearla y ganarle mercado. Política de distribución Consiste en la selección de los lugares o puntos de venta en donde se venderán u ofrecerán nuestros productos a los consumidores, así como en determinar la forma en que los productos serán trasladados hacia estos lugares o puntos de venta. Algunas estrategias son: · Ofrecer nuestros productos vía Internet, llamadas telefónicas, envío de correos, visitas a domicilio.
- 12. · Hacer uso de intermediarios. · Ubicar nuestros productos en todos los puntos de venta habido y por haber. · Ubicar nuestros productos solamente en los puntos de ventas que sean convenientes para el tipo de producto que vendemos. · Ubicar nuestros productos solamente en un solo punto de venta que sea exclusivo. Política de comunicación Consiste en comunicar, informar, dar a conocer o recordar la existencia de un producto a los consumidores, así como persuadir, motivar o inducir su compra o adquisición. Algunas estrategias son: · Crear nuevas ofertas. · Ofrecer supones o vales de descuento. · Obsequiar regalos por la compra de determinados productos. · Ofrecer descuentos por cantidad, o descuentos por temporadas. · Poner anuncio9s en diarios, revistas o Internet. Departamento de Compra A los Proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía. Cualquier decisión deberá ser aprobada por el comité de compras. Cualquier proveedor que presente competencia desleal será descartado.
- 13. El catalogo de proveedores deberá de ser actualizado conforme exista un cambio. El departamento de compras deberá de contar con lasherramientas suficientes para lograr elaborar bien el proceso de compra. El Formato de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos yservicios a ser adquiridos. En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén para hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra. Departamento de control de calidad Los requisitos de la norma ISO 9001:2008: la norma establece la necesidad de incluir los compromisos de cumplir con los requisitos de los clientes y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión. Cliente: gestionar la calidad es gestionar la satisfacción del cliente, en la política pueden incluirse directrices de comportamiento que incidan directamente en la satisfacción del cliente, por ejemplo la reducción de los plazos de entrega o mejorar la atención personal del cliente. Empresa: la política debe alinearse con la realidad de la propia organización, no estableciendo directrices ajenas a la misma o imposibles de cumplir. También debe tenerse en cuenta que la política debe ser entendida por todo el personal de la organización, por lo tanto, el vocabulario y las expresiones usadas deben ser los adecuados al nivel de los empleados. Dirección: la alta dirección debe comprometerse con la política de calidad, ya que es algo clave en la gestión de la organización.
- 14. CAPITULO IV Modelos de auditorías La auditoría de los recursos humanos Evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de dicha empresa deben considerar las necesidades y objetivos del personal. Beneficios Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes: Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa. Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos. Identifica problemas de importancia crítica. Alienta la uniformidad de políticas y prácticas. Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales. La auditoria del departamento de administración Eliminar perdidas y deficiencias Mejorar los sistemas y procedimientos de operación Mejorar medios de control Desarrollar mejor al personal Utilizar adecuadamente los recursos sean fisicos o humano La auditoria del departamento de ventas Realizar promociones de ventas Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras características convenientes. Preparar el pronóstico de ventas. Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se tengan.
- 15. Establecer las estadísticas necesarias, por razones, líneas, artículos, agentes u otros criterios de clasificación, para tener información oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado. Seleccionar y promover líneas y/o artículos con mejores márgenes. Adiestrar al personal de ventas en la obtención de su objetivo, cumpliendo las políticas de comercialización y crédito y su aplicación. La auditoria del departamento de marketing Verificación de estrategia y objetivos. Cada gerente expondrá su idea de estrategia y objetivos. Suelen darse divergencias que deberán resolverse. Rentabilidad en la línea de productos. Los auditores calculan cuáles líneas dan utilidades y cuáles no, imputando costos indirectos por actividad. Comparación con la competencia. Se evalúan clientes y managers en relación con la competencia y en varias dimensiones. Asignación de marketing adicional. Se observa cómo cada gerente distribuiría sumas adicionales entre 10 a 15 actividades de marketing. Esto pondrá en evidencia acuerdos y desacuerdos sobre cuáles son las más importantes. Participación de mercado por clientes. La porción de mercado propio y del competidor se calcula en clientes claves o segmentos, para identificar puntos fuertes y débiles en la compañía. Penetración en ventas. Se mide penetración territorial vs. potencial del vendedor en igual zona, para determinar si deben subdividirse
- 16. territorios. Rastreo en desarrollo de productos. Se analizan casos representativos para detectar potenciales cuellos de botella y procedimientos impropios en procesos de desarrollo de productos. Interacción precio-utilidad. Se demuestran los efectos de un aumento de precios o un descenso de utilidades. Productos agregados y excluidos de la línea. La amplitud de una línea se mide en el tiempo, para ver si su complejidad desborda lo manejable. Las auditorías del departamento de compras Pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que añade valor a los resultados de la organización. Usar una evaluación de riesgos es crucial porque coloca los limitados recursos internos de la auditoría en las áreas donde son más necesitados. Evalúa la estructura del control interno del departamento de compras. Selecciona una muestra de datos de las actividades de negocios que están siendo auditadas y haz pruebas de conformidad con los controles relacionados. Proporciona una lista de resultados y problemas que tienen que ser resueltos y recomendaciones sobre cómo resolverlos. La auditoria del departamento de control de calidad Verificación de la existencia de un departamento de control de calidad estructurado Revisión del organigrama del departamento de control de calidad Confirmación de la condición de las instalaciones de control de calidad
- 17. Presencia de personal capacitado para ejecutar operaciones de control de calidad. Determinación de los criterios de calidad aplicados
- 18. CAPITULO V Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa seleccionada. Establecer los métodos para medir la eficiencia y eficacia de cada proceso. Determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr los objetivos de calidad. Capacitar al personal de la empresa para que estén calificado para realizar satisfactoriamente su trabajo. Realizar auditoria de control interno basada en la gerencia estratégica ahora detectar las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, de modo que permitan reformular los objetivos y metas, así como las estrategias tácticas necesarias para potenciar y aprovechar los recursos y fortalezas y eliminar las amenazas y debilidades respectivamente.
- 19. CONCLUSION La auditoria del departamento de ventas, tiene como objetivo inspeccionar ciertos aspectos administrativos que establecen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con la intención de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir disminuciones de costos y/o aumento de la eficiencia operativa. Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz, mientras la Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros.