Unidad 6. Gerencia nocturna

6.1 Revisión de tarjetas de registro y folios.
6.2 Saldos altos.
6.3 Cuentas maestras y grupos.
6.4 Depósitos y no-shows.
6.5 Verificación de rentas.
6.6 Recepción caja.
6.7 Recapitulación nocturna.

 Gerencia nocturna es la que se realiza a diario en los hoteles en el
turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros
nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de
cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno
está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con
todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es
chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción
 Este trabajo es uno de los más importantes dentro del hotel.
Actualmente se ha simplificado, con la implementación de las
computadoras y la información que se obtiene es mucha importancia
para mejorar los controles en el hotel.

6.1 Revisión de tarjetas de registro y folios

 Reservación de tarjetas de registro.
 Reservación de correspondencia y recados.
 Revisión de grupos y cuentas maestras.
 Cargo de rentas a habitaciones (a través de la computadora)
 Recuento de habitaciones rentadas.

 Elaboración de informes estos se pueden hacer manualmente o a través
de la computadora, los informes que se hacen son :
◦ Listas de huéspedes.
◦ Listas de entradas.
◦ Listas de salidas.
◦ Reservaciones que no llegaron.
◦ Habitaciones de reparación.
◦ Habitaciones de cortesía.
◦ Habitaciones uso de casa.
◦ Segmento del mercado de las entradas del día.
◦ Cambios del día.
◦ Salidas anticipadas.

 Información de ocupación de otros hoteles.
 Resumen diario de ingresos en centros de consumo estos se pueden
hacer por medio de la computadora y manualmente.
 Avisos a huéspedes en periodos de alta ocupación (recordatorio de
fechas de salidas)
 Revisión de las extensiones de los teléfonos en habitaciones
desocupadas para que no tengan acceso al sistema LADA.
 Inventarios de llaves de habitaciones.

 Por las noches, el gerente nocturno tiene bajo su responsabilidad los
departamentos de recepción, ama de llaves, teléfonos y seguridad y
además auxilia al gerente en la supervisión general del hotel.
 Objetivo de la gerencia nocturna
 Contribuir al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados
durante la noche, para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en
su tarea de elaborar, supervisar y controlar la contabilidad del hotel.

 Cuando un cliente se registra en el hotel se abre una cuenta del huésped, los
cargos diarios por habitación, impuestos y cargos adicionales, como compras
en el Restaurante o en la tienda de regalos, se añaden a la cuenta del cliente a
medida que este va incurriendo a ellos.
 Cualquier pago por adelantado o depósitos hechos por los huéspedes se
restan del total de cargos para determinar el saldo.
 Un reporte de saldo alto se utiliza para controlar las cuentas de los
huéspedes que exceden a la asignación del crédito. Es la cantidad máxima
que ha autorizado la compañía de tarjetas de crédito, si la asignación fuera
excedida, tendría que obtener la autorización de una cantidad adicional, si el
huésped pago por adelantado, la asignación es la cantidad del deposito o por
pago adelantado. El límite de la casa es un límite de crédito fijo establecido
por el hotel.
 El reporte de saldo alto lo prepara la recepción ,por lo general el Auditor
nocturno.

 Es una cuenta que será pagada por la compañía o por la agencia de
viajes solo cuando sean grupos grandes entre 40 y 60 personas
 Se abre para anotar los gastos extras que realiza el huésped durante su
estadía, antes de que se produzca el check out este folio se carga en el
sistema con los datos de su habitación, tipo de habitación, cantidad de
huéspedes, etc.

 El "No Show" significa no presentarse en el hotel antes de las 18:00
horas (hora local del hotel) del día previsto de llegada, sin
comunicación previa por parte del cliente. El hotel considerará la
reserva como "no show" y será íntegramente cancelada de forma
automática.
 En caso de presentarse un No Show con un Cliente Directo o Agencia
de Viajes, se cobrará el valor correspondiente a la primera noche de
alojamiento, si no se realiza en los tiempos estipulados por el hotel
para la Cancelación de la Reserva.

 Los depósitos son los ingresos que el hotel recibe como pagas a sus
servicios o como anticipo a algún servicio extra
 Dentro de la auditoría nocturna se revisan las cantidades por no shows
y por depósitos que se recibieron en el día ya que de esta manera se
podrá cotejar en contabilidad y con la ocupación hotelera

 Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. Se
cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar
seguro que se han cargado las rentas.

Esto depende directamente de la política de cada hotel, pero entre los
rasgos mas importantes que se deben considerar son:
 Debe ser recibido y entregado al final por cada cajero
 No se pueden incluir vales sin autorización
 Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día
 Este fondo no estará integrado por grandes cantidades
 En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos uno en
moneda nacional y otro en dólares
 Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir los vales de
caja

Todos los días se deben revisarlos estados de cuenta de todos los huéspedes registrados en el
hotel, siguiendo los siguientes aspectos:
 Cuentas que los huéspedes que al llegar dejaron un depósito y este ya se agoto con los
cargos respectivos
 Cuentas con saldos de cero, cuyos huéspedes ya salieron del hotel sin haber pasado por la
caja
 Limites de piso de las tarjetas de crédito de los huéspedes en transito
 Boucher de tarjetas de crédito
 Saldos altos
 Aplicación correcta de tarifas
 Descuentos y cortesías autorizadas
 Saldos a favor de clientes que ya salieron y no pasaron por la caja
 Aplicación correcta de los depósitos enviados antes de la llegada del cliente
 Aplicación de medias rentas
 Revisión de cupones
 Revisión de cuentas maestras
 Habitaciones con noches de cortesía

Los informes de auditoría nocturna se generan a diario; éstos recopilan todas
las actividades y transacciones diarias del hotel y se envían a la dirección para
su revisión. Estos informes son extremadamente efectivos para maximizar la
eficiencia del hotel. Con estos informes, el gerente obtendrá cifras diarias de
ocupación de las habitaciones y otros datos financieros que pueden
proporcionar una oportunidad diaria para reaccionar y responder a periodo de
venta moderados.
 El informe de auditoría nocturna con detalle de habitaciones aporta
una instantánea de las habitaciones ocupadas en el día, las habitaciones
disponibles, check ins, check outs, no disponibles y cancelaciones. Este
informe puede ser consultado clicando en cualquiera de puntos arriba
mencionados.
 El informe de auditoría nocturna del contador aporta detalles sobre los
recibos y reintegros tanto en efectivo como con tarjeta de crédito.

 El informe de auditoría nocturna de ingresos da información
sobre los ingresos por habitación, las cancelaciones y el coste de
oportunidad por reservas no convertidas. Los ingresos generados a
través de diferentes inclusiones y fuentes de negocio como agentes de
viaje, empresas o website también se muestran en este informe.
 El informe de auditoría nocturna de impuestos contiene toda la
información sobre impuestos generados a través de los ingresos por
reserva y otros ingresos. Impuestos como el VTA, Impuesto de lujo,
Impuesto por servicio, etc.

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