Tratamiento de la correspondencia y la paqueteria
- 1. TRATAMIENTO DE LACORRESPONDENCIA Y LA PAQUETERÍA 1. TAREAS RELACIONADAS CON LA CORRESPONDENCIA Y LA PAQUETERÍA. En todas las empresas existe una persona o departamento ( dependiendo el tamaño de la empresa) encargada de la manipulación de la correspondencia externa que llega o sale de la organización a través del servicio de correos o de empresas de mensajería. ¿Qué tareas son? Son la recepción, el registro, la clasificación, la distribución y el envío. Diferencia entre correo y correspondencia Correo: conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial. Correspondencia: documentos postales que se despachan o reciben. Por tanto, el término Correo abarca tanto la correspondencia como la paquetería. 1.1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA RECIBIDA: Recepción y clasificación; Los documentos se reciben por correo, fax, mensajería, etc, y una vez recepcionados se clasifican según sean cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de paquetería. Algunas empresas recogen la correspondencia en la oficina de Correos por tener contratado un “apartado de correos” Apertura y comprobación; No debe abrirse toda la correspondencia. Cuando en un sobre aparecen expresiones como privado, confidencial, reservado, personal,… no se abre sino que se entrega cerrado a la persona a la que va dirigido. Se comprueba también que dentro del sobre se adjunta toda la documentación a que hace referencia el documento. En caso de que falte, reclamaremos ese documento a la empresa remitente. También se comprueba que aparecen correctos los datos del remitente. Guardar secreto; Tenemos que guardar el código deontológico, que nos obliga a guardar secreto de todo lo que conozcamos a través de nuestro trabajo.
- 2. Registro; El correose debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad. El registro consiste en: 1. Estampar un sello en cada documento, con número correlativos, es decir, uno detrás de otro. El sello se estampa en la parte superior derecha del documento y cuando el documento consta de varias hojas, se estampará el sello en la primera, y se graparán todas las hojas. Si la correspondencia es personal, confidencial,… no se registra, ya que no se ha abierto. 2. Anotar el número y fecha que hayamos puesto en el sello, junto con otras informaciones en el Registro de entrada de correspondencia, que es una tabla como la siguiente: 3. La clasificación; La correspondencia una vez registrada se ordena en grupos homogéneos para diferenciar entre: - Correo urgente. - Documentación con la clasificación de “personal” o “confidencial”. - Correo ordinario. 4. La distribución; Consiste en hacer llegar el correo al departamento o a la persona correspondiente una vez que ha sido registrada y clasificada. Si un correo es urgente se entregará en primer lugar. Cuando un documento afecta a más de un departamento, se hace una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto. Ejemplo: si llega un curriculum a la empresa, el administrativo le hará fotocopias y dejará el original al departamento de Recursos Humanos y otra al Director. DATOS DE ENTRADA REMITENTE CLASE DE ENVÍO ANEXOS ASUNTO DEPARTAMENTO DE DESTINO NÚM MES DÍA NOMBRE LOCALIDAD